Orange Business Services Videokonferenz Telepresence

 Home | News | Hefte | Service-Angebote | Online-Artikel | Kommentare | Trends | Wir-ueber-uns | Tipps | Impressum

manage-it.org

Videokonferenz- und Telepresence-Systeme

Stresskiller Videokonferenz

Durch professionelle virtuelle Meetings lassen sich Entscheidungen schneller treffen und zudem über niedrigere Reisekosten deutlich Kosten sparen. So amortisieren sich moderne, hochleistungsfähige Systeme bereits nach gut einem Jahr.

ienstagmorgen, 10:00 Uhr am Hauptsitz eines multinationalen Unternehmens in München: Der Vorstandsvorsitzende eröffnet das Strategiemeeting mit etwa 25 Managern der Unternehmensstandorte in China, Indien und den USA. Er beginnt mit einer Bildschirmpräsentation und erläutert seine Strategie für das kommende Jahr. Anschließend übergibt er das Wort an den Leiter der technischen Entwicklung, der den Prototyp eines wichtigen neuen Produkts vorführt. Das Besondere an dieser Konferenz: Außer dem Vorstandsvorsitzenden selbst sitzt in München niemand mit im Raum. Alle anderen Teilnehmer sind per Videokonferenztechnik aus Shanghai, Bangalore und Palo Alto zugeschaltet. Die Teilnehmer der verschiedenen Standorte befinden sich in ihrem Videokonferenzraum und sitzen sich so einander virtuell gegenüber. Die Präsentation verfolgen sie auf einem separaten Bildschirm im Konferenzraum. Gestochen scharfe Videobilder, ein lebensechter Stereo-Audio-Sound und eine ausgefeilte Lichttechnik sorgen für die reale Vorstellung, das Gegenüber befände sich direkt im gleichen Raum. In dieser Atmosphäre können auch vertrauliche Dinge miteinander besprochen und wichtige Managemententscheidungen gefällt werden.

Die Zeit ist reif.

Im Grunde sind Videokonferenzen mittlerweile vergleichbar mit Telefongesprächen oder Telefonkonferenzen – mit dem großen Vorteil, dass sich die Gesprächspartner von Angesicht zu Angesicht gegenüber sitzen und gemeinsam an einem Dokument arbeiten können. Die Technik, die hier genutzt wird, existiert zwar schon seit einer ganzen Weile, hat aber erst in den letzten Jahren einen enormen Entwicklungssprung gemacht und verbreitet sich seither rasant. Das liegt vor allem an den sehr viel höheren Bandbreiten, die heute dank der Liberalisierung der Telekommunikationsmärkte nahezu flächendeckend zur Verfügung stehen. Auch die Netzwerkverfügbarkeit hat sich in den letzten Jahren durchgängig erhöht. Der globale Service-Provider Orange Business Services ist beispielsweise in über 220 Ländern vertreten und bietet seinen Videokonferenz-Service in 104 Ländern weltweit an. Und nicht zuletzt hat sich die Kostenentwicklung für Bandbreiten in den letzten Jahren für Unternehmen optimiert, so dass Videokonferenzen heute auch für kleinere Budgets durchaus erschwinglich sind.

Hinzu kommen weitere betriebliche Gründe, die zunehmend eine Rolle spielen: Einer der wichtigsten ist die Kosteneinsparung für Unternehmen, da durch Videokonferenzen keine Reisekosten für Flug und Hotel anfallen. In Zeiten steigender Energiepreise und Budgetkürzungen stellen Reisekosten einen erheblichen Kostenblock für Unternehmen dar, so dass diese sich heute gezwungen sehen, über Alternativen zu Geschäftsreisen wie eben Telefon- und Videokonferenzen nachzudenken. Gerade in der Zusammenarbeit zwischen internationalen Kunden und Projektteams sind Telefonkonferenzen aber auf Dauer kein gleichwertiger Ersatz für den persönlichen Kontakt. Gestik und Mimik als Teil der nonverbalen Kommunikation spielen insbesondere im internationalen Kontext eine nicht zu unterschätzende Rolle. Sie entscheiden nicht selten über Erfolg oder Misserfolg eines Gesprächs.

Videokonferenzen bieten sich deshalb überall dort an, wo die Notwendigkeit für den Ersatz von persönlichen Meetings oder mehr als nur eine Telefonkonferenz gesehen wird. Sie kommen der Realität durch ausgeklügelte Bild- und Übertragungstechnik erstaunlich nahe. Besonders die High-End-Videokonferenzlösungen, die der Markt inzwischen bereit hält, vermitteln ein äußerst reelles Gefühl für die Zwischentöne und Befindlichkeiten der Gesprächspartner. Dieser Eindruck wird insbesondere durch die verzögerungsfreie Übertragung von Bildern, Ton und Dokumenten mit brillanten Bildern in HD-Qualität erreicht. Den Teilnehmern, die sich mitunter am anderen Ende der Welt befinden, wird das Erlebnis vermittelt, einander direkt gegenüber zu sitzen. Das ist gerade im interkulturellen Kontext von großer Bedeutung. Telepresence-Systeme von den marktführenden Unternehmen Cisco, Tandberg und Polycom sorgen durch großdimensionierte Bildschirme, natürlichen Raumklang und identische Raumausstattungen für ein beinahe persönliches Begegnungserlebnis, bei dem selbst feinste Nuancen in Sprache und Bild erkennbar sind. Dokumente können nebenher in Echtzeit gemeinsam bearbeitet und Inhalte somit leichter erfasst werden.

Zeit und Geld sparen.

Der Hauptgrund für die Umstellung von persönlichen Meetings hin zu virtuellen Konferenzen per Video liegt vor allem in der Einsparung von Zeit und Geld. Die Möglichkeiten zur Kostensenkung und damit zum frühzeitigen Return on Investment werden bei der Gegenüberstellung der durchschnittlichen Preise für Videokonferenzsysteme und Aufwendungen für Geschäftsreisen besonders deutlich. Das Marktforschungsunternehmen Gartner schätzt, dass die Einsparung durch die regelmäßige Nutzung von Videokonferenzen in manchen Fällen mehr als 20 Prozent der jährlichen Reisekosten eines Unternehmens beträgt. Zwar können sie Geschäftsreisen nicht immer ersetzen, aber deren Häufigkeit doch erheblich verringern. Bis zu fünf Prozent der Geschäftsreisen könnten laut Gartner sogar komplett entfallen. Unternehmen verbessern so ihren »Carbon Footprint«, da durch weniger Flugreisen natürlich auch die CO₂-Belastung sinkt. Vor dem Hintergrund der aktuellen Klimaschutzdiskussion gewinnt dieser Aspekt noch zusätzlich an Bedeutung.

Außer steigenden Energiepreisen und den damit verbundenen hohen Reisekosten sprechen auch viele prozesstechnische Gründe für die vermehrte Nutzung von Videokonferenzen. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, schnell auf sich verändernde Marktbedingungen reagieren zu können. Kurzfristige Meetings von Projektteams oder im Krisenfall können schnell und unkompliziert einberufen werden – entweder zwischen nur zwei Personen über eine Desktoplösung oder zwischen ganzen Abteilungen via Telepresence in eigenen Videokonferenzräumen. Das führt in der Regel zu kürzeren Entscheidungswegen und damit einer schnelleren Entscheidungsfindung, was wiederum eine erhöhte Produktivität der Mitarbeiter bedeutet. Gerade bei Produktneueinführungen kann das den entscheidenden Vorteil in Form einer kürzeren Time-to-Market bedeuten. Videokonferenzen sparen vor allem Zeit – und zwar nicht nur die vielen Stunden, die die Mitarbeiter normalerweise für den Weg zur oder von der Konferenz benötigen, sondern auch die Zeit für den Transfer von Daten oder Dokumenten. Die innerbetriebliche Kommunikation oder Verhandlungen mit anderen Unternehmen über eine Videokonferenz statt über ein reales Meeting stattfinden zu lassen, stellt ein Höchstmaß an Effizienz dar. All diese Entwicklungen machen den Einsatz von Videokonferenzsystemen für sehr viele Firmen attraktiv.

Vom Desktop- bis zum High-End-System.

Videokonferenzlösungen gibt es in jeder Größe für unterschiedlichste Unternehmensbedürfnisse. Von Desktop- oder Einzelplatzsystemen, die direkt vom eigenen Schreibtisch aus bedient werden, über mittlere Lösungen für kleinere Gruppen an verschiedenen Standorten bis hin zu umfassenden Großsystemen in dafür extra vorgesehenen Meetingräumen. Auch umfassende Video-Services, beispielsweise zur Reservierung von Konferenzen, stehen für verschiedenste Anforderungen zur Verfügung.

Kostengünstiger Einstieg per Desktop-System

Einen einfachen und kostengünstigen Einstieg in Videomeetings ermöglichen bereits Desktop-Systeme, durch die einzelne Personen mittels einer HD-Webcam und einer speziellen Software am eigenen Bildschirm Videotelefonate über das Internet durchführen können. In Verbindung mit einer Collaboration-Software können zusätzlich Dokumente gemeinsam bearbeitet oder über den Bildschirm austauscht werden.

Raumsysteme für Gruppenmeetings

Für virtuelle Konferenzen zwischen mehr als zwei Personen bieten sich sogenannte Raumsysteme an. Das sind Komplettlösungen aus Soft- und Hardware, die je nach Modell für den Einsatz in kleinen bis mittleren Konferenzräumen geeignet sind. Meeting-Räume mit einfachen oder doppelten Bildschirmen erlauben Videokonferenzen für bis etwa 20 Personen. Diese Systeme werden von Herstellern von Videokonferenz- und Telepresence-Systemen wie beispielsweise Polycom oder Tandberg angeboten und bestehen meist aus einem oder zwei großen Flachbildschirmen, einer HD-Kamera, Mikrofonen sowie HiFi-Lautsprechern.

Realistische Konferenzsituation durch Telepresence-Systeme

Insbesondere Vorstandssitzungen oder wichtige Meetings, die die Abstimmung mehrerer Unternehmensstandorte benötigen, oder auch die Übertragung von Kongressen erfordern eine erweiterte Videokonferenztechnik. Aus diesem Grund wurden sogenannte Telepresence-Systeme entwickelt: Sie sorgen für eine extrem realistische Konferenzsituation, indem sie den direkten Augenkontakt mit dem Gesprächspartner ermöglichen und mit ihrer dreidimensionalen Darstellung das Gefühl erzeugen, dass das virtuelle Gegenüber in Lebensgröße tatsächlich mit am Konferenztisch sitzt. Zu diesem Zweck wird von Telepresence-Anbietern ein eigener Raum im Unternehmen für Videokonferenzen mit drei bis vier Großbildschirmen, HD-Kameras sowie Licht- und Tonsystemen ausgestattet. Die Raumausstattung ist auf allen teilnehmenden Seiten – oftmals auch mehr als nur zwei Räumen – identisch. Solche High-End-Systeme eignen sich in erster Linie für Großunternehmen oder gehobene Mittelstandsbetriebe, die einen hohen Anspruch an die Qualität von Videokonferenzen haben. Hersteller für Telepresence-Lösungen sind ebenfalls Polycom oder Tandberg, aber in den letzten Jahren vor allem auch Cisco, die sich ganz auf dieses Marktsegment spezialisiert und ein eigenes High-End-System entwickelt haben.

Einer für alle: Open Videopresence als Concierge-Service für umfassendes Konferenzmanagement.

Doch was geschieht, wenn etwa Mitarbeiter mehrerer Standorte oder verschiedener Unternehmen mit unterschiedlichen Systemen und Netzwerken miteinander konferieren wollen? Die Konferenzteilnehmer müssen ein Meeting ganz einfach einberufen können, ohne sich mit technischen Details auseinandersetzen zu müssen. Die Konferenz selbst muss technisch einwandfrei verlaufen, ohne dass das Bild »einfriert«, Video und Ton nicht synchron arbeiten, Dokumente nicht gezeigt werden können, oder bereits der Aufbau der Video-Session zum Beispiel aufgrund fehlender Bandbreite nicht zustande kommt. Andernfalls ist die Akzeptanz nicht gegeben – die Systeme werden nicht genutzt, und das Einsparpotenzial verpufft. Deshalb ist nicht nur die Implementierung von Videosystemen an sich notwendig, sondern in gleichem Maße auch die Bereitstellung eines zugehörigen, individuellen und umfassenden Konferenzmanagement-Services für alle beteiligten Standorte.

Beispielsweise nutzt das multinationale Unternehmen aus dem Anfangsszenario an seinem Hauptsitz in München ein Telepresence-System von Cisco für Konferenzen seines Top-Managements weltweit. An seinem Standort in China befinden sich hingegen drei Raumsysteme von Polycom, am US-Standort zwei Mittelklassesysteme von Tandberg. Außerdem nutzen etwa 1.500 Mitarbeiter weltweit Desktoplösungen für Videokonferenzen von ihrem Schreibtisch aus. Nicht alle Systeme nutzen denselben Übertragungsstandard, so dass mitunter schon der Aufbau einer Videokonferenzschaltung zum Problem wird, noch ehe das eigentliche Meeting beginnt.

Eigens dafür hat Orange Business Services einen Rundum-Service namens Open Videopresence entwickelt. Die Managed-Services-Lösung versteht sich als Klammer um unterschiedliche Videokonferenzsysteme, Anbieter sowie Netzwerke und lässt sie reibungslos zusammenarbeiten. Nach einer anfänglichen Bestandsaufnahme aller vorhandenen Videokonferenzsysteme werden diese getestet, zertifiziert und registriert. Auf diese Weise können die Systeme später leicht identifiziert und problemlos in jede Konferenz eingebunden werden. Orange Business Services gewährleistet mit Open Videopresence eine vereinfachte Handhabung für den Anwender und übernimmt dabei das gesamte Management der Video-Endpunkte, wie zum Beispiel das komplette Hosting von Videokonferenzen, das Management der Interoperabilität der eingesetzten Videosysteme und die Durchführung von Tests für hochwertige Audio-Video-Qualität. Außerdem steht weltweit ein multilingualer Support rund um die Uhr mit garantierten SLAs zur Verfügung, um Videokonferenzen zu jedem Zeitpunkt durchzuführen.

Beispielsweise bucht das besagte multinationale Unternehmen über das Webportal oder über MS Outlook eine Konferenz zwischen dem Hauptsitz in München und den beiden Niederlassungen in Shanghai und Palo Alto für Dienstag, 10:00 Uhr CET. Der Concierge-Service von Open Videopresence übernimmt das gesamte Management rund um die Organisation dieser Konferenz und überprüft zunächst die Funktionsfähigkeit aller Systeme der beteiligten Standorte. Anschließend sorgt er dafür, dass sie pünktlich einsatzbereit sind und initiiert zum vereinbarten Zeitpunkt eine Multipoint-Session der verschiedenen Standorte – unabhängig von der Art des Endpunkts (also Desktop-, Raum-System- oder Telepresence-Lösung) oder des Herstellers. Auch spielt es keine Rolle mehr, ob die verschiedenen Standorte über IP VPN, ISDN oder Internet miteinander verbunden sind. Zum vereinbarten Zeitpunkt kommen die Konferenzteilnehmer an den verschiedenen Endpunkten zusammen und beginnen die Videokonferenz wie ein reales Meeting. Die Einwahl der Teilnehmer übernimmt ebenfalls der Concierge-Service. Vor und während der Konferenz steht rund um die Uhr ein Support-Mitarbeiter zur Verfügung, der für alle technischen Fragen wie die sichere Echtzeitübertragung von Dokumenten zuständig ist. Er überwacht außerdem den reibungslosen Konferenzablauf.

Orange Business Services hat bereits etwa 150 Räume weltweit mit Telepresence ausgestattet und das System unter anderem auch bei SBM Offshore implementiert. Das niederländische Unternehmen ist als Zulieferer in der Offshore-Erdöl- und -Gasindustrie global aktiv und beschäftigt an seinen 15 internationalen Standorten etwa 5.000 Mitarbeiter. SBM Offshore hat sich 2008 für Orange Business Services als Generalunternehmer entschieden und eine Cisco-Telepresence-Lösung für die Standorte in Houston (Texas, USA), Kuala Lumpur (Malaysia) und Monaco (Italien) sowie am Unternehmenshauptsitz in Schiedam (Niederlande) installiert. Seit der Einführung von Telepresence hat SBM Offshore nach eigenen Angaben pro Jahr schätzungsweise 480 Geschäftsreisen eingespart. Das entspricht etwa 1.000 Tonnen CO₂ beziehungsweise 12.000 Stunden an Reisezeit. Monetär macht es sich monatlich mit etwa 128.000 US-Dollar weniger Reisekosten bezahlt. Der ROI für das System konnte so bereits in weniger als 14 Monaten realisiert werden.

Resümee.

Für die Zukunft bedeutet das: Videokonferenzen stellen heute dank der enormen Entwicklung ihrer Übertragungstechnik und der zur Verfügung stehenden Bandbreiten eine echte Alternative zu realen Konferenzen und persönlichen Meetings dar. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ein schneller sowie effizienter Informationsfluss und weniger Geschäftsreisen bei gleichzeitigem persönlichen Kontakt. Videokonferenzen sparen sowohl Reisekosten als auch CO₂ in erheblichem Maß und müssen somit auch unter klimatischen Gesichtspunkten als ernsthafte Alternative zu Geschäftsreisen gesehen werden. Die verschiedenen Varianten für Einsteiger-, Mittelklasse- und High-End-Systeme bieten für jeden Anspruch die passende Lösung – gute Aussichten also für Unternehmen und nicht zuletzt auch für die Work-Life-Balance der Mitarbeiter.

Axel Moddemann

____________________________________

Axel Moddemann, Geschäftsführer Orange Business Services Deutschland

»Telepresence-Systeme sorgen für ein beinahe persönliches Begegnungserlebnis, bei dem selbst feinste Nuancen in Sprache und Bild erkennbar sind.»

Quelle: Orange Business Services (alle Bilder)

Copyright © 2003-2010  ap Verlag GmbH