20091112x Siemens IT SaS Outsourcing aber richtig

Planungssicherheit und Investitionskraft sind in der Geschäftswelt derzeit kaum zu finden. Stattdessen prägt Unsicherheit die Marktlage. Doch Stillstand ist der falsche Weg, denn Veränderungen sind die Grundlage für jeden Neuanfang. Die IT spielt dabei in unserer digitalisierten Welt eine immer größere Rolle. Das Auslagern von Systemen und Applikationen kann Unternehmen entlasten und zugleich Infrastrukturen und ganze Geschäftsprozesse optimieren – vorausgesetzt man setzt auf die richtige Strategie.

teigende Nachfrage, sinkende Preise – so sieht die nahe Zukunft von Outsourcing aus. Laut einer Studie der Analysten von EITO von März 2009 soll der deutsche IT-Service-Markt in diesem Jahr um 3,7 Prozent auf 33,7 Milliarden Euro Umsatz steigen. Gleichzeitig werden bis 2010 die Preise für IT-Outsourcing zwischen fünf und 20 Prozent fallen, prognostiziert das Marktforschungsinstitut Gartner und verweist auf die unsichere Wirtschaftslage sowie damit einhergehende Budgetbeschränkungen. Doch auch verbesserte Technologien und Prozesse auf Dienstleisterseite täten ihr Übriges zum Preissturz, heißt es.

Vor allem in wirtschaftlich unsicheren Zeiten tragen sich vom Mittelstand bis zum Konzern viele Unternehmen mit Outsourcing-Gedanken. Mehr Flexibilität zu gewinnen und die Kosten kurzfristig zu senken, sind dabei die hauptsächlichen Beweggründe. Sie versprechen sich zudem mehr Transparenz – sowohl im Hinblick auf die Kostenstrukturen und Prozesse als auch auf die IT-Landschaft. Gleichzeitig geht es darum, Qualität und Service-Effizienz zu erhöhen sowie jederzeit Zugang zu neuen Technologien zu erlangen. Um diese Ziele zu erreichen, ist es jedoch nicht damit getan, den Berg einfach umzuschichten. Gefragt sind vielmehr sorgfältige Planung, eine tragfähige Strategie und ein vertrauensvoller Partner.

Sinneswandel im Mittelstand

Mittelständische Unternehmen, die stark durch ihre Gründer geprägt sind, verfügen typischerweise oft über eine weniger gut strukturierte IT-Landschaft als größere Konzerne. Dennoch hielten sich traditionell gerade diese beim Thema Outsourcing bisher eher zurück. Viel zu groß waren die Bedenken der Entscheider gegenüber dem Verlust von Know-how im eigenen Unternehmen und den Verantwortlichkeiten für die Mitarbeiter etwa bei Personalverlagerungen. Hinzu kamen Vorbehalte hinsichtlich der Datensicherheit oder auch eventuellem Kontrollverlust. Aufgrund des zunehmenden Kostendrucks zeichnet sich jedoch derzeit im Mittelstand eine steigende Nachfrage nach IT-Services ab.

Gerade wegen der immer noch bestehenden Bedenken ist es für IT-Dienstleister aber wichtig, die Kunden im Hinblick auf Datenschutz und -sicherheit umfassend zu beraten und gerade, wenn es um Offshoring oder Nearshoring geht, nicht nur Kostenaspekte zu positionieren. Um den Anforderungen von kleineren und mittleren Unternehmen (KMU) gerecht zu werden, bieten sich in diesem Segment oftmals standardisierte, paketierte Lösungsangebote an. Bei diesen sind nicht nur die Kostenvorteile besonders deutlich, auch die Geschwindigkeit der Vertragsverhandlungen und Projektplanung ist höher, da solche Vorhaben selten sehr komplex sind. Selbst große Anbieter wie Siemens IT Solutions and Services haben ein spezielles Mittelstandsportfolio: So deckt etwa das eigens auf KMUs abgestimmte »Managed Work Environment«-Konzept (MWE) alle Basisfunktionen eines umfassenden IT-Arbeitsplatzes ab.

Ob Mittelstand oder Großkonzern, die Ansprüche vor allem an mehr Flexibilität beim Outsourcen sind in den letzten Jahren enorm gestiegen: Die Anfrage nach kürzeren Laufzeiten ist deutlich zu spüren. Selbst große Aufträge laufen heute selten länger als fünf Jahre, mittelgroße durchschnittlich drei. Viele Unternehmen befinden sich derzeit in der zweiten oder dritten Outsourcing-Generation und suchen sich mittlerweile Spezialisten für unterschiedliche Teile ihrer IT, um mehr Wettbewerb zu schaffen.

Bei diesem Multisourcing-Modell geht es nicht immer nur darum, günstigere Preise zu verhandeln, sondern die Zusammenarbeit mehrerer Service Provider bietet ebenso große Innovationschancen. In diesem Szenario befinden sich die Dienstleister in einer »Co-opetition«, denn sie müssen im Sinne des Kunden miteinander, nicht gegeneinander arbeiten. Dieses Modell zahlt sich jedoch nur aus, wenn die Kommunikation und Aufgaben der unterschiedlichen Anbieter gut koordiniert werden. Da das eine zusätzliche Herausforderung für das auslagernde Unternehmen wäre, übernehmen oftmals Integrationsspezialisten diesen Part, etwa einer der Dienstleister.

Auch in den Verträgen wird zunehmend mehr Flexibilität verankert. Bei Siemens etwa gehören sogenannte Customer Innovation Workshops bereits häufig zu den festen Vertragsbestandteilen, die am Anfang eines Auftrags diskutiert werden. In regelmäßigen Abständen wird während des Projektverlaufs mit den Kunden besprochen, welche innovativen Themen und Technologien es gibt, wie sich das Geschäft des Unternehmens oder dessen Ziele eventuell verändert haben oder mit welchen Strategien man diese Ziele erreichen kann. Veränderungen können dann innerhalb des bestehenden Vertrages umgesetzt werden, ohne die Rahmenbedingungen zu ändern.

Nicht zuletzt werden auch die Preismodelle flexibler. Die Spielarten dabei sind schier unerschöpflich und meist abhängig von dem Geschäftsmodell des jeweiligen Unternehmens. Die Bezahlung pro Nutzer, Applikation und Monat ermöglicht es beispielsweise, die IT-Kosten transparent an den tatsächlichen Bedarf anzupassen. Zahlungen pro genutztem Speicherplatz oder Prozessorleistung vermeiden so unnötige Ausgaben. Solche auslastungsabhängigen Modelle sind heute gang und gäbe.

Die Flexibilität, auch bei krisenbedingter Ressourcenknappheit Outsourcing-Projekte in Angriff zu nehmen, ermöglichen heute alternative Finanzierungsmodelle. So können Unternehmen beispielsweise über Siemens Financial Services zwischen einer Vielzahl von Finanzierungsmöglichkeiten für ihr Outsourcing-Vorhaben auswählen. Die derzeitige Wirtschaftssituation stellt jedoch auch die Finanzierung vor neue Herausforderungen: Fragen der Liquidität, Bonität und finanziellen Stabilität stehen heute stärker im Vordergrund.

Wer nur eine kurzfristige Kostensenkung verfolgt, wird schnell merken, dass dies langfristig nicht nachhaltig wirkt. Vielmehr ist strategisches Denken gefragt, wenn man herbe Enttäuschungen vermeiden will. Zwar lassen sich, wenn die IT-Landschaft des Unternehmens von vorn herein eher unaufgeräumt ist, relativ schnell mit einfachen Maßnahmen Kosten sparen. Doch in dem Moment, in dem man anfängt, die IT umzustellen, zu konsolidieren und zu harmonisieren, beginnt man auch, interne Prozesse zu verändern. Und das sollte von beiden Seiten gut geplant sein.

Auch wenn eine ineffiziente IT-Infrastruktur oft erst Grund für ein Outsourcing ist: Je besser die Systemlandschaft im Vorfeld schon strukturiert ist, desto erfolgversprechender wird auch die Auslagerung. Dies gilt vor allem für verzweigte Unternehmen mit vielen Filialen und dezentralen Strukturen. Diese können beispielsweise als vorbereitende Maßnahme zunächst ein unternehmensinternes Shared Services Center gründen, in dem die gesamte IT gebündelt, Desktop-Services zentralisiert und einheitliche Prozesse aufgebaut werden. Ein anschließendes Outsourcing an einen externen Dienstleister kann die IT-Landschaft dann im Hinblick auf Effizienz und Kosten weiter optimieren. Dadurch ergeben sich auch üblicherweise neue Möglichkeiten, die IT für den eigenen Geschäftserfolg zu optimieren.

Bei der Auswahl des Dienstleisters sollten nicht nur finanzielle Aspekte zum Tragen kommen. Entscheiden sollten vielmehr Faktoren des Vertrauens und der Kultur. Passt der Anbieter zu mir und meinem Geschäft? Kennt er sich aus in meiner Branche? Kann ich auch langfristig auf ihn bauen? Diese Fragen sollte jeder Auslagerungswillige zunächst für sich beantworten können. Will ein Unternehmen mit mehreren Service Providern zusammenarbeiten, gilt es vorher zu überlegen, ob es den Abstimmungsaufwand selbst übernehmen oder ihn an einen Integrator auslagern will.

Auch beim weiteren Vorgehen gilt es, nichts zu überstürzen. Wichtig ist eine ausgiebige Analyse der IT-Landschaft: Verbesserungspotenzial muss zusammen mit dem Partner eruiert und Maßnahmen geplant werden. So kann etwa Standardisierung Kosten und Nerven sparen, doch unüberlegte Gleichmacherei bewirkt schnell das Gegenteil. Hier verläuft der Königsweg wie so oft über einen schmalen Grat: Dort, wo es sinnvoll ist, sollten Unternehmen einen hohen Standardisierungsgrad anstreben, um von Skaleneffekten zu profitieren. Die IT muss jedoch auch die spezifischen Prozesse in den Fachabteilungen unterstützen. Deshalb sind Speziallösungen an einigen Stellen manchmal unentbehrlich.

Cloud Services statt klassisches Outsourcing?

Eine Alternative zum klassischen IT-Outsourcing bietet auch Cloud Computing. Prinzipiell gilt, dass sich das standardisierte Massengeschäft – wie etwa E-Mail oder Collaboration – mit normal sicherheitskritischen Daten günstiger und schneller in der Wolke realisieren lässt. Eine Reihe von Einzelleistungen lassen sich schon heute über Software as a Service, Infrastructure as a Service oder Platform as a Service über das Internet beziehen. Cloud Computing ist dabei immer noch Outsourcing, beschreibt nur ein anderes Liefermodell. Trotz aller Kostenvorteile sollte man bedenken: Bei diesen hoch standardisierten Services sind die damit verbundenen Leistungen auf ein Minimum reduziert. So kann es zum Beispiel sein, dass ein Unternehmen Speicher und Rechenleistung aus einer Cloud bezieht. Rechner und Speicher zu integrieren, ist aber dann Aufgabe des Unternehmens selbst. Einige Kunden nehmen dies für die Kostenvorteile gern in Kauf. Andere jedoch bevorzugen einen externen Dienstleister, der ihnen solche Integrationsleistungen abnimmt, ihnen aber dennoch Kostenvorteile durch Nutzung der Cloud-Technologien liefert.

Deshalb hat auch Andreas Burau, Vorstandmitglied beim Marktforschungshaus Experton Group keine Zweifel: »SaaS ist eher ein Konkurrent für das klassische On-Premise-Geschäft der Softwarehersteller. Die Variante SaaS oder Cloud Computing bereichert den existierenden Outsourcing-/Outtasking-Markt eher, als ihn zu kannibalisieren.« Sehr wahrscheinlich ist, dass sich in naher Zukunft eine Mischform herausbildet: Ein Outsourcing-Anbieter stellt als Integrator dort, wo es sinnvoll ist, Services aus der Cloud bereit, bindet sie in die bestehenden Systeme beim Kunden ein und optimiert auf diese Weise die gesamte Struktur.

Jörg Otto, verantwortlich für das Outsourcing-Deutschlandgeschäft bei Siemens IT Solutions and Services

Was versteckt sich hinter den wichtigsten Outsourcing-Varianten?

IT-Outsourcing: ist meist die erste Stufe des Outsourcing, auf der die IT-Infrastruktur vorwiegend aus Kostengründen an einen Dienstleister ausgelagert und konsolidiert wird.

Next Generation Outsourcing: wird interessant, wenn Kunden das zweite oder dritte Mal auslagern und nicht mehr Kostenaspekte, sondern die nachhaltige Optimierung von IT- und zugehörigen Geschäftsprozessen im Vordergrund stehen.

Business Process Outsourcing: verlagert ganze Geschäftsprozesse wie etwa das Personal- oder Finanzwesen auch unabhängig von der IT an einen Dienstleister.

Cloud Computing/Software as a Service: Leistungen wie Speicherplatz, Rechenleistung oder Applikationen werden bei Bedarf über das Internet von einem Anbieter bezogen.

Shared Services: dienen oft als Vorstufe für Outsourcing. Sie bündeln gleichartige IT Services aus verschiedenen Geschäftseinheiten eines Unternehmens in einer eigenständigen organisatorischen Einheit. Diese liefert in einem definierten Kunden-/Lieferantenverhältnis die IT Services an die Geschäftseinheiten und orientiert sich in ihrer Leistung am externen Wettbewerb.

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Cloud Services statt klassisches Outsourcing?

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