20090304k All for One Midmarket EDI-Outsourcing

Auslagerung von Tätigkeiten und Services rund um den geschäftsmäßigen elektronischen Datenverkehr legt zu

Beim elektronischen Geschäftsdatenaustausch sind in steigendem Maße Herausforderungen zu bewältigen. Um sich gegenüber dieser Entwicklung den Rücken frei zu halten, greifen Unternehmen unterschiedlichster Größen verstärkt auf EDI-Outsourcing-Leistungen oder EDI-Managed-Services zurück. Obendrein lassen sich durch diesen Fremdbezug von speziellen IT-Services nachweislich Kosten optimieren oder Fixkosten variabilisieren – echte Trumpfkarten in Krisenzeiten.

er elektronische Datenverkehr zwischen Geschäftspartnern, eben der »Electronic Data Interchange« – kurz: EDI – war noch nie so groß wie heute. Relativ unbeachtet von der breiten Öffentlichkeit hat in den letzten rund fünf Jahren der EDI-Durchdringungsgrad in Großunternehmen stark zugelegt. Mehr noch: Es gibt mittlerweile kaum ein Großunternehmen, das nicht auf EDI setzt. Und längst ist das Thema EDI auch im Mittelstand angekommen, allerdings gibt es dort gegenüber größeren Firmen noch einen gewissen Aufholbedarf.

Als eine Art Vorreiter in Sachen EDI kann man die Automobilindustrie nennen, die im großen Stil papierbasierte Vorgänge durch elektronische Prozesse ersetzt hat. Vor allem aus Kostengründen ging man dazu über, etwa Auftragserfassung oder Rechnungserstellung etwa auf der Basis des elektronischen Geschäftsdatenaustauschs durchzuführen. Andere Branchen und Industriezweige folgten, bis hin zum Maschinen- und Anlagenbau oder der Elektroindustrie.

Was das mögliche Einsparpotenzial durch eine intensive EDI-Nutzung mit sich bringt, belegte zum Beispiel eine vielbeachtete Studie von Agamus Research: Die in der Expertise Befragten »beziffern den Anteil bei nicht-wertschöpfender Tätigkeit im Zusammenhang mit papierbasierten Vorgängen auf 30 Prozent. Abhängig von der Unternehmensgröße kosten ein- und ausgehende Prozesse zwischen zwei und 15 Euro – woraus sich ein Verschwendungsanteil von 0,2 Prozent bei großen und 2,5 Prozent bei kleinen Unternehmen errechnet, bezogen auf den Jahresumsatz«. Bei einer angenommenen 80-prozentigen elektronischen Kommunikationsnutzung kommen die Marktwatcher auf folgende Einsparmöglichkeiten: »1,25 Prozent vom Umsatz bei Firmen bis zu 20 Millionen Euro und 0,1 Prozent bei Unternehmen mit mehr als zehn Milliarden Euro«.

Viele Unternehmen – auch jene, die den elektronischen Nachrichtenaustausch mit Geschäftspartnern sehr intensiv nutzen – beschäftigen sich allerdings längst nicht mehr selbst mit EDI-Technologien oder unterhalten Spezialisten hierfür. Vielmehr beziehen sie in der einen oder anderen Art und Weise Dienstleistungen, Services oder Managed-Services beziehungsweise selektive Outsourcing-Leistungen von außen.

EDI-Nachrichten waren in den Anfangszeiten salopp formuliert: relativ einfach gestrickt. VDA, der Standard respektive die Nachrichtennorm der deutschen Automobilindustrie, erblickte bereits Ende der 70er Jahre das Licht der Welt. Im Vordergrund dabei stand insbesondere der vollautomatische Versand von Nachrichten, und zwar von Nachrichten mit einer vorgegebenen Struktur. Gleichfalls fand die Übermittlung in Schritten (asynchron) statt. Später erfolgte die Einbindung von EDI in Anwendungssysteme, zum Beispiel ERP-Lösungen. Noch immer weisen EDI-Nachrichten die zuvor genannten Kernmerkmale auf.

Allerdings hat sich rund um das Thema EDI über die Jahre hinweg eine Menge verändert. EDI ist längst Bestandteil der weit reichenden Business-to-Business–Kommunikation (B2B), bei der die Geschäftsprozessabwicklung im Mittelpunkt steht – inklusive Geschäftsprozessoptimierungen. Vor diesem Hintergrund beinhaltet die EDI-Nutzung ein ganzes Bündel von Technologiethemen, die beherrscht und abgearbeitet werden müssen. Allein die Integration der Anwendungssysteme beteiligter EDI-Partner ist keineswegs trivial. Ebenso wenig der Umgang mit EDI-Konvertern der neuesten Generation oder mit ganzheitlichen Integrationsplattformen samt Entwicklungswerkzeugen, die beim EDI-Einsatz Verwendung finden.

Ferner ist EDI-Standard nicht gleich EDI-Standard. Es ist praktisch an der Tagesordnung, dass oft herstellereigene Protokollspezifikationen eingerichtet und gepflegt werden müssen: UN/Edifact, Odette, diverse XML-Derivate, ANSI X.12, ebXML, Rosettanet oder myOpen Factory, um nur einige zu nennen. Hinzukommen diverse Kommunikationszugänge und Protokolle für den Datentransport, die zu handhaben sind und Spezial-Know-how erfordern: X.400, TCP/IP, FTP und OFTP oder SMTP etwa.

Verfügbarkeit und Sicherheit sind weitere Aspekte, die beim heutigen EDI-Einsatz immer stärker in den Mittelpunkt rücken. Ist unsere EDI-Umgebung in der Lage, 50.000 oder sogar mehr als 100.000 Nachrichten pro Tag zu bewältigen? Stimmt bei einer intensiven EDI-Nutzung die Performance? Gibt es Mechanismen oder Verfahren, die gewährleisten, dass wichtige Geschäftsnachrichten von Kunden oder Lieferanten nach einem Problemfall nach wie vor existieren oder sich wieder herstellen lassen? Diese und ähnliche Fragen stehen spätestens dann auf der Agenda, wenn es einmal Probleme mit der genutzten EDI-Umgebung gegeben hat und sie womöglich ein Unternehmen für unverhältnismäßig lange Zeit nicht verwenden konnte – etwa für den elektronischen Versand von Rechnungen an Kunden.

Mit EDI werden zunehmend Geschäftsprozesse unterstützt oder optimiert. In der Konsequenz bedeutet die EDI-Nicht-Verfügbarkeit auch ein Stocken oder eine Unterbrechung von Geschäftsprozessen sowie die Nichteinhaltung von vereinbarten Service Level Agreements.

Unternehmen, die auf EDI setzen, können heute auf umfassende Managed-Service-Angebote, wie etwa All for EDI der All for One Midmarket AG, zugreifen, die praktisch alle relevanten Themenfelder abdecken. Für Unternehmen ergibt sich dadurch eine Wahlfreiheit, was der Bezug von Serviceleistungen anbetrifft. Der Outtasking-Umfang oder das selektive Outsourcing kann entsprechend den jeweiligen Anforderungen angepasst oder zusammengestellt werden.

Konkret bedeutet dies zum Beispiel: Gibt es in einem Unternehmen etwa aus der Automobilindustrie oder dem Maschinen- und Anlagenbau die Notwendigkeit, ein an die Leistungsgrenzen gestoßenes EDI-Inhouse-System durch ein neues zu ersetzen, kann sich der Fremdbezug genau darauf beziehen – eben auf ein Ablöseprojekt, inklusive Systemauswahl, Migrationsplan und Systemimplementierung, Schulung und Wartung.

Oder: Der IT-Dienstleister erhält den Auftrag, sich ausschließlich um die Abbildung von Strukturen auf andere zu kümmern; um das sogenannte Mapping für die Nachrichtenkonvertierung. Selbstverständlich können auch beide genannten Arbeitspunkte in einem Auftrag kombiniert sein.

In einem anderen Fall kann es sich quasi um ein Komplett-EDI-Outsourcing handeln. Alles, was zum EDI-Einsatz zählt, wird an einen IT-Dienstleister übertragen: die gesamte Systemplattform samt WAN-Kommunikation und das erforderliche Application Management zur Betreuung der Anwendungen sind darin enthalten. Damit wird nicht nur ein reines EDI geboten, sondern vielmehr eine Integrationsplattform für Geschäftsprozesse aus einem Hochleistungs-Managed-Service-Center. Anbieter solcher Managed Service Center sind zudem in der Lage, durch Skaleneffekte erzeugte Kostenminimierungen an Kunden weiterzugeben.

Was im Bereich Managed Services generell gilt, hat auch speziell beim EDI-Outsourcing seine Berechtigung: Das Auslagern von IT-Aufgaben schafft für Unternehmen Freiräume und hilft, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren.

Eine eigene EDI-Infrastruktur beispielsweise aufzubauen und zu betreiben, wird von Unternehmen nicht als »strategisch« erachtet. Speziell im EDI-Umfeld wird diese Auffassung genährt durch die Tatsache, dass man es bei der B2B-Kommunikation nicht (mehr) als notwendig ansieht, derartige Infrastrukturen in Eigenregie aufzubauen, zu betreiben und weiterzuentwickeln. Der Grund: Dieses Arbeitsfeld ist sehr innovationsgetrieben. Das Schritthalten samt der Bereitstellung eines entsprechenden Spezial-Know-hows bedeutet für viele Unternehmen eine zu große Herausforderung.

Außerdem stellt das Auslagern von EDI-Tätigkeiten gerade in Krisenzeiten ein echter Nutzenbringer dar. Und zwar, weil sich damit Kosten optimieren und zudem Fixkosten variabilisieren lassen. Nicht wenige Marktauguren raten Unternehmen gerade jetzt, all jene Instrumente zu nutzen, die genau das ermöglichen.

Gründe für das EDI-Outsourcing

Es gibt mehrere Gründe, warum Firmen das EDI-Outsourcing in immer stärkerem Maße von IT-Dienstleistern in Anspruch nehmen:

● Über die Zeit hinweg ist der EDI-Komplexitätsgrad gestiegen; eigenes

Technologie- und Prozesswissen muss aufgebaut und weiterentwickelt

werden; Kapazitäten und Ressourcen dafür sind meist nicht

vorhanden.

● Bei der An- und Einbindung von Geschäftspartnern im Rahmen des

geschäftsmäßigen Datenaustauschs sowie bei der Pflege von EDI-

Systemen ist Spezial-Know-how erforderlich – bis hin zu einem

ausgefeiltem Projektmanagement.

● Verfügbarkeit und Sicherheit beim EDI-Betrieb sind durch

entsprechende Verfahren und Mechanismen sicherzustellen.

● Schon seit längerer Zeit decken EDI-Dienstleister praktisch alle

Themenfelder rund um den EDI-Einsatz und -Betrieb ab – von der

Unterstützung bei Inhouse-Lösungen bis hin zu Full-Services aus

einem Managed Service Center.

● EDI-Outsourcer sind in der Lage, durch Skaleneffekte Managed-

Services zu geringeren Kosten im Vergleich zum Eigenbetrieb zu

erbringen.

● Einsatz- oder betriebsnahe Arbeiten und Tätigkeiten im Rahmen der

EDI-Nutzung werden von Unternehmen in aller Regel nicht als

strategisch angesehen und können sinnvoller Weise an erfahrene und

kompetente Spezialisten ausgelagert werden.

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