ktuellen Studien zufolge verbringt ein Informationsarbeiter heute bis zu 20 Prozent seiner Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Diese Zahl ist allein aus Produktivitätssicht erschreckend. Ganz zu schweigen von dem Umstand, dass die Recherche häufig erfolglos bleibt. Als Konsequenz müssen dann etwa Dokumente neu erzeugt werden, die sich bereits im Datenschatz befinden, nur leider in einer der unauffindbaren Informationsinseln.

Informationsarbeiter erwarten mehrheitlich den Google-Effekt. Ein Suchschlitz, einen Begriff eingeben, die Eingabetaste drücken – und schon werden die Ergebnisse aufgelistet. Das gleiche Antwortverhalten verlangen sie auch innerhalb des Intranet, beispielsweise von einem Dokumentenmanagement-System (DMS). Dabei möchte der Mitarbeiter eine Suche absetzen und seine Treffer angezeigt bekommen, unabhängig davon, woher diese stammen. Auch sollte sich die Suche ohne komplizierte Eingabe von Operatoren einfach erweitern oder einschränken lassen.

Aktuell dominieren zwei Suchansätze auf Unternehmensseite, je nachdem ob die Dokumente noch konventionell auf einem Netzlaufwerk oder bereits mit Hilfe eines DMS archiviert werden.

Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen ist die Durchdringung mit einem DMS noch relativ niedrig, und sie setzen noch ein Netzlaufwerk für die Ablage ihrer Dokumente ein. Je nach Organisation der Ablage, Schulung und Disziplin der Mitarbeiter finden Informationsarbeiter hier mehr oder weniger Inhalte. Teilweise verfügen Unternehmen über gut organisierte Ablagestrukturen, welche die Mitarbeiter konsequent zur Ablage ihrer Dokumente nutzen. Je kleiner ein Team oder eine Abteilung, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass eine gemeinsame Struktur eingehalten wird. Auf Unternehmensebene ist das schon eher ein Glücksfall. So dürfte beispielsweise der Vertrieb seine Dokumente in seiner speziellen Struktur ordnungsgemäß ablegen und auch wieder finden. Was aber, wenn der Vertriebsmitarbeiter in anderen Abteilungen Informationen sucht? So zum Beispiel die letzte Produktspezifikation in der Entwicklung oder die neueste Produktbroschüre im Marketing? Fremde Strukturen erschließen sich üblicherweise nicht intuitiv, so dass zeitintensive oder sogar erfolglose Suche folgt.

Die Einführung eines DMS ist ein erster Schritt in die richtige Richtung, Dokumente zentral abzulegen und auch sicher wieder zu finden. Wie in einem Netzlaufwerk kann der Informationsarbeiter auch hier über eine Baumstruktur nach Dokumenten suchen und sich diese anzeigen lassen.

Kein Informationsarbeiter ist motiviert, seine Dokumente mit zusätzlichen Metadaten anzureichern. Allerdings steht es außer Frage, wie elementar Metadaten sind. Ein DMS stellt wichtige Werkzeuge bereit, um den Prozess der Verschlagwortung von Dokumenten so effizient wie möglich zu gestalten. So können Informationen direkt aus einem Dokument ausgelesen und in die Indexfelder eingetragen werden. Intelligente Stichwortlisten helfen, mit einem Klick die richtigen Stichworte zu vergeben. Das korrekte Verschlagworten ist die Basis für eine erfolgreiche Suche. Ist das Angebot für den Kunden richtig verschlagwortet, findet der Mitarbeiter anhand der Schlagworte »Angebot« und »Kundenname« in einem Bruchteil einer Sekunde aus Millionen Dokumenten das richtige.

Bleibt die Suche in der Baumstruktur oder diejenige nach Indexwerten erfolglos, dann ist die Volltextsuche eine hilfreiche Alternative. Alle im Dokument vorhandenen Informationen lassen sich finden, sofern es sich um Microsoft Office- oder PDF-Dokumente handelt. Nicht so bei Grafikdateien, es sei denn, die Textinformationen werden mit einer speziellen Erkennungstechnologie (OCR) ausgelesen.

Nur wenige Unternehmen wissen, welche Informationsschätze ihre Systeme bergen. Mit einer leistungsstarken Suchmaschine beginnt eine neue Zeitrechnung im digitalen Zeitalter. Informationen zu finden, ist eine große Herausforderung. Informationen zu finden, die im direkten Zusammenhang mit dem Suchbegriff stehen, aber nicht explizit darin enthalten sind, hört sich nach Vision an. Doch dies ist heute bereits Realität.

Die Suche auf Basis eines DMS in der Baumstruktur, den Metadaten oder dem Volltext bringt bereits große Vorteile gegenüber der Ablagestruktur in einem Netzlaufwerk. Mit einer Enterprise Search Engine kommt jedoch eine leistungsstarke Linguistik zum Tragen, die zusammengesetzte Wörter einfach in ihre Grundformen zerlegt. So liefert die Recherche nach »Versicherungsvertrag« nicht nur Treffer, in denen »Versicherung« und »Vertrag« vorkommen, sondern auch die gebeugte Wortform »Vertrages« oder die Pluralform »Verträge« beziehungsweise »Verträgen«. Damit steigt die Qualität der Suchergebnisse exponentiell an.

Vertippt sich der Mitarbeiter bei der Eingabe des Suchbegriffes, wird er darüber informiert und erhält einen entsprechenden Vorschlag zur Tippfehlerkorrektur. Die Suche nach »Dokumentenmangment« könnte den Vorschlag »Meinten Sie vielleicht Dokumentenmanagement?« liefern. Spätestens wenn es um Synonyme und Assoziationen geht, wird deutlich, wie wichtig und mächtig eine leistungsstarke Suchmaschine ist. Ist der Informationsarbeiter auf der Suche nach einem Vertrag, dann werden dank der semantischen Analyse auch verwandte Begriffe wie »Kontrakt«, »Vereinbarung«, »Absprache« und »Abschluss« angezeigt. Die Entdeckungsreise findet ihren Höhepunkt, wenn der Anwender Informationsschätze hebt, die er vielleicht zunächst gar nicht gesucht hat, die aber in einem konkreten Zusammenhang mit seiner Anfrage stehen. So enthält die Trefferliste bei der Suche nach »Mozart« auch die Begriffe »Salzburg«, »Festspiele«, »Komponist«, »Konzertmeister« und »Wunderkind.«

Werden Suchanfragen komplexer oder werden umfangreiche Anfragen mit unterschiedlichen Boolschen Operatoren wie AND, OR, NOT, NEAR benötigt, können diese entsprechend gesetzt werden.

Wichtig ist, dass sich die Suche nicht auf einzelne Applikationen wie ein DMS beschränkt. Die Integration in beliebige Drittapplikationen wie ERP-, CRM- oder E-Mail-Systeme spielt eine zentrale Rolle. Nur so kann eine leistungsstarke Suchmaschine Informationen in Wissen konvertieren und den unterschiedlichen Zielgruppen im Unternehmen zur Verfügung stellen. Gerade das Zusammenspiel von DMS und E-Mail-System birgt Potenzial bei der Suche und löst große Probleme im Bereich der unstrukturierten Informationen.

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Andreas Schulz, Leiter internationales Produktmanagement ELO Digital Office GmbH

Eine leistungsstarke Suchmaschine eruiert Informationen in allen Wissensinseln. Quelle: ELO