20091112zo Sybase Baseler Versicherung Mobile Endgeräte

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Basler Versicherungen mobilisieren ihre Mitarbeiter

Optimierte Nutzung des mobilen Endgeräts

Schon seit einigen Jahren setzen die Basler Versicherungen auf mobile PIM/E-Mail-Lösungen, um die Produktivität der mobilen Mitarbeiter zu unterstützen. Jetzt hat das Unternehmen ein Self-Service-Portal eingeführt, über das Anwender ihre Geräte dezentral einrichten und warten können. Die Folge: Die IT-Abteilung wird entlastet und das Iphone hat sich – quasi ganz von selbst – als De-facto-Standard etabliert.

ls Tochtergesellschaft der Bâloise-Holding gehören die Basler Versicherungen zusammen mit der Baloise Bank SoBa in der Schweiz als fokussierter Finanzdienstleister zu den führenden Anbietern integrierter Lösungen in den Bereichen Versicherung, Vorsorge und Vermögensbildung für Privatkunden sowie kleinere und mittlere Unternehmen. Die Basler Schweiz zählt rund 3.100 Mitarbeitende, davon etwa 800 in der Verkaufsorganisation. Schon seit vielen Jahren setzen die Basler Versicherungen mobile PIM/E-Mail-Lösungen von Sybase Ianywhere ein und erzielen damit Produktivitätsvorteile vor allem für die Kundenberater im Außendienst sowie das Top- und Mittelmanagement.

Versuch der Zentralisierung

2006 entschied sich die Bâloise-Holding dafür, ihre Infrastruktur für das mobile PIM/E-Mail-Management zu zentralisieren. In diesem Zusammenhang sollten in Zukunft nur noch einige vorgegebene Endgerätetypen eingesetzt werden, um so eine Standardisierung herbeizuführen. Der Sybase-Partner Comdirect AG, ein Schweizer Systemhaus für die Bereiche Mobile Synchronisation, Management und Business-to-Business-Lösungen, übernahm dabei die einheitliche Vorkonfigurierung der Endgeräte, bevor diese dann an den Mitarbeiter übergeben wurden. Zentralisierung und Standardisierung brachten den Basler Versicherungen aber nicht nur die gewünschten Vorteile. Vor dem Hintergrund der extrem kurzen Innovationszyklen bei mobilen Endgeräten, häuften sich schnell die Beschwerden der Mitarbeiter über den unzureichenden Funktionsumfang der eingesetzten Geräte. Gleichzeitig war der zentrale Wartungsaufwand für die schnell steigende Geräteanzahl sehr hoch. Es galt also, den Spagat zu meistern zwischen Gerätevielfalt, Gerätesicherheit und Effizienz der mobilen Infrastruktur.

Self Service macht mobil

Aus diesen Erfahrungen haben die Basler Versicherungen wertvolle Lehren gezogen und setzen heute eine Mobility-Lösung ein, die sowohl dem schnellen Lebenszyklus der Endgeräte wie auch den Anforderungen an Sicherheit und Management gerecht wird. Dabei sind Benutzerfreundlichkeit bei gleichzeitiger Senkung des Administrationsaufwands entscheidende Parameter.

Das Unternehmen unterhält im eigenen Intranet ein Self Service-Portal, über das Mitarbeiter das Endgerät ihrer Wahl selbst einbinden und so ihre Daten schnell und einfach mobilisieren können. Bei der Entwicklung und Gestaltung des Portals, das auf der Ianywhere-Mobile-Office-Plattform aufsetzt, konnte sich das Unternehmen auf das Know-how des Sybase-Partners Comdirect AG sowie die umfassende Enterprise-Mobility-Technologie von Sybase verlassen.

Im Vordergrund für die Entscheidung für ein Self-Service-Portal stand der Ansatz, dass jeder Nutzer sein mobiles Endgerät aus einer Liste von Standardgeräten selber wählen kann. Somit ist er nicht auf ein bestimmtes Modell beschränkt und kann seine Vorlieben und Wünsche mit einbringen.

Der Ablauf funktioniert auf Windows Mobile-Geräten folgendermaßen: Über das Intranet-Portal registriert sich der Mitarbeiter mit seinem Gerät. Daraufhin erhält er automatisiert eine SMS mit einem Link, über den der entsprechende Software-Client für das Endgerät heruntergeladen wird. Nach erfolgreichem Abschluss der Registrierung werden die Daten zwischen Mobilfunkgerät und den entsprechenden Unternehmenssystemen automatisch synchronisiert. Dabei kann der Anwender auch den Umfang der zu synchronisierenden Daten (nur E-Mail, E-Mail und Kontakte, nur Kontakte, usw.) selber festlegen – entsprechend seiner individuellen Bedürfnisse und den Anforderungen seiner individuellen Aufgabenbeschreibung.

Iphone – ein freiwilliger Standard hält Einzug

Obwohl die Basler Versicherungen ihren Mitarbeitern eine breite Geräteauswahl zur Auswahl gestellt haben, beobachtet das Unternehmen einen erstaunlichen Trend: Eine Woche nach Beginn des neuen Mobility-Ansatzes hatten sich bereits 300 Nutzer mit ihrem Iphone registriert! Das Iphone entwickelte sich im Unternehmen zum freiwilligen De-facto-Standardgerät. Treiber hierfür war neben Aspekten wie Image und Design ganz klar auch die Benutzerfreundlichkeit des Endgeräts. Inzwischen sind insgesamt rund 600 Mitarbeiter für die Mobile Office-Nutzung angemeldet, wovon 87 Prozent das Iphone nutzen. Das Unternehmen zieht auch daraus seine Konsequenzen und will fortan das Iphone zum mobilen Standardendgerät machen – eine Standardisierung also, die von den Mitarbeitern selber in die Wege geleitet wurde.

Ziel erreicht

Als Ergebnis können die Basler Versicherungen drei wichtige Punkte verbuchen: Erstens ist im Vergleich zur Einführung der Standardgeräte 2006 der Aufwand für den Roll-out der neuen Mobility-Infrastruktur deutlich gesunken. Wo damals noch jedes einzelne Gerät ausgepackt, mit Software bestückt und wieder eingepackt werden musste, findet dieser Prozess heute über das Intranet-Portal praktisch automatisch statt.

Zweitens zeigen erste Abschätzungen, dass über diesen innovativen Ansatz die laufenden IT-Kosten – sowohl im Support als auch im Engineering – nennenswert reduziert werden konnten.

Insgesamt kommen 90 Prozent der Iphone-Nutzer praktisch gänzlich ohne IT-Support aus. Zudem verzeichnet das Unternehmen mehr als 50 Prozent weniger Help Desk Calls im Vergleich zu dem Zeitraum, als die Endgeräte sogar bereits vorkonfiguriert ausgeliefert wurden.

Drittens ist die Zufriedenheit der Anwender stark gestiegen: »Unsere Mitarbeiter bedanken sich für die Einfachheit und den reibungslosen Einsatz von Mobile Office«, erklärt Marc Baier, Leiter Collaboration und Workplace Services, Basler Versicherungen. »Fast 100 Prozent der Iphone-Nutzer führen die Installation auf ihrem Gerät selber durch – ohne IT-Support. Auf diese Weise konnten einerseits die IT-Supportkosten signifikant reduziert und andererseits die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden. Das Portal findet somit eine sehr hohe Akzeptanz.«

Mit der Unterstützung des Iphones durch Sybase Ianywhere Mobile Office und die schnelle, einfache und jedermann zugängliche Verfügbarkeit über den Apple App Store, hat sich die Mehrheit für dieses Gerät entschieden. Mit der Bereitstellung der passenden Technologieinfrastruktur wurden also die Voraussetzungen geschaffen, um die Standardisierung von den Anwendern selber voranzutreiben.

»Heute ist jeder Mitarbeiter selbst für sein mobiles Gerät verantwortlich – und das ist unserer Ansicht nach der beste Ansatz«, erklärt Baier. »Inzwischen haben unsere Mitarbeiter sich für das Iphone als Standard entschieden. Wir unterstützen Sie dabei, indem wir mit dem Telekom-Spezialisten Mobilezone AG zusammenarbeiten und der Mitarbeiter dort sein Wunschgerät beziehen kann.«

Experten des Mobile Enterprise

Die Basler Versicherungen haben sich bewusst für den Experten in Sachen Unwired Enterprise entschieden. Sybase ist der größte Anbieter von Unternehmenssoftware und -services, der sich ausschließlich auf das Management und die Mobilisierung von Informationen spezialisiert hat. Mit den Sybase-Ianywhere-Lösungen adressiert das Unternehmen den Mobile-Middleware-Bereich mit bewährter und branchenführender Technologie. Mit Ianywhere Mobile Office können Unternehmen bestmöglich alle Vorteile der heutigen globalen »Always-on«-Netzwerke nutzen. Ianywhere Mobile Office wurde speziell für die neuesten Geräteplattformen und Netzwerktechnologien entwickelt und leistet Integration mobiler E-Mail, PIM, Datenverschlüsselung und Mobilisierung von Geschäftsprozessen in einem Komplettangebot. Unternehmen, die IBM Lotus Domino oder Microsoft Exchange einsetzen, können E-Mails und PIM-Daten in Sekunden übermitteln und haben die Möglichkeit, Geschäftsprozesse aus dem mobilen Posteingang heraus durchzuführen. Mobile Office unterstützt eine Vielzahl von mobilen Geräten darunter Windows Mobile, Symbian und das Iphone.

In Verbindung mit dem von Comdirect AG in Kooperation mit den Basler Versicherungen entwickelten Self-Service-Portal verfügt das Unternehmen nun über eine Komplettlösung für Unternehmensmobilität, die sowohl End-to-End-Sicherheit bietet als auch in der Lage ist, Geschäfts- und Workflow-Prozesse auf den mobilen Geräten zu ermöglichen.

»Mit einer Anmeldung von rund 300 Nutzern ohne IT-Support hat sich das Self-Service-Portal bereits in der ersten Projektwoche gerechnet«, unterstreicht Melkon Torosyan, Teamleader Mobile Computing, Comdirect AG. »Durch diesen Self-Service zeigen uns auch die Mitarbeiter, welche Geräte sie nutzen wollen. Dadurch wird die klassische Vorgehensweise in der Unternehmens-IT umgekehrt: Nicht die IT bestimmt, was der Mitarbeiter nutzen soll, sondern der Mitarbeiter signalisiert, was er gerne nutzen möchte – und entlastet damit sogar noch die IT!«

Die mobile Zukunft ist grenzenlos

Angesichts der Tatsache, dass im Januar 2009 bereits mehr als 17 Millionen Iphones verkauft wurden, darunter 4,4 Millionen alleine im vierten Quartal 2008, und der Apple App Store zu diesem Zeitpunkt rund 15.000 Applikationen mit zirka einer halben Milliarde Downloads verzeichnete, scheint der Einsatz des Iphones im Enterprise-Kontext unaufhaltsam.

Nach dem positiven Feedback der Mitarbeiter und den umfassenden Einsparungen im IT-Bereich sehen die Basler Versicherungen für den Einsatz des Iphones im Unternehmensumfeld noch viel Potenzial.

»Ein Ziel ist die Überschreitung der 1.000er-Marke bei den Registrierungen bis Ende 2009«, erklärt Baier. »Zudem ist eine Erweiterung des genutzten Anwendungsumfangs denkbar. Mit Sybase haben wir den richtigen Technologie-Partner an Bord, mit dem wir die Datenmobilisierung im Unternehmen weiter erfolgreich vorantreiben können.«

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