Cromwell Personalverwaltung bei der Daimler AG

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Effektive Personalverwaltung

»State of the Art«

Die Daimler AG hat ihr Personalmanagement-System grundlegend modernisiert. Auf Basis einer neuen Version setzt das Unternehmen auf modernstes HR-Management, um noch schneller auf aktuelle und zukünftige Marktveränderungen reagieren zu können. Bei der Konzeption und Umsetzung hat ein internationales IT-Beratungshaus das Daimler-Projektteam unterstützt.

as Projekt hatte es in sich: Daimler beauftragte das IT-Beratungshaus Cromwell, das gesamte, Peoplesoft-basierte Personalsystem von der Version 8.0 zur modernen Version 9.0 zu übertragen. Das webbasierte System des Unternehmens wurde im Jahr 2000 eingeführt und schon damals von Cromwell mitentwickelt und implementiert. Es umfasste zahlreiche Self-Service-Angebote für Manager und Mitarbeiter, automatisierte Bescheinigungen und neue Funktionalitäten wie etwa eine Mitarbeiterbörse.

Das gewachsene Personalsystem sollte nun so weit wie möglich auf die Standardtechnologie von Oracle Peoplesoft HCM 9.0 überführt werden. »Die aktuellen Softwareversionen erlauben es, deutlich mehr Standardfunktionen zu nutzen als früher«, erklärt Peter Endress, CEO des auf HR-Systeme spezialisierten IT-Beratungshauses Cromwell Business Resultancy AG mit Hauptsitz in Zürich und Niederlassungen quer über den Globus. »Dadurch sinken nicht nur die Implementierungskosten erheblich, sondern auch die Kosten für den Einsatz der Software können reduziert werden.« Zudem bietet die Standardversion eine höhere Leistungsfähigkeit sowie einen geringeren Pflegeaufwand.

Das Projekt gliederte sich in zwei Phasen: In einem Vorprojekt wurde eine ausführliche Fit-Gap-Analyse für die bestmögliche Angleichung an den Standard durchgeführt. Danach begann die Realisierung und Implementierung des neuen HR-Systems. HCM 9.0 war hierfür sehr gut geeignet, da die erweiterten Funktionalitäten Flexibilität und Konfigurierbarkeit möglich machen. Hinzu kommt: Die enge Abstimmung zwischen IT-Berater und den Fachbereichen sparte viel Zeit, da hierdurch nachträgliche Änderungen so gut wie ausgeschlossen werden konnten. Außerdem wurde bereits in der Analysephase das Design der Prozesse festgelegt, was wiederum während der Realisierung eine deutliche Zeitersparnis bedeutete.

Der Schlüssel zum Erfolg

Während des Vorprojekts wurden zehn verschiedene Arbeitspakete gebildet, unter anderem Recruitment, Self-Services oder Delegationsprozesse. Dabei hat das Projektteam sämtliche bestehende Komponenten des Systems erfasst, analysiert, mitunter re-designed und in je einem Fit-Gap-Dokument aufgezeichnet. Dieses Dokument war die Ausgangsbasis für die nachfolgende Upgrade-Entwicklung und -Realisierung.

Erste Aufgabe der zweiten Projektphase war für die Entwickler die Anpassung aller dokumentierten Komponenten entsprechend der technischen Notwendigkeiten des Systemstandards von HCM Version 9. Um die Anforderungen der Daimler AG zu erfüllen, hat das Team dabei auch einige Module weiterentwickelt. Zum Beispiel die Brief- und Vertragserstellung: Der Sachbearbeiter im Personalbereich muss nun lediglich die Inhalte seines Schreibens aus verschiedenen Typen und Textbausteinen auswählen. Nachträglich kann er diese problemlos individuell ergänzen und verändern. Oder der »Zeugnismanager«: Damit können qualifizierte Zeugnisse binnen Minuten erstellt werden. Der Vorgesetzte klickt auf einer Maske mit Bewertungskriterien einfach den jeweils zutreffenden Wert auf einer Skala von 0 bis 5 an. Anschließend wird das Zeugnis vollautomatisch erstellt, wobei auch hier individuelle Anpassungen jederzeit möglich sind. »Diese Automatisierung der einzelnen Vorgänge entlastet die Mitarbeiter enorm und beschleunigt zugleich die Prozesse für mehr Effizienz«, verdeutlicht Peter Endress von Cromwell.

Die Anpassungen in den Modulen sowie die ohnehin großen Datenmengen des HR-Systems bargen eine hohe Fehlerwahrscheinlichkeit bei der Migration über mehrere Softwareversionen hinweg zur Version 9.0. Um diese zu vermeiden, hat das Projektteam von Anfang an auf einen kontinuierlichen, automatisierten Abgleichvorgang gesetzt. »Das ist der Schlüssel zum Erfolg«, so Endress. »Eine peu à peu durchgeführte Migration offenbart potenzielle Fehler viel schneller als wenn die Daten in einem großen, unübersichtlichen Schwung übertragen werden.«

100 % einsatzbereit

Das neue Personalverwaltungssystem der Daimler AG ging pünktlich im September 2009 online und war auf Anhieb für alle deutschen Werke und Niederlassungen verfügbar. »Mit der Hilfe von Cromwell haben wir es geschafft, dieses Großprojekt trotz des engen Zeitplans erfolgreich abzuschließen«, resümiert Daimler-Projektleiter Michael Zick.

»Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital eines Unternehmens«, ergänzt Peter Endress. »Ohne qualifiziertes Personal kommt kein erfolgreiches Geschäft zustande.« Schon gar nicht in wirtschaftlich komplizierten Zeiten wie diesen. Umso erstaunlicher sei es, dass die Personalverwaltung viel zu oft eine stiefmütterliche Behandlung genieße. »Damit wird am falschen Ende gespart«, so Endress. »Intelligentes HR Management ist existenziell für jedes Unternehmen, in der Krise und danach.«

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