20090304h Baseware E-Procurement

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E-Procurement

Volle Kontrolle von der Bestellung bis zur Bezahlung

Die heutigen E-Procurement-Systeme sind stabil, kostengünstig und einfach zu bedienen – aber sie sind statisch und erfordern eine Anpassung der Prozesse an die Software. Mit einer neuen Generation der Einkaufssysteme können Unternehmen ihre Prozesse auf die strategischen und operativen Vorgaben ausrichten. Durch die Kontrolle der Einhaltung von Compliance-Vorgaben bleibt zudem kein Spielraum mehr für Betrugsversuche.

-Procurement ist kein Fremdwort mehr: Der Einkauf per Mausklick ist zur Regel geworden, webbasierte Beschaffungsportale und elektronische Produktkataloge ersetzen oft das langwierige Blättern in dicken Warenlisten. Die E-Procurement-Systeme sind stabil, vergleichsweise kostengünstig und auch ohne tagelange Trainings oder gar einem IT-Studium bequem und einfach zu bedienen. Auf diese Weise ist der Einkauf deutlich effizienter geworden.

Doch auch wenn die Beschaffungslösungen niemand mehr missen möchte – die Potenziale für IT-gestützte Prozesse im Einkauf sind noch lange nicht ausgeschöpft. Denn die traditionellen E-Procurement-Lösungen machen zwar einzelne Schritte im Einkauf, beispielsweise im Katalogmanagement oder bei der eigentlichen Bestellung, schneller und einfacher. Doch sie haben ein entscheidendes Defizit: Als »Insellösungen« lassen sie sich nicht mit anderen Prozessen, etwa im Supply-Chain- oder Finanzmanagement, verknüpfen. Damit decken sie immer nur einen Teil der Abläufe in den Unternehmen ab – vor- oder nachgelagerte Schritte wie etwa die Rechnungsbearbeitung dagegen bleiben außen vor.

Dies führt zu zwei Problemen: Zum einen lassen Unternehmen so die vielfältigen Möglichkeiten zur Automatisierung der Abläufe ungenutzt, die ein durchgängiger Prozess bietet – »durchgängig« meint dabei den gesamte Vorgang von der Bedarfsanforderung und deren Genehmigung über die eigentlichen Bestellung bis hin zur Prüfung und Freigabe der eingehenden Rechnung sowie der gesetzeskonformen Dokumentation aller Vorgänge. Zum anderen machen es die Insellösungen schwer, die einzelnen Abläufe wirklich transparent und nachvollziehbar zu machen. Dies erschwert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Compliance-Richtlinien sowie die wirkungsvolle Bekämpfung von Einkaufsbetrug: Entspricht eine Rechnung der ursprünglichen Bestellung und der gelieferten Ware? Hat der Lieferant alle Vertragsdetails eingehalten? Liegt bei Lieferungen, zu denen Rahmenverträge geschlossen wurden, zum Beispiel zur regelmäßigen Versorgung mit Druckerpapier, eine gültige Vereinbarung mit dem Lieferanten vor? Fragen wie diese lassen sich mit den traditionellen Beschaffungslösungen kaum oder nur mit erheblichem Aufwand beantworten.

Anders dagegen die neue Generation von E-Procurment-Systemen, wie sie etwa Basware bietet: Diese »Purchase-to-Pay-Lösungen führen sämtliche Prozessschritte in einem System zusammen und automatisieren diese, wo immer möglich – zum Beispiel durch den automatischen Abgleich der Rechnung mit Liefer-, Vertrags- und Bestelldaten oder die Verknüpfung des Katalogs- mit dem Vertragsmanagement. So bleibt kein Spielraum mehr für Manipulationen, welche die Einhaltung von Compliance-Vorgaben gefährden. Betrugsversuchen durch eigene Mitarbeiter oder Lieferanten wird ein Riegel vorgeschoben: Dank enger Verzahnung von Einkaufs- und Rechnungsmanagement werden fingierte Rechnungen, Bestellungen für den eigenen Bedarf auf Firmenkosten oder verbotene Absprachen mit dem Lieferanten unmöglich.

Zugleich gewinnen die Unternehmen Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Abläufe: Die traditionellen E-Procurement-Lösungen sind statisch und erfordern eine Anpassung der Prozesse an die Software. Dagegen können Unternehmen mit der neuen Generation der Einkaufssysteme ihre Prozesse jetzt ganz auf die strategischen oder operativen Bedingungen und Vorgaben ausrichten. Zudem sind Unternehmen mit integrierten Key-Performance-Indikatoren in der Lage, die Leistungsfähigkeit der Prozesse laufend in Echtzeit überwachen, um Engpässe und Schwachstellen zu identifizieren sowie mögliche Verstöße gegen Compliance-Vorgaben frühzeitig zu erkennen.

Darüber hinaus werden die Abläufe deutlich effizienter, denn viele manuelle Arbeitsschritte entfallen – etwa durch eine Automatisierung der Prüf- und Genehmigungsvorgänge oder durch vielfältige Möglichkeiten für das automatische Handling von Bestellungen und Rechnungen, die von den Standards abweichen. Gerade beim automatisierten Abgleich von Bestell- und Rechnungsdaten, dem sogenannten »Matching«, zeigen diese Lösungen ihre Stärken: So können Unternehmen bei der Prüfung der Rechnung auch berücksichtigen, ob die georderten Produkte auch tatsächlich in der korrekten Menge und Qualität eingegangen sind.

Frank Wuschech

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Frank Wuschech, Geschäftsführer von Basware Deutschland

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