20091112f Aurivio Virtuelle Kreativworkshops
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Wenn Zeit und Ressourcen knapp sind: mit virtuellen Kreativitätsworkshops Ideen für die Zukunft entwickeln Innovative Ideen für langfristige Wettbewerbsfähigkeit Ideen sind die Quelle für Innovationen. Doch um eine Innovation zu entwickeln und erfolgreich im Markt zu platzieren, werden oft mehrere tausend Ideen benötigt. Kreativitätsworkshops sind ein etabliertes Hilfsmittel, Wissen von Mitarbeitern zusammenzubringen und Ideen entstehen und weiterentwickeln zu lassen. Da die Durchführung von Kreativitätsworkshops mit nicht zu vernachlässigendem Planungsaufwand und Kosten verbunden ist, haben sich in letzter Zeit virtuelle Kreativitätsworkshops etabliert. Diese folgen den Phasen etablierter, vor-Ort durchgeführter Workshops, finden aber über mehrere Wochen statt. Die Mitarbeiter können – abgesehen von kurzen Online-Phasen – ihre Ideen selbstbestimmt einbringen und andere Ideen weiterentwickeln, abhängig von ihrem persönlichen Tagesgeschäft. Um bestmöglich von den neuen Systemen zu profitieren, sollte auch ein virtueller Kreativitätsworkshop professionell aufgesetzt sein, ein intuitiv nutzbares System verwenden und von einem Moderator begleitet werden.
nnovationen gelten als fundamentale Quelle für Unternehmenserfolg und langfristige Wettbewerbsfähigkeit. Dabei können Innovationen unterschiedlichste Formen annehmen: es können neue Produkte oder Dienstleistungen entstehen, ein neues Geschäftsmodell oder ein neuer Prozessablauf. Das entscheidende Merkmal für eine Innovation ist ihre Durchsetzung am Markt, die Anerkennung durch den Kunden. Dieser Anforderung gerecht zu werden, wird zunehmend schwieriger. Kundenerwartungen steigen durch gut verfügbare Informationen und die Möglichkeit zum Vergleich mit Wettbewerbsprodukten mittels Internet. Zusätzlich führen Internationalisierung und steigende Dynamik innerhalb einer Branche zu Kostendruck und dem Bedarf nach neuen Einnahmequellen. Diesem Bedarf nach Innovationen stehen ernüchternde Erkenntnisse gegenüber. Um eine Innovation zu entwickeln und erfolgreich im Markt zu platzieren, werden oft mehrere tausend Ideen benötigt. Nicht der geniale Entwickler oder Ingenieur erschafft einsam und allein Großes, sondern Menschen stecken ihre Köpfe zusammen und generieren – basierend auf ihrem Wissen und ihren Ideen – neue Ansätze. Es ist die kreative Rekombination vorhandenen Wissens, die Innovationen ausmachen. Ideengenerierung Die Innovationsfähigkeit eines Unternehmens hängt somit ursächlich von der Fähigkeit des Unternehmens ab, Wissen seiner Mitarbeiter zusammenzubringen und zu verwenden, Ideen entstehen zu lassen und in Innovationen zu transformieren. Zu dem Zweck der Ideengenerierung haben sich in den meisten Unternehmen Kreativitätsworkshops etabliert. Die verwendeten Methoden dienen der Entfaltung der Kreativität der Mitarbeiter. Das Potenzial der Mitarbeiter für ihr Unternehmen ist enorm. So veranschlagte das Deutsche Institut für Betriebswirtschaft (dib) alleine für Mitarbeiterideen aus dem betrieblichen Vorschlagswesen einen Nutzen für die deutsche Wirtschaft von 28 Milliarden Euro im Jahr 2008 [1]. Dabei geht das Institut davon aus, dass das Potenzial der Mitarbeiter durch die Firmen noch unzureichend genutzt wird. Kreativitätsworkshops werden in Unternehmen zu unterschiedlichsten Fragestellungen eingesetzt. Typischerweise sollen Ideen für neue Produkte, Dienstleistungen oder Geschäftsmodelle generiert werden. Auch die innovative Herangehensweise an bestehende Probleme und die Hinterfragung von Abläufen kann durch Kreativitätsworkshops unterstützt werden. Der erfolgreiche Einsatz von Kreativitätsworkshops beginnt mit der Definition der Fragestellung. Alle beteiligten Mitarbeiter müssen sich im Klaren darüber sein, welches Problem gelöst werden soll, was zu der Problemstellung dazugehört und welche Aspekte außerhalb des Suchfeldes liegen. Die zu erreichenden Ziele sollten zwischen dem Management und dem Projektleiter oder Innovationsmanager eindeutig festgelegt sein. Die einzusetzende Methodik wird auf Basis der Fragestellung ausgewählt. Die Teilnehmer des Workshops bringen ihre unterschiedlichen Fähigkeiten, ihr erworbenes Wissen und ihre über die Berufsjahre entwickelten Perspektiven ein. Je nach Fragestellung gilt es, die Mitarbeiter mit entsprechender Expertise zu integrieren. Das wird jedoch zunehmend schwieriger. Insbesondere international agierende Unternehmen verfügen neben ihrem Hauptsitz über Kompetenzzentren an unterschiedlichen Orten. Dieses verstreute Wissen zusammenzubringen, kostet Zeit für die Vorbereitung und Geld in der Umsetzung. Ein typischer Kreativitätsworkshop dauert zwei Tage und findet außerhalb der Firma statt. Zur Einstimmung ist ein Team-Event am Vortag üblich. Das gemeinsame Erlebnis schafft Verbundenheit und bewirkt eine angenehme Stimmung, beste Voraussetzungen für gute Zusammenarbeit. Doch diese Maßnahmen verursachen immense Reise- und Übernachtungskosten sowie Mietgebühren für den Veranstaltungsort. Zusätzlich werden die Fragestellungen immer komplexer. Vielfach werden in den unterschiedlichen Reifegraden der Idee oder des Konzepts verschiedenste Kompetenzen benötigt, zum Beispiel von Mitarbeitern aus anderen Geschäftsbereichen. Dort wird allerdings oft geringes Interesse gezeigt, einen Mitarbeiter für zwei Tage freizustellen, um einem anderen Geschäftsbereich Innovationsideen zu liefern. In vielen Fällen kann ein Unternehmen auch nicht mehr alle Fragestellungen intern lösen und greift auf Netzwerke mit anderen Unternehmen wie Lieferanten oder strategischen Partnern zurück. Diese sollen jedoch oft nicht an einem internen Innovationsworkshop teilnehmen: möglicher Wissensabfluss soll vermieden werden. Vor diesem Hintergrund hat in jüngster Zeit die Durchführung von virtuellen Kreativitätsworkshops an Bedeutung gewonnen. Sie ermöglichen eine effektive und effiziente Zusammenarbeit über Zeit- und Raumgrenzen. Unternehmensinterne und externe Teilnehmer können jederzeit hinzugezogen und wieder entlassen werden. Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Raum einbinden Virtuelle Kreativitätsworkshops folgen den Phasen etablierter, Vor-Ort durchgeführter Kreativitätsworkshops. Als Auftakt dient eine Webkonferenz, in der der Hintergrund des Workshops, die Fragestellung und das zu verwendende Medium, eine Software oder eine web-basierte Anwendung erläutert werden. Während des Kreativitätsworkshops unterscheidet man zwei Phasen: die Ideengenerierungsphase und die Konzeptentwicklung. In der Ideengenerierungsphase arbeitet jeder Teilnehmer des virtuellen Workshops für sich: wann und wo er möchte und es sein Tagesgeschäft zulässt. Gute Systeme ermöglichen neben Online- auch Offline-Arbeit. Ein Datenaustausch findet dann bei der nächsten Einwahl in das firmeninterne Netzwerk oder in das Internet statt. In der Ideengenerierungsphase können die meisten etablierten Kreativitätsmethoden verwendet werden. Vor dem Übergang in die Konzeptentwicklungsphase sollte ein Austausch zwischen allen Teilnehmern eingeplant werden. Wiederum eignet sich eine Webkonferenz, um die generierten Ideen zu beleuchten und zu sortieren. Analog zum klassischen Kreativitätsworkshop ist auch hier ein Moderator unabdingbar. Ein gemeinsamer Blick auf die Ideen und die Entwicklung einer vom Team erarbeiteten Struktur schafft Identifikation und motiviert für die nächste Phase. In der Konzeptentwicklung werden die Ideen beleuchtet, mit anderen Ideen kombiniert und erweitert. Auch in dieser Phase arbeitet jeder Teilnehmer, wann es sein Zeitplan zulässt. Für die Konzeptentwicklungsphase können eine oder mehrere Wochen veranschlagt werden. Besonders bewährt haben sich Systeme mit Web-2.0-Charakter. Die Teilnehmer des virtuellen Kreativitätsworkshops sehen alle generierten Ideen, bearbeiten und kommentieren diese. Sie diskutieren Vor- und Nachteile und schlagen Lösungsmöglichkeiten für Probleme vor. In dieser Phase besteht auch die Möglichkeit, weitere Fachexperten einzubinden. Am Schluss der Konzeptentwicklungsphase findet meist eine erste Bewertung der Konzepte oder die Erstellung einer Rangliste statt. Motivation der Teilnehmer ist entscheidend Wie jede Methode bringen auch virtuelle Kreativitätsworkshops Vor- und Nachteile mit sich (siehe Tabelle 1). Bei den Vorteilen stechen klar die gute Vereinbarkeit mit dem Tagesgeschäft und die reduzierten Kosten gegenüber Präsenzveranstaltungen heraus. Neben der Unabhängigkeit von Zeitzonen glänzen virtuelle Kreativitätsworkshops mit geringem Planungsaufwand. Lediglich kurze Phasen der Einführung und zur Sortierung der Ideen müssen vereinbart werden. Alle anderen Tätigkeiten planen die Teilnehmer selbstbestimmt. Aufgrund des geringen Vorlaufes eignen sich virtuelle Kreativitätsworkshops besonders für aktuelle oder unvorhergesehene Probleme: ein Wettbewerber führt ein neues Produkt ein, und man möchte schnell reagieren; ein Test verläuft negativ, und es müssen schnellstmöglich völlig neue Lösungswege gefunden werden. Interne und externe Experten können jederzeit auch selektiv zugeschaltet werden. Herausforderungen virtueller Kreativitätsworkshops liegen insbesondere in Art der Kommunikation untereinander und der Motivation jedes einzelnen Teilnehmers. Da der Zusammenarbeit kein Team-Event vorausgeht, können Missverständnisse entstehen. Aus diesem Grund ist eine gute Begleitung des Workshops durch einen Moderator notwendig. Dieser hält den Kontakt mit den einzelnen Mitarbeitern und schafft Vertrauen. Der Moderator kann durch die Begleitung auch Stimmungen aufnehmen und Missverständnisse frühzeitig bilateral ansprechen. Gleichzeitig sollte der Moderator dafür sorgen, dass jeder Teilnehmer genügend Freiraum und Zeit für die Mitarbeit findet.
Tabelle: Vorteile und Herausforderungen virtueller Kreativitätsworkshops
Um von virtuellen Kreativitätsworkshops profitieren zu können, müssen einige Faktoren beachtet werden. Ein System zur Durchführung virtueller Kreativitätsworkshops sollte sehr einfach zugänglich und gleichzeitig sicher sein. Der leichte Zugang ist Grundvoraussetzung für anhaltende Motivation zur Mitarbeit. Da die Ideen die Zukunft des Unternehmens betreffen, muss das System sicher sein. Durch leichten Zugang, hohe Sicherheit und geringe Wartungsfreiheit eignen sich insbesondere web-basierte Systeme. Für den Nutzer muss das System intuitiv nutzbar und leicht zu bedienen sein. Letztendlich muss es Spaß machen, Ideen für die Zukunft zu generieren und gemeinsam mit anderen zu entwickeln! Grundvoraussetzung für die Konzeptentwicklungsphase sind gute Strukturierung, leichte Auffindbarkeit und gegebenenfalls eine Ranglisten-Funktion. Resümee Zusammenfassend kann festgestellt werden, dass virtuelle Kreativitätsworkshops eine gute Möglichkeit darstellen, über Zeit- und Raumgrenzen zusammenzuarbeiten – gerade wenn Events aus dem Budget gestrichen wurden oder Mitarbeiter über mehrere Länder und Zeitzonen verstreut arbeiten. Um bestmöglich von den neuen Systemen zu profitieren, sollte auch ein virtueller Kreativitätsworkshop professionell aufgesetzt sein und von einem Moderator begleitet werden. Annette Lenz ____________________________________ Annette Lenz berät unter ihrer Marke aurivio innovative Unternehmen, Produkte und Dienstleistungen effizient zu entwickeln und erfolgreich auf den Markt zu bringen. Für einen Konzern der Konsumgüterbranche leitete Frau Lenz internationale Produktentwicklungsprojekte, bevor sie ihr Wissen zu Innovationen in einer der größten Management-Strategieberatungen vertiefte. Neben ihrer beratenden Tätigkeit forscht sie am Dr. Manfred Bischoff Institut für Innovationsmanagement der EADS an Open und Cross-Industry Innovation sowie an Netzwerken. Frau Lenz ist Mitglied im Verband »Die KMU-Berater – Verband freier Berater e.V.«.
[1] Mario Gotterbarm, Das Gold in den Köpfen. FAZ vom 14. August 2009, http://www.faz.net/s/RubC43EEA6BF57E4A09925C1D802785495A/Doc~EF9D8FBA18024481ABA20FC84EE095014~ATpl~Ecommon~Scontent.html
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