20090910zb Microsoft Carus IT AG E-Mail-Management Hosting

Die c.a.r.u.s. IT AG hat vor etwa einem Jahr das bislang verwendete Lotus Notes 7 durch Microsoft Exchange Server 2007 ersetzt. Ein Hosting-Angebot sollte maximale Verfügbarkeit garantieren – bei geringeren Kosten im Vergleich zur Inhouse-Lösung. Die ersten Ergebnisse sind recht vielversprechend.

m Jahr 2007 wurde die c.a.r.u.s. IT AG, eine Beteiligungsgesellschaft mit Fokus auf IT-Dienstleistungen für Software, Hardware und Managementberatung, restrukturiert. Unter anderem wurden dabei einzelne Firmenteile verkauft, auch der Bereich, der den Lotus-Notes-7-Server für die E-Mail-Kommunikation betrieben hatte.

»Uns fehlten nach der Restrukturierung schlicht die Kapazitäten, um Lotus Notes weiter hausintern zu betreiben,« erinnert sich Stefan Müller, der 2007 als Entwicklungskoordinator für die IT-Infrastruktur zuständig war. Als Ersatz wählten er und seine Kollegen Microsoft Exchange Server 2007. Gründe dafür waren der große Funktionsumfang, die integrierten Schutzmechanismen gegen Viren und Spam sowie die Möglichkeit, per Outlook Web Access das eigene Postfach unterwegs abzurufen.

Zunächst noch offen war die Frage, ob die neue Lösung im eigenen Haus oder extern gehostet werden sollte. Für die Hosting-Lösung sprach in erster Linie die ohne Mehraufwand mögliche höhere Verfügbarkeit im Vergleich zum internen Betrieb. Zudem konnte das Unternehmen auf diese Weise hohe Investitionen für Hardware, Softwarelizenzen und zusätzliches Personal ausschließen. Stattdessen bezahlt es einen gleichbleibenden monatlichen Betrag, der sich langfristig kalkulieren lässt.

Bei der Internetsuche nach einem Anbieter von Exchange als Hosting-Lösung fand der Entwicklungskoordinator auf der Homepage von Microsoft zahlreiche Informationen und Angebote. Diese führten ihn zum Hosting-Spezialisten und Microsoft Gold Certified Partner QualityHosting AG im hessischen Gelnhausen.

Der Dienstleister bietet unter anderem Hosted Exchange 2007 an. Dabei handelt es sich um eine Erweiterung von Exchange Server 2007, über die der Server mandantenfähig wird. Christian Heit, Vorstandsvorsitzender der QualityHosting AG, erklärt das Geschäftsmodell: »Mit Hosted Exchange 2007 habe ich als Anbieter den großen Vorteil, dass ich viel größere Infrastrukturen aufbauen kann als es meinen Kunden möglich wäre, und dadurch günstigere Stückkosten pro Benutzer erziele. Davon profitiert auch der Endkunde.«

Heit konnte der c.a.r.u.s. IT AG ein konkurrenzfähiges Angebot machen: eine Mindestabnahme von 50 Postfächern, dazu beliebig viele weitere Postfächer, deren Zahl sich innerhalb von vier Wochen anpassen lässt. Jedes Postfach kostet im Monat rund zehn Euro. Eine Firma wie die c.a.r.u.s. IT AG, die derzeit 97 Mitarbeiter hat, bezahlt damit im Monat rund 700 Euro.

Dies ist deutlich günstiger als die interne Lösung, denn: »Wenn man einen eigenen Exchange Server 2007 einrichtet, muss man erfahrungsgemäß etwa fünf Tage Fremdleistung pro Monat einkaufen, um das System zu warten. Von den Stromkosten will ich gar nicht reden. Hinzu wären dann noch die Investitionen in neue Hardware, die Lizenzen und in die notwendige Backup-Infrastruktur gekommen«, rechnet Stefan Müller vor.

Bei der QualityHosting AG erhielt das Unternehmen dagegen ohne Aufpreis gleich die Lizenzen für Microsoft Office Outlook 2007 dazu, wobei es den E-Mail-Client beliebig oft installieren darf. Die Mitarbeiter können sich das Programm sogar auf dem PC zu Hause einrichten.

Die c.a.r.u.s. IT AG musste dabei keine feste Zahl von Lizenzen kaufen, sondern kann je nach Personalstand die Zahl der Postfächer innerhalb von vier Wochen an die bestehenden Anforderungen anpassen. So lassen sich die Kosten anhand der Mitarbeiterzahl vorhersehbar kalkulieren.

Die Hosted-Exchange-Lösung war zügig eingerichtet. Eineinhalb Wochen nach dem ersten Kontakt wurde der Vertrag unterzeichnet, und noch am selben Tag schaltete der Hosting-Provider die gebuchte Lösung frei.

Dabei garantiert die QualityHosting AG eine Verfügbarkeit des Systems von 99,9 Prozent. Das erreicht der Dienstleister unter anderem durch Server-Clustering, redundante Datenhaltung sowie regelmäßige Datensicherungen auf externen Servern in einem zweiten Rechenzentrum. Bei einer internen Lösung sind eine derartige Datensicherheit und Verfügbarkeit nur mit erheblichem Aufwand – und entsprechend hohen Kosten – zu verwirklichen.

Nach Freischaltung des Systems legten Müller und seine Kollegen über eine von der QualityHosting AG entworfene Weboberfläche die benötigten Postfächer und Zugriffsberechtigungen an. Anschließend exportierten sie die Daten aus dem Lotus-Notes-System in das PST-Format der persönlichen Ordner von Office Outlook 2007 und importierten diese über den E-Mail-Client in Hosted Exchange.

In den ersten Wochen traten einige Probleme mit den Sicherheitseinstellungen zwischen den Mail-Clients und der Hosting-Lösung auf. Dies führte zu Zeitverzögerungen bei der Zustellung von Mails und irrtümlichen Spam-Meldungen. Die QualityHosting AG konnte diese Anlaufschwierigkeiten jedoch durch das Feintuning der Firewall seines Rechenzentrums rasch lösen. In den ersten zehn Monaten des laufenden Betriebs gab es dafür noch keinen Systemausfall.

c.a.r.u.s. IT AG

Die c.a.r.u.s. IT AG hat ihren Hauptsitz in Norderstedt nördlich von Hamburg. Dort ist auch das Tochterunternehmen c.a.r.u.s. HMS GmbH ansässig, das seit 1987 Software für das Krankenhausmanagement, für den Life-Science-Bereich und für Web-2.0-Portale entwickelt. 2006 erhielt dieses Unternehmen den Frost & Sullivan Award für das aus Kundensicht beste Krankenhausinformationssystem in Europa.

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