HP Captiva In- und Output Management

Mit einer Mitgliedschaft beim Golfclub "Green Valley Golf International" auf den Bahamas können Sie in Deutschland, Schweiz, Österreich, Italien, Spanien oder Frankreich golfen.

Mitgliedsbeitrag für 12 Monate ab Ausstellungsdatum inklusive aller Kosten: 150 Euro

Weitere Informationen bei www.golfmitgliedschaft.eu

Mit HP ist Captiva schneller im Geschäft

Problemlöser im Handelsgeschäft

Captiva wollte die Kosten beim In- und Output Management reduzieren, den administrativen Aufwand deutlich senken und die Qualität beim Scannen und Drucken verbessern.

b Überproduktion, Sicherungsübereignungen oder Pfandrechte, die Captiva GmbH ist gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten für viele Firmen ein wertvoller Partner zur Lösung kurzfristiger Probleme. Die Treuhand- und Vermittlungsgesellschaft mit Sitz in Neuss am Rhein übernimmt und vermarktet Handelswaren aller Art und kauft auch größere Lagerbestände gegen sofortige Bezahlung auf. Anschließend sucht Captiva selbst einen oder mehrere Käufer für diese Produkte. Angesichts weltumspannender Kommunikationswege in Handelsgeschäften und damit globaler Konkurrenz ist dies eine echte Herausforderung. Auf der Gewinnerseite sind dabei nicht zwangsläufig diejenigen Anbieter mit dem günstigen Preis vertreten, wie Captiva Geschäftsführer Andreas Meyer verrät: »Wenigstens genauso wichtig sind schnelle Entscheidungen. Und das setzt eine jederzeit funktionierende und qualitativ hervorragende IT-Infrastruktur voraus.«

Management by Accident

Bevor Captiva sich für HP entschieden hat, war die IT-Infrastruktur des Unternehmens ein über die Jahre gewachsenes Sammelsurium aus Druckern, Scannern, Kopierern und Faxgeräten unterschiedlicher Hersteller. »Aufgrund unserer relativ geringen Unternehmensgröße können wir keinen Spezialisten für Wartung und Administration einstellen«, sagt Meyer. »Diese Aufgaben werden von unseren Mitarbeitern nebenbei erledigt – mit entsprechenden Folgen.« Als Beispiele nennt der Geschäftsführer plötzlich nicht mehr funktionierende Kopierer oder Faxgeräte und Drucker, für die nicht passende Tonerpatronen bestellt worden waren. »Solche Ausfälle konnten wir uns schließlich einfach nicht mehr leisten. Wir sind darauf angewiesen, mit unseren Kunden schnell, umfassend und eindeutig zu kommunizieren. Die Übermittlung von Fotos spielt eine bedeutende Rolle.«

Farbe als Entscheidungskriterium

Bei der Suche nach einer neuen Lösung stand für Captiva daher nicht nur die Kostenoptimierung im Vordergrund. Gleichzeitig sollte der administrative Aufwand deutlich gesenkt und die Qualität beim Scannen und Drucken verbessert werden. Um diese Ziele zu erreichen, setzt Captiva nun auf Systeme von HP. Als erste Konsequenz der Konsolidierung wurden die konventionellen Farbkopierer, Scanner und Faxgeräte durch Multifunktionsgeräte und Farblaserdrucker ersetzt. Dadurch konnten veraltete Technologien abgeschafft und die Herstellervielfalt deutlich reduziert werden. Sämtliche In- und Output-Aufgaben werden nun mit den neuen Geräten exzellent gelöst und bieten darüber hinaus noch einen entscheidenden Mehrwert. »Unser HP CM4730MP arbeitet völlig autark bei der Übermittlung beispielsweise von Produktfotos als E-Mail-Anhang«, erklärt Meyer. »Früher mussten wir dazu zunächst das Foto am PC einscannen, formatieren und per E-Mail verschicken. Das geht jetzt alles mit zwei, drei Handgriffen.«

Der umgekehrte Weg – also der Empfang eines Fotos mit anschließender Ausgabe auf Papier – sei inzwischen ebenfalls deutlich effizienter gelöst. Und nicht nur das: »Bekommen wir Angebote für den Ankauf von Waren, müssen wir uns sehr schnell entscheiden. Ohne qualitativ hervorragende Farbabbildungen, die auch kleinste Details zeigen, wäre dies ein Vabanque-Spiel. Jetzt sind wir da auf der sicheren Seite und durch den Umstieg auf Systeme von HP unseren Wettbewerbern oft den entscheidenden Schritt voraus.« Die Verbesserung der Scan- und Druckqualität sowie die Steigerung der Performance im In- und Output sind jedoch nicht die einzigen Vorteile der neuen Lösung: Auch die Treiberstruktur ließ sich durch den Einsatz des HP Universeller Drucker Treiber (UTB) vereinheitlichen und sorgt so für eine einfachere Konfiguration der einzelnen Geräte.

Die Kosten im Griff

Dank der Administration der HP-Systeme über das Browser-Interface des HP Web Jetadmin hat sich nach Angaben des Geschäftsführers auch die Wartung der Toner-Nachbestellungen vereinfacht. »Um Toner-Nachbestellungen müssen wir uns überhaupt nicht mehr kümmern«, sagt Meyer, »das macht HP Web Jetadmin automatisch mit einer Mail an unseren HP Partner, der Nösse Datentechnik GmbH.« Dies entlastet vor allem die Mitarbeiter: Durch die Lösungen von HP konnte der Zeitaufwand für Administration und Support um 30 Prozent reduziert werden. Dass nur der tatsächlich verbrauchte Toner berechnet wird, sei zudem ein nicht zu verachtender Vorteil: »Unser HP Smart Printing Services Vertrag macht die Verbrauchskosten transparent, und er ist auch gegenüber herkömmlichen Abrechnungsmodellen deutlich transparenter und preisgünstiger. Wir verfügen damit über die neueste Technologie bei planbaren Kosten. Das ist letztlich entscheidend.«

Insgesamt profitiert Captiva in mehrfacher Hinsicht von der Einführung der HP-Systeme: So konnten beispielsweise die umfangreichen Lagerbestände an Laserdruckkassetten dank der HP Smart Printing Services aufgelöst und die Kapitalbindung damit deutlich reduziert werden. Auch bei den Energie- und Papierkosten spart das Unternehmen mit HP: Hier sanken die Ausgaben um 28 Prozent.

Copyright © 2003-2010 ap Verlag GmbH