20090102zd Konferenzlösungen Vor- und Nachteile

 Home | News | Hefte | Mediadaten | Online-Artikel | Kommentare | Trends | Wir-ueber-uns | Tipps | Impressum | CeBIT 2012

»manage it« als

E-Paper  5-6 2011
E-Paper  3-4 2011
E-Paper  1-2 2011
E-Paper  11-12 2010
E-Paper  9-10 2010
E-Paper  7-8 2010
E-Paper  5-6 2010
 

Web-Conferencing

Unkomplizierte Meetings im Netz

Die Kommunikation per Webkonferenz ist die beste Alternative zum persönlichen Meeting. Doch selbst unter Technikprofis nutzt weniger als ein Fünftel diese Lösung. Am Markt finden sich Webkonferenzlösungen für alle Anforderungen. Wir zeigen in einer Übersicht die Vor- und Nachteile verschiedener Lösungen auf.

as persönliche Gespräch ist der effektivste Weg, sich auszutauschen. Beim klassischen Meeting sitzen sich die Teilnehmer gegenüber und betrachten gemeinsam Präsentationen, Verträge oder sonstige Dokumente. Halten sich die Gesprächspartner allerdings nicht in unmittelbarer räumlicher Nähe zueinander auf, steht zumindest für eine der beiden Parteien vor einem Gespräch die Anreise. Reisezeit aber frisst wertvolle Arbeitszeit, weshalb viele auf die klassische Telefonkonferenz als günstige Meeting-Alternative zurückgreifen. Am Telefon behilft man sich dann mit möglichst präzisen Beschreibungen des Gesprächsgegenstandes, visuelle Unterstützung bietet das Öffnen des zu besprechenden Dokuments jeweils am eigenen Rechner. Professionelle Webmeeting-Lösungen, die speziell für die Anforderungen von Besprechungen über Distanzen hinweg entwickelt wurden, kommen hingegen vor allem in kleinen Firmen noch kaum zum Einsatz. Laut einer aktuellen Umfrage des Eschborner Telekommunikationsanbieters Arcor nimmt fast ein Viertel aller Technologie-, IT- und Elektronikbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern regelmäßig Telefonkonferenzdienste in Anspruch. Knapp 18 Prozent nutzen auch Webkonferenzen. Über 22 Prozent der Techniker finden die Möglichkeit virtueller Meetings im Web zwar interessant, haben jedoch noch keine Erfahrungen damit gesammelt.

Potenzial vernachlässigt

Webkonferenzen vereinen Sprache, Dokumente und Video in einem System und ermöglichen einen umfassenden, audio-visuellen Austausch der Teilnehmer. Die Einsatzbereiche sind vielfältig:

o   Regelmäßig anstehende Produktschulungen für Vertriebsmitarbeiter beispielsweise lassen sich im Internet auf Basis von Präsentationen oder Bewegtbildmaterialien organisieren. Wird eine neue Hardware oder Software in mehreren Ländern auf den Markt gebracht, kann der Produktmanager seinen Teams die Schlüsselelemente über eine »Screen-Sharing«-Funktion live per Webkonferenz vorführen. Verfügen die Teilnehmer über Webcams, so kann der Moderator an den Reaktionen der Teilnehmer erkennen, ob sie ihm folgen können. Die meisten Tools erlauben zudem Rückfragen per Chat, die ein Kollege des Präsentierenden parallel zur Konferenz beantworten kann.

o   Für Besprechungen zwischen IT-Dienstleister und Kunde oder innerhalb von Firmen, beispielsweise zur Diskussion von Supportverträgen, Vertriebsstrategien, Kurzkonzepten oder Zwischenpräsentationen der Quartalsergebnisse, birgt die visuelle Komponente einer Webkonferenz ebenfalls Vorteile. Sonderfunktionen können die Effizienz noch steigern: So bieten manche Konferenzlösungen den Teilnehmern die Möglichkeit, Dokumente mittels »virtueller Stifte« zu kommentieren und die Dokumente samt Kommentaren als PDF zu speichern.

o   Bei Problemen mit Rechnern oder zur Ferndiagnose können Ad-hoc-Webkonferenzen bei einer schnellen Lösung helfen. Der Betroffene kann dabei im Gegensatz zu einem reinen Telefongespräch dem Spezialisten oder Techniker das Problem in Logs, Screenshots oder live auf dem eigenen Rechner zeigen. Auch eine direkte Manipulation auf Kundensystemen ist so möglich, ohne dass ein Techniker erst die Zeit und Kosten für die Anfahrt zum Kundenstandort in Kauf nehmen muss.

Die Qual der (Ein-) Wahl

Am Markt finden sich Webkonferenzlösungen für alle Anforderungen: Auf klassische Abonnement-Modelle setzen vor allem spezialisierte Anbieter wie Webex, Citrix oder die struktur AG (spreed). Hier muss der Nutzer eine monatliche oder jährliche Fixgebühr bezahlen und kann dann so oft meeten, wie er möchte. Während sich die genannten Modelle eher für Vielnutzer eignen, können Kommunikationsprofis, die sich nicht vertraglich an einen Hersteller binden beziehungsweise nicht auf Budgetfreigaben übergeordneter Abteilungen warten wollen, auch kostenlose Tools oder Pay-per-Use-Konferenzen nutzen. Hier entfällt der Vorlauf des Vertragsabschlusses, was bei spontan angesetzten Meetings von Vorteil ist. Unentgeltliche Tools wie mikogo greifen meist auf Internet-Telefoniepartner wie Skype zurück und bieten den Teilnehmern damit einen ebenfalls kostenfreien Audio-Kanal. Während dies beispielsweise für die interne Agenturkommunikation ausreichend sein kann, sollte bei der Organisation von Webmeetings mit Kunden oder Journalisten allerdings auf einwandfreie Sprachqualität geachtet werden. Festnetz-basierte Telefonkonferenzen mit zuwählbarer Webkonferenz sind hier das Mittel der Wahl. Recherchiert man bei den großen Telekommunikationsdienstleistern, so stößt man auch fast bei allen auf Pay-per-Use-Telefonkonferenzlösungen, die oft in Kombination mit Webkonferenzen angeboten werden. Auf der Website der Deutschen Telekom beispielsweise können spontan Telefonkonferenzen für bis zu 20 Teilnehmer initiiert werden. Die Kosten der Einwahl* tragen die Teilnehmer selbst. Um den kostenpflichtigen Webkonferenzdienst zu nutzen, müssen sich Interessierte zunächst registrieren. Nach einer Prüfung durch Telekom-Mitarbeiter wird dann ein Zugang freigeschaltet. Bei Arcor findet sich ebenfalls ein Instant-Telefonkonferenz-Tool, für 14 Cent pro Minute* pro Teilnehmer. Hier können sogar bis zu 40 Personen pro Meeting teilnehmen. Zudem kann die Webkonferenz des Eschborner Anbieters ohne Registrierung, Softwaredownload oder Zusatzkosten sofort mitgenutzt werden.

Auswahlkriterien

Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung für die eigenen Zwecke sind das Lizenzmodell der jeweiligen Anbieter und die damit verbundenen Kosten beziehungsweise die Dauer der Vertragsbindung zu berücksichtigen. Da es für die Nutzung mancher Tools nötig ist, vorab Software auf den Rechnern aller potenziellen Teilnehmer zu installieren, spielt auch die Rechtefrage eine Rolle. Sind diese Grundsatzfragen geklärt, sollten sich Entscheider bezüglich des Funktionsumfangs der Tools informieren und prüfen, welche Funktionen sie benötigen. Wikipedia hält dafür zum Beispiel eine nahezu vollständige Funktionsübersicht zum Abgleich bereit. Weiterhin ist darauf zu achten, dass eine Konferenzlösung möglichst unkompliziert in der Handhabung ist, um die Effizienzgewinne nicht durch Zeitverluste beim Einladungsmanagement oder der Abwicklung zunichte zu machen. Werden Webmeetings auch für die internationale Kommunikation eingesetzt, sollten lokalisierte Versionen sowohl des Einladungsmanagements als auch der Web-Oberfläche bereitstehen. Hier eine Auswahl von Web-Konferenz-Lösungen die sich für den Einsatz in kleinen oder mittleren Unternehmen beziehungsweise Agenturen eignen:

Zusätzliche Hardware wie ein Softphone beziehungsweise Headset ist nur bei den Lösungen nötig, die auf Internet-Telefonie zurückgreifen. Bei Pay-per-Use-Lösungen hingegen sind keine weiteren Vorbereitungen nötig, und auch die meisten der Abonnement-Lösungen ermöglichen einen Sofortstart ohne Vertragsabschluss per kostenloser Testversion. Zumindest ausprobiert haben sollte jeder Techniker ein Webmeeting einmal. Bei vielen wird es nicht bei dem einen Mal bleiben.

Florian Hohenauer

____________________________________

* Genaue Preisangaben finden sich auf den Webseiten der Anbieter.

Folgen Sie »manage it«

auf Google+

Copyright © 2003-2012  ap Verlag GmbH