Compuware Application Portfolio Management
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Application Portfolio Management: Genauer Überblick und Best Practices verhelfen zur optimalen Entscheidungsfindung Wissen was läuft Nur wer einen exakten Überblick seines Anwendungsportfolios hat, kann gezielt Schwerpunkte setzen, Prozesse verschlanken und die Leistungsfähigkeit seiner gesamten IT-Landschaft erhöhen.
ehr als 75 Prozent ihres IT-Budgets geben Unternehmen allein für die Wartung vorhandener Systeme aus. Ein großer Teil davon fließt häufig in die Pflege redundanter Anwendungen oder solcher, die keinerlei Nutzen bieten. Die Folge ist, dass die Kosten hierfür in die Höhe schießen und meist nicht mehr zufriedenstellend verwaltet werden können. Außerdem fehlen den meisten IT-Verantwortlichen genaue Daten über das aktuelle Anwendungsportfolio. Dabei sind diese Angaben zum Status quo der Anwendungen und ihres Wartungsaufwands essenziell, um daraufhin die richtigen Schwerpunkte zu setzen, damit beispielsweise Betriebskosten reduziert oder IT-Dienstleistungen verbessert werden können. Ohne einen genauen Überblick über das gesamte Anwendungsportfolio ist es schwierig, die Kosten zu kontrollieren und die IT-Abteilung leistungsfähig zu gestalten. Daher benötigen die Verantwortlichen quantifizierbare Daten, die ihnen sagen: • wie viele Anwendungen aktuell unterhalten werden • wie viele Anwendungen identische oder ähnliche Geschäftsprozesse unterstützen • wie viele dieser Anwendungen die erwarteten Vorteile für das Unternehmen tatsächlich erbringen • welche Anwendungen Risiken enthalten • wie hoch die Kosten für jede Anwendung sind Mit Hilfe einer genauen Übersicht über das gesamte Anwendungsportfolio, kann die IT-Abteilung ihre Schwerpunkte gezielter setzen, Prozesse verschlanken und die Leistungsfähigkeit erhöhen. Mit einem effektiv umgesetzten Application Portfolio Management (APM) lassen sich Anwendungen ermitteln, die dem Unternehmen wirklich nutzen. Dabei sollten wesentliche Kriterien dieser Softwarelösung beachtet werden, die helfen, dieses richtig umzusetzen. Wesentliche Kriterien des Application Portfolio Management. APM besteht aus einer Reihe von Prozessen, die ein Unternehmen dabei unterstützen, die vorhandenen Anwendungen auf den Nutzen, die Kosten und die inhärenten Risiken jeder einzelnen Applikation zu überprüfen und zu optimieren. Dabei sind drei wesentliche Punkte bei der Planung eines Verfahrens zur Steuerung des Anwendungsportfolios zu beachten. Transparenz Ein durchschnittliches Unternehmen kann in einem einzigen Bereich wie etwa Finanzen, Customer Relationship Management oder Human Resources, leicht über Hunderte von Anwendungen im Einsatz haben. Das sind eindeutig zu viele, um gezielt entscheiden zu können, in welche investiert werden soll. Für die erfolgreiche Überwachung eines Anwendungsportfolios bietet sich an, dass das Unternehmen einen APM-Verantwortlichen bestimmt, der sowohl von der IT- und Fachabteilung getragen wird und von der Unternehmensleitung unterstützt wird. Dadurch lassen sich Widersprüchlichkeiten die durch eine Teamführung entstehen vermeiden. Dieser APM-Verantwortliche kann nun die Anwendungen auf Kosten, Risiko, geschäftlichen Nutzen sowie Performance untersuchen und dadurch lassen sich die Entscheidungsfindungen vereinfachen. Bezüglich der Kosten sollten die Ausgaben für den Einsatz jeder einzelnen Lösung untersucht werden, darunter fallen Personalressourcen, Infrastruktur, Lizenz- und Wartungsgebühren. Mit Hilfe einer Analyse bezüglich der geschäftlichen Konsequenzen bei der Implementierung oder der Abschaffung einer Anwendung kann das Risiko für das Unternehmen abgeschätzt werden. Bei dieser Analyse sollte der IT-Verantwortliche auch gezielt den Nutzen der jeweiligen Anwendung (etwa Produktivität, Wettbewerbsvorteil) aufdecken. Wie gut die jeweilige Applikation die Erwartungen der Anwender erfüllt, kann eine Performance-Analyse beantworten, die sich der Endanwenderdaten bedient und sie entsprechend auswertet: nicht oder nur wenig genutzte Applikationen haben möglicherweise kaum Mehrwert für die Anwender. Die Transparenz der erforderlichen Daten kann mithilfe von Lösungen wie Compuware Changepoint gewährleistet werden, die helfen, alle Geschäftsanwendungen zu kategorisieren und wichtige Kennzahlen zu erfassen. So erhält der APM-Verantwortliche mit einer einzigen Datenquelle, einen Überblick über den Status des Portfolios. Dashboards zeigen redundante Applikationen und erhöhte Ausgaben auf. Neben der Überwachung des Zustands der vorhandenen Anwendungen bieten diese Lösungen außerdem Auswertungen für die Entwicklung strategischer Roadmaps zu jedem Portfolio. So können das Risiko, die Kosten und der Wert einer Applikation ermittelt werden, so dass diese Faktoren bei der Planung des Lebenszyklus entsprechend berücksichtigt werden können. Die kontinuierliche Überwachung, Erfassung und Bewertung eines gesamten Anwendungsportfolios liefert Informationen, die in hohem Maße dazu beitragen, den Return on IT-Investment zu erhalten. Schließlich lässt sich so unter anderem die Effizienz steigern und schlechte von erfolgreichen Lösungen trennen. Zusammenarbeit Die Implementierung einer APM-Lösung und die Ernennung des Verantwortlichen ist zwar ein wichtiger Schritt, damit sich die Abteilungen auf die für das Unternehmen wichtigsten Aufgaben konzentrieren. Um aber sicherzustellen, dass dies auch wirklich funktioniert, sollten die geschäftlichen Entscheider in den APM-Prozess einbezogen werden. Beispielsweise sollte die IT-Organisation zunächst mit den Managern der Fachabteilungen vereinbaren, welche Entscheidungskriterien der Anwendungsbewertung zugrunde gelegt werden sollten. Kontinuierliche Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen dem APM-Verantwortlichen und den Managern der Fachabteilungen unter Einbeziehung der Unternehmensleitung je nach Bedarf sichert die Ausrichtung der IT an den Unternehmenszielen und Investitionen in die notwendigen Anwendungen. Nachhaltiger Nutzen durch Standardisierung Ein Unternehmen sollte seine APM-Aktivitäten kontinuierlich aufrechterhalten, wenn es maximale Ergebnisse erzielen möchte. Feste Strukturen und einheitliche Prozesse helfen dabei, Daten nachhaltig zu sammeln, um konsistente Analysen für eine langfristige Umsetzung durchzuführen. Auf diese Weise können Projektleiter die Messung, Bewertung, Kategorisierung, Prüfung und Rechtfertigung aller Anwendungen im Produktivbetrieb sicherstellen. Außerdem sollte der Standard in jeder Phase des Anwendungszyklus berücksichtigt und integriert werden. Zuletzt ist die Automation ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass stets die aktuellsten Daten vorliegen. Dadurch können Trends und Muster anhand wichtiger Kriterien im Zeitverlauf ermittelt werden. Außerdem kann die IT-Abteilung dafür sorgen, dass sie Anforderungen rechtzeitig erfüllt, indem sie den Umfang des zu prüfenden Portfolios einschränkt. Vorteile können sich sehen lassen. Eine langfristig angelegte Umsetzung eines Application-Portfolio-Management-Prozesses verhilft zu kleineren Portfolios und sofortigen Kosteneinsparungen, da diese Softwarelösung redundante oder überflüssige Anwendungen im Portfolio erkennt. Dadurch besteht die Möglichkeit, die Kosten für vorhandene Anwendungen um 20 Prozent und mehr zu senken. Auch können durch ermittelte Kennzahlen, die die Rationalisierung des Portfolios unterstützen, die Wartungskosten gesenkt werden. So kann sich die IT-Abteilung neuen Projekten widmen, anstatt alte Anwendungen zu warten. Außerdem erreicht das Unternehmen durch geringere Betriebskosten und Personalbedarf höhere Margen. IT und Unternehmensziele im Einklang Application Portfolio Management erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen IT- und Fachabteilungen. Ziele, Kennzahlen und geplante Lebensdauer einer solchen Initiative werden im Vorfeld mit den Managern der Fachabteilungen vereinbart. Dadurch kann die IT-Abteilung Entscheidungen zusätzlich aus geschäftlicher Perspektive treffen. Das Portfolio folgt automatisch den Unternehmensstrategien, weil die Ausgaben den Absichten der Fachabteilungen entsprechen. Auf diese Weise wird die Ausrichtung der IT an den Unternehmenszielen vereinfacht. Optimierte Prognosen und Ressourcenzuweisung Da APM-Prozesse auch quantitativ gesteuert werden, muss sich die IT-Abteilung bei der Verwaltung von Anwendungsportfolios nicht mehr auf Schätzungen verlassen. CIOs können Kosten und Risiken über Zeitspannen verfolgen, um Trends zu berechnen. Das führt zu genaueren Kostenprognosen für IT-Investitionen. Da die IT-Abteilung im Voraus die Ziele, Kosten und Risiken eines Projekts kennt, kann sie entsprechend planen und ihre Zusagen einlösen. Die IT-Verantwortlichen haben außerdem stärkere Kontrolle über die unterschiedlichen Komponenten ihrer Portfolios, die IT-Mitarbeiter können sich auf weniger Technologien konzentrieren. Ressourcen werden effektiver eingesetzt und Mitarbeiter denjenigen neuen Anwendungs-Projekten zugewiesen, die dem Unternehmen den größten Nutzen bringen. Oliver Rueling ____________________________________________ Oliver Rueling, Solution Consultant Portfolio-Management bei Compuware
Wissen was läuft Quelle: Compuware
Changepoint bietet IT-Verantwortlichen einen umfassenden Einblick in Investitionen, Projekte, Anwendungen und Ressourcen und unterstützt damit eine bessere Kostenverwaltung, sichere Entscheidungen bei wichtigen Aktivitäten und die gezielte Ausrichtung der IT an den Unternehmensanforderungen.
Changepoint bietet einen konsistenten Überblick über alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Anwendung stehen.
Changepoint Application Portfolio Management gewährleistet die Qualität des gesamten Anwendungsportfolios auf höchster Ebene.
APM-Prozesse mit Projekt Portfolio Management unterstützen Das Management neuer Anwendungsprojekte beginnt mit strategischem APM-Input – Kosten, Risiko und Nutzen eines Projekts – der die Entscheider bei der Finanzierung der strategisch wichtigsten Projekte unterstützt. Sind die Projekte ausgewählt, können während der Entwicklung mit Project Portfolio Management (PPM) Kosten, Ressourcen und Risiken verfolgt werden. Bei abgeschlossenen Projekten wird überprüft, ob der zugesagte Nutzen erbracht wurde, eine Funktion, die sowohl APM als auch PPM bieten. Investitionsentscheidungen sind nicht mit der Finanzierung eines Projekts und auch nicht mit dem Abschluss des Projekts beendet. Sie bestehen kontinuierlich fort und das sollten auch die Lösungen, mit denen solche Entscheidungen verwaltet werden. Die IT-Abteilung trifft effektivere Entscheidungen, wenn Projekte und Anwendungen als Teil des gesamten Investitionslebenszyklus betrachtet werden. APM und PPM sollten sich gegenseitig ergänzen und eine wesentliche Rolle beim Management des gesamten Investitionslebenszyklus spielen. Während sich APM-Prozesse auf die kontinuierliche Messung, Bewertung, Kategorisierung, Prüfung und Rechtfertigung aktuell in Produktion befindlicher Anwendungen konzentrieren, geht es bei PPM-Prozessen um die fortlaufende Messung und Bewertung von Applikationen im Entwicklungsprozess.
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