Contec-X CA Clarity PPM Projektmanagement bei Spar

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Europäisches Handelsunternehmen führt strukturiertes Multiprojektmanagement ein

Gelebtes Projektmanagement

Eine der größten Herausforderungen bei der Einführung von IT-gestützten Prozessen liegt meist darin, die Anwender zum Einsatz der neuen Software zu motivieren. Als die Spar-Österreich-Gruppe eine integrierte Lösung zum strategischen Multiprojektmanagement einführte, trat das genaue Gegenteil ein. Die Kollegen wollten die zugeschnittene Lösung auf Basis von CA Clarity von sich aus aktiv einsetzen.

ie Entwicklung der Spar-Österreich–Gruppe von einem reinen Lebensmittelhändler hin zu einem mitteleuropäischen Handelskonzern geht zügig voran. Die Umsätze im Lebensmittelhandel außerhalb Österreichs machen mittlerweile knapp die Hälfte des Gesamt-Konzernumsatzes aus. Insgesamt arbeiten im Spar-Konzern mehr als 69.000 Menschen. Die Spar-Outlets durchliefen gemeinsam mit dem Großhandelspartner Spar in den vergangenen Jahren eine Modernisierungs- und Qualitätsoffensive: Viele Märkte erhielten ein neues Design und wurden technisch auf den neuesten Stand gebracht.

Ein großer erfolgskritischer Faktor war und ist dabei für Spar das Projektmanagement. Genauer gesagt: der ganzheitlich organisierte Prozess von Demand bis Delivery aus Ideenmanagement, Bewertung, Planung und Durchführung für reine Organisationsprojekte und Projekte mit IT-Beteiligung. Mit der erfolgreichen Expansion des Handelskonzerns stieg entsprechend bei den Projekten der Aufwand für deren effektive Organisation und Durchführung. Schon vor rund zwei Jahren begann Spar deshalb mit der Suche nach einer einheitlichen, IT-gestützten Lösung für das Projektportfoliomanagement (PPM), mit der durchgängig alle Schritte von Auswahl, Priorisierung, Planung, übergreifender Steuerung und Überwachung aller Projekte möglich sind.

Strukturierte PPM-Einführung in drei Phasen.

»Der traditionelle Ansatz im Projektmanagement samt Verwaltung der zur Verfügung stehenden Ressourcen ist ein Patchwork aus E-Mail, Word, Excel und Co. Allein die notwendige Organisation der unterschiedlichen Daten, die innerhalb eines Projektteams anfallen, mindert zwangsläufig die Effizienz«, unterstreicht Marc Bartholomä, verantwortlich für das Projekt- und Portfoliomanagement in der Hauptzentrale von Spar, die Motivation für eine integrierte PPM-Lösung. Ein weiterer Aspekt: Die Anwendung einer einheitlichen IT-Plattform kann sicherstellen, dass alle Prozesse über alle Standorte und Märkte hinweg nach den etablierten Best-Practice-Methoden auf die gleiche Weise ablaufen können.

Also wurde die Evaluation und Einführung einer passenden PPM-Software bei Spar zu einem eigenen IT-Projekt und entsprechend strukturiert durchgeführt. Die erste Phase befasste sich mit der ausgiebigen Analyse und Dokumentation der Projektmanagementabläufe. Der daraus resultierende Anforderungskatalog grenzte die infrage kommenden PPM-Lösungen und mögliche Implementierungsparter für das Customizing auf wenige Kandidaten ein. Es kristallisierte sich die High-End-Standardsoftware CA Clarity PPM, mitsamt der vom Hersteller CA für ihre Beratungskompetenz ausgezeichneten Münchner Contec-X GmbH, heraus. »Die Ansprechpartner von Contec-X hatten uns damals in mehreren Präsentationen CA Clarity PPM vorgeführt und konnten alle unsere Fragen mit hohem Detailwissen beantworten«, erinnert sich Projektleiter Bartholomä. Sein Fazit über die erste Projektphase: »Die Experten von Contec-X haben uns überzeugt, dass sie in Clarity sämtliche Anforderungen unserer Prozesse abbilden können. Und was uns mindestens genauso wichtig war: Die Anwenderfreundlichkeit der Clarity-Plattform – und damit ihre Praxistauglichkeit – ist sehr hoch.«

Standardsoftware exakt auf die Anforderungen von Spar zugeschnitten.

Nach der tiefgehenden Evaluation startete das Projektteam um Bartholomä den detailliertesten Projektschritt: die Implementierung von Clarity für den gesamten Projektlebenszyklus im Projektmanagement. Besonders hilfreich waren hierfür die hohe Flexibilität und Konfigurierbarkeit von Clarity sowie ein standardkonformes Customizing durch die Contec-X-Fachleute. Dadurch wurde die PPM-Standardsoftware einerseits exakt auf die Projektmanagementprozesse von Spar abgebildet und andererseits die Zukunftssicherheit der Lösung sichergestellt: Sämtliche Anpassungen, die von Contec-X an der Clarity-Installation vorgenommen wurden, sind ausschließlich über die vom Herstellers CA vorgebenen Softwareschnittstellen und sorgfältig nach dessen Richtlinien programmiert. Dadurch ist in der individuellen Lösung bei Spar sichergestellt, dass zum Beispiel der Umstieg auf zukünftige Programmversionen ohne Probleme möglich ist oder einer späteren funktionalen Ausweitung der IT-Plattform durch Zusatzmodule keine Steine in den Weg gelegt werden.

»Trotz unseres komplexen Anforderungskatalogs blieb der Implementierungsaufwand überschaubar, da die Kollegen aus München genau wussten, wo sie ansetzen mussten. Die Umsetzungs- und Lösungserfahrung von Contec-X mit CA Clarity war für uns für die Beauftragung entscheidend. Und es war auch die richtige Entscheidung: Mit Contec-X haben wir es geschafft, bei der Implementierung sowohl im engen zeitlichen wie budgetierten Rahmen zu bleiben. Auch bei der weiteren Optimierung planen wir Contec-X als unseren Partner ein«, so Bartholomäs Etappenfazit.

Die dritte Projektphase bestand aus mehreren Pilotprojekten, die sich durchgängig auf Clarity stützten. Mit großem Erfolg, berichtet Bartholomä: »Das ist integriertes Projektmanagement: Die Abwicklung der Projekte und die Portfoliosteuerung wird zunehmend effizienter und professioneller, Clarity unterstützt unsere Projektprozesse durchgehend.« Für das Clarity-Projektteam außerordentlich erfreulich: Es war für sie mit keinem großen Aufwand verbunden, die Kollegen zum Umstieg auf Clarity zu überzeugen. Im Gegenteil: Es wurde vielfach von Kollegen bei Bartholomä und seinem Team nachgefragt, wann Clarity denn auch für sie bereitstehen würde – die guten Erfahrungen der Testphase machte die Implementierung zum Selbstläufer.

Länderübergreifender Rollout.

Mittlerweile greifen rund 200 Kolleginnen und Kollegen bei Spar auf das Clarity PPM zu. Etwa um über die zentrale Plattform Projektideen zu erfassen, systematisch zu bewerten, Projekte auszuarbeiten, zu budgetieren, zu terminieren und um die Durchführung und Projektkommunikation effektiv zu gestalten.

Dabei verfolgt das Unternehmen einen »Bottom-up«-Ansatz für die sogenannte Releaseplanung: Für die einzelnen Softwareprojekte bei Spar werden neue Programmversionen dann eingeplant, wenn die Summe der Aufwände der bewerteten Anforderungen einen bestimmten Schwellwert erreicht. Dreh- und Angelpunkt bleibt aber das strategische Portfoliomangement, mit dem die Jahres- und Quartalsplanung aller Projekte erfolgt.

Länderübergreifend: Nach dem Rollout von Clarity in der Hauptzentrale in Salzburg folgten Ungarn sowie die wichtigen Wachstumsmärkte Slowenien, Tschechien und Kroatien. Mit Italien wird Clarity nun auf dem sechsten Markt eingeführt. Damit kommt Spar der Vision »Vom österreichischen Handelsunternehmen zum mitteleuropäischen Handelskonzern« wieder ein weiteres Stück näher.

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»Das konsequent an den Projektprozessen ausgerichtete IT-System ist heute ein maßgeblicher Faktor für ein international effektives Projekt- und Portfoliomanagement bei Spar. «

Funktionalitäten von Clarity

Quelle: CA

Die Basisfunktionalität des Projekt- und Portfoliomanagements lässt sich über Add-on-Module individuell erweitern.

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