20090910h Ariba Beschaffungsrisiken Geschäftsrisiko

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Beschaffungsrisiken

Unwissenheit schützt vor Schaden nicht!

Kosteneinsparungen sind das Top-Thema und die härteste Herausforderung unsere Wirtschaft heute. Und einiges deutet darauf hin, dass sich am Horizont bereits der nächste heftige Sturm zusammenbraut: erhöhte Beschaffungsrisiken. Mit der Achterbahnfahrt von Rohstoffpreisen, geringer Kreditvergabebereitschaft, Konsolidierungen und einer steigenden Anzahl von Insolvenzen werden Unternehmen in den kommenden Jahren, unabhängig von Größe oder Branche, mit Beeinträchtigungen bei der Beschaffung rechnen müssen.

olange die Trends zu Outsourcing, Konsolidierung und Globalisierung anhalten, wird das Beschaffungsrisiko zunehmend zu einem zentralen Geschäftsrisiko. Daher stellt sich die Frage, was Unternehmen tun können, um Beschaffungsrisiken zu minimieren. In der derzeitigen wirtschaftlichen Situation gilt es auf der einen Seite, das eigene Unternehmen vor potenziellen negativen Auswirkungen zu schützen, gleichzeitig aber bereits jetzt die Weichen so zu stellen, um sofort von einem wirtschaftlichen Aufschwung profitieren zu können.

Zum einen sollten Unternehmen die potenziellen Beschaffungsrisiken von vornherein in ihre Beschaffungsstrategie mit einbeziehen. Dafür sollten sie ihre Beschaffungsprozesse, Ausschreibungsverfahren usw. umfassend überprüfen, damit alle Einkäufer das Risikomanagement bei der Beurteilung von Lieferanten auch berücksichtigen.

Des Weiteren sollten sie ihre strategisch wichtigsten Lieferanten in finanzieller und betrieblicher Hinsicht untersuchen. Allzu häufig ist eine solche Evaluierung der Solvenz und eventueller Abhängigkeiten von Lieferanten nur auf das anfängliche Beschaffungsprojekt begrenzt. In der heutigen wirtschaftlichen Situation sind Veränderungen jedoch die einzig verlässliche Konstante, so dass sich der Zustand selbst von scheinbar stabilen Unternehmen schnell ins Gegenteil verkehren kann.

Hierfür ist es sehr wichtig Frühwarnsignale zu erkennen und diesen auch die entsprechende Beachtung zu schenken. Verschlechterungen in der Qualität oder Lieferverzögerungen können Indikatoren dafür sein, dass der Lieferant zu starke Einschnitte bei seinen Geschäften vorgenommen hat. Häufigere Anfragen hinsichtlich Vorauszahlungen oder Veränderungen im Vertriebs- und Support-Team sollten ebenfalls aufmerksam beobachtet werden. Während diese Anzeichen nicht zwangsläufig Schwierigkeiten eines Lieferanten belegen müssen, sollten sie dennoch zukünftige Untersuchungen rechtfertigen.

Vor diesem Hintergrund und angesichts unbeständiger Märkte, auf denen Kredite knapp sind, sollte die Leistung der eigenen Lieferanten lieber einmal zu viel als zu wenig unter die Lupe genommen werden. Die Überprüfung der strategisch wichtigsten Lieferanten sollte mindestens vierteljährlich, die der zweitwichtigsten Lieferanten vierteljährlich durchgeführt werden. Doch der Aufwand lohnt sich, trägt er doch sehr viel zur Vermeidung von Beschaffungsrisiken bei.

Ein automatisiertes Lieferantenmanagement kann dabei ausgesprochen hilfreich sein, denn die oben genannten Verfahren sind zum Teil sehr zeitaufwendig.

Unternehmen, die bereits über ein ausgereiftes Ausgabenmanagement verfügen, vereinfachen diese Prozesse, indem sie bestimmte Managementtools nutzen. So zum Beispiel Self-Service-Portale für Lieferanten, auf welchen diese ihre eigenen Profilinformationen veröffentlichen und managen können. Zudem haben sie Scorecarding, Programme zur Leistungsmessung und Projektmanagement- Funktionalitäten bereits als feste Bestandteile ihrer Beschaffungsabläufe implementiert. Die Anwendung solcher Tools kann die Sichtbarkeit und die Kontrolle der Risiken erheblich verbessern und Unternehmen in die Lage versetzen ihr Lieferantenmanagement auf eine breitere Lieferantenbasis zu stellen.

Fest steht, dass Unternehmen in der heutigen wirtschaftlichen Situation mehr Beschaffungsrisiken und -herausforderungen entgegentreten müssen als je zuvor. Aber mit den richtigen Instrumenten an der Hand können sie diese effektiv managen und überwinden.

Karsten Rose

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Karsten Rose, Vertriebsmanager bei Ariba Deutschland in Frankfurt

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Für zusätzliche Einblicke in Entwicklung und Durchführung effektiver Strategien zur Minimierung von Beschaffungsrisiken besuchen Sie das Ariba Supply Risk Resource Center unter: ariba.com/programs/supplyrisk.cfm

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