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Einkauf als strategischer Prozess

Liquiditätsreserve Einkauf

Oft muss der Einkauf in schweren Zeiten den Löwenanteil der Sparvorgaben des Vorstands übernehmen. Durch das gemeinsame Wirken einer konsistenten Beschaffungsstrategie und effektiver operativer Instrumente ergibt sich ein erhebliches Sparpotenzial.

assive Umsatzeinbrüche in den letzten Monaten haben dazu geführt, dass viele Unternehmen nach Gelegenheiten für Kosteneinsparungen. Dabei geht es um tragfähige Konzepte zur Sicherung der eigenen Liquidität durch wirksames Working Capital Management oder um die Optimierung der internen Strukturen und Prozesse. Doch wie lassen sich ambitionierte Kostensenkungsziele erreichen? Die Lösung liegt im Zusammenspiel einer konsistenten Beschaffungsstrategie und effektiver operativer Instrumente – insgesamt lassen sich so – konservativ gerechnet – vier bis acht Prozent des gesamten Einkaufvolumens einsparen. Hier kommen spezialisierte Anbieter ins Spiel: Laut einer aktuellen Umfrage des IT-Branchenverbandes Bitkom setzen Unternehmen verstärkt auf externe Lösungen und Dienstleister. Demnach legen Outsourcingprojekte wie Software as a Service – ein Mietmodell für Software und Hosting durch externe Dienstleister – im laufenden Jahr um 7,2 Prozent zu.

Der Einkauf hat sich vom rein operativen zu einem strategischen Prozess gewandelt. Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist der Einkaufsmanager (CPO) als Kostenmanager gefragt, um die Kontrolle über sämtliche Fremdkosten zu bewahren – seien es Dienstleistungen, direkte oder indirekte Materialien. Die Unternehmensleitung erwartet von ihrer Einkaufsabteilung, dass diese einen signifikanten Beitrag zur Gesamtperformance des Unternehmens leistet. Abhängig von der Branche kann das gesamte Einkaufsvolumen zwischen 40 und 60 Prozent vom Gesamtumsatz eines Unternehmens betragen. BMW hat beispielsweise in seinem Strategieprogramm »Number One« ein Einsparziel von sechs Milliarden Euro bis 2012 ausgegeben – dazu soll der Einkauf alleine vier Milliarden Euro beitragen. Ein ehrgeiziges Ziel, das den hohen Stellenwert des Einkaufs im Unternehmen belegt

Einkauf bedeutet Veränderung

Wenn sich das Thema strategischer Einkauf auf der Tagesordnung des Top-Managements befindet, ist die Frage, wie der Einkaufsprozess zu transformieren ist, um das Potenzial auszuschöpfen, von zentraler Bedeutung. Der Einkaufsdienstleister und Lösungsanbieter IBX hält einen optimierten Beschaffungsprozess heutzutage für Unternehmen mit globalen Ambitionen für unabdingbar. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Wahl einer geeigneten Organisationsstruktur und der passenden Mitarbeiter sowie der erfolgreichen Umsetzung notwendiger Veränderungen. Dazu muss eine zentral geführte Einkaufsorganisation mit umfassenden Gestaltungsspielräumen ausgestattet sein und entsprechende Kompetenzen übertragen bekommen. Es gilt vielmehr, vielschichtige Prozesse hinsichtlich der Qualität entlang der Supply Chain zu beherrschen. Dazu gehört auch, Gesamtkosten transparent zu machen, Handlungsspielraum zu gewinnen und sicherheitsrelevante Aspekte zu analysieren, um die Produkt- und Leistungsqualität des Unternehmens jederzeit aufrecht erhalten zu können.

Externe Dienstleister gefragt

Einkaufsspezialisten wie IBX unterstützt Unternehmen dabei, dass sie ihre Einkaufspotenziale identifizieren und ausschöpfen können. IBX fokussiert sich mehr auf die Beschaffung von indirektem Material wie Verbrauchsmaterialien und weniger auf Investitionsgüter. Darin liegt ein enormes Einkaufsvolumen, dass es zu optimieren gilt. Bluechip-Konzerne wie Deutsche Post World Net, Ikea, Lufthansa, BMW, Ericsson oder Linde Gas haben so ihre Beschaffungsprozesse deutlich effizienter gestalten können.

Anfang des Jahres startete IBX die Initiative »Sourcing in a downturn«, in der innovative Vorgehensweisen für den Einkauf in Rezessionsphasen zusammengefasst wurden. Zentraler Bestandteil ist dabei ein Modell für die Warengruppenanalyse, mit dessen Hilfe Produktgruppen mit dem größten Einsparpotenzial während einer Rezession identifiziert werden können. Demnach lassen sich bei der Beschaffung von Kategorien mit der höchsten Preisvolatilität die größten Einsparmöglichkeiten realisieren. Dazu gehören die Beschaffung von Zeitarbeit, Beratung und Marketingdienstleistungen. Ein gut ausgearbeitetes Rezessionsprogramm sollte Einsparmöglichkeiten aufzeigen, geeignete Beschaffungsstrategien benennen und sicherstellen, dass die Einsparpotenziale in neue Verträge einfließen.

Thomas Neubauer

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Thomas Neubauer, Geschäftsführer IBX Deutschland

»Wenn sich der strategische Einkauf auf der Tagesordnung des Vorstandes befindet, ist es die zentrale Frage, wie der Einkaufsprozess zu transformieren ist, um das Potenzial auszuschöpfen.«

Zentrales Element der Initiative »Sourcing in a downturn« von IBX ist die Warengruppenanalyse, anhand derer die Produktgruppen mit dem größten Einsparpotenzial während der Rezession identifiziert werden

Ein Rechenbeispiel von IBX zeigt, dass bereits mit der Startphase die Gesamtkosten der Softwareinstallation über den Kosten der Mietlösung liegen. Die Gesamtkosten umfassen Ausstattung, Management und Betrieb.

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