20091112zk Computerworks Edenspiekermann Projektmanagement

Kreativität ist die Grundlage vieler Designunternehmen. Planungswerkzeuge mit komplizierten Funktionen hemmen hier eher den täglichen Arbeitsablauf. Dennoch müssen viele Projekte mit sich überschneidenden Fristen verwaltet und feststehende Termine eingehalten werden. Das Zusammenspiel von Designprozess und einem zuverlässigem Planungstool sind hier das A und O.

rojektmanagementsoftware ist für viele immer noch Neuland. Der Gedanke sich in ein neues Programm einarbeiten zu müssen, macht Angst, denn schließlich hat die altbewährte Exceltabelle bisher auch gereicht. Doch immer mehr Designagenturen entscheiden sich für eine passende Lösung. Der Grund: Die Präsentation beim Kunden ist überzeugend und ein leicht aktualisierbarer Zeitplan erleichtert die Arbeit enorm.

Das Branding- und Designunternehmen Edenspiekermann aus Berlin hat den Schritt in Richtung professionelles Projektmanagement gewagt. Seit nun schon zwei Jahren arbeitet die Agentur mit einer professionellen Projektmanagementlösung. Oliver Schmidthals, Managing Partner bei Edenspiekermann, erinnert sich: »Der Auftraggeber erwartet von uns in jeder Hinsicht gute Präsentationen. Zeitpläne mit Excel zu erstellen war jedes Mal eine Menge Arbeit und sah am Ende einfach nicht gut aus – da musste sich etwas ändern.« So entschied sich Edenspiekermann für Fastrack Schedule: Einfach zu bedienen, zeitsparend und chic.

Aber wie wird das Tool eigentlich im Agenturalltag eingesetzt? Planungsschritte sind trotz der Unterschiedlichkeit vieler Projekte gleich. So gestaltet Edenspiekermann die Grundelemente (Logo, Farbe, Schrift und Layoutsystem) immer in einem ähnlichen Zeitrahmen. Vier bis sechs Wochen benötigt die Agentur durchschnittlich, bis sie dem Auftraggeber einen ersten Entwurf präsentieren kann. Damit sich die Designer voll auf die gestalterische Arbeit konzentrieren können und nicht zu viel Zeit für die Planung einsetzen müssen, übernimmt das Unternehmen gerne Pläne aus vergangenen Projekten und greift auf alte Erfahrungswerte zurück. So zum Beispiel beim alljährlichen Geschäftsbericht der Messe Frankfurt. Katrin Wenke, Projektleiterin bei Edenspiekermann, erzählt: »Wenn ein Projekt wiederkehrt, hole ich die Zeitpläne der letzten zwei Jahre hervor und schaue mir genau an, wie es beim letzten Mal gelaufen ist.« Der ursprüngliche Plan wird mit dem tatsächlichen Aufwand verglichen und man kann nachträglich kritische Pfade analysieren und die Erkenntnisse positiv für das neue Projekt nutzen.

Geht es an die Umsetzung der einzelnen Vorgänge, wird schnell klar, dass Projekte immer anders verlaufen als ursprünglich geplant. Das lässt sich nicht verhindern, denn oft wird für eine Aufgabe mehr Zeit benötigt als eigentlich vorgesehen. Katrin Wenke muss in dieser Phase das Gesamtprojekt, aber auch die einzelnen Vorgänge fortlaufend im Blick behalten.

Sie erinnert sich: »Wir hatten einen Zeitplan für einen Auftraggeber, der bestand aus ungefähr 30 Teilprojekten. Für jedes Teilprojekt gab es dann noch mal vier bis fünf Untervorgänge und Meilensteine. Ohne Fastrack Schedule hätte ich hier total den Überblick verloren.«

Wenn die Deadline näher rückt, verschieben sich die Prioritäten, gibt es Änderungen im Budget und neue Aufgaben werden eingeflochten. Darum gibt es für jede Aktivität bis zu drei Datums- und Zeitdauerangaben: Geplant, Geändert und Aktuell. Übersichtsdiagramme zeigen den Cashflow und andere wichtige Projektdaten über verschiedene Zeitperioden als farbige Histogramme oder Liniendiagramme. Katrin Wenke erzählt: »Fastrack Schedule vereinfacht den Projektfluss und erlaubt dem Projektleiter, Aktivitäten zu verbinden und Zeitrahmen zu setzen, so dass das Projekt auch bei Veränderungen stets den richtigen Kurs beibehält. Würde man das mit einem Tool machen das nicht für Projektmanagement ausgelegt wäre, müsste man alles manuell anpassen – das dauert viel zu lang.«

Fastrack Schedule bringt noch einen weiteren Vorteil: Die Software ist sowohl in einer Mac- als auch in einer Windows-Version erhältlich. Und obwohl Edenspiekermann ausschließlich auf Mac-Basis arbeitet, ermöglicht das eine höhere Flexibilität, sollte doch einmal ein Windows Rechner im Netzwerk hinzukommen.

Auch in Zukunft stehen wieder viele spannende Projekte an. Fastrack Schedule ist auf jeden Fall dabei. Katrin Wenke: »Zum Glück haben wir ja die passende Projektmanagementsoftware. Das erspart uns eine Menge Zeit und macht die Arbeit einfach unkomplizierter.«

Über Edenspiekermann

Edenspiekermann ist eine Agentur für Strategie, Design und Kommunikation mit neun Partnern. Die international agierende Agentur ist in Amsterdam, Berlin, London und San Francisco angesiedelt. Erik Spiekermann, Oliver Schmidthals und Robert Stulle sind die Partner im Berliner Büro. Edenspiekermann arbeitet für Auftraggeber wie Bosch, Berliner Philharmoniker, Die Bahn, Gravis, n-tv, Messe Frankfurt, Pioneer Investments und das ZDF an Markenstrategien, Corporate-Design-Systemen, Websites, Zeitschriften-Layouts und Exklusivschriften.

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