Jcom1 Subjektorientiertes BPM

Erfüllen alle Ihre Prozesse automatisch die Compliance-Vorgaben? Eine effiziente Optimierung der Geschäftsprozesse schafft Wettbewerbsvorteile für morgen – besonders wenn man sie intelligent vorantreibt.

er nächste Aufschwung kommt bestimmt. Nichts desto trotz: Jede Krise birgt Chancen. Nicht umsonst haben die Chinesen das gleiche Zeichen in dem Wort Krise als auch Chance. So sollten Unternehmen jetzt die derzeitige getrübte Wirtschaftlage nutzen und sich bestmöglich auf den folgenden Konjunkturzyklus vorbereiten. Es gilt vor allem Kosten zu senken und die vorhandenen beziehungsweise reduzierten Ressourcen möglichst effizient zu nutzen. Die Optimierung der Geschäftsprozesse muss dabei in den Mittelpunkt rücken. Und: Alle Mitarbeiter müssen sich dessen bewusst sein. Das heißt, Unternehmer sollten nicht unkontrollierte Einsparungen vornehmen, sondern anhand von strategisch durchdachten Konzepten.

Die beste Unterstützung dafür ist ein intelligentes und vor allem regelkonformes Business Process Management (BPM). Intelligent auf eine Art und Weise, dass alle Mitarbeiter, also alle Prozessbeteiligten, in den notwendigen Veränderungsprozess mit einbezogen werden. Nicht zuletzt, weil sie ja auch mit am besten wissen, wo eventuelle Verbesserungspotenziale schlummern. Die subjektorientierte Methode macht dies möglich. Subjektorientierung bedeutet, Fokussierung auf die Subjekte, sprich die Handelnden im Prozess. Warum ist das von Vorteil?

Kommunikation und Choreografie sind wesentliche Aspekte des BPM. Denn alle am Prozess Beteiligten, also die Subjekte, tauschen sich – auch über Landes- und Organisationsgrenzen hinweg – durch das Senden und Empfangen von Nachrichten aus. Diese parallel ablaufende Kommunikation zu synchronisieren, entspricht dem Prinzip der Choreografie. Durch die subjektorientierte Vorgehensweise können die Fachabteilungen selbst modellieren und ihre benötigten Services orchestrieren. Sie beschreiben demnach mit nur wenigen Symbolen präzise mit wem sie wann kommunizieren müssen und welche Services sie dazu benötigen, um eine Aufgabe effizient abwickeln zu können. Das heißt, die Zusammenarbeit der einzelnen Subjekte wird über die Choreografie definiert.

Firmen müssen schnell auf Veränderungen reagieren und brauchen Planungssicherheit. Darin liegt ein weiterer Vorteil der Methodik: Ohne jeden Codierungsaufwand können die Mitarbeiter ihre Prozesse überprüfen und testen, bevor diese implementiert sind. Dies schafft eine kreative Umgebung, in der alle Beschäftigten gerne ihre Optimierungsvorschläge kontinuierlich einbringen werden. Aus den Prozessmodellen wird die Software zur Bearbeitung der Prozesse sofort automatisch erzeugt. Das heißt, sie stehen den Mitarbeitern innerhalb eines Prozessportals zur Verfügung. Dabei ist es unerheblich welche IT-Plattform oder welcher Web-Applikationsserver gewählt wird.

Somit bestimmt das Business und nicht die IT-Abteilung, jedoch aber in enger Abstimmung mit ihr, den Ablauf von Prozessen. Die Kommunikationslücke zwischen den beiden ist damit geschlossen.

Nachdem die Prozessmodelle erstellt und validiert sind, müssen sie, um in einer real vorhandenen IT-Landschaft ablaufen zu können, mit den existenten Applikationen verbunden werden. Dazu ist es nötig, die erforderlichen IT-Services beziehungsweise Daten aus der IT-Umgebung zu extrahieren. Dies geschieht ohne großen Programmieraufwand mit Hilfe von Formulartechnologien und sogenannten Web-Robotern. Daten, die der Anwender auf seinem Bildschirm verändert, werden über dieselben Mechanismen auch in den dahinter liegenden Systemen verändert und dann auf einen Bildschirm zur Bearbeitung für den Anwender im Prozess zusammengeführt. Dieses Vorgehen kann mit dem Einbinden von Webservices gekoppelt werden. Es entsteht eine komfortable serviceorientierte Architektur (SOA), die vorhandene Applikationen und neue Service Repositories mit den Prozessen verbindet. Folglich modellieren die Mitarbeiter nicht nur die Prozesse, sondern sie definieren gleichzeitig Services aus Businesssicht. Daraus kann die Verbindung zur IT und die Umsetzung in die IT abgeleitet werden. Man spricht dann nicht mehr von SOA sondern von SOB, von serviceorientiertem Business.

Je höher die Qualität der Serviceprozesse, desto höher die Qualität der Unternehmensleistung. Sie stellen sicher, dass Serviceunterbrechungen beziehungsweise Serviceveränderungen effektiv und effizient behandelt werden. Das Rohrbacher Unternehmen jCOM1 adressiert mit seiner subjektorientierten BPM-Suite auch konsequent dieses Thema, damit durch Service Management beziehungsweise SOA die geschäftlichen Abläufe sicher und optimal unterstützt werden. Auf der Basis der subjektorientierten Methodik wird die Servicequalität kunden- und kostenoptimiert geplant, überwacht und gesteuert. S-BPM steigert somit erheblich die Produktivität bei besserer Qualität der Leistungserbringung. Hinzu kommt, dass alle Prozesse bis auf Arbeitsschrittebene dokumentiert sind und liefern so eine transparente Sicht auf die Services sowie eine optimale Grundlage für Governance.

Prozesse ändern sich so schnell wie unsere Gedanken! Auch Gesetze, Referenzmodelle, Standards, branchenspezifische Vorgaben und firmeninterne Richtlinien bestimmen dabei unseren Unternehmensalltag. Viele Mitarbeiter greifen deswegen immer öfter zu Ad-hoc-Prozessen, indem sie ihre Aufgaben mit Hilfe von Excel-Tabellen oder per E-Mail-Versand erledigen. Diese sogenannte Schatten-IT ist weder betriebssicher noch revisionssicher und birgt gewaltige Risiken. Aus diesem Grund stellt jCOM1 insbesondere die Compliance-Konformität innerhalb der Prozesse in den Vordergrund. Von Anfang an wird die Governance, also ein regelkonformes Management, in der Prozessmodellierung berücksichtig und von den Mitarbeitern gelebt! Auf diese Art und Weise müssen alle Prozessbeteiligten die Vorschriften und Richtlinien der Unternehmen einhalten. So lassen sich:

§ die Auswirkungen der Änderungen von Subprozessen auf den Gesamtprozess messen

Die Herausforderung liegt also in der nachhaltigen Steigerung von Unternehmensagilität. Dies verlangt Strukturen, die es erlauben, die Prozess- und Anwendungslandschaft zu optimieren.

BPM soll Prozessbeteiligten helfen, effektiver zu arbeiten und Mehrwert zu erzielen. Das heißt, Produktivität wie Agilität sollen erheblich gesteigert und die Kosten drastisch gesenkt werden. Bei der Einführung von BPM gehen wir nach einem bestimmten Muster vor. Zunächst müssen die Rahmenbedingungen definiert werden. Das heißt, wir definieren gemeinsam mit dem Kunden die Ziele, die Ausgangssituation und die Risiken. Außerdem strukturieren wir den Gesamtablauf grob in Teilprozesse und ermitteln, welche Prozesse standardisiert werden können. Wir legen Prozessinhaber fest und definieren, welche Prozessteilnehmer in einzelnen Teilprozessen welche Aufgaben wahrnehmen. Diese strategische Vorgehensweise reduziert die Komplexität und ist nötig, um diverse »BPM-Klippen« zu umschiffen. Fehler müssen frühzeitig erkannt werden und jeder Prozessbeteiligte hält sich bei der Abarbeitung seiner Aufgaben an die vorgeschriebenen Regeln und Gesetze. Dazu bedarf es der grundlegenden Ressource »Mensch«, der sich mit dem Thema intensiv auseinandersetzen muss.

So können die vom Markt geforderten Veränderungen in den Geschäftsabläufen schnell, geplant und gesteuert realisiert werden. Nach jeder beschlossenen Neuerung stehen sie den Mitarbeitern bei ihrer täglichen Arbeit sofort wieder zur Verfügung. Diese Vorgehensweise erleichtert den Arbeitsaufwand erheblich, verkürzt die Durchlaufzeiten einzelner Abläufe und führt in der Konsequenz zu einem schnellen ROI.

Angenommen, Sie sparen 10 Stunden pro Vorgang bei einem Stundenlohn von 100 Euro. Dann ergibt sich für Sie bei beispielsweise 1.000 Prozessänderungen- oder Neueinführungen pro Jahr eine Gesamtersparnis von 1.000.000 Euro.

»Beim intelligenten Business Process Management (BPM) werden alle Mitarbeiter, also alle Prozessbeteiligten, in den notwendigen Veränderungsprozess mit einbezogen.«

»Das Business und nicht die IT-Abteilung, jedoch aber in enger Abstimmung mit ihr, bestimmt den Ablauf von Prozessen.«

§ Kernvorteile beim Einsatz der S-BPM-Methode

§ Für die Prozessmodellierung und -ausführung wird nur eine Methodik verwendet

§ Die Prozessbeschreibung erfolgt einfach und intuitiv mit wenigen Symbolen

§ Die Mitarbeiter haben große Gestaltungsmöglichkeiten

§ Das Wissen der Mitarbeiter fließt in die Prozesse mit ein

§ Die Prozesse sind transparent und werden laufend verbessert

§ Gleiche Geschäftsvorfälle werden gleich behandelt

§ Jeder Mitarbeiter sieht sofort seine Aufgaben sowie den Kommunikationsablauf mit anderen Kollegen

§ Jedes Subjekt definiert seinen eigenen Kontrollfluss

§ Die Prozessdokumentation ist stets aktuell abrufbar

§ Hohe Sicherheit und Kundenorientierung sind integrale Bestandteile des BPM

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