20090304zh Siemens IT SaS Outsourcing der SAP-Umgebung

Outsourcing der SAP-Umgebung

Compliance in jedem Fall garantiert

Der schweizerische Generika-Hersteller Mepha hat den Betrieb seiner SAP-Umgebung an Siemens IT Solutions and Services ausgelagert, um deren Compliance mit den strengen Pharmarichtlinien zu gewährleisten. Mit der Virtualisierung des Systems setzten die Schweizer gleichzeitig neue Maßstäbe für Wirtschaftlichkeit und ökologische Effizienz.

ie Mepha-Gruppe mit Sitz in Aesch bei Basel ist der führende Generika-Hersteller in der Schweiz. Die stark wachsende Pharma-Unternehmensgruppe ist global tätig, verfügt über eine eigene Forschung und Entwicklung sowie moderne Produktionsanlagen. 2008 erwirtschaftete das gesamte Unternehmen weltweit einen Umsatz von 379 Millionen CHF und beschäftigt in der Schweiz rund 470 und international über 115 Mitarbeiter.

Die Pharma-Unternehmensgruppe Mepha mit Hauptsitz in Aesch bei Basel ist der bekannteste Generika-Anbieter in der Schweiz. (Quelle: Mepha Gruppe)

Genau wie bei der Herstellung seiner Medikamente hat der Pharmabetrieb auch bei seiner IT-Infrastruktur hohe Ansprüche – vor allem im Hinblick auf die Ausfallsicherheit und Compliance. Bereits seit Jahren setzt Mepha beim Betrieb der SAP-Basisumgebung deshalb auf externe Dienstleister. Nach Auslaufen des ersten Outtasking-Vertrages übernahm im Juni 2008 Siemens IT Solutions and Services die Verantwortung für das SAP- Basissystem, das seitdem im Rechenzentrum von Siemens in Zürich läuft. Die darauf aufsetzenden Module für Qualitätsmanagement, Business Intelligence und Finanzwesen verwaltet der Medikamentenhersteller nach wie vor selbst. Dies ist auch Bestandteil der Sourcing-Philosophie des Unternehmens. »Das Geschäftswissen, das nun mal vorrangig in den einzelnen Modulen liegt, wollten wir aus strategischen Gründen im Haus behalten und nicht auslagern«, betont Andreas Jermann, CIO der Mepha Gruppe.

Starke Reglementierung der Pharmahersteller

Der Hauptgrund für das Outsourcing lag in der strengen Regulierung der Pharmabranche. Alle Prozesse müssen nach standardisierten Arbeitsanweisungen ablaufen. Nur dann sind die Unternehmen zugelassen, ein Pharmaprodukt herzustellen. Um die Qualität der medizinischen Produkte zu sichern, fordern etwa die behördlichen, sogenannten GxP-Richtlinien, dass pharmazeutische Hersteller alle Prozesse, die Einfluss auf die Produktqualität haben, validieren müssen. Speziell für computergestützte Systeme – wie auch das SAP-System von Mepha – gilt das Standardregelwerk der dazu gehörigen GAMP-Richtlinien (Good Automated Manufacturing Practice).

Dass die Unternehmen bei jedem Schritt die genaue Vorgehensweise, Änderungen oder Testverfahren festlegen, abgleichen und nachvollziehbar dokumentieren müssen, bedeutet eine enorme Herausforderung für den Betrieb der IT-Systeme. Um die strengen Anforderungen erfüllen zu können, arbeiten viele Hersteller der Branche mit IT-Spezialisten zusammen.

Wer ist der richtige Service-Provider? Diese Frage stellte sich auch die Mepha-Gruppe und prüfte dazu alle Möglichkeiten eingehend. »Da wir selbst SAP-Know-how in unserem Haus haben, war auch der Eigenbetrieb eine Option. Nach reiflicher Überlegung kamen wir jedoch zu dem Schluss, dass ein externer Anbieter die gewünschten Leistungen zu einem wettbewerbsfähigeren Preis anbieten kann«, erklärt Jermann die Entscheidung gegen das Insourcing. Letztlich bestimmten die Aspekte Prozesssicherheit, Reifegrad der Rechenzentrumsservices und technische Infrastruktur die Wahl des Anbieters.

Nach einer umfassenden Risikoanalyse stand fest: Das Managementsystem von Siemens IT Solutions and Services war dazu geeignet, alle Prozesse zuverlässig zu dokumentieren und belegbar vorzuhalten. Besonders das Konzept des IT-Dienstleisters, die SAP-Systeme vollständig zu virtualisieren, hatte das Interesse des Generikaherstellers geweckt. Damit ließen sich neben dem Betriebsaufwand auch Kosten senken. Möglich war die Virtualisierung der SAP-Umgebung jedoch nur durch die hochverfügbare, sichere Infrastruktur im Siemens-Rechenzentrum.

Das etwa zehnköpfige Projektteam des IT-Dienstleisters erarbeitete einen genauen Projektplan zur Umstellung: In einem ersten Schritt ging die physische Hardware – 13 verschiedene R/3-basierte Systeme – vom bisherigen Provider an Siemens über. Dort wurde sie zunächst eins zu eins in Betrieb genommen. Im zweiten Schritt schlossen die IT-Fachleute die Systeme an das dortige hochverfügbare Speichernetzwerk an. Die Virtualisierung erfolgte dann auf der dritten Stufe und war Ende 2008 abgeschlossen. Gab es zuvor pro SAP-System einen Server, also insgesamt 13 Server, laufen seither alle Systeme virtuell auf nur drei Servern.

Die Herausforderung bei der Umstellung auf den virtualisierten Betrieb lag vor allem in der Compliance mit den GAMP-Richtlinien, die zu jeder Zeit gewährleistet sein musste. Alle Schritte wurden von intensiven Tests auf zahlreiche Akzeptanzkriterien begleitet und die Systeme so etappenweise in die virtuelle Umgebung überführt. Dabei musste selbst die kleinste Änderung zunächst generell definiert, geprüft, durchgeführt und danach validiert und dokumentiert werden.

Neben der Richtlinienkonformität war es beim Umzug und bei der Umstellung der Systeme für den Pharmahersteller besonders wichtig, sie durchgehend produktiv zu halten. Ein Arbeitsausfall hätte enorme finanzielle Folgen gehabt. Gelöst wurde das Problem durch eine sehr genaue Planung und vorwiegend Wochenendarbeit. Und das mit Erfolg, denn das System war letztlich an höchstens drei Wochenenden nicht verfügbar.

Von der Forschung und Entwicklung über das Supply Chain Management bis hin zum Vertrieb arbeiten rund 330 Mitarbeiter bei Mepha entlang der gesamten Wertschöpfungskette direkt mit dem SAP-System. Indirekt hängen jedoch alle 600 Angestellten von dessen Stabilität ab. Deshalb war und ist die Prozesssicherheit enorm wichtig. Aus diesem Grund arbeiteten beide Partner gemeinsam einen sehr detaillierten Leistungsvertrag aus, in dem eine Verfügbarkeit von 99,5 Prozent sowie eine maximale Ausfallzeit von einer Stunde pro Fall vereinbart wurden.

Durch den virtualisierten Betrieb verringern sich zudem die Ausfallzeiten ohnehin, da sich die Systeme schneller wieder hochfahren lassen. Bei ihrer täglichen Arbeit merken die Mitarbeiter von der Veränderung nur, dass das SAP-System schneller und zuverlässiger läuft beziehungsweise schneller wieder verfügbar ist. Auch die IT-Abteilung sowie das SAP Competence Center arbeiten unverändert mit dem System.

Für eine wirksame Disaster Recovery sorgt beispielsweise das zweite Siemens-Rechenzentrum im schweizerischen Zug. Mehrmals täglich werden sämtliche Daten der Mepha von dem Hauptrechenzentrum in Zürich dorthin gespiegelt und damit doppelt gesichert, die maximale Zeit des Datenverlusts liegt also bei 24 Stunden.

Neben der maximierten Ausfallsicherheit bietet die Virtualisierung der SAP-Systeme noch weitere Vorteile. So zum Beispiel Einsparungen unter ökologischen Gesichtspunkten: Im Vergleich zur vorherigen Situation mit mehreren echten Servern wird durch die Virtualisierung wesentlich weniger Strom für Kühlung und Betrieb verbraucht, wodurch natürlich auch die Energiekosten sinken. Nach einer Studie des Virtualisierungsanbieters VMware spart jeder virtualisierte Server etwa 7.000 Kilowattstunden und vier Tonnen Kohlenwasserstoff pro Jahr ein. Unternehmen können allein dadurch ihre Stromkosten um durchschnittlich 80 Prozent reduzieren.

Darüber hinaus ist Flexibilität der wohl wichtigste Nutzen für das Unternehmen. Bei Bedarf können zusätzlich Kapazitäten geschaffen werden, ohne die gesamte Infrastruktur neu aufzusetzen. So etwa, wenn neue Richtlinien einzuhalten sind, Prozesse hinzukommen oder ein größerer Speicherbedarf besteht. So lassen sich beispielsweise relativ schnell weitere Server zu- oder abschalten und auch Testsysteme zur Probe hochfahren. Dies erleichtert nicht nur den Wartungsaufwand, sondern lohnt sich auch finanziell für die Mepha, da keine zusätzlichen Server oder andere neue Hardware angeschafft werden müssen und die Aufstockung entsprechend günstiger zu realisieren ist.

Siemens IT Solutions and Services: auf SAP spezialisiert

SAP-Lösungen und -Services sind fester Bestandteil des Portfolios und der Strategie von Siemens IT Solutions and Services. So erwirtschaftet der IT-Dienstleister etwa ein Viertel seines Umsatzes mit SAP-bezogenen Produkten und Dienstleistungen. Mit rund 4.000 SAP-Beratern, einem eigenen Ausbildungszentrum in Indien mit der Lizenz zum Zertifizieren sowie Finanzierungsmöglichkeiten für SAP-Projekte ist Siemens IT Solutions and Services gut aufgestellt. Das Unternehmen zählt in puncto Delivery-Qualität und Kundenzufriedenheit laut SAP-Ranking global zu den Top-5-Anbietern.

Internet: www.siemens.com/it-solutions

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