Alfresco ECM und Open Source

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Open-Source-Lösungen im ECM-Umfeld

Von der Mottenkiste hin zur verlässlichen Businesslösung?

Open-Source-Lösungen sind nicht immer der Königsweg, aber richtig eingesetzt und ausgestattet mit den benötigten Fähigkeiten können sie ihren Anwendern eine Service-Umgebung bereitstellen, in der diese so arbeiten können wie sie möchten – mit den Tools, die sie verwenden wollen und dabei mit einer verbesserten Produktivität.

och immer fristen Open-Source-Modelle in vielen Breichen ein Schattendasein. Insbesondere was den Einsatz in Business-Umgebungen angeht, herrschen bei vielen Unternehmensverantwortlichen noch Vorbehalte hinsichtlich der Seriosität und Verlässlichkeit von quellcodeoffenen Softwareangeboten. Doch der Wind dreht sich langsam und bei vielen wächst das Bewusstsein für die vielen Vorteile, die Open Source bei Geschäftsanwendungen mit sich bringt. So lassen sich – mit der richtigen Lösung und Herangehensweise – beispielsweise im Bereich des Dokumentenmanagements völlig neue Wege beschreiten – und gleichzeitig Geld sparen.

Ein von Forrester Research veröffentlichter Bericht hat deutlich gemacht, dass drei Faktoren bei Fachleuten im Jahre 2009 ganz oben stehen: die Reduzierung von Kosten, eine verbesserte Integration sowie wachsende Innovation und die Unterstützung regulativer Anforderungen. Open-Source-Lösungen sind nicht immer der Königsweg, aber richtig eingesetzt und ausgestattet mit den benötigten Fähigkeiten können sie ihren Anwendern eine Service-Umgebung bereitstellen, in der Anwender so arbeiten können wie sie möchten – mit den Tools, die sie verwenden wollen und dabei mit einer verbesserten Produktivität. Am Beispiel Enterprise-Content-Management (ECM) lässt sich das sehr gut illustrieren.

ECM-Systeme in Open Source

Immer mehr Unternehmen setzen auf ECM-Systeme, da sie hiermit den Lebenszyklus ihres digitalen Contents und ihrer Dokumente durch vordefinierte Regeln und Abläufe optimal steuern können: von der Entstehung über die Verteilung, Verwendung, Verwaltung bis hin zu kontrollierten Vernichtung. Sie erhalten durch die konsistente Ablage aller Informationen mehr Transparenz, was die Effizienz von Unternehmensszenarien erhöht und Geld sparen kann. Zudem verbessert sich die Prozessqualität durch definierte Arbeitsabläufe und Geschäftsprozess und die präzise Einhaltung von Richtlinien kann besser gewährleistet sein. Es handelt sich also um eine sehr sensible und umfassende Anwendung. Und dafür sollen Unternehmen auf Open-Source-Lösungen setzen?

Lange schien dieser Gedanke noch wenig realistisch zu sein, vertraute man doch gerade im Business-Umfeld altgedienten prioprietären Lösungen und verzichtete auf Experimente. Das lag sicherlich auch am mangelnden Angebot. Denn während sich im Bereich des Content-Managements schnell eine Vielzahl von Lösungen auf dem Markt tummelte, war das Angebot von Anwendungen im Dokumentenmanagement recht überschaubar. Dies ist sicherlich auf die vielfältigen Herausforderungen bei der Bewirtschaftung von Dokumenten in Unternehmen zurückzuführen: transparente und lokationsunabhängige Datenablage, Metadaten-Management, Formatkonversion, Historisierung, Workflow-Support oder eine integrierte Suche und Archivierung. Gerade hier bieten Open-Source-Lösungen aber Chancen. Denn diese Anforderungen sind in vielen Unternehmen noch nicht gelöst. Typische Probleme sind Mehrspurigkeiten, Inkonsistenzen oder Fehler in der Abwicklung von Unternehmensprozessen. Hinzu kommt, dass ein Archiv heutzutage einer Vielzahl gesetzlicher Vorschriften genügen muss. Und gerade hier, wo das Zusammenspiel dieser vielfältigen Anforderungen gewährleistet werden muss, bieten Open-Source-Lösungen im Vergleich zu herkömmlichen Applikationen eine Vielzahl an Stärken für den Bereich ECM.

Die Stärken von Open Source

Zunächst einmal können Unternehmen sehr stark davon profitieren, das Open-Source-Lösungen offene Schnittstellen und Standards aufweisen. Gerade in einem IT-Umfeld, bei dem verschiedenste Lösungen in einem Unternehmen eingesetzt werden, kann dadurch ein ECM-System an die vorhandenen Infrastrukturen angebunden werden. Unternehmen können ihre Daten aus den Repositories so zum Records-Management-System übertragen, ohne dabei Risiken einzugehen – insbesondere für die Einhaltung von Compliance-Anforderungen ist dies ein nicht zu unterschätzender Gesichtspunkt. Zudem läuft der Austausch beziehungsweise Abgleich zwischen beiden Systemen konstant. So kann es herkömmlichen Informationsaustausch zwischen Repository und Dokumentenmanagementsystem nicht zu Inkonsistenzen der Informationen kommen. Hier zeigt sich dann auch schon der erste Faktor um Hinblick auf Kosten. Wenn Unternehmen mehrere Repositories verwenden müssen, kostet das Geld.

Durch offene Schnittstellen können die Anwender die Lösungen maßschneidern, so dass die Bedürfnisse des Anwenders perfekt erfüllt werden können. So hat beispielsweise die Stadt Wien, die schon auf Open Source setzt, andere Vorstellungen und Bedürfnisse als ein Großkonzern, der seine IT-Infrastruktur modernisieren möchte. Durch den offenen Quellcode ist die Integration von Plugins und neuen Lösungen sehr kostengünstig, weil unkompliziert. Wenn ein neues Dokumentenmanagement installiert wird, hat dies einen entscheidenden Vorteil: Die neue Lösung kann durch eine Vielzahl an Schnittstellen problemlos mit anderen Systemen integriert werden und es ist nicht notwendig, die ganze IT komplett umzukrempeln. Wenn sich das Dokumentenmanagementsystem und beispielsweise ein ERP-System wie SAP sich verstehen, können wichtige Dokumente problemlos in das Dokumentenmanagement überführt werden, was mit einer konventionellen Lösung zu einigen Schwierigkeiten führen würde. Dies wiederum kann es allen Mitarbeitern ermöglichen, das Dokumentenmanagementsystem zu nutzen, auch wenn sie mit der Hauptanwendung nichts zu tun haben. Sie müssen sich Dokumente nicht mehr aus einer arbeitsplatzfremden Oberfläche holen. Um dies zu schaffen, ist Open Source geradezu prädestiniert.

Kosten sind natürlich auch ein entscheidendes Argument für oder gegen eine bestimmt Softwarelösung. Da sind eingesparte Lizenzgebühren natürlich ein entscheidender Punkt, aber nur solange, wie auch die angebotene Qualität nicht darunter leidet. Während gerade für kleine Unternehmen dies ein entscheidendes Kostenargument war, merken zunehmend auch mittelständische und große Firmen, dass sie bei niedrigen oder nicht vorhandenen Gebühren trotzdem Qualität auf dem Markt bekommen. Es gibt jedoch im Bereich des Dokumentenmanagements Angebote, die Qualität liefern und dabei sehr viel Geld sparen.

Was gern unterschätzt wird, ist das große Innovationspotenzial, das in Open-Source-Lösungen liegt. Mit den Möglichkeiten des Web 2.0 kann sich das Dokumentenmanagementsystem beispielsweise vom reinen Dokumenten-Ablagesystem hin zu einer Kommunikationsplattform entwickeln, von der auch Partnern und Kunden profitieren können. Auf der Basis bestehender Dokumente kann es etwa verschiedenen Arbeitsgruppen an mehreren Standorten ermöglicht werden, eine einfache Kollaboration zu realisieren. Hierdurch werden Räume für Projekte oder neue Aufträge geschaffen. In Wikis und Blogs kann diskutiert und Wissen ausgetauscht werden. Und wenn diese Informationen dann sicher und wiederverwertbar organisiert und archiviert werden, schließt sich der Kreis von Dokumentenmanagement und Knowledge-Management.

Ein Beispiel

Ein Beispiel ist das britische ECM-Unternehmen Alfresco. Das System liefert diverse Möglichkeiten bei der Archivierung und Verwaltung von Dokumenten. So können über Dateipläne automatisch record-basierte Klassifizierungen und Planungen nach festgelegten Vorgaben und stardartisierten Strukturen eingerichtet werden, was die Arbeit mit Dokumenten stark erleichtert. Zudem verfügt das System über eine automatische Dokumentennummerierung und eine Einhaltung von Speicherungs- und Archivierungsrichtlinien. So bleiben Fehler aus – das System regelt alles automatisch. Auch durch die Offenheit gegenüber akzeptierten Standards und die einfache Benutzeroberfläche ist das Laden von Dokumenten sehr simpel. Durch zahlreiche Formattransformatoren wird das Laden unterschiedlicher Dateitypen erlaubt, inklusive Open Office und PDF und die Dateien werden dabei automatisch indexiert.

Von hier ist der Sprung zur Einbindung der Dokumente in Wissensplattformen und Abteilungs- sowie Projektplattformen nicht weit – Alfresco Enterprise liefert die Kollaborationswerkzeuge wie Wikis Blogs und Teamsites gleich mit. Das die Open-Source-Lösung für Geschäftsanwendungen überzeugt, wird durch den Erfolg der Software deutlich: Das Unternehmen gehört mittlerweile zu den drei größten Open-Source-Anbietern der Welt.

Dieses Beispiel zeigt, dass Open-Source-Lösungen durchaus ein großes Potenzial haben, auch wenn nicht vergessen werden darf, dass viele nicht die Reife haben, um sich in Unternehmen durchzusetzen. Doch wenn sie es schaffen, die stetig wachsenden Anforderungen, die Unternehmen an ihre Archivierungslösung haben, zu erfüllen, können sie aus ihrem Nischendasein rauskommen.

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