20091112a HP Exstream Dokumentenautomatisierung
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Dokumentenautomatisierung leicht gemacht Komplettlösungen sparen Zeit und Geld Eine standardisierte Komplettlösung für das Dokumentenmanagement kann einzelne, wartungsintensive und teure Insellösungen ersetzen – speziell für Unternehmen, die intensiv und über zahlreiche Kanäle mit ihren Kunden kommunizieren.
n einem durchschnittlichen Unternehmen sind eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente im Umlauf: Kundenkorrespondenz, Rechnungen, Antragsformulare oder diverse Broschüren und Faltblätter. Um diese Dokumente zu erstellen, existieren meist zahlreiche Dokumentenvorlagen, die mit vier oder fünf unterschiedlichen Applikationen erstellt und gewartet werden. Teilweise sind in einer einzigen Firma bis zu 3.000 verschiedene Vorlagen im Einsatz – darunter unzählige, individuell angepasste Word-Dokumente auf den Desktops und lokalen Festplatten der Mitarbeiter. Diese Vielzahl an Vorlagen und Applikationen verursacht nicht nur enormen Wartungsaufwand und hohe Kosten, sondern erschwert vor allem das Einhalten von Compliance- und Corporate-Design-Richtlinien. Ändern sich beispielsweise die AGBs, müssen sie meist noch manuell in allen Vorlagen aktualisiert werden. So kann es schnell passieren, dass noch Monate nach den Änderungen alte Versionen im Umlauf sind. Eine standardisierte Komplettlösung kann einzelne, wartungsintensive und teure Insellösungen ersetzen. HP hat mit HP Exstream eine derartige Software-Applikation speziell für Unternehmen entwickelt, die häufig und über verschiedene Kanäle mit ihren Kunden kommunizieren. Die Software optimiert sämtliche Prozesse der Dokumentenerstellung und -verteilung. Die Anwendungsgebiete reichen von personalisierten Mitteilungen und Abrechnungen über kundenspezifische Direct-Marketing-Maßnahmen bis hin zu Publikationen wie personalisierte Newsletter, Direktmailings, Transpromo-Dokumente und anderes Marketing-Material. Egal ob diese als Print- oder Online-Materialien genutzt werden sollen, zur Erstellung reicht eine einzige Software. Kosten-Analyse steht am Anfang Gemeinsam mit dem externen Beratungsunternehmen ROI4Sales hat HP ein ROI-Modell entwickelt, das die Ist-Kosten der bestehenden Dokumenten-Management-Lösung genau unter die Lupe nimmt. Das besondere daran: Bei der Betrachtung werden abteilungsübergreifende Kosten und damit alle installierten Insel-Lösungen einbezogen. So lässt sich dank HP ermitteln, wie viel Geld ein Unternehmen wirklich in die Kundenkommunikation investiert und an welcher Stelle gespart werden kann. Für die ROI-Betrachtungen arbeitet HP mit einem Ansprechpartner im Unternehmen zusammen, der alle notwendigen Informationen sammelt. So lassen sich Fragestellungen, wie die Arbeitskosten für das Entwickeln von Dokumenten, die zum Erstellen benötigte Zeit aber auch Papierverbrauch und Portokosten einbeziehen. Der Wartungsaufwand der verschiedenen Insel-Lösungen und die anfallenden Lizenzgebühren werden in dieser Kalkulation ebenfalls abgebildet. Ziel der gemeinsamen Analyse ist, Einsparpotentiale zu identifizieren und die Amortisationszeit zu berechnen. HP Exstream eignet sich besonders für Unternehmen, die viel und über unterschiedliche Kanäle mit ihren Kunden kommunizieren. Das können Firmen sein, die kundenspezifische Mitteilungen und Abrechnungen erstellen oder viele Direkt-Marketing-Maßnahmen und Publikationen produzieren. Insbesondere Finanzdienstleister, Banken, Versicherungen, Telekommunikations- und Energieberater sowie die öffentliche Verwaltung profitieren von solchen zentralen Lösungen zur Dokumentenerstellung und -verwaltung. Banken können zum Beispiel Kontoauszüge oder Kreditkartenabrechnungen mit der Software-Plattform ansprechender gestalten und maßgeschneiderte Angebote integrieren – zum Beispiel ein neues Depot oder einen Bausparvertrag, individuell auf den jeweiligen Kunden abgestimmt. Egal ob diese als Print- oder Online-Materialien genutzt werden sollen, zur Erstellung reicht eine einzige Software. Eine einzige Anpassung genügt Hewlett-Packard hat mit HP Exstream eine technisch hochentwickelte Lösung geschaffen, die automatisch alle gängigen Datenquellen liest und singuläre Einzeldaten im Unternehmen zu neuen, übersichtlich gestalteten Dokumenten verknüpft. Objekte wie Logos oder Angaben zu Geschäftsform und Vorstand, die immer wieder auftauchen, werden einmal erstellt und anschließend in sämtliche Dokumente übertragen. Auch Textbausteine, Diagramme oder Regeln können so festgelegt werden. Ändern sich etwa die verwendeten Firmendaten oder das Corporate Design durch Personalwechsel, Umzug oder Fusion, genügt eine einzige Anpassung und die neuen Daten werden automatisch in allen Vorlagen aktualisiert. Das Ergebnis: Aus zahlreichen Einzeldateien, die irgendwo im Unternehmen vorhanden sind, generiert HP Exstream personalisierte Unterlagen, die in zwanzig verschiedenen Druck- und elektronischen Ausgabeformaten ausgegeben werden können. Dies entlastet sowohl Mitarbeiter als auch IT-Abteilung und spart Ressourcen. Kompatibel und flexibel im Einsatz Der Einsatz von HP Exstream ist in jeder Umgebung möglich. Die Software kann in Java- oder andere Standard-Architekturen integriert oder für Spezial-Lösungen individuell angepasst werden. Im Gegensatz zu vielen Konkurrenzlösungen verwendet die Applikation nur Komponenten, die von und für HP Exstream entwickelt wurden. Kompatibilitäts- und Schnittstellenprobleme gehören so der Vergangenheit an, Updates und Wartung kommen aus einer Hand. Dies kommt nicht zuletzt der Performance zugute: Im Durchschnitt ist HP Exstream in der Lage, drei bis fünf Millionen Seiten in der Stunde zu erstellen – je nach Komplexität des Dokuments und der eingesetzten Hardware. Ein Kunde wie Cortal Consors produziert beispielsweise nach eigenen Angaben jährlich 4,5 Millionen Dokumente und berichtet von einer enormen Zeitersparnis für sein Dokumenten-Management sowie einer signifikanten Reduktion des internen Betriebs- und Entwicklungsaufwandes. Durch die Vereinheitlichung und Automatisierung mit HP Exstream sinken die Produktionskosten um bis zu 20 Prozent. Umwelt und Geldbeutel schonen Nach wie vor arbeiten viele Unternehmen mit parallel laufenden Legacy-Systemen, die weit höhere Kosten verursachen als eine maßgeschneiderte Komplett-Lösung. Gute Dokumenten-Management-Systeme hingegen entlasten Mitarbeiter und IT-Abteilung gleichermaßen: Eine einfache Benutzeroberfläche ermöglicht es jedem Mitarbeiter ohne technische Unterstützung der IT-Abteilung einfach und leicht verständlich selbst Dokumente zu erstellen und zu ändern. Insgesamt reduziert sich der Zeitaufwand für die Dokumentenentwicklung und -pflege deutlich: bis zu 50 Prozent Kosteneinsparungen können so erreicht werden. Darüber hinaus sorgen die HP Exstream Funktionen für weiteres Einsparpotential und machen zusätzliche Programme zur Nachbearbeitung überflüssig. So wird beispielsweise das Gewicht jedes Mailings automatisch von der Software überwacht und optimiert. Dies senkt sowohl die Papier- als auch die Portokosten und entlastet gleich doppelt: die Umwelt wird ebenso geschont, wie das Unternehmensbudget. Mit HP Exstream konnte beispielsweise der amerikanische Energieanbieter Baltimore Gas und Electric das jährliche Druckvolumen um sieben Millionen Blatt senken. Auch beim Porto können Firmen noch einmal 15 Prozent einsparen. So hatte beispielsweise der Energiedienstleister E.ON vor der Einführung der Applikation 40 verschiedene Briefbeilagen im Einsatz, die auf separate Druckdatenströme verteilt und einzeln per Post verschickt wurden. Mit einem einzigen Druckdatenstrom werden die Briefe jetzt automatisch sortiert und E.ON spart pro Jahr über eine halbe Million Euro allein an Porto. Erfahrungsgemäß sorgen diese Einsparungen für eine Amortisierung der Kosten nach Einführung von HP Exstream in einem Zeitraum von einem bis 1,5 Jahren. In der Praxis bewährt Die Einführung von HP Exstream wird individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten und kann auch stufenweise realisiert werden. Der Spezialist für Heizkosten- und Wasserabrechnungen, Brunata Hürth, hat sich für einen etappenweisen Roll-out von HP Exstream entschieden. Dabei konnte das Unternehmen bereits nach fünf Tagen die Basismodule nutzen. Auch die Schulung der Mitarbeiter war nach zwei Wochen abgeschlossen und die Entwicklungszeiten gegenüber der alten Software haben sich bereits nach kurzer Zeit erheblich verbessert. Christian Gericke ____________________________________________ Christian Gericke, Business Manager Central EMEA für HP Exstream bei HP
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