Epicor Mobiles ERP

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Mobilität als Wettbewerbsfaktor in Unternehmen

Mit mobilem ERP »Always On«

»Always on« – dieser Zustand ständiger Konnektivität und eines ortsungebundenen On-demand-Zugriffs auf die wichtigsten Unternehmensinformationen prägte in den letzten Jahren hauptsächlich den Alltag hochrangiger Firmenvertreter. Inzwischen lassen neue Arbeitsmodelle und beschleunigte Unternehmensabläufe den Ruf nach Mobilität für alle Mitarbeiter immer lauter werden. Mit einem ERP-System, das Unternehmensdaten jederzeit auf PDA , Smartphone oder Tablet PC liefert, lässt sich diesem Ruf folgen.

on zuhause aus arbeiten, auswärtige Geschäftstermine wahrnehmen, Reisezeiten in Bahn oder Flugzeug nutzen – kein Zweifel, der multi-mobile Worker ist längst keine Zukunftsvision mehr, sondern in vielen deutschen Unternehmen bereits Realität. Doch wird der Begriff der »Unternehmensmobilität« von Fall zu Fall sehr unterschiedlich ausgelegt: Er kann sowohl die Ausstattung der Mitarbeiter mit Mobiltelefonen bedeuten, wie auch vertikale Lösungen umfassen, die den Kollegen im Außeneinsatz schnell Informationen liefern, beispielsweise ins Lager, an die Fließbänder, an die Kasse oder auch ans Krankenbett des Patienten.

Mobil produktiver

Schon allein um als Unternehmen konkurrenzfähig zu bleiben, müssen die Arbeitnehmer auf dem Laufenden sein, egal wo sie sich befinden. Eine verbesserte Mitarbeiterproduktivität und beschleunigte Unternehmensabläufe sind die Hauptargumente – denn wer Informationen von unterwegs abrufen und weiterverarbeiten kann, verliert keine Zeit mit dem Weg ins Büro, um die nötigen Prozesse anzustoßen.

Auch die Aberdeen Gruppe berichtet in ihrer Studie »More Mobility – Less budget, Enterprise Strategy in the Current Economic Downturn«, dass mobile Applikationen keine Nischenanwendungen sind, sondern unaufhaltsam ihren Siegeszug ins Unternehmen antreten [1]. Das liegt hauptsächlich an der damit verbundenen verbesserten Produktivität der Mitarbeiter (69 Prozent), einer schnelleren Informationsversorgung (45 Prozent) und dem besseren Management einer dezentralisierten Belegschaft (43 Prozent).

Und der Forrester Report fügt hinzu, dass selbst in der momentanen Krise mobile Services verstärkt nachgefragt werden [2]. Einerseits um Kosten zu sparen, andererseits auch um produktiver zu werden oder den Kundenservice zu verbessern.

Der Blick auf die Daten

Inzwischen nutzt auch ein Großteil mittelständischer Unternehmen Enterprise-Ressource-Planning-Systeme (ERP), um ihre Unternehmensprozesse zu optimieren und Kosten einzusparen. Als integrierte End-to-End-Lösung sind sie das Rückgrat der meisten Firmen und bilden je nach Unternehmensausrichtung alle wichtigen Geschäftsprozesse ab: Materialwirtschaft, Produktion, Finanz- und Rechnungswesen, Controlling, Personalwirtschaft, Verkauf und Marketing, Forschung und Entwicklung und noch einiges mehr. Auch Kunden oder Lieferanten können direkt in die Geschäftsprozesse einbezogen werden, so dass die gesamte Lieferkette abgedeckt ist. Für Unternehmen, die in verschiedenen Ländern tätig sind, ist besonders die Einhaltung gesetzlicher und regulativer Vorgaben ein wichtiger Aspekt. Länderspezifische Versionen helfen bei der Einhaltung der jeweiligen Handelsbestimmungen, wickeln das Finanzmanagement sowie die nötigen Finanzkontrollen ab und bieten ein transparentes Berichtswesen.

Es liegt damit auf der Hand, dass die Frage nach jederzeit abrufbaren mobilen Informationen zuerst dem ERP-System gestellt werden sollte. Eine ERP-Lösung, die auch vor dem Mobilgerät nicht halt macht, schafft die flexible Arbeitsumgebung, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sowohl schnell zu agieren wie auch schnell zu reagieren und damit einen echten Wettbewerbsvorteil zu schaffen.

Frei von Ort und Zeit

Eine mobile ERP-Strategie verschafft Mitarbeitern Zugang zu den Informationen, die sie gerade benötigen, ganz egal, an welchem Ort sie sich gerade befinden. Damit lassen sich zum Beispiel Service Quality Levels verbessern: Mitarbeiter, die viel im Einsatz bei Kunden sind, profitieren besonders von einem Zugang zu relevanten Funktionen und Daten, dank derer sie ohne zeitliche Verzögerungen Informationen vor Ort an den Kunden weitergeben können. Kennt der Mitarbeiter beispielsweise sofort die aktuellen Produktpreise oder den momentanen Lagerbestand, kann er schneller die richtigen Entscheidungen treffen. Und damit die Auskunft über die Lagerbestände jederzeit mit dem aktuellen Level übereinstimmt, werden Entnahmen oder Aufstockungen in dem Moment vermerkt, in dem sie eingegeben werden, egal ob vom Büro aus oder von unterwegs. Auch was den Materialfluss angeht, bietet der mobile Zugriff beziehungsweise die mobile Eingabe einige Vorteile: Geschäftskritische Komponenten können sozusagen im Flug bestellt werden, und das zu jedem Produktionszeitpunkt. Das optimiert den Herstellungsfluss und spart damit auf lange Sicht Kosten.

Wer im Anschluss an einen Geschäftstermin noch von unterwegs aus alle gerade getroffenen Vereinbarungen veranlassen kann, muss nicht am nächsten Tag im Büro den Fall wiederaufnehmen. Besonders angenehm ist das bei längeren Aufenthalten im Ausland. So lassen sich neue Märkte erheblich einfacher erschließen und Geschäfte abschließen, wo immer sie gemacht werden. Vorgesetzte oder Planungsleiter können zudem, egal ob eine Verbindung zwischen Management und Außendienst besteht, Aufgaben an die mobilen Arbeiter in Echtzeit zuweisen oder umverteilen.

Neben den mobilen Mitarbeitern kann je nach Bedarf auch die Lieferkette profitieren. Sind Lieferanten und Kunden in das ERP-System eingebunden, haben auch sie die Möglichkeit auf ERP-Daten mobil zuzugreifen, und das mit allen schon erwähnten Vorteilen. Im Gegenzug kann das Unternehmen die Prozesse seiner mobilen Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten besser im System abbilden.

Ein schlagkräftiges Doppel: ERP und Mobilität

Unternehmen, die bereits ein effizientes ERP-System einsetzen, sollten sicherstellen, dass ihre bereits definierten Geschäftsprozesse die Basis ihrer Mobilitätsstrategie bilden. Schlüsselaspekte, die es dabei zu beachten gilt, sind die Branchenanforderungen, individuelle oder rollenbasierte Anwenderprofile und auch geschäftsspezifische Funktionalitäten.

Unternehmen, die bislang noch kein ERP-System nutzen, sollten eine Lösung auswählen, die eine Mobilitätsfunktion besitzt. Dabei empfiehlt es sich, Anbieter unter die Lupe zu nehmen, die sowohl ERP-Erfahrung wie auch Erfahrung mit mobilen Anwendungen besitzen.

Inzwischen gibt es immer mehr Unternehmen, die ihr ERP-System mobil machen. Ein Beispiel ist die australische Firma Tieman, Hersteller von Tanklastern, Hafenanlagen, Frachtaufzügen, Scherenlifts, allgemeinen Hebebühnen und speziellen Rollstuhlhebebühnen fürs Auto. Tiemann ist einer der besonders frühen Anwender des ERP-Systems Epicor 9 und nutzt inzwischen auch den Epicor Mobile Field Service. Dieser bietet Außendienst-Teams rollenspezifische Funktionalitäten entlang synchronisierter ERP-Daten und liefert genau die Informationen, die im Vor-Ort-Einsatz benötigt werden. Im Fall von Tieman überprüfen und warten die Außendiensttechniker sehr spezialisierte Produkte direkt beim Kunden. Der Epicor Mobile Field Service bringt einerseits mehr Transparenz in den Außendienst und erleichtert andererseits den Mitarbeitern das Leben am Einsatzort enorm.

Auch Air Liquid Healthcare, Weltmarktführer bei Gasen für Industrie, Medizin und Umweltschutz, hat mit mobilem ERP gute Erfahrungen gemacht: Datenfehler konnten verringert und die Dateneingabe verbessert werden, was wiederum eine bessere Auslastung der Maschinen und Anlagen sowie eine höhere Effizienz der Mitarbeiter zur Folge hatte.

So kann es losgehen

Beim Projekt »mobiles ERP« geht es nicht darum, das ganze System auf dem jeweiligen mobilen Endgerät in seiner Gesamtheit abzubilden, sondern vielmehr die verschiedenen Anwendertypen der mobilen Mitarbeiter und deren zugehörige Workflows zu identifizieren. So werden administrative Aufgaben meist im Büro vom Desktop Client aus erledigt, während die operationale Arbeit hauptsächlich im Kundenkontakt vor Ort geschieht. Den Mitarbeitern mit Kundenkontakt müssen daher alle wichtigen Funktionen zur Unterstützung ihrer Arbeit zur Verfügung gestellt werden, während administrative Prozesse nicht unbedingt mobil verfügbar sein müssen. Mobile Lösungen des ERP-Systems müssen auf Basis dieser Vorgaben entwickelt werden, wobei natürlich das Endgerät selbst entscheidend ist, ebenso die Anwendung und die Konnektivität. Die mobile Lösung muss anschließend mit Hilfe einer bewährten Synchronisationstechnologie in das ERP-System integriert werden.

Bei der Auswahl des Endgeräts ist auf alle Fälle das Betriebssystem zu überprüfen. So läuft Epicor Mobile Field Service zum Bespiel auf allen Geräten mit Windows Mobile CE, egal ob es sich um die Version 5, 6 oder 6.1 handelt. Außerdem sind weiterhin der Formfaktor, Größe und Gewicht, die Firmware, Treiber, Prozessorgeschwindigkeit, Bildschirmgröße und -auflösung und die Gesamtleistung zu beachten. Auch wenn das Betriebssystem stimmt, kann es passieren, dass die Anwendung nicht auf dem Mobilgerät läuft. Hier ist es Aufgabe des ERP-Anbieters in einem umfassenden Qualifizierungsprozess die nötigen Tests zu veranlassen, um Empfehlungen auszusprechen.

Richtig umgesetzt, kann mobiles ERP den Mitarbeitern die Arbeit erleichtern, die Geschäftsprozesse produktiver machen und dem Unternehmen helfen, seine Kunden besser zu bedienen. Denn schließlich ist »Always on« kein Selbstzweck, sondern entspricht den Anforderungen der Kunden und der Marktumgebung in der flexiblen globalen Wirtschaft.

Marcus Martenstein

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Marcus Martenstein, Regional Sales Manager bei Epicor

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[1] Quelle: Aberdeen Group, More Mobility – Less budget, Enterprise strategy in the Current Economic Downturn, März 2009

[2] Forrester Report, Enterprise and SMBB Networks and telecommunications Survey, North America and Europe, Q1 2009

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