20090506zf Syskoplan Volkswagen Financial Services

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E-Paper 7-8 2010

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Unternehmenssteuerung anhand von Ist- und Plandaten am Beispiel der Volkswagen Financial Services AG

Unternehmensweite Lösung für alle Planungsprozesse

Grundlage für die Steuerung eines Unternehmens sind deren Daten (wie beispielsweise Daten über Kunden, Produkte, Organisation, Vertrieb, Kosten, Verkauf, etc.), die aus allen Unternehmensbereichen gesammelt und in Informationen und sukzessive in Wissen transformiert werden. Neben den operativen Daten ist auch eine zukünftige Betrachtung der wichtigsten Unternehmenskenngrößen für die Steuerung von großem Interesse, geben sie doch einen Ausblick über die zukünftige Entwicklung des Unternehmens. Hierzu werden für Unternehmen wichtige Kennzahlen in verschiedenen Abteilungen und auf unterschiedlichen Ebenen geplant.

ie Volkswagen Financial Services AG (VWFS ), eine Tochter der Volkswagen AG, bietet als größter automobiler Finanzdienstleister Europas Finanzdienstleistungen für alle Marken des VW Konzerns an und ist weltweit in 37 Ländern vertreten. Für die Steuerung des Unternehmens spielen die Controlling-Abteilungen eine zentrale Rolle.

Standardsoftware und ihre Grenzen

Um die Vielzahl der Planungsprozesse im Unternehmen effizient steuern zu können, suchte die VWFS ein Statusverfolgungs- und Verwaltungssystem, welches allen Anforderungen seitens der IT- und der Fach-Abteilungen gerecht wird. Anfangs wurden im Hause der VWFS die Statusverwaltungs- und -verfolgungsaufgaben von Planungslösungen mit dem Status- und Trackingsystem der SAP, das im Rahmen des Business Information Warehouse zur Verfügung steht, erfolgreich umgesetzt. Mit dieser Lösung konnten zwar viele Anforderungen hinreichend abgedeckt werden. Jedoch ließen sich nicht alle individuellen Wünsche mit den Standards der SAP-Umgebung abbilden. Viele Aufgaben benötigten selbstentwickelte Software mit individueller Programmierung.

Unternehmensweite Lösung für alle Planungsprozesse

Gesucht wurde ein Statusverwaltungssystem, welches sich in das unternehmensweite Business Information Warehouse vom Standardhersteller SAP eingliedert und für alle Planungsprozesse im Unternehmen gleichermaßen geeignet ist. Denn nur so kann ein unternehmensweites, konsistentes Bild vom Unternehmen geschaffen werden, anhand dessen versteckte Ursache-Wirkungs-Beziehungen innerhalb der Geschäftsprozesse deutlich gemacht werden können. Ein solches Wissen ist Voraussetzung für strategische Entscheidungen: Nur wer erkennt, ob beispielsweise die Ressourcen richtig eingesetzt werden, ob die Zuteilung von Budgets den definierten Unternehmenszielen entsprechen oder ob die Strategien veränderten Bedingungen angepasst werden müssen, kann ein Unternehmen erfolgreich steuern und seine strategische Ausrichtung korrigieren beziehungsweise festigen.

Organisatorische Veränderungen schnell und flexibel, aber dennoch IT-konform abbilden

Ein Planungsprozess zeichnet sich dadurch aus, dass Annahmen über die zukünftige Entwicklung eines Unternehmens getroffen werden. Dies hat häufig zur Folge, dass in einem Großkonzern neue organisatorische Veränderungen abgebildet werden müssen, die bislang noch nicht in den IT-Systemen abgebildet sind beziehungsweise flexibel angepasst werden müssen. Damit das Controlling beispielsweise seine Kostenstellen oder Buchungskreise auf dem Laufenden halten kann, werden standardisierte Prozessabläufe mit klar definierten Planobjekten benötigt. Strukturelle Änderungen im Unternehmen, die sich auf die Planungsverantwortlichkeiten bei den Mitarbeitern auswirken, müssen schnell und flexibel angepasst werden können. Diese Verwaltungsaufgaben werden für jede Planungsrunde vom jeweiligen Fachbereich selbständig durchgeführt und sind in der eigenentwickelten Statusverfolgungslösung integriert.

Planungsprozess adressiert drei Ebenen

Bevor ein Planungsprozess initialisiert werden kann, müssen seitens der IT allgemeine Einstellungen zu immer wiederkehrenden Planungsanwendungen, wie beispielsweise der Budgetplanung, einmalig eingerichtet werden. Diese Einstellungen bilden grundlegende Prozesse ab.

Im Unterschied dazu müssen für die am Planungsprozess beteiligten Personen für die verschiedensten Planobjekte unterschiedliche Rollen und Berechtigungen definiert werden. Dementsprechend erfolgt das »Customizing«, also die Anpassung, für jede Planungsrunde neu und wird vom Controlling selbständig durchgeführt.

Für die Durchführung der Planung wurde schließlich ein zentraler webbasierter Einstieg für alle Planungsprozessbeteiligten geschaffen. Dabei hat jeder Planer eine individuelle Übersicht über die zugeordneten Planungseinheiten und kann sämtliche Aktionen, die für die Durchführung der Planung erforderlich sind, anstoßen. An die involvierten Hierarchiestufen erfolgt ein automatischer Versand editierbarer E-Mails, die den jeweiligen Planungsfortschritt beinhalten.

Iterative Planungsprozesse benötigen ein flexibles Regelwerk

An den einzelnen Planungsschritten und -fortschritten sind eine Vielzahl von Mitarbeitern mit den unterschiedlichsten Funktionen und Verantwortlichkeiten beteiligt. Ein Planer schickt beispielsweise seine Daten an einen Kostenstellenverantwortlichen zur Genehmigung. Dabei erfolgt immer ein Statuswechsel, der im Tool nachgehalten wird. So ist die Statushistorie festgehalten und alle nicht erledigte Aufgaben können rückverfolgt werden. Der Status der einzelnen Planungsobjekte und -einheiten, wie Kostenstellen oder Buchungskreise, wechselt in der Regel mehrfach, bis die Planqualität den Anforderungen der VWFS AG genügt. Ein Statuswechsel kann zudem mit anderen Abhängigkeiten wie Plausibilitätsprüfungen oder einer Währungsumrechnung verknüpft sein.

Durchdachtes Workflow-Modell kombiniert mit Verwaltungskomponenten

Die verschiedenen Planungsprozesse im Unternehmen werden nun von den administrativen Vorarbeiten seitens der IT beziehungsweise den planungsrundenspezifischen Anforderungen der Fachabteilungen bis hin zur Workflow-Steuerung erfolgreich abgedeckt.

Aus Sicht der IT-Verantwortlichen ist somit ein zentrales Tool entstanden, das die Pflege- und Wartungsaufwände auf ein Minimum reduziert: Bei einigen Abläufen steuern automatische Mechanismen den Workflow eines Planungsprozesses. Darüber hinaus lassen sich planungsspezifische Einstellungen direkt auf Fachbereichsebene vornehmen. Die problemlose Integration in das SAP-Umfeld bettet die Workflow-Lösung zudem in die Reporting-Infrastruktur des Business Information Warehouse ein.

Die Entwicklung einer eigenen Verwaltungsumgebung für die Planungsprozesse hat sich auch aus Sicht der Fachbereichsverantwortlichen gelohnt. Nach der Implementierung können Controller Planungsrunden innerhalb einer definierten Anwendungsumgebung selbst einstellen. So können unter anderem relevante Planobjekte in den Prozess aufgenommen und diese den verantwortlichen Personen zugeordnet werden. Zusätzlich implementierte IT-Techniken wie Hilfsfunktionen zur automatischen Datenübernahme aus anderen Planungsrunden und anderen Quellen erleichtern den Controllern beim Navigieren auf den Web-Seiten das Leben. Alles in allem ist die neue Lösung für die Fachbereiche ein voller Erfolg, erleichtert sie doch durch die intuitive und transparente Bedienung den Umgang mit den Planwerten und der Anwendung.

Beim Wunsch nach einer reibungslosen Prozesssteuerung über die Statusverwaltung trafen die IT-Strategen ins Schwarze. Häufige Statuswechsel innerhalb einer Planungsrunde führen nicht gleich zum Abbruch des Workflows, sondern stoßen die Kommunikation zwischen den beteiligten Hierarchiestufen an, die jetzt direkt miteinander über eine Benutzeroberfläche in Kontakt treten. Die Betonung der Eigenverantwortlichkeit fand bei den Anwendern äußerst positive Resonanz.

Der mit einer Anwendung und einem Planungsobjekt verbundene Workflow und einer Vielzahl von notwendigen Funktionen wird von den allen Beteiligten geschätzt.

Transparenz und intuitive Bedienung dank Web-Technologie

Die geschaffene Lösung wird von über 400 Anwendern zur Planung genutzt. Über einen zentralen Einstieg kann der Nutzer die unterschiedlichsten Planungsanwendungen aufrufen. Dazu gehören unter anderem das Personal-, Gemeinkosten- und Zentralcontrolling (wie beispielsweise die Erfassung von Personalkosten und -kapazitäten, Sachgemeinkosten, Finanz- und Bilanzdaten).

Die Status- und Trackinglösung ist vollständig in das bestehende SAP-Umfeld integriert und wurde von der syskoplan AG auf Basis von Web Dynpro entwickelt. Web Dynpro ist die Entwicklungsumgebung für Web-Anwendungen im ABAP-Umfeld. Die seit BW 7.0 verfügbare Werkzeugsammlung verringert durch grafische und deklarative Werkzeuge den Implementierungsaufwand und verspricht durch Komponentenverwendung eine bessere Wartbarkeit und Wiederverwendung.

Zusammenfassung

Volkswagen Financial Services (VWFS) unterhält für das Reporting ein großes Business Information Warehouse von SAP. Die Fachbereiche brauchten jedoch standardisierte Prozessabläufe mit klar definierten Planobjekten, einer Statusverwaltung und einem Tracking-System zur Rückverfolgung nicht erledigter Aufgaben. Mit den Standards der SAP-Umgebung ließ sich dies nicht abbilden. Insgesamt hat die syskoplan AG in enger Abstimmung mit der VWFS AG, inklusive der Fach- und IT-Abteilungen, von einer ersten Studie und der Erstellung eines Prototypen bis hin zum Feinkonzept und der anschließenden Realisierung eine flexible, für unterschiedlichste Fachbereiche nutzbare Anwendung auf Basis von SAP Web Dynpro für ABAP geschaffen. Das Tool ist vollständig in das bestehende SAP-Umfeld integriert und wird derzeit von etwa 400 Anwendern in acht unterschiedlichen Planungsanwendungen genutzt.

Catrin Hahn

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Catrin Hahn ist Leiterin des Bereiches Business Intelligence bei der syskoplan AG

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