20090304zc Frontrange Lizenzmanagement mit System

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Lizenzmanagement mit System

Professionelles Software-Asset-Management senkt IT-Kosten

Die akkurate Verwaltung der unternehmensweit vorhandenen Softwarelizenzen gehört zum Pflichtprogramm des IT-Managements. So ermöglichen Software-Audits eine exakte Aufstellung der im Netzwerk installierten, aber auch ungenutzten Anwendungen und sorgen so für mehr Transparenz bei den IT-Kosten. Dies gilt umso mehr, wenn durch Unternehmens-Zusammenschlüsse wie Fusionen, Merger oder Akquisitionen kein klarer Überblick mehr über die IT-Struktur gewährleistet ist. Zugleich schützt ein professionelles Lizenzmanagement vor drohenden Konflikten mit dem Urheberrecht.

rste und zugleich wichtigste Aufgabe eines durchdachten Lizenzmanagements ist die Bestandsaufnahme der im Unternehmensnetz vorhandenen Software. Hier dreht sich alles um folgende grundlegende Fragen: Welche Programme befinden sich auf den Systemen der Mitarbeiter, für welche dieser Anwendungen existieren rechtmäßige Lizenzen und welche Applikationen werden wie häufig genutzt? Doch häufig trennt sich hier bereits die Spreu vom Weizen.

Eine manuelle Überprüfung aller auf den Festplatten vorhandenen Applikationen mag sich für kleine und mittlere Unternehmen mit wenigen Arbeitsplätzen noch rentieren – für Unternehmen mit Hunderten von Clients gestaltet sich eine Bestandsaufnahme per Hand jedoch fast immer extrem zeitaufwendig, ungenau und ist deshalb schlichtweg nicht realisierbar. Nicht zuletzt deshalb sind IT-Verantwortliche oft nicht auskunftsfähig, geht es um klare Aussagen über die installierte Software. Dies wiegt laut Branchenverband Business Software Alliance (BSA) umso schwerer, wenn durch dieses Verhalten dem illegalen Einsatz von Softwareprogrammen Tür und Tor geöffnet wird. Oft nämlich werden Raubkopien und unlizenzierte Anwendungen von Mitarbeitern ohne die Genehmigung der Geschäftsführung beziehungsweise des IT-Managements installiert.

Automatisiertes Lizenzmanagement spart Kosten

Dass Lizenzmanagement durchaus auch schnell, effizient sowie ressourcenschonend funktionieren kann, beweisen Strategien auf Basis spezieller IT-Asset-Management-Lösungen. Mithilfe dieser lassen sich dynamische Bestandserhebungen des kompletten Unternehmensnetzes gänzlich automatisiert durchführen. Die Zielsetzung dabei: Die Erfassung sämtlicher relevanten Informationen für ein zentrales und betriebswirtschaftlich rentables Lizenzmanagement auf Basis fundierter Informationen über die Nutzung der Software.

Zur Identifizierung höchstmöglicher Sparpotenziale muss zudem herausgefunden werden, wie häufig Softwareprogramme tatsächlich verwendet werden. Hier geht es allerdings nicht darum minutiös festzustellen, wie oft ein Mitarbeiter eine bestimmte Applikation verwendet. Für ein aussagekräftiges Reporting über die »Auslastung« von Programmen genügt es vielmehr, wenn lediglich die Häufigkeit der Nutzung erhoben wird. Mit diesen Ergebnissen lassen sich anschließend Entscheidungen über den Einsatz einzelner Applikationen treffen. Anwendungen etwa, die lediglich selten oder fast nie verwendet werden, können entweder deinstalliert beziehungsweise anderen Usern im Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Als Grundlage für ein durchdachtes Lizenzmanagement dient eine vollständige Dokumentation über sämtliche existierende Programme. Dazu gehören neben dem Aufkleber für den Produktschlüssel das Echtheitszertifikat des Softwareherstellers sowie idealerweise die Originalverpackung mit den Datenträgern, dem Handbuch sowie dem Lizenzvertrag. Ebenso sollten die Originalrechnung, die Vertragsart und die Information über die genaue Produktversion vorliegen.

Regelmäßige Bestandsaufnahme ist die Seltenheit

Dass ein IT-gestütztes Lizenzmanagement in rechtlicher Hinsicht dringend notwendig ist, beweisen aktuelle Erhebungen: Das Marktforschungsunternehmen GfK beispielsweise kommt zu dem Schluss, dass 40 Prozent der deutschen Unternehmen nicht exakt darüber informiert sind, ob es sich bei den eingesetzten Programmen um legale Versionen handelt. Erschreckende Erkenntnisse bringt auch die BSA zutage: Nach Informationen der Herstellervereinigung verzichten nicht weniger als 48 Prozent der kleinen und mittelständischen Betriebe auf eine regelmäßige Bestandsaufnahme. Die logische Konsequenz: Softwareherstellern gehen weltweit durchschnittlich knapp 40 Milliarden US-Dollar durch illegal genutzte Applikationen verloren. Hierzulande betragen die Umsatzeinbußen der Hersteller durch Softwarepiraterie etwa 1,6 Milliarden US-Dollar, so die Analysten der International Data Corp. (IDC) und der BSA. Hierin liegen auch die Gründe, weshalb die Softwareindustrie immer vehementer gegen den illegalen Einsatz von Programmen vorgeht.

Stefan Heller

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Stefan Heller, Director Product Marketing bei Front Range Solutions.

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