20090506g Scalaris Elektronische Personalakte

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Komfortables HR-Management

Mit elektronischen Personalakten bares Geld sparen

In vielen Personalabteilungen wird auch heute noch gedruckt, kopiert und abgeheftet. Dabei bringt die elektronische Aktenführung nicht nur klar kalkulierbare Kostenvorteile; viele nützliche Funktionen unterstützen HR-Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit und sorgen zugleich für die Einhaltung der komplexen gesetzlichen Vorschriften. Moderne Anwendungen wie die elektronische Personalakte von Scalaris bieten die erforderliche Flexibilität für die Integration in bestehende HR-Systemumgebungen. Hierbei können die Anwender über SAP ERP HCM direkt per Knopfdruck die digitale Akte des jeweiligen Mitarbeiters einsehen.

as papierlose Büro hat sich noch immer nicht flächendeckend durchgesetzt und sensible Personalinformationen werden weiterhin auf traditionelle Weise aufbewahrt: Für jeden Mitarbeiter existiert eine mehr oder weniger umfangreiche Papierakte, die so lange im Regal steht, wie es der Gesetzgeber verlangt. Reicht der Platz in der HR-Abteilung nicht mehr aus, werden die Ordner in andere Räume oder Keller ausgelagert und die Suche nach einer Mitarbeiterakte gestaltet sich mühsam. Papiergeführte Akten sind aber nicht nur aus Platzgründen problematisch. Die eingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten verhindern eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb der HR-Abteilung sowie zwischen den Linien-Managern und HR-Verantwortlichen. Außerdem besteht die große Gefahr, dass wichtige Originaldokumente beschädigt werden oder auf dem Weg von A nach B verlorengehen. Die papierbasierte Verwaltung von Personalinformationen ist somit ineffizient und teuer und der Schutz vertraulicher Daten kann kaum sichergestellt werden.

Was leistet die elektronische Personalakte?

Eine elektronische Lösung beseitigt die oben genannten Hürden im Personalmanagement. Die grundlegende Idee ist einfach: Sämtliche Personaldokumente aus unterschiedlichen Medien und Programmen, dazu gehören Word, E-Mail-Anwendungen oder Scansysteme, werden in digitalen Akten zusammengeführt. So stehen alle Informationen wie Bewerbungsunterlagen, Urlaubsanträge oder Beurteilungsunterlagen in übersichtlich strukturierter Form, unabhängig von Ort und Zeit, online zur Verfügung. Ein weiterer oft vernachlässigter aber wesentlicher Bestandteil einer elektronischen Akte sind die Recherche- und Retrieval-Möglichkeiten. Ausgefeilte Suchtechnologien können sicherstellen, dass Informationen zuverlässig und schnell gefunden werden. Sie sorgen für effiziente Arbeitsprozesse. Professionelle elektronische Akten für die HR-Abteilung sollten außerdem mit fachspezifischen Komfort- und Sicherheitsfunktionen ausgestattet sein. Die elektronische Personalakte von Scalaris bietet beispielsweise ein umfassendes Sicherheitskonzept, das HR-Abteilungen auch bei der Einhaltung der komplexen gesetzlichen Vorschriften unterstützt. Das betrifft unter anderem das Management von Zugriffsrechten, Datenschutzrichtlinien und Aufbewahrungsfristen.

Durch die Integration der elektronischen Personalakte mit Microsoft Outlook wird der Komfort für die Benutzer deutlich gesteigert. (Quelle: Scalaris )

Schneller Return on Investment

Nach Ansicht von Philipp Sander, Mitglied der Geschäftsleitung der Scalaris AG, erzielen Unternehmen durch die elektronische Aktenführung signifikante Kosteneinsparungen: »Die Investition in eine elektronische Personalakte amortisiert sich nach kürzester Zeit. Natürlich kann man keine allgemein gültige Aussage treffen, aber je nach Branche, Anzahl der Mitarbeiter, Aufbewahrungsfristen und Fluktuation erreichen Unternehmen ihren ROI üblicherweise nach weniger als 18 Monaten. Unbezahlbar sind zudem die zahlreichen ‚weichen’ Faktoren, die vom ersten Tag an für den Einsatz einer elektronischen Personalakte sprechen.« So gibt es eine ganze Reihe von Vorteilen, die nicht im ROI berechnet werden, wie die schnellen Zugriffs- und einfachen Recherchemöglichkeiten, die Datensicherheit und vieles mehr.

Von der papierbasierten zur elektronischen Aktenführung

Da viele HR-Dokumente auf Papier entstehen, beginnt die digitale Aktenführung bereits bei der elektronischen Erfassung von Informationen. Scalaris ist einer der wenigen Anbieter, die sich nicht auf das Dokumentenmanagement im engeren Sinn beschränken. Das Unternehmen bietet eine integrierte Lösung, die den gesamten Lebenszyklus von HR-Dokumenten, bis hin zu deren termingerechten Löschung, abdeckt. Dazu gehören High-Speed-Scanning-Lösungen, die automatische Erkennung, Indizierung und Klassifizierung der Dokumente, Archivlösungen und ausgefeilte Suchtechnologien für vielseitige Recherchemöglichkeiten. Input-Management-Lösungen ermöglichen nicht nur eine maximal effiziente Dokumentendigitalisierung. Die automatisierte Erfassung stellt auch sicher, dass die Konvertierung der Papierdokumente systematisch und nach einheitlichen Kriterien erfolgt. Denn auch elektronische Akten benötigen klare Strukturen, welche die Grundlage für ein langfristig effizientes Dokumentenmanagement darstellen.

Soft Facts sind entscheidend

Investitionen in ein System für die elektronische Aktenführung amortisieren sich anch Ansicht von Philipp Sander in der Regel sehr schnell. Immer wertvoller werden allerdings die nicht-monetären Argumente, unter anderem, weil die Sicherheits- und Leistungsanforderungen in HR-Abteilungen steigen und gesetzliche Vorschriften Compliance-fähige Systeme im Personalmanagement erforderlich machen. Die grundlegenden Soft Facts, welche Unternehmen von einer professionellen elektronischen Personalakte erwarten dürfen, sind folgende:

· Schneller, zuverlässiger und systematischer Online-Zugriff auf alle Personalinformationen, zeit- und ortsunabhängig, für alle befugten Mitarbeiter.

· Revisions- und fälschungssichere Archivierung und Sicherung der HR-Dokumente. Eine flexible Lösung erlaubt, dass die Organisation des Archivs auf Basis einer vom Kunden selbst festgelegten Aktenstruktur erfolgt. Recovery- und Datensicherungsprozesse sind dabei ein Muss.

· Intelligente Suche: Neben der Index- und Volltextsuche in einzelnen Akten oder in Dokumenten eines bestimmten Typs ist auch die Möglichkeit für eine konzeptionelle Suche (Ähnlichkeitssuche) hilfreich. Hierbei werden ein Dokument oder Inhalte/Bereiche daraus als Suchanfrage verwendet.

· Zugriffsschutz ist durch eine Autorisierungskontrolle auf unterschiedlichen Ebenen steuerbar: auf Akten-, Register- und/oder Dokumentenebene. Die Autorisierung kann innerhalb der elektronischen Personalakte oder über die Integration mit dem bestehenden HR-System erfolgen.

· Die Freigabe der Personalakten für einen temporären Zugriff auf spezifische Personalinformationen sollte zugleich problemlos machbar sein. Wichtig ist dabei die Dokumentation der Zugriffe. Bearbeitungsschritte auf Akten- und Dokumentebene müssen nachvollziehbar und einfach überprüfbar sein. Damit wird auch verhindert, dass Dokumente gleichzeitig bearbeitet werden.

Kosteneinsparungen und ROI – ein Beispiel

Mit dem »ePersonalakte Kalkulator« von Scalaris können Unternehmen in drei kurzen Schritten ihren individuellen ROI bei Einsatz einer elektronischen Personalakte ermitteln. Hier ein Beispiel (Zahlen gerundet):

- Branche: Produktion

- Anzahl Mitarbeiter: 20.000

- ROI: 11 Monate

- Einsparungen nach 4 Jahren: 2,162 Millionen EUR oder 47,6 Prozent; zudem 584.000 Blatt Papier

Grundlage für diese Berechnung sind die Anzahl der Mitarbeiter sowie folgende branchenabhängige Kennzahlen: Aktenbestand, Altaktenaufbewahrung, Fluktuation, Aktengröße und Änderungen pro Jahr, Verhältnis Papier zu elektronischen Dokumenten, jährliche Anfragen an die HR-Abteilung pro Mitarbeiter, interner Stundensatz der HR Mitarbeiter und zentrale/dezentrale Personalaktenführung.

Kalkulationen und Informationen über die Berechnungsgrundlagen können Sie bei Scalaris unter www.scalaris.com, per E-Mail an info@scalaris.com oder per Telefon unter 07221 9215-0 anfordern.

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