20090102zzd Itella Outsourcing Rechnungsversand

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Outsourcing Rechnungsversand

Wer zu spät kommt, den bestraft der Markt!

Outsourcing erledigt Ihre Aufgaben – Process on demand optimiert Rechnungsprozesse und erzeugt die gewünschten Resultate.

ie durch die Krise an den internationalen Finanzmärkten ausgelöste globale Rezession wirkt sich zunehmend auch auf andere Branchen aus. Der Ruf vieler Unternehmen nach Einsparungen – etwa durch kostengünstige Outsourcing-Modelle – gewinnt an Lautstärke. Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten lohnt es sich aber, über den Tellerrand des klassischen Auslagerns hinaus zu schauen und nicht nur die direkten Kosten, sondern auch das Optimierungspotenzial der Prozesse zu beleuchten. Vielen Unternehmen fehlt in diesem Bereich allerdings die Gesamtsicht auf die Abläufe und deren Wirkung, wie etwa der Zusammenhang von Rechnungsmanagement und Cash Flow.

Dieser Zusammenhang besteht vor allem in der Dokumenten- und Informationslogistik: Entscheidet ein Unternehmen sich hier für einen Dienstleister, der nicht nur Aufgaben effizienter abarbeitet, sondern der auch die vor- und nachgelagerten Prozesse kennt und unterstützt, lassen sich langfristig wesentlich größere Vorteile realisieren. Dies lässt sich am Beispiel des Rechnungsversands anschaulich darstellen.

Potenziale erkennen

Um die Kosten im Rechnungsversand eines Unternehmens nachhaltig zu senken, ist zunächst eine sorgfältige Analyse aller relevanten Prozesse notwendig. In diesem Zusammenhang gilt es, sich eine Gesamtübersicht über die Abläufe zu verschaffen und zu entscheiden, welche Ziele im Einzelnen verfolgt werden sollen. Je nach Unternehmensausrichtung und -situation spielen hier Cash-Flow-Optimierung, Verbesserung der Kundenzufriedenheit, Entlastung interner Ressourcen, Transparenz oder Zentralisierung der Dokumentflüsse eine wichtige Rolle. Itella beispielsweise bietet eine solche Analyse im Rahmen eines Workshops mit dem Versender an und entwickelt darauf aufbauend eine ganzheitliche Lösung für die Dokumentenlogistik. Denn ein schnellerer und zuverlässigerer Rechnungsversand sorgt nicht nur für schnelleren Zahlungseingang. Ein Unternehmen, das seine Dokumentenlogistik grundlegend prüft, kann auch die Kundenbetreuung besser steuern oder durch Zentralisierung seine Versandströmen über Abteilungen, Standorte und Landesgesellschaften hinweg optimieren.

Effizienz im Versand erzielen

Bei Allein im Druck und Postversand ihrer Rechnungen können viele Unternehmen durch das Ausgliedern an einen Dienstleister bis zu 30 Prozent einsparen. Selbst Unternehmen, die viele Rechnungen verschicken und Druck sowie Versand deshalb bereits zentralisiert abwickeln, können ihre Prozesse durch externe Services noch weiter optimieren. Rechnungsplattformen unterstützen dieses Konzept: Der Versender bedient die Plattform über eine einzige Schnittstelle, die formatunabhängig von allen individuellen Anwendungen und einzelnen Bereichen im Unternehmen genutzt wird. Beim Dienstleister erfolgt dann ein automatisiertes Pre-Processing. In dessen Rahmen werden die Datensätze in Sendungen konvertiert. Stammen Daten für einen Empfänger aus mehreren, unternehmensintern nicht vernetzten Systemen, erfolgt nun deren Konsolidierung in nur einer Sendung. Bei gedruckten Dokumenten kann allein dieser Schritt erhebliche Portokosten einsparen.

Führen Unternehmen im Zuge der Prozessauslagerung auch elektronische Rechnungen ein, steigt die Ersparnis exponentiell zum Anteil der e-Rechnungen. So kostet eine elektronische Version den Versender im besten Falle nur ein Zehntel dessen, was er für das gedruckte Dokument zahlen müsste. Dies ist natürlich auch nicht zuletzt auf den Wegfall des Portos zurückzuführen. Wichtig sind allerdings vor allem auch die langfristigen Vorteile. So beschleunigt die digitale Abwicklung die Prozesse, Fehlerquellen werden im Vergleich zur manuellen Verarbeitung deutlich reduziert. Außerdem lassen sich neue Geschäftspartner über die Rechnungsplattform jederzeit ohne großen Implementierungsaufwand an das Verfahren anbinden.

Von einem Tag auf den anderen allerdings lässt sich die elektronische Rechnung nicht einführen, denn auch die Empfänger müssen die Umstellung mitmachen. Print- und e-Invoicing-Prozesse müssen daher zunächst parallel laufen. Setzt ein Unternehmen die elektronische Rechnungslegung inhouse um, so gilt hierbei die Regel: Je größer der Anteil elektronisch versendeter Dokumente, desto ineffizienter werden die internen papierbasierten Prozesse, bis die eigentlichen Einsparungen der Digitalisierung im schlimmsten Falle nichtig sind. Aus diesem Grund bietet sich gerade für die Übergangsphase ein on demand-Modell eines Dienstleisters an, bei dem von vornherein keine Fixkosten anfallen. Zentrale Multichannel-Plattformen wie der Itella Exchange wickeln alle Prozesse von der Rechungserstellung bis zum -empfang ab. Der Versender wählt je nach Bedarf und Voraussetzungen beim Empfänger individuell den entsprechenden Kanal. Auch Geschäftspartner, die weiterhin auf Papierrechnungen bestehen, können ohne weiteres integriert werden, und der Wechsel zwischen den einzelnen Kanälen ist jederzeit möglich. Gerade in der Migrationsphase profitiert der Rechnungssteller von einem Informationslogistik-Experten an seiner Seite. Gemeinsam kann ein individuelles Programm erarbeitet werden, das planvoll für die angestrebte und sinnvolle e-Rate in einem definierten Zeitrahmen sorgt.

Vor- und nachgelagerte Prozesse optimieren

Zusatznutzen im Rechnungsversand lässt sich bei sorgfältiger Analyse und klarer Zielsetzung allerdings auf vielfältige Weise erzeugen. Die Basis bildet dabei neben der Technologieauswahl zumeist ein sicherer, automatisierter und transparenter Versandprozess.

Den Status der Rechnungen verfolgt beispielsweise Itella mit Hilfe eines vollautomatischen Reportingprozesses. Dort ist jeder Schritt von der Datenaufbereitung über die Kuvertierung bis hin zur Übergabe an den Versandpartner dokumentiert wird – auf Wunsch und je nach Zusteller auch darüber hinaus und inklusive Management der Post-Rückläufer. Diese Vorgehensweise stellt die Qualitätskontrolle bis auf Dokumentenebene sicher, fehlerhafte Dokumente können automatisch identifiziert und nachproduziert werden. Die automatische Statuserfassung über IT-Protokolle, Kameralesung und Postboxenscanning erlaubt dem Versender, jederzeit und auf der Ebene eines einzelnen Datensatzes Recherchen und Auswertungen anzustellen.

Durch die zentral gesteuerte digitale Übermittlung an den Dienstleister können sämtliche Informationen über den aktuellen Rechnungsstatus aus dem Prozess heraus automatisch an den Rechnungssteller übergeben werden. Autorisierte Mitarbeiter des Versenderunternehmens haben – beispielsweise über ein Online-Portal – jederzeit direkten Zugang zu den lückenlos dokumentierten Statusdaten und können alle Prozesse exakt überwachen und steuern. Dies erleichtert die Zentralisierung und Standardisierung von Versandprozessen verschiedener Abteilungen, Geschäftsbereiche oder Landesgesellschaften, die intern oft schwer zu vermitteln ist. Der Rechnungsversender profitiert von maximalen Skalen- und Bündelungseffekten, während keine der betroffenen Einheiten Kontrolle oder Einfluss abgeben muss. Darüber hinaus ermöglichen die Informationen über den Zeitpunkt des Rechnungseingangs beim Kunden eine bessere Personal- und Kapazitätsplanung beispielsweise im Call Center und die erhöhte Auskunftsfähigkeit wirkt sich positiv auf die Kundenzufriedenheit aus. Und auch im Forderungsmanagement stellt der Rechnungsstatus eine relevante Größe dar. Er liefert die Basis für Performance-Messungen in der Cash Flow-Optimierung und zeigt wer zu welchem Zeitpunkt eine Rechnung erhalten hat und wer zur Mahnung ansteht. Außerdem eignen sich die Daten für das Monitoring und gegebenenfalls Anpassen vereinbarter Service Level Agreements.

Selektives Outsourcing – wie es angesichts der gegenwärtigen Finanzkrise vielleicht verlockend erscheint – birgt in der Regel nur kurzfristige Wettbewerbsvorteile. Die Analyse und Optimierung der internen und externen Prozesse über ein plattformbasiertes on demand Konzept hingegen erbringen langfristige Vorteile. Denn gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten spielen nicht nur die fiskalischen Vorteile, sondern auch Qualität und Transparenz eine wichtige Rolle.

Raimund Schlotmann

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Raimund Schlotmann, Geschäftsführer des Dokumenten- und Informationslogistik-Dienstleisters Itella Information GmbH

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