Andrä AG Claas Translation Management System TMS

Der Landmaschinenhersteller Claas hat sich entschieden ein Translation Management System (TMS) einzuführen. Damit lassen sich mehrsprachige Marketingunterlagen für den weltweiten Export schneller bereitstellen und Übersetzungsprozesse effizienter abwickeln. Seither ermöglicht die webbasierte Lösung Informations- und Datenaustausch ohne Medienbrüche und schafft einheitliche Workflows für die Projektbeteiligten.

913 gegründet, gehört die Claas Gruppe heute zu den führenden Agrartechnik-Herstellern und deckt mit ihrem Angebot die gesamte Ernteprozesskette ab. Die Landmaschinen des westfälischen Familienunternehmens mit Sitz in Harsewinkel sind auf der ganzen Welt im Ernteeinsatz. Nahezu jeder zweite in Europa verkaufte Mähdrescher wird mittlerweile von Claas produziert. Um mehrsprachige Marketingunterlagen für den weltweiten Export schneller bereitstellen und Übersetzungsprozesse effizienter abwickeln zu können, hat sich Claas entschieden, das Translation Management System (TMS) Ontram einzuführen. Seither ermöglicht die webbasierte Lösung der Andrä AG Informations- und Datenaustausch ohne Medienbrüche bei Claas und schafft einheitliche Workflows für die Projektbeteiligten.

Die Claas KGaA mbH beschäftigt aktuell über 9.400 Mitarbeiter, 40 Prozent davon außerhalb Deutschlands. Produziert werden die Erntemaschinen und Traktoren an 14 Standorten im In- und Ausland. Die große Anzahl an Produkten und die zunehmende Internationalisierung des Unternehmens mit einem 140 Länder umfassenden Vertrieb führten dazu, dass der Lokalisierungsaufwand für Marketingunterlagen – jährlich über 600 Broschüren – stetig wuchs.

Die erforderlichen Übersetzungsprozesse wurden zunehmend komplexer und stellten die Marketingverantwortlichen der Claas Gruppe vor immer größere Herausforderungen. So mussten Produktbroschüren in bis zu 24 verschiedene Sprachen übersetzt, durch Marktverantwortliche geprüft, sowie die technischen Ausstattungsangaben an die Zielländer angepasst werden. Dies erforderte jedes Mal aufs Neue einen intensiven Abstimmungsprozess mit den Projektbeteiligten. Außerdem beinhaltete der Produktionsprozess viele zeitaufwendige manuelle Tätigkeiten: So wurde beispielsweise die Bestellung per E-Mail über das Kopieren von 2.000 Positionen in eine Excel-Tabelle realisiert. Bereits vorliegende, übersetzte Texte mussten mittels Copy-and-Paste-Verfahren eingebunden werden. Zudem gab es für jede Eindruckversion bis zu vier Korrekturläufe.

Vom Übersetzungsauftrag, bis zur Marktkorrektur über die jeweiligen Landesgesellschaft oder den Importeur und die Umsetzung bei der Druckerei lief die Koordination jeweils über die Projektmanager bei Claas. Insgesamt war es für die Mitarbeiter von Claas aufwendig, den Gesamtüberblick über den komplexen Erstellungsprozess der Druckerzeugnisse zu bewahren und die Abläufe transparent und kosteneffizient zu gestalten. »Wir haben akuten Handlungsbedarf gesehen. Unser erklärtes Ziel war es, die Projektabwicklung und -steuerung konsequent umzustellen, um so Zeit- und Kosteneinsparpotenziale nutzen zu können«, beschreibt Nicole Deppe, Projektleiterin bei Claas, die Situation.

An die schrittweise Neugestaltung der Prozesse waren bestimmte Bedingungen geknüpft. In einem knapp bemessenen Zeitrahmen sollten der Broschürenbestand von Claas in ein zentrales Translation Memory übernommen werden, das Layoutprogramm Adobe Indesign integriert und die einzelnen Landesgesellschaften direkt in den Workflow eingebunden werden. Weitere Herausforderungen stellten die Verlinkung mit dem »Extra.Net« von Claas und die Integration eines Bestellprozesses für Druckerzeugnisse dar. Darüber hinaus mussten neue Broschüren-Templates erarbeitet werden.

Bei der Anbieterauswahl überzeugte die Andrä AG die Entscheider von Claas mit ihrer langjährigen Erfahrung im Management von Übersetzungsprozessen. Ihr Translation Management System (TMS) Ontram ist derzeit bei mehr als 1.000 Anwendern im Einsatz, die mit der Software jährlich über 10.000 Übersetzungsaufträge in sämtliche Sprachen abwickeln.

Ontram ermöglicht die Übersetzung und Bearbeitung von Texten unabhängig von Dateiformat und Quelldokument und sorgt für konsistente multilinguale Texte. Dem Benutzer stehen Funktionen wie Translation Memory, Vorschaufunktion, Terminologiedatenbank, integrierte Änderungsverfolgung und eine in mehr als 30 Sprachen verfügbare Rechtschreibprüfung zur Verfügung. Das Programm schafft einheitliche Workflows auf die beteiligten Projektmitarbeiter in Echtzeit zugreifen können. Durch das integrierte Modul zur Terminsteuerung kann der aktuelle Bearbeitungsstand von allen Beteiligten jederzeit eingesehen werden und somit eine reibungslose, effiziente Zusammenarbeit realisiert werden.

In Workshops erarbeiteten die Andrä AG und das Team von Claas den zukünftigen Prozess, die Workflows und die Struktur der Translation Memory. Das Rollout-Team des Lösungsanbieters unterstütze bei der Schulung aller Prozessbeteiligten und erstellte ein Konzept für die Einbindung der Landesgesellschaften und Importeure. Parallel zur Bearbeitung der ersten Pilotaufträge wurde ein integriertes Bestellsystem entwickelt, mit dem die einzelnen Landesgesellschaften die für sie benötigten Druckerzeugnisse bestellen können. »Die Auflagenkoordination ist nun wesentlich einfacher und der aktuelle Bestellstatus ist jederzeit für alle Beteiligten online einsehbar. Dies ist eine erhebliche Erleichterung für unser Team«, beschreibt Nicole Deppe einen Vorteil der neuen Lösung.

Innerhalb kurzer Zeit wurde Ontram mit dem Extra.Net von Claas verlinkt und somit ein einfacher Zugang für die Projektbeteiligten geschaffen. Diese authentifizieren sich per Single-Sign-On-Verfahren. Die Software reglementiert dabei die Zuteilung der Berechtigungen und die Vergabe beschränkter Zugangsoptionen, um die für ein vernetztes Arbeiten benötigten Aufgabenverteilungen sicherzustellen. Dadurch wird der Austausch mit externen Dienstleistern wie Übersetzern und Auslandsgesellschaften optimiert. Übersetzungsaufträge werden klar strukturiert und eindeutig einzelnen Dienstleistern zugeteilt.

Die Integration des Layoutprogramms Adobe Indesign ermöglicht einen nahtlosen Informations- und Datenaustausch ohne Medienbrüche. Die Anwender greifen auf einen einheitlichen Datenbestand zu und können Previews aus Indesign erzeugen, um den Stand der Texte im Layout zu überprüfen, ohne dass sie diese Anwendung installieren müssen. Somit werden unnötige Korrekturrunden vermieden und Projektzeiten deutlich verkürzt.

Innerhalb von nur vier Monaten wurde der Ontram-Workflow in die bestehenden Abläufe bei Claas integriert und die ersten Marketingkataloge konnten in Druck gehen. Im ersten Projektabschnitt produzierte Claas über 50.000 Broschürenseiten in 21 Sprachvarianten. 250 Benutzer und fünf Druckereien waren in den Prozess involviert. Mit Ontram erhöhte Claas die Transparenz der Übersetzungskosten und Abstimmungsprozesse und konnte eine schnellere Bereitstellung multilingualer Marketingunterlagen realisieren.

»Durch den Einsatz von Ontram können wir Fremdsprachenversionen schneller erstellen, gleichzeitig die Konsistenz der Texte verbessern und Feedbackprozesse etablieren, die für eine bessere Projektübersicht aller Beteiligten sorgen«, so Nicole Deppe. Bereits im nächsten Jahr werden sich diese Effizienzsteigerungen unmittelbar in Form von Einsparungen auszahlen.

Über Claas

Claas ist ein deutsches Familienunternehmen und einer der weltweit führenden Hersteller von Agrartechnik mit mehr als 9.000 Beschäftigten und einem Gesamtumsatz von über drei Milliarden Euro. Zahlreiche Tochtergesellschaften, darunter 14 Produktionsstandorte rund um den Globus, stellen weltweit Kundennähe sicher. Claas Mähdrescher sind europaweit Marktführer, Claas Häcksler stehen weltweit auf Platz Eins. Zur Produktpalette gehören ebenso Traktoren, Pressen, Grünland-Erntemaschinen, Teleskoplader und neueste landwirtschaftliche Informationstechnologie.

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