20090102zc UCC Unified Communications ist ein Baukasten

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Unified Communications

UC ist ein Baukasten

Gemeinsame Netzwerke für die Sprach- und Datenübertragung auf Basis des Internet-Protokolls haben die Grundlage für neue Anwendungen geschaffen. Unified Communications – die Vereinheitlichung der unterschiedlichsten Kommunikationswege – ist nun der nächste logische Schritt, um Geschäftsprozesse in Unternehmen effizienter zu gestalten. Allerdings ist längst nicht überall »Unified Communications« drin, wo dieser Begriff heute plakativ draufsteht.

ine typische Situation heute im Unternehmen: Ein Mitarbeiter muss für ein wichtiges Vorstandsmeeting schnell eine Präsentation fertig stellen, benötigt dazu aber dringend Informationen von einem Kollegen in London. Der ist aber an seinem Festnetztelefon am Arbeitsplatz gerade nicht erreichbar, also wird ihm eine Nachricht auf der Sprachmailbox hinterlassen. Gleichzeitig bekommt er noch eine E-Mail und einen Anruf auf seinem Handy, wo ebenfalls nur die Mailbox anspringt. Der Kollege ruft zwar vier Stunden später zurück. Jetzt ist aber der Mitarbeiter in Deutschland nicht erreichbar, weil er gerade in einer wichtigen Besprechung sitzt. Als diese beendet ist, erfolgt der Rückruf in London. Leider vergebens, weil der Kollege dort schon Feierabend gemacht hat. Der Arbeitstag ist vorbei und das dringende Problem immer noch nicht gelöst. Ping-Pong-Spiel statt effizienter Kommunikation.

Vor allem aufgrund solcher Situationen gehören Präsenzfunktionen heute zu den wichtigsten Leistungsmerkmalen einer Telekommunikationslösung. Denn sie zeigen in Echtzeit über alle Kommunikationswege und Endgeräte hinweg an, ob und über welches Medium ein gewünschter Gesprächspartner aktuell erreichbar ist. Sitzt er an seinem Arbeitsplatz und ist ins Netzwerk eingeloggt? Befindet er sich in einem Meeting und darf nicht gestört werden? Ist er unterwegs und auf seinem Handy oder per E-Mail erreichbar? Idealerweise ist auch ein intelligenter Mechanismus im System eingebaut, der die Erreichbarkeit unter einer einzigen Telefonnummer ermöglicht – trotz unterschiedlicher Endgeräte wie Festnetztelefone im Büro oder Zuhause oder dem Handy unterwegs.

Und so ist das Anzeigen des aktuellen Präsenzstatus denn auch bei Unified Communications (UC) eine wesentliche Komponente. Wenn auch nicht die einzige, denn bei UC geht es um mehr: unterschiedliche Kommunikationsmittel – sei es Festnetz- und Mobiltelefonie, E-Mail, Fax oder Web-, Audio- und Videokonferenzen sowie Instant Messaging – sollen unter einer Benutzeroberfläche in einer einfachen Art und Weise so vereinheitlicht werden, wie der Anwender es in der jeweiligen Situation braucht. Dazu noch intuitiv zu bedienen und individuell zugeschnitten auf die Bedürfnisse des Einzelnen. Der Grundgedanke: Die Mitarbeiter sollen durch UC über einen einzigen Zugang alle verschiedenen Kommunikationsformen und -medien nutzen können – unternehmensweit, firmenübergreifend (»Federation«) und unabhängig von Ort und Zeit.

Entwicklung wird gebremst.

Allerdings ist nicht überall »Unified Communications« drin, wo dieser Begriff heute plakativ draufsteht. Am Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Münster beispielsweise wurden im Rahmen einer Studie alleine über 30 verschiedene Lösungsangebote in Deutschland identifiziert, die alle mit dem UC-Label angepriesen werden. Sie stammen von Herstellern klassischer Telekommunikationssysteme ebenso wie von IT-Hardware-Anbietern oder Netzwerkausrüstern, von Softwareanbietern, Festnetz- und Mobilfunkprovidern und Systemintegratoren.

Wer hier das Rennen machen wird, ist noch längst nicht entschieden. »Derzeit bremsen die technische Komplexität sowie ein unübersichtlicher und von Interessenkonflikten geprägter Anbietermarkt noch den Marktdurchbruch von UC«, schreiben beispielsweise die Marktforscher von Berlecon Research in einer Analyse. Unternehmen, die eine Einführung von Unified Communications planten, sollten deshalb genau prüfen, ob Strategie und Ansatz der Anbieter zu ihren individuellen Anforderungen passen.

Und den Anbietern von UC-Lösungen raten die Analysten: »Um bei den Anwendern glaubwürdig dazustehen und Erfolg zu haben, müssen sich die Marktakteure als Partner und weniger als Konkurrenten zueinander positionieren. Das richtige Verhältnis zwischen Kooperation und Verbesserung der eigenen Marktposition zu finden, ist für den einzelnen Anbieter sicherlich eine große Herausforderung. Dabei wird keiner alleine das Rennen machen, denn in Wirklichkeit ist UC ein Staffellauf, in dem mehrere Läufer in einer Mannschaft kämpfen – und gemeinsam gewinnen«.

Von proprietären Hardware- zu offenen Softwarelösungen

Siemens Enterprise Communications zum Beispiel hat diese Herausforderung bereits frühzeitig angenommen und setzt mit seiner rein softwarebasierten UC-Plattform »OpenScape Unified Communications Server« auf Offenheit und weltweit anerkannte Standards. Die Sprachkommunikation wird dabei im virtualisierten Datacenter konzentriert und somit Teil der IT-Infrastruktur im Unternehmen. Mit OpenPath gibt es einen logischen und eleganten Migrationspfad dorthin – von der traditionellen Telefonanlage, über ein Voice-over-IP-System bis zur UC-Lösung, die nur noch aus Software besteht. So wie sich das Internet durch seine völlige Offenheit zum heutigen Stand entwickeln konnte, wird dies auch bei Unified Communications sein. Proprietäre Systeme, die den Anwender einengen und fesseln, gehören der Vergangenheit an.

Schaut man sich die Total Costs of Ownership (TCO) der unterschiedlichen UC-Lösungen am Markt an, zeigen sich allerdings noch beträchtliche Unterschiede. Das Aachener Beratungshaus ComConsult Beratung und Planung GmbH hat dazu die Angebote von Siemens Enterprise Communications, Cisco Systems und Microsoft auf der Grundlage verschiedener Kundenszenarien nebeneinander beurteilt. In die TCO-Berechnungen flossen sowohl die Investitionen (CAPEX) in Form von Listenpreisen als auch die Betriebskosten (OPEX) auf Basis einiger Modellannahmen ein. Als Grundlage wurden fünf typische Unternehmens-Kategorien – vom bundesweit tätigen Filialisten über ein regional tätigen Versorger bis zum globalen Konzern – betrachtet und dabei in drei verschiedene IP-Endgeräte-Klassen unterschieden.

»Es zeigt sich im Vergleich der drei Anbieter, dass die Verhältnisse von Hard- und Software bei allen untersuchten Kandidaten annähernd gleich sind«, heißt es in der Studie. Gleichzeitig sei aber deutlich geworden, dass Microsoft derzeit selbst mit erheblichen Rabatten keine eigenständige und wirtschaftliche UC-Lösung anbieten kann. Der Vergleich zwischen Siemens Enterprise Communications und Cisco fällt dagegen weniger eindeutig aus. Technisch seien beide Angebote hervorragend, aber bei den Investitionskosten ergeben sich leichte Vorteile für Siemens Enterprise Communications, die jedoch zumeist im Rahmen der Verhandlungsspannen liegen. »Während die Investitionskosten aufgrund der in dieser Studie zugrunde gelegten Listenpreise nur einen qualitativen Eindruck des CAPEX vermitteln können, spiegeln die Betriebskosten die tatsächlichen Verhältnisse auch quantitativ wider«, heißt es in der Vergleichsuntersuchung.

Und hier spielten die Produkte von Siemens Enterprise Communications auf Grund einer effizienteren Architektur der zentralen Komponenten sowie des deutlich geringeren Stromverbrauchs der Endgeräte ihre Stärken voll aus – mit Kostenvorteilen zwischen 5 und knapp 25 Prozent, je nach Szenario. Hinzu komme, dass vor allem bei Anwendern in Industrieunternehmen häufig konventionelle ISDN- oder sogar Analogtechnik in eine neue VoIP-Infrastruktur integriert werden muss. »Dies ist mit den Lösungen von Siemens Enterprise Communications sowohl in technischer als auch in wirtschaftlicher Hinsicht erheblich leichter zu bewerkstelligen«, bilanzieren die ComConsult-Experten.

Strategische Planung

Doch egal für welchen Anbieter man sich entscheidet, einer der wichtigsten Aspekte für die erfolgreiche Migration zu Unified Communications ist die Sicherheit. Denn mit einer einheitlichen Infrastruktur nehmen auch die Risiken zu. Mitarbeiter können nun von jedem Ort aus auf das Unternehmenswerk zugreifen und auch die Integration der Systeme externer Partner schafft neue Angriffsflächen. Die Gefahr besteht darin, dass durch diese Konstellation vertrauliche Informationen nach außen gelangen und sich Hackern neue Einfallstüren für Angriffe oder das Einschleusen von Spyware und Viren öffnen. Mit Identity- und Access-Management-Lösungen, die rollenbasiert den Zugriff regeln und die die Erteilung der benötigten Berechtigungen automatisiert ermöglichen, lassen sich – ergänzend zu Schutzmechanismen wie Firewalls oder Intrusion-Detection-Systemen – Risiken weiter reduzieren.

Vor diesem Hintergrund wird deutlich, dass für die sanfte Migration zu Unified Communications eine umfassende Planung erforderlich ist. Sie sollte durch erfahrene externe Experten unterstützt werden. Ausgehend von der langfristigen Geschäftsstrategie kann dann gemeinsam entschieden werden, welche Prozesse vorrangig mit Hilfe von UC effizienter gestaltet werden sollen. Ist die »IP-Readyness« im Unternehmen oder einzelnen Bereichen gegeben, lassen sich die benötigten Lösungsbausteine punktuell implementieren. Es geht nicht um die »eierlegende Wollmilchsau« und den Anspruch, alles auf einen Schlag zu realisieren. Sondern darum, bestehende Investitionen weiter zu schützen und trotzdem optimal für zukünftige Anforderungen gerüstet zu sein. Und nur die strategische Planung kann verhindern, dass der Weg zu Unified Communications in einer Sackgasse endet. Denn es geht heute nicht mehr nur um den Austausch einer Telefonanlage, sondern um einen grundsätzlichen Paradigmenwechsel zu einer neuen Unternehmenskultur.

Dr. Thomas Wiemers

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Dr. Thomas Wiemers ist Geschäftsführer von UCC – Unified Communications Consulting und lehrt an der Bauhaus-Universität Weimar HighTech-Marketing und Innovationsmanagement.

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