20100506e GSI Office Management Schutzrechtsverwaltung Patente
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IT-gestützte Schutzrechtsverwaltung in der Praxis Patente im Griff In Deutschland wird alle neun Minuten ein Patent angemeldet. Die Bedeutung von Intellectual Property (IP) für den Unternehmenserfolg wächst. Doch wird das enorme Potenzial der Schutzrechte nach wie vor nicht vollständig ausgeschöpft. Ein Grund hierfür ist, dass sich professionelles IP-Management noch nicht in allen Unternehmen etabliert hat. Wie jedoch kommen Patentabteilungen systematisch zu einem effizienten Management der immateriellen Güter?
ie Verwaltung von mehreren tausend Schutzrechten ist in vielen Unternehmen keine Seltenheit. Die verantwortlichen Mitarbeiter haben dabei nicht nur interne Abläufe zu organisieren, sondern stehen in engem Austausch mit Dritten wie Zahlungsdienstleistern, Ämtern, Mandanten oder Erfindern. Die damit verbundenen Prozesse haben sich über die Jahre eingespielt, meist läuft alles reibungslos. Bis ein Körnchen im Getriebe die Maschinerie zum Stillstand bringt: Häufig ist es der kurzfristige Ausfall eines Mitarbeiters, der die Arbeitsabläufe ins Stocken bringt. Ein schneller Zugriff auf zentral gespeicherte Daten ist nicht möglich, da das Wissen bei wenigen Mitarbeitern liegt. Die Lösung liegt auf der Hand: Eine geeignete Software, welche alle relevanten Fristen, Angaben und Termine übersichtlich darstellt. In der Praxis sind jedoch meist nur Einzellösungen wie beispielsweise MS-Office im Einsatz, um Fristen zu pflegen oder Briefe zu schreiben. Unternehmen und Patentanwaltskanzleien, die ihre internen Prozesse wirklich optimieren wollen, brauchen eine Gesamtlösung, welche die komplexen Abläufe im Rahmen des Schutzrechtsmanagement abbildet. Integrierte Systeme, die beispielsweise automatisch Adressen und Aktendetails in einen Brief übertragen oder ein Accounting-Modul, das bei der Rechnungsstellung unterstützt, liefern wertvolle Hilfestellungen. Komfortabel sind außerdem automatische Erinnerungsfunktionen, die rechtzeitig auf fällige Fristen hinweisen. Mehr als Dokumentenverwaltung Noch mehr leisten Systeme, welche die individuellen Abläufe nicht nur unterstützen, sondern automatisch ausführen. Intelligente Technologien sorgen dafür, dass Rechercheaufträge, Anmeldeformulare, Fristenübersichten oder Reports automatisiert erstellt werden. Damit erschließt sich den Anwendern gleich eine Fülle an Vorteilen. Mitarbeiter sparen Zeit, da sie die Daten nicht mehr manuell zusammensuchen müssen. Sie können sich also wieder jenen Aufgaben widmen, die wirklich wertschöpfend sind. Für Unternehmen bedeutet dies eine höhere Rentabilität. Gleichzeitig reduziert sich die Fehleranfälligkeit, denn die Daten werden nur einmal angelegt und dann automatisch weitergereicht – eine mehrfache Eingabe entfällt. Bleibt festzuhalten: Im Sinne von Business Process Management sollte eine professionelle Software für das Schutzrechtsmanagement die gesamte, IP-relevante Prozesskette automatisiert abbilden. Datenbankrecherchen, Anmeldeprozesse, Einsprüche und Konflikthandling gehören ebenso dazu wie Jahresgebührenzahlungen und Lizensierungsverfahren. Ansonsten geht der Nutzen über reine Dokumentenverwaltung nicht hinaus. Vielfältiges Angebot an Systemen Wer sich entscheidet, das IP-Management auf IT-gestützte Beine zu stellen, hat die Wahl zwischen verschiedenen Anbietern, die sich in den letzten Jahren am Markt etabliert haben. Zu empfehlen sind skalierbare Lösungen, die Standardabläufe bereits vorkonfiguriert abbilden und gleichzeitig Raum für individuelle Anpassungen lassen. Denn so profitieren die Nutzer gleich doppelt: Die bereits voreingestellten Workflows basieren auf der langjährigen Erfahrung der Anbieter und bilden die Standardprozesse optimal ab. Die Möglichkeit, die Lösung an die individuellen Anforderungen anzupassen, garantiert gleichzeitig, dass sich das System an den historisch gewachsenen Verfahrensabläufen innerhalb der Abteilung orientiert und nicht umgekehrt. Wie ein intelligentes IP-Managementsystem funktioniert, wird am Beispiel der Software WINPAT deutlich. Das Herzstück des Systems ist eine Komponente für das Workflow-Management, welches alle erforderlichen Vorgänge im Lebenszyklus einer Akte kennt. Dabei werden sowohl die verschiedenen Aktentypen, also Patente, Marken, Verträge, Konflikte oder Erfindungen als auch die Personentypen wie Erfinder oder Sachbearbeiter berücksichtigt. Unabdingbare Bestandteile der Akte sind beispielsweise zugehörige Fristen und Termine, Klassifikationen, Dokumente und E-Mails sowie Memos. Aktenspezifische Vorgänge werden automatisiert verarbeitet. Eine intelligente Workflowkomponente überwacht alle anfallenden Fristen und erinnert die verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig an deren Fälligkeit. Alle Briefe, Formulare, Anmeldungen, Bestätigungen und Antworten werden von der Vorgangsbearbeitung automatisch ausgefüllt und termingerecht zur weiteren Verarbeitung vorgelegt. Und hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Ein intelligentes System leitet aus den fälligen Fristen automatisch die daraus folgenden Aktionen ein. Die Nutzer profitieren außerdem von integrierten Schnittstellen zu Zahlungsinstituten für die Einzahlung von Jahresgebühren, zu öffentlichen und kostenpflichtigen Datenbanken oder zu Buchhaltungssystemen wie SAP oder Sage KHK. Damit ist das IP-Management nahtlos in weitergehende Geschäftsprozesse integriert. Das spart Zeit und bietet ein Maximum an Sicherheit. Schutzrechtsinformationen sind hochsensible Daten. Ein dezidiertes Rechtesystem verhindert den unbefugten Zugriff – die Berechtigungen lassen sich sogar für jede einzelne Akte oder jedes Dokument separat vergeben. So ist sichergestellt, dass Daten nicht versehentlich gelöscht oder von unbefugten Personen eingesehen beziehungsweise bearbeitet werden. Für maximale Transparenz sorgt der sogenannte Audit Trail, der jede Änderung automatisch protokolliert. Vorarbeit ist die halbe Miete Mit der Einführung einer professionellen Software für das IP-Management erschließen sich Unternehmen gleich eine Fülle an Vorteilen; soviel steht fest. Doch sind alle Features wertlos, wenn das Projekt nicht richtig aufgesetzt wird. Es ist daher ratsam, einen Hauptverantwortlichen zu benennen, der die entsprechenden Kompetenzen mitbringt, um die Integration zu steuern. Eine weitere Pflichtübung ist die Identifikation der internen Abläufe, die in das Workflow-System übertragen werden sollen. Diese Aufgabe ist durchaus anspruchsvoll – Abhilfe schaffen vordefinierte Workflow-Pakete, welche die gängigen Abläufe bereits abbilden. Darauf aufbauend, lassen sich dann schnell eigene Workflows entwickeln. Und auch nach der Einführung sollte das System im Sinne eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses regelmäßig überprüft und angepasst werden. Nur so profitieren die Nutzer nachhaltig von dem System. Unternehmen, die ihre Hausaufgaben erledigen, bietet die Einführung einer IP-Software einen deutlichen Mehrwert, der weit über die automatisierte Abwicklung der Standardprozesse hinaus geht. Schon der erste Schritt, die Identifikation der anfallenden Prozesse, hilft, die Produktivität innerhalb einer Patentabteilung oder Patentanwaltskanzlei zu steigern. Werden diese dann noch in ein intelligentes System übertragen, haben Mitarbeiter wieder mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben und tragen somit dazu bei, den Erfolg des Unternehmens zu steigern. Christian Kramer ____________________________________ Christian Kramer, Gründer und Geschäftsführer der GSI Office Management GmbH
GSI Office Management Die GSI Office Management mit Sitz in München ist mit der selbst entwickelten Software WINPAT darauf spezialisiert, Geschäftsprozesse rund um die Verwaltung von Patent- und Markenrechten (Intellectual Property; kurz: IP) zu optimieren. Patentanwaltskanzleien jeder Größe und Patentabteilungen der Industrie profitieren in der Zusammenarbeit insbesondere von der skalierbaren Softwarelösung, die rund 85 Prozent der Standardprozesse ihres IP-Managements abdeckt. Kunden der GSI Office Management GmbH steht damit eines der weltweit führenden IP-Systeme zur Verfügung, welches die Vorteile einer Standardlösung mit dem Nutzen einer Individualsoftware optimal verknüpft. Umfassende Dienstleistungen runden das Leistungsportfolio ab. Bereits heute nimmt die GSI Office Management GmbH einen Spitzenplatz unter den Anbietern von IP-Software ein. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung von WINPAT und mit der Einführung neuer Branchenlösungen wird die führende Marktposition in Europa weiter ausgebaut. Mehr Informationen unter www.gsi-office.de
Produkt-Profil Mit der Lösung der GSI Office Management GmbH können sowohl kleine Anwaltskanzleien als auch international tätige Großkonzerne ihre Prozesse rund um die Schutzrechtsverwaltung effizienter und sicherer gestalten. Möglich wird dies durch den modularen Aufbau und die Skalierbarkeit des Systems. Aktuell stehen drei Versionen von WINPAT zur Verfügung: WINPAT Basic, WINPAT Professional und WINPAT Enterprise. Alle Versionen verfügen über ein integriertes Workflowmanagement, welches die Standardprozesse im Rahmen des IP-Managements automatisiert abbildet. So profitieren alle Abteilungen, die sich mit der Verwaltung von Schutzrechten beschäftigen, von den Vorteilen dieser Lösung. Und das auch über die Grenzen der Patentabteilung hinaus: Erfinder haben beispielsweise über ein WINPAT-Extranet-Portal jederzeit den Überblick über den Status ihrer Erfindungsmeldung. Ein detailliertes Rollen- und Rechtesystem garantiert den kontrollierten Zugriff auf sensible Daten. WINPATâ unterstützt zudem alle wichtigen Sicherheitsstandards.
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