20090506za Mindjet Berge & Meer

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Anwenderbericht Berge & Meer

Der Moderatorenkoffer war gestern

Softwareprojekte können aufwendig werden. Die Erweiterung seines Redaktionssystems hätte dem Touristik-Anbieter Berge & Meer unter normalen Umständen viele zusätzliche Besprechungstage mit dem externen Dienstleister beschert – gesammelter Tagessatz aller Beteiligten: 1.000 €. Geld, das durch den Einsatz der Produktivitätssoftware Mindjet MindManager gespart wurde.

ie Berge & Meer Touristik GmbH ist deutscher Marktführer im Direktvertrieb von Reisen und ist eine 100-prozentige Tochter der TUI Deutschland GmbH. Am Standort in Rengsdorf sind rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Hier wird zudem ein eigenes Call Center betrieben. Im Jahr 2007 buchten über eine halbe Million Kunden ihren Urlaub über das Touristikunternehmen.

Sascha Hecht ist bei Berge & Meer für die Optimierung von unternehmensweiten Workflows verantwortlich. Eine seiner Lieblingsfunktionen bei MindManager ist der Timer. »Ich gebe mir zum Beispiel eine halbe Stunde, um über ein Problem nachzudenken und dann tickt die Uhr«, erzählt der 39-jährige. Auch in Meetings hat er sich angewöhnt, den Timer laufen zu lassen. »Dann wissen alle: Wir haben noch zehn Minuten, bis das Thema durch sein muss. Damit stärken wir unsere Konzentration und arbeiten disziplinierter.« Dieses Vorgehen schlägt sich in einer konkreten Zeitersparnis nieder. So quantifiziert Hecht: »Wir sparen so 20 Prozent der Zeit, die sonst für Meetings veranschlagt wird.«

Komplette Abwicklung aller Projekte per Business Map

Berge & Meer setzt die MindMapping-Software vorwiegend für das Strukturieren von Aufgaben ein. In Besprechungen ordnet Sascha Hecht die Inhalte sofort am Notebook in Form einer Map. Hierzu hat er sich eine entsprechende Vorlage erstellt. Als Leiter für Organisationsentwicklung strukturiert er die komplette Abwicklung aller Projekte im Unternehmen über MindManager. Ebenso wie jeder Projektleiter seine eigenen Maps zur Darstellung einzelner Vorhaben hat, so nutzt Sascha Hecht eine zentrale Business Map als Dashboard, von der auf alle laufenden Projekte im Unternehmen verlinkt wird. So kann er jederzeit die Zusammenhänge in und von Projekten darstellen und überblicken. »Das beste Feature ist für mich in diesem Zusammenhang der Power-Filter, gerade auch bei Zusammenführung einzelner Projekt-Maps«, sagt er.

Derzeit sind es 25 Einzelprojekte, die er durchgängig über MindManager steuert und überwacht. Da ist zum Beispiel die Einführung eines zusätzlichen Moduls in einem Redaktionssystem. Über die Software wickelt Berge & Meer bereits seine Katalog-Produktion im Eigenvertrieb ab, nun sollte ein weiterer Vertriebsbereich für einen großen Partner an das System angeschlossen werden. Dazu galt es, das Kataloglayout des Partners in der Software abzubilden. Viel Arbeit für die Entwicklungsfirma der Redaktionssoftware – Ziel war es, das neue Modul innerhalb von acht Wochen produktiv zu schalten. »Wir mussten dafür die Arbeit unseres externen Dienstleisters mit drei internen Abteilungen und gut zehn Beschäftigten koordinieren«, erklärt Sascha Hecht.

Weniger Meetings – niedrigere Kosten

Dass alle Projektbeteiligten für die Planung des neuen Layouts MindManager benutzten, sparte Berge & Meer viel Geld. Die Darstellung des Pflichtenhefts des neuen Moduls und der einzelnen Projektschritte, die transparente Zuweisung anstehender Aufgaben für alle Beteiligten und die Fortschrittsbetrachtung der einzelnen Projektschritte: Dutzende von Einzelheiten mussten innerhalb des Dreiecks »Partner – Berge & Meer – externer Dienstleister« geklärt und immer wieder angepasst werden.

Manuela Klaas, Key Userin der Redaktionssoftware: »Ohne MindManager hätten wir uns alle drei Tage getroffen, um den Fortgang zu besprechen, so aber schickten wir uns einfach die Maps im Überarbeiten-Modus hin- und her.« Allen Beteiligten wurden so die Entwicklung des Projekts und die nächsten Schritte transparent vor Augen geführt. Einen Gutteil der Meetings konnte Berge & Meer dadurch sparen und schätzt den Minderaufwand an Honoraren für Beratungstage auf einige tausend Euro.

Visuelles Denken zieht bei Berge & Meer immer größere Kreise

In dem Projekt wurde deutlich, wie sehr sich die Zusammenarbeit vereinfacht und Arbeitsprozesse schneller abwickeln lassen, wenn bereits alle Beteiligten Business Maps einsetzen und damit zu arbeiten gewohnt sind. Auch die Beteiligten beim Vertriebspartner waren dankbar für die Maps, weil sie die darin praktizierte Arbeits- und Denkweise bereits kennen und schätzen gelernt hatten.

Dass immer mehr Unternehmen auf MindManager setzen, fiel auch Sascha Hecht auf, als er seine Tätigkeit bei dem Touristik-Dienstleister aufnahm. »Ich hatte schon zuvor mit der Software gearbeitet und stellte damals mit Freude fest, dass sie auch bei Berge & Meer eingesetzt wird.« Damals allerdings nur auf Geschäftsführungsebene. Dies hat sich mittlerweile geändert. Mit 80 MindManager-Lizenzen und zusätzlichen 320 Viewern hat das Unternehmen die Mindjet-Software inzwischen unternehmensweit ausgerollt und jeden Arbeitsplatz mit der Software ausgestattet.

Meetings werden konzentrierter, kreativer, schneller

Ein anderes Beispiel für den Einsatz von MindManager bei Berge & Meer ist die derzeitige Einführung eines strukturierten Projektmanagements im Unternehmen. Dazu wurde ein Projektkreis bestimmt, dessen Mitglieder anfangs frei assoziierten und alles, was ihnen zum Thema Projektmanagement einfiel, zunächst im Brainstorming vorbrachten: Dokumentation, Transparenz, Kosten, Controlling, Reporting, Termin-/Qualitätskontrolle, Kosten/Nutzenanalyse – alles Begriffe, die zunächst nichts miteinander zu tun haben. In einer Map dargelegt, ließen sie sich dann sehr anschaulich gruppieren und in Beziehung zueinander setzen.

»In einer Map sieht man einfach alle Rohinformationen auf einen Blick und kann sehr gut mit ihnen spielen«, sagt Sascha Hecht, »im Prinzip ist das wie früher, als man noch mit dem Moderatorenkoffer gearbeitet hat. Die Veranschaulichung durch Flipcharts, Pfeile und Schiebewände übernimmt nun allerdings der MindManager.« Auch beim Thema Projektmanagement hat man bei Berge & Meer festgestellt: Die Meetings laufen konzentrierter, mit mehr Kreativität und gleichzeitig schneller und effizienter ab.

Derzeit plant man in der Abteilung für Gruppenreisen die Einführung einer neuen Software, mit der Vorgänge und Adressen besser verwaltet werden können als bisher. Auch die Einführung dieses Produkts wurde von Anbeginn mit MindManager organisiert. Was muss das Tool können, was darf es kosten, zu wann brauchen wir es? Alle zu klärenden Fragen im Lasten- und Pflichtenheft wurden per MindManager zwischen den Beteiligten – ingesamt zehn Personen – abgestimmt.

Effektiver im Team zusammenarbeiten

»MindManager hilft mir, Gedanken und Ideen so darzustellen, dass ich damit auch im weiteren Verlauf sinnvoll arbeiten kann«, findet Manuela Klaas, »das Programm ist intuitiv bedienbar, Verknüpfungen und Abhängigkeiten lassen sich sehr anschaulich darstellen.« So sorgt die Mindjet-Software dafür, Team-Arbeit bei Berge & Meer effektiver zu gestalten.

Das Prinzip von MindManager – Informationen übersichtlich zu präsentieren, organisieren und miteinander in Kontext zu setzen – stammt ja ursprünglich von der Darstellung auf Papier. Und dort findet es sich bei Berge & Meer in den Besprechungen wieder: Auch wer kein Notebook dabei hat, nimmt sich ein Blatt Papier, notiert die Punkte wie in einer Map und überträgt das Ganze anschließend in MindManager. Kein Wunder also, dass die MindMapping-Community im Unternehmen stetig wächst und derzeit weitere Kolleginnen und Kollegen im Umgang mit MindManager geschult werden. Und ebenso wahrscheinlich, dass sich das Verhältnis zwischen Lizenz-Inhabern und Viewern künftig dann noch ein wenig ändern dürfte. Zu Ungunsten derer, die bislang nur schauen dürfen!

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