20090506k Parameta Soft Skills im Projektmanagement
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Projektmanagement Miteinander statt nebeneinander Die praktische Erfahrung zeigt, dass sogenannte »weiche« Faktoren im Projektmanagement oft vernachlässigt werden. Viele vertreten die Einstellung, weiche Faktoren wie Kommunikation, Vertrauen und Miteinander seien nicht beeinflussbar. Dazu kommt der Druck, Projekttermine einzuhalten und das Projektziel zu erreichen. Scheinbar bleibt keine Zeit, sich um die weichen Faktoren zu kümmern. Dabei sind gerade diese entscheidend für den Projekterfolg.
m Projektmanagement stehen bei vielen Unternehmen die »harten« Faktoren, wie etwa Ressourcenverteilung, Controlling und Planung des Projektes im Vordergrund. Dass aber vor allem »weiche« Faktoren wie beispielsweise die Kommunikation in Projekten verbessert werden müssen, zeigt die im November 2008 erschienene Studie »Erfolgskriterien Projektmanagement« der parameta Projektberatung. Mangelhafte Kommunikation, so das Ergebnis der Befragung, ist der zweithäufigste Grund dafür, dass Projekte scheitern. Die Projektmanagement-Experten von parameta entwickelten daher ihr Konzept »Mensch – Methode –Technologie«. Einen Ansatz, der den Mensch, seine Fähigkeiten und all seine Eigenschaften als einen der drei Erfolgsfaktoren für Projekte definiert. Ohne die Beachtung des »Faktor Mensch« scheitern Projekte überdurchschnittlich häufig. Soft Skills sind gefragt Ein kritischer Erfolgsfaktor bereits in der Projektplanung ist die Auswahl des richtigen Projektleiters. Ein Projektleiter muss sein Team motivieren und potenzielle Konflikte idealerweise vor deren Entstehung erkennen, ansprechen und lösen können. Ein Projektleiter findet sich immer auch in der Rolle eines »Kommunikationsmanagers« wieder: Er stellt sicher, dass alle nötigen Informationen rechtzeitig verfügbar sind und an die relevanten Kollegen und Marktpartner kommuniziert werden. Er ist aktiver Zuhörer und lenkt Gespräche so, dass diese stets ziel- und ergebnisorientiert verlaufen. Dies hört sich einfach an. Die Praxis zeigt jedoch, dass genau diese einfache Anforderung oft schwierig zu erfüllen ist. Denn für eine effiziente Kommunikation braucht ein Projektleiter ein hohes Einfühlungsvermögen, um auf seine Ansprechpartner eingehen und sie bestmöglich unterstützen zu können. Neben Soft Skills benötigt ein erfolgreicher Projektleiter auch praktische Erfahrungen im Projektmanagement: Projektmanagement ist eine Managementmethode, die Spezialwissen erfordert. Dieses gilt es zu erlernen. Häufig zeigt die Praxis, dass Mitarbeiter mit der höchsten Fachkompetenz »automatisch« ein Projekt leiten. Ein fataler Fehler mit zweierlei Auswirkung: Erstens geht Fachkompetenz nicht zwangsläufig mit Erfahrung und Kompetenz im Projektmanagement einher. Zweitens »verliert« man damit einen Fachmann für die operative Arbeit in einem Projekt. Beispielsweise wird ein hervorragender Programmierer Leiter eines Softwareentwicklungsprojekts. Er ist im Lauf des Projekts womöglich mit den Anforderungen an die Managementdisziplin »Projektmanagement« überfordert. Darüber hinaus steht er nicht mehr als kompetenter Fachmann für die eigentliche Software-Entwicklungsarbeit zur Verfügung. Der erfolgreiche Abschluss des Projekts und die getätigten Investitionen sind so ernsthaft gefährdet. Wird einem Mitarbeiter zum ersten Mal die Leitung eines Projektes übertragen, ist es daher immer empfehlenswert, ihm einen erfahrenen Kollegen oder Coach zur Seite zu stellen. Dieser verfügt über das notwendige Wissen im Projektmanagement und führt den Projektleiter schrittweise in seine neue Aufgabe ein. Fehlt ihm diese Unterstützung, stellt sich leicht ein Gefühl der Überforderung ein. Die Folge: Er reagiert in schwierigen Situationen gereizt und nervös, kommuniziert nicht situationsgerecht, was das Miteinander beeinträchtigt und den Erfolg des Projektes erheblich beeinträchtigt. Die richtige Kommunikation in Projekten Ebenfalls entscheidend für das erfolgreiche Miteinander im Projekt und die Kommunikation ist auch die Zusammenstellung des Projektteams. Aus Erfahrung wissen wir, dass bestimmte Persönlichkeitstypen leichter miteinander auskommen als andere. Treffen beispielsweise zwei Dickköpfe aufeinander, die nicht einer Meinung sind, kann sich ein schier endlos anmutender Streit entwickeln: gefährlich, wenn dies innerhalb eines Projektteams geschieht. Die anderen Projektmitglieder haben in einer solchen Situation meist nichts mehr zu sagen und sind lieber still, ehe sie zwischen die Fronten geraten. Ständig schwelende Auseinandersetzungen und langwierige Diskussionen können so die Projektdurchführung innerhalb kurzer Zeit zum Erlahmen bringen. Häufige Folgen: Probleme werden erst dann kommuniziert, wenn es sich nicht länger verhindern lässt. Misstrauen und Unzufriedenheit wachsen und die Gefahr einer hausgemachten Projektgefährdung steigt. Hier unterstützen Persönlichkeitsdiagnostiken und -modelle Unternehmen bei der Zusammenstellung des Projektteams und helfen so, derartige Situationen zu vermeiden. Insights MDI im Projektmanagement Eine zielführende Unterstützung im Projektmanagement ist beispielsweise das Modell »INSIGHTS MDI«. Dieses teilt – basierend auf den Erkenntnissen des Schweizer Mediziners und Psychologen C.G. Jung – Menschen in vier Persönlichkeitstypen ein. Die Unterscheidung gelingt hierbei mittels der Dimensionen Introversion versus Extraversion und Denken versus Fühlen. So entstehen vier Charaktere, die häufig bestimmten Farben zugeordnet werden. Rot ist dabei beispielsweise die Farbe des extrovertierten Denkers. Er ist typischerweise dominant, selbstbewusst und stellt an sich selbst den Anspruch einer Führungsrolle. Der introvertierte Fühler, symbolisiert durch die Farbe Grün, ist dagegen zurückhaltend und vorsichtig. Er beobachtet viel und denkt über Sachverhalte gerne tiefgründig nach. In Entscheidungssituationen vertraut er mitunter auf sein Bauchgefühl. Gelb steht für den extrovertierten Fühler, der aufmerksam und beziehungsorientiert agiert. Er handelt typischerweise spontan und unterstützt andere bei deren Vorhaben. Sein konträrer Typ ist der introvertierte Denker, dem häufig die Farbe Blau zugedacht wird. Er ist unvoreingenommen und distanzierter als die anderen Persönlichkeitstypen, arbeitet sehr strukturiert und ergebnisorientiert. Grundsätzlich ist bei derartigen Modellen zu beachten, dass sich das Verhalten eines Menschen nie auf einen einzigen der angesprochenen Persönlichkeitstypen reduzieren lässt. Vielmehr verhält sich jeder Mensch in verschiedenen Situationen unterschiedlich. Die Realität zeigt uns jedoch, dass in aller Regel ein Verhaltensmuster dominiert. Der Einsatz der Persönlichkeitsmodelle in der Projektarbeit Die Darstellung von vier »Grundtypen« ist recht grob und bedarf einer weiteren Differenzierung, um ein Persönlichkeitsmodell für Projektarbeit effizient nutzen zu können. Eine solche Differenzierung wurde u.a. von Jolande Jacobi vorangetrieben. Durch eine weitere Aufschlüsselung gelangt er zu acht Persönlichkeitstypen mit deren spezifischen Verhaltensmustern:
Die verschiedenen Persönlichkeitstypen verfügen jeweils über unterschiedliche Stärken und Schwächen – und alle zusammen können entscheidend für ein erfolgreiches Projekt sein. In einem Projektteam sollten aus Erfahrung alle acht eben genannten Persönlichkeitstypen vertreten sein, mindestens jedoch die vier Grundtypen. Entscheidend für den Erfolg eines Projektes ist es, die Aufgaben gemäß der Stärken und Schwächen jedes Projektmitglieds zu verteilen. So ist beispielsweise der Typ »Direktor« dank seiner Zielstrebigkeit typischerweise ein geeigneter Projektleiter. Beziehungsorientierte und kooperative Persönlichkeitstypen können ihre Stärken im Projektbüro voll einsetzen. Schließlich übernehmen sie hier auch die zentrale Informationsverteilung und stehen in häufigem Kontakt mit sämtlichen Projektmitgliedern. Das Projektmarketing sollte von Mitarbeitern übernommen werden, die marktorientiert, flexibel und kontaktorientiert sind. Projektcontrolling dagegen verlangt eine besondere Präzision und einen gewissen Perfektionismus – Beobachter und Reformer eignen sich deshalb für diese Aufgabe besonders gut. Übernehmen die verschiedenen Persönlichkeitstypen Aufgaben gemäß ihren Stärken, erledigen sie diese nicht nur effizienter, sie sind auch motivierter und zufriedener. Eine Analyse der Persönlichkeiten hilft zudem, den Gesprächspartner besser zu verstehen. Missverständnisse werden so reduziert und die Kommunikation innerhalb des Projektteams wird zielgerichteter und erfolgreicher. Wissen ist wertvoll, Vertrauen hilft dieses Kapital zu sichern Eine verbesserte Kommunikation wirkt sich auf Teambildung und Wissensweitergabe positiv aus. Häufig hindert die Angst vor einem Machtverlust die Mitarbeiter daran, Wissen weiterzugeben – gemäß dem Zitat von Francis Bacon »Wissen ist Macht«. Ist beispielsweise nur ein einziger Mitarbeiter in der Lage, ein bestimmtes Programm zu bedienen, fühlt sich dieser unentbehrlich. Gibt er dagegen sein Wissen preis – so die Angst – könnte er durch einen anderen Mitarbeiter ersetzt werden. Wissen wird deshalb von vielen lieber gehortet. Da Wissen aber zu einer der wertvollsten Unternehmensressourcen gehört, ist es für Unternehmen wie für Projekte von entscheidender Bedeutung, dass das gesamte Wissen allen Mitarbeitern jederzeit und überall zur Verfügung steht. Nur so können teure Fehler vermieden, Probleme rechtzeitig erkannt und behoben und Projekte mit geringst möglichem Aufwand zum Ziel geführt werden. Eine der wichtigsten Regeln im Umgang mit Wissen lautet daher: Vertrauen schaffen und erhalten. Unternehmen müssen den Wissensaustausch fördern und fordern. Auf Führungsebene eines Unternehmens verlangt dies danach, Probleme offen anzusprechen und keine Politik der Geheimniskrämerei zu betreiben. Auf Mitarbeiter- oder Projektebene muss die Weitergabe von Wissen sowohl erleichtert als auch mit besonderen Anreizen versehen werden. Wer Wissen teilt, muss dafür belohnt werden, beispielsweise mit einer besonderen Auszeichnung. Wissen zu speichern, finden und zu nutzen sollte Teil sämtlicher Unternehmens- oder Projektprozesse sein. Projekt-Wikis – Wissen zentral verwaltet Im Projektmanagement muss meist viel Wissen unterschiedlichster Mitarbeiter oder ganzer Abteilungen über längere Zeiträume hinweg aggregiert und vorgehalten werden. Riesige Datenmengen, unterschiedlichste Dateiformate, Quellen und Einsatzgebiete müssen so gespeichert und verwaltet werden, dass jeder Mitarbeiter das für ihn relevante in kürzester Zeit suchen und vor allem finden und nutzen kann. Der Erfolgsfaktor »Mensch« kann bei dieser Aufgabe optimal durch den Erfolgsfaktor »Technologie« unterstützt werden. Eine erfolgversprechende Möglichkeit, Wissen schnell und einfach abzulegen, auszutauschen, zu finden und zu nutzen ist ein Projekt-Wiki. Vereinfacht gesagt ist ein Projekt-Wiki eine Kommunikations- und Informationsplattform innerhalb von Projekten. Es unterstützt bei Dokumentation, Archivierung und Datenaustausch sowie bei der Suche nach Daten und Wissen. Kurz, ein Projekt-Wiki ist ein Wissensmanagement-Werkzeug, einfach in der Handhabung, offen (Lese- und Schreibrechte für alle) und allen Beteiligten zugänglich. Das gesamte Team hat so alle relevanten Daten stets zur Verfügung, Missverständnisse aufgrund fehlender Information werden vermieden. Die Kommunikation wird effizienter, da das gesamte Team auf demselben Informationsstand ist. Fazit: Für den Erfolg eines Projektes sind neben den harten Faktoren insbesondere die weichen Faktoren ausschlaggebend: Projekterfolg entsteht durch die Menschen in einem Projektteam, durch effiziente Kommunikation, ein erfolgreiches Miteinander und Vertrauen. Diese Aspekte können und müssen bereits bei der Zusammensetzung des Projektteams berücksichtigt werden. Denn nur wenn alle an einem Strang ziehen, endet ein Projekt erfolgreich. Unternehmen können Projektteams dabei unterstützen, indem sie aktiv eine offene Unternehmenskultur aufbauen. Persönlichkeitsdiagnostiken unterstützen bei der Auswahl und Zusammenstellung der Mitglieder eines Projekts. Sie leisten so einen entscheidenden Beitrag zu einer effizienten Kommunikation, hervorragender Zusammenarbeit und damit letztendlich zum Projekterfolg. Dr. Michael Streng
Dr. Michael Streng, Gründer und Geschäftsführer der parameta Projektberatung GmbH & Co. KG.
parameta Projektberatung GmbH & Co. KG Franz-Brombach-Straße 11-13 85435 Erding Tel.: + 49 8122 / 89 20 39 0 Fax: + 49 8122 / 89 20 39 39 eMail: g.stoeger@parameta.de Internet: http://www.parameta.de
Leitfaden für optimale Teamarbeit in Projekten
Der Projektleiter muss neben Erfahrung im Projektmanagement über Soft Skills verfügen. Erfahrene Kollegen, Schulungen oder ein erfahrener Coach können ihn bei seiner Aufgabe unterstützen. Auch das Team muss mit Bedacht ausgewählt werden: Mitarbeiter, die ihre Stärken einbringen können, sind motivierter und effizienter. Persönlichkeitsanalysen liefern Unternehmen Anhaltspunkte für die Zusammenstellung des Teams.
Die Ziele des Projektes, dessen Nutzen, ebenso wie die Rollenverteilung müssen für das gesamte Team transparent sein. Sind sich die Projektmitglieder bewusst, dass sie mit dem Projekt einen wichtigen Beitrag für das Unternehmen leisten, erhöht sich ihr Ansporn, das Projekt zum Erfolg zu führen. Eindeutig definierte Verantwortlichkeiten wirken sich positiv auf das Miteinander aus.
Regelmäßige Treffen, direkter Austausch und persönlicher Kontakt stärken den Zusammenhalt im Team. Hier gilt es, Herausforderungen und kritische Punkte im Projekt offen anzusprechen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln. Ebenso wichtig ist es, bereits Zwischenerfolge auf dem Weg zum Projekterfolg zu kommunizieren und zu feiern. Das ermutigt alle Beteiligte und gibt ihnen Gewissheit, auf dem richtigen Weg zu sein.
Wenn während des Projektes Konflikte im Team entstehen, müssen diese unverzüglich angesprochen werden. Hilfreich kann es sein, wenn die Betroffen den Zwischenfall diskutieren und klären – mit dem Projektleiter als neutralen Moderator. Je schneller die Konflikte geklärt werden können, desto besser. Ansonsten kann sich auch ein kleines Missverständnis zu einer handfesten Krise ausweiten.
In Projekten wie in Unternehmen müssen Anreize und Verständnis dafür geschaffen werden, dass nur geteiltes Wissen Nutzen für alle bringt. Offenheit und Vertrauen entstehen durch eine respektvolle und zielführende Kommunikation aller Beteiligten. Verschiedene Tools wie etwa Persönlichkeitsanalysen oder Projekt-Wikis helfen bei der Bewältigung der anstehenden Aufgaben und entlasten jeden einzelnen Mitarbeiter in Prozessen.
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