20100304zd Alfabet Evonik Enterprise Architecture Management

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Enterprise-Architecture-Management

Mit EAM durchstarten

Komplexe Architekturen bereiten Kopfschmerzen. Sie müssen daher transparent gestaltet und besser gesteuert werden und es muss eine systematische Grundlage für strategische Geschäftsentscheidungen geschaffen werden. Dazu dient neben der Definition von Rollen für die Verantwortlichen auch ein entsprechendes Enterprise-Architecture-Management-Tool (EAM-Tool), in dem alle relevanten Informationen über die IT-Landschaft sowie eine Kollaborationsplattform zur gemeinschaftlichen Planung und Verwaltung von Änderungen bereitgestellt werden.

m Geschäftsbereich Chemie besitzt der Industriekonzern Evonik einen bunten Strauß an SAP-Systemen. Bedingt durch vergangene Fusionen und Übernahmen war über die Jahre eine heterogene IT-Landschaft entstanden. Daher entschied man sich bereits im Jahr 2006 zur Gründung des Bereichs Architektur- und Technologiemanagement und stellte sich somit der Aufgabe, die komplexe Architektur transparent zu gestalten, besser zu steuern und eine systematische Grundlage für strategische Geschäftsentscheidungen zu schaffen. Bald war jedoch klar, dass neben der Definition von Rollen für die Verantwortlichen auch ein entsprechendes Enterprise-Architecture-Management-Tool (EAM-Tool) erforderlich war, in dem alle relevanten Informationen über die IT-Landschaft sowie eine Kollaborationsplattform zur gemeinschaftlichen Planung und Verwaltung von Änderungen bereitgestellt werden.

Für die Auswahl einer geeigneten Software griffen die Leiter der Coporate IT bei Evonik auf die EAM-Tool-Studie der TU München zurück, die eine sehr gute Übersicht und Einschätzung der erhältlichen EAM-Lösungen bietet. Nach einer ersten Vorauswahl entschied man sich bei Evonik im Zuge einer eingehenden Analyse der potenziellen Tools für »Planning IT« von Alfabet. Ausschlaggebend hierfür waren vor allem die große Auswahl an Standardfunktionalitäten sowie die hohe Integrationsfähigkeit dieser IT-Planungssoftware im Hinblick auf Lösungen, die bereits bei Evonik im Einsatz waren.

Transparenz für strategische Geschäftsentscheidungen

Als erstes hat man bei Evonik mit »Planning IT« ein Pilotprojekt für den Geschäftsbereich Immobilien aufgesetzt. Dabei zeigte sich, dass EAM mithilfe von »Planning IT« zügig eingeführt werden kann und man innerhalb kürzester Zeit eine detaillierte Übersicht über die IT-Assets und deren Einfluss auf Geschäftsprozesse erhält. Im Mittelpunkt des Architekturmanagements stand für Evonik vor allem der Wunsch nach Transparenz und fundierten Grundlagen zur Ableitung konkreter Business-Strategien. Dazu verfolgte man einen Top-Down-Ansatz und nutzte ein Analyseverfahren, um folgende Fragen zu klären: Was wird wirklich gebraucht? Was sind die Treiber? Was wollen wir steuern? Anschließend ging es darum, diesen Ansatz und die zugehörige Methodik zu verfeinern und EAM kontinuierlich auszubauen.

Eine wesentliche Schnittstelle dafür bildete das Project-Portfolio-Management (PPM). Da EAM sehr eng mit PPM verbunden ist und zwecks nachhaltiger Dokumentation stets gemeinsam betrachtet werden sollte, war die Integration der EAM-Lösung in das bestehende PPM über den SAP Solution Manager zwingend erforderlich. In der bestehenden Version von »Planning IT« war eine PPM-Anbindung bereits vorhanden. Diese wurde von Alfabet weiterentwickelt und um spezifische Anforderungen von Evonik ergänzt. Mittlerweile ist dies Standard in »Planning IT«. Carsten Schmies, Manager Corporate IT, Technology & Architecture bei Evonik, beschreibt den ganzheitlichen Ansatz: »»Planning IT« ist ein integriertes Tool, mit dem nicht nur Architektur-Management möglich ist. Durch das Project-Portfolio-Management können wir unsere gesamte IT-Landschaft komplett in der EAM-Lösung abbilden und eine integrierte Sicht gewinnen. Unserem Wunsch nach Erweiterung der bestehenden Funktionalitäten und der entsprechenden Weiterentwicklung der Lösung ist Alfabet sofort nachgekommen.«

Nach Abschluss dieser Vorarbeiten und dem erfolgreichen Pilotprojekt im Bereich Immobilien stand der Einführung von »Planning IT« im wichtigsten und größten Geschäftsfeld von Evonik, der Chemie, nichts mehr im Weg. Im September 2008 begann man mit dem Rollout und einer ersten, umfangreichen Ist-Dokumentation. Das Haupteinsatzgebiet bildet bis heute eine gewachsene SAP-Plattform mit zu vielen Systemen. Mittlerweile wurden die ersten, entscheidenden Schritte hin zu einer konsolidierten und harmonisierten SAP-Plattform bereits erfolgreich angegangen. Auf Basis der Ist-Dokumentation werden Szenarien für eine mögliche Realisierung abgeleitet. Diese Szenarien kann man dann zur fortgeführten Dokumentation für die Plattform nutzen, um so das erforderliche Know-how nachhaltig zu sichern. »Wissens-Sicherung ist ein extrem wichtiger Punkt für den Betrieb einer großen Plattform, in die weitere Systeme konvergiert werden sollen«, erklärt Carsten Schmies. Ein weiterer Punkt, bei dem Evonik wesentlich durch »Planning IT« unterstützt wird, ist die Steuerung und Überwachung der beiden Dienstleister, die die Rechenzentren von Evonik in Herne und Frankfurt betreiben. »Einerseits greifen die Mitarbeiter unseres IT-Dienstleisters selbst auf »Planning IT« zurück und nutzen die Dokumentation des Systems als umfassende Informationsplattform, andererseits verwenden wir das Tool für unsere Kernaufgabe, die Steuerung der Dienstleister«, so Schmies.

Die Einführungsphase der IT-Planung wurde intensiv von Alfabet begleitet. Der Schwerpunkt lag hierbei sowohl auf der zugrundeliegenden Methodik und der stufenweisen Verfeinerung dieser als auch auf der Schaffung der Schnittstellen zu SAP, Aris, Lotus Notes und der Directory Systeme. Für die Zuordnung der Rollen zu »Planning IT« von Alfabet wurden als Datenquellen User Directories aus Active Directory und LDAP angebunden. Außerdem bezieht die EAM-Software Projektkosten aus SAP und verfügt über eine Anbindung an Aris von IDS Scheer zur Dokumentation des Business Supports und der IT-Roadmap für das Prozessmodell. Ebenfalls wird »Planning IT« genutzt für die zentrale Beauftragung von Projekten an die Dienstleister.

EAM ist keine Eintagsfliege

Enterprise-Architecture-Management stellt für Evonik keinen Big-Bang dar, der schnell abgehakt ist und die gesamte IT umkrempelt. Ganz im Gegenteil: Zunächst bleiben viele Systeme erhalten.

Begonnen wurde mit der Erstellung einer sogenannten Kerndokumentation für Anwendungen, Schnittstellen, Komponenten und Plattformen, in der die Dokumentation und Planung von Applikationen eine zentrale Rolle einnimmt. »Applikationen bilden in Verbindung mit den Prozessen die Grundlagen für das Architektur-Management«, erklärt Carsten Schmies. »Nur mittels des Wissens über Applikationen können wir quasi in die Prozesse sehen und erkennen, ob Redundanzen vorliegen oder ob ein Harmonisierungs- und Konsolidierungspotenzial besteht.« Auf Grundlage dieser Basis-Transparenz wird dann – unter Einbeziehung des Project-Portfolio-Managements – eine erweiterte Dokumentation aufgebaut, in deren Rahmen auch kleinere Projekte beleuchtet und Fragen nach der Unterstützung für das Business und dem Einsatz bestimmter Lösungen mit berücksichtigt werden. Die letzte Stufe ist dann die Schaffung vollständiger Transparenz – auch für große Projekte. Dies umfasst neben einer detaillierten Dokumentation auch die Bebauungsplanung. Mittlerweile werden spezifische Lösungen immer bei Gelegenheit, beispielsweise bei der Umstellung auf neue Versionen oder bei Neuentwicklungen, in die schlanker gewordene SAP-Chemieplattform konvergiert.

Für die Umsetzung dieser umfassenden IT-Planung mussten die Mitarbeiter bei Evonik natürlich geschult werden. Die Methodik und Thematik wurde dabei ganz auf die jeweiligen Rollen der einzelnen Verantwortlichen zugeschnitten. Die IT-Community, die bei Evonik mit »Planning IT« von Alfabet arbeitet, umfasst inklusive der IT-Dienstleister rund 600 Personen, davon verfügen circa 500 Anwender über Leserechte und ungefähr 100 Anwender geben als »Application Owner« Daten ein. Hinzu kommt noch eine Handvoll IT-Architekten und Experten.

Transparenz für SAP-Landschaften

Mittlerweile ist die Alfabet-Methodik bei Evonik etabliert und – wie die ersten Projekte und Erfahrungen zeigen – für den längerfristigen Einsatz geeignet. »Das EAM-Tool ist in seiner Funktionalität ausgereift und stabil in seiner Ausbaustufe«, so Carsten Schmies. Bei der Harmonisierung der SAP-Plattform verzeichnet das Unternehmen momentan die größten Erfolge. »Der methodische Ansatz von Alfabet ist sehr gut geeignet, um SAP-Landschaften transparent darzustellen und diese dann entsprechend zu verwalten«, so Schmies. »Wir erreichen durch die Dokumentation der SAP-Applikationen eine bisher nicht dagewesene Gleichheit, sowohl in der Granularität der Applikationen als auch bei der Dokumentation. Damit, und nur damit, gelingt es, die unterschiedlichen SAP-Systeme miteinander zu vergleichen und in ihrer Funktionalität anzupassen. Genau das ist die Voraussetzung für eine Konsolidierung.«

Zur weiteren Förderung des Strategieplanungsprozesses werden nach und nach die größeren Projekte des Konzerns begleitet und die zugehörige Dokumentation entsprechend in »Planning IT« vervollständigt. Den Geschäftsanforderungen entsprechend integriert die zentrale IT-Abteilung weitere Technologien und Konzepte in das EAM-Tool. Bereiche, die sich stark ändern und aufgrund von neuen Projekten ohnehin dokumentiert werden müssen, werden dabei ebenfalls erfasst. Hier generiert Evonik einen weiteren Nutzeneffekt. Eine reine Dokumentation nur um der Dokumentation Willen wird dabei vermieden.

Ein Einsatzgebiet, das weiter ausgebaut wird, ist die Schaffung von Transparenz im Bereich der Service-Prozesse. Außerdem sollen weitere Best-Practices identifiziert werden, die im gesamten Konzern Anwendung finden sollen, um unerwünschte Redundanzen aufzuzeigen. Auch geplant ist die Nutzung der IT-Planung für die Implementierung und den Einsatz von IT-Systemen. Durch eine solche durchgängige Dokumentation vom Prozess bis zum Einsatz würde auch die Arbeit der beiden Dienstleister wesentlich vereinfacht und optimiert werden. In Zukunft umfasst dies dann auch die Life-Cycle-Planung – insbesondere für eigene Entwicklungen – um die Bewirtschaftung der IT-Landschaft voranzutreiben und mit dem Business abzustimmen. »Mit der Einführung von »Planning IT« haben wir einen wichtigen Schritt hin zu einem unternehmensweiten Architecture-Management gemacht«, so Schmies. »Wir werden diesen Weg gemeinsam mit Alfabet weiter beschreiten und EAM in unserem Konzern leben. Dabei unterstützt uns auch der strategische Austausch mit anderen Industrieführern im Anwenderforum, das Alfabet ins Leben gerufen hat.«

Wichtige Tipps für die Einführung von EAM

Aus den Erfahrungen bei der Einführung einer umfassenden EAM-Lösung in einem Großunternehmen möchte Carsten Schmies abschließend drei Tipps ableiten, die IT-Planung zum Erfolg werden lassen:

Erstens: Konzentration auf das, was man wirklich steuern will. Nur hier lohnt es sich Daten zu erfassen und genau hier kann man wirkliche Mehrwerte erzielen.
Zweitens: Verankerung der Prozesse im Tool und Interaktion der Planungssoftware mit den bereits vorhandenen Prozessen und Applikationen.

Und drittens: Identifikation von Prozessen, die bereits laufen und auf die man aufspringen kann, um den Nutzen von IT-Planung sehr schnell darzustellen. Das trägt entscheidend dazu bei EAM zu etablieren und weiter auszubauen.

Beachtet man diese Hinweise aus der Praxis, dann wird durch EAM eine gemeinsame Sprache erzeugt und die Beziehung zwischen Applikationen und Prozessen aufgezeigt. So kann man bei Evonik das eigentliche Ziel verfolgen, auf das die gesamte IT ausgerichtet sein muss: Die gezielte und flexible Unterstützung der sich stets ändernden Geschäftsanforderungen.

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