20100506i Itella E-Invoicing und E-Procurement

»manage it« als

E-Paper 5-6 2011
E-Paper 3-4 2011
E-Paper 1-2 2011
E-Paper 11-12 2010
E-Paper 9-10 2010
E-Paper 7-8 2010
E-Paper 5-6 2010

Die Verknüpfung von E-Invoicing und E-Procurement bietet erhebliche Potenziale

Digital bis in die Buchhaltung

Elektronische Prozesse sind im Beschaffungswesen der meisten Unternehmen in Deutschland schon heute Standard. Doch nur allzu oft stockt die Digitalisierung in den angrenzenden Abläufen: Gerade der nächst logische Schritt nach der Bestellung von Waren oder Dienstleistungen, nämlich die Bearbeitungsprozesse von Rechnungen, werden hier eher stiefmütterlich behandelt.

o setzten gemäß einer aktuellen Studie von Itella nur rund 20 Prozent der Unternehmen in Deutschland schon heute auf zukunftsträchtige elektronische Rechnungen. Ganz anders stellt sich die Situation in Nordeuropa dar. Hier sind elektronische Rechnungen bereits fester Bestandteil der Unternehmenskommunikation und die hohe Akzeptanz der E-Rechnungen eröffnet ein wahres Füllhorn an Einsatzmöglichkeiten in der Praxis. Gerade auf der Empfängerseite bieten elektronische Rechnungen große Potenziale, die nur darauf warten ausgeschöpft zu werden – und das auch ohne die unbedingte Bereitschaft des Versenders, die Faktura digital zu übermitteln.

Potenziale im Prozess

In Nordeuropa arbeiten schon heute viele Unternehmen mit einer ganzheitlichen Lösung von der Bestellung bis hin zur Bezahlung der Rechnung. Die Bestellungen werden dabei aus dem Warenwirtschafts- oder E-Procurement-System aufgegeben, der Wareneingang später kontrolliert und dort verbucht. Anschließend werden die gesammelten Daten automatisch mit der Rechnung verglichen und nach Übereinstimmung ohne manuellen Freigabeprozess die Zahlungsanweisung erstellt. Durch die ausbleibenden manuellen Eingriffe in diesem »Three-Way-Matching-Verfahren« (Bestellung – Wareneingang – Rechnung) verringert sich nicht nur der Zeitaufwand, sondern es werden auch potenzielle Fehlerquellen vermieden und Skontovorteile sichergestellt.

Eine Vorgehensweise, die vom technischen Standpunkt her auch bei uns funktioniert. Dennoch sind deutsche Unternehmen oft noch nicht so weit. Die häufig strikte organisatorische Trennung von Einkauf und Finanzabteilung hindern oftmals die Entwicklung, ebenso wie die technische Historie vieler Unternehmen. Häufig sind bereits individuell zugeschnittene E-Procurement-Lösungen im Einsatz. Auf der Basis eines solchen Systems wäre es leicht möglich, eine elektronische Rechnungslogistikplattform mit der Lösung zu verbinden und diese um elektronisches Mapping der Einkaufs- und Rechnungsdaten zu ergänzen. Durch die Verknüpfung der Plattform mit dem Beschaffungssystem erfolgt dann der Abgleich der entsprechenden Rechnungspositionen mit der Bestellung und tatsächlichem Wareneingang automatisch. Bei Übereinstimmung der Daten folgt auf Wunsch eine direkt Zahlungsanweisung. Sogar weitere Syntax- und Plausibilitätsprüfungen der Daten wären möglich.

Vorhandene Strukturen nutzen

Beschaffungsseitig ist dieses Szenario in den meisten Unternehmen schon heute möglich, buchhaltungsseitig spricht jedoch der niedrige Anteil elektronischer Rechnungen im Posteingang bei vielen Projekten dagegen. Für eine effiziente Verknüpfung beider Bereiche und die Verarbeitung der Daten ist es allerdings zwingend notwendig, dass alle Rechnungsinformationen auch elektronisch vorliegen. Dabei sind Unternehmen jedoch nicht zwingend auf den Wechselwillen ihrer Lieferanten angewiesen, nämlich dann, wenn eingehende Papierrechnungen sofort nach dem Eingang eingescannt und über Optical Character Recognition (OCR) intelligent und automatisch ausgelesen werden.

Diese Digitalisierung stellt für Unternehmen allerdings immer eine Investition in Know-how sowie spezielle Soft- und Hardware dar. Gerade eine gute OCR-Software ist teuer und verlangt für hohe Erkennungsquoten eine mehrmonatige Anlernphase der autodidaktischen Programme. Außerdem benötigen die Systeme oftmals Updates in relativ kurzen Zeiträumen. Bei Inhouse-Lösungen ist laut PricewaterhouseCoopers daher eine Erkennungsrate von 65 Prozent bereits ein sehr gutes Ergebnis. Dienstleister wie der Rechnungslogistiker Itella ermöglichen in diesem Prozess hingegen eine Auslesegenauigkeit im OCR-Verfahren von über 99 Prozent.

Bei Inhouse-Lösungen besteht außerdem die Gefahr, dass die Auslastung der internen Scanner-Parks in dem Maße sinkt, in dem Lieferanten ihre Rechnungen von vornherein elektronisch schicken. Denn die Digitalisierung, sprich elektronische Rechnungen zu erhalten, lässt sich auch hier nicht langfristig aufhalten! Der Anteil originär elektronischer Rechnungen am Gesamtaufkommen steigt, ohne dass die zugrundeliegenden Fixkosten sinken.

Schrittweises Vorgehen

Will ein Unternehmen die Vorzüge der Verknüpfung von Einkauf und Buchhaltung nutzen, nicht jedoch Gefahr laufen in die Fixkostenfalle zu tappen, bietet es sich an, die gesamte Rechnungsverarbeitung an einen erfahrenen Full-Service-Dienstleister auszulagern. Dieser erzielt nicht nur von vorn herein eine höhere OCR-Erkennungsquote, sondern stellt auch die entsprechend professionelle Infrastruktur nur anteilig je nach Transaktionsvolumen dem Unternehmen in Rechnung. Das Unternehmen variabilisiert so auf einen Schlag alle Kosten. Der Dienstleister nimmt alle Rechnungen – sowohl auf Papier als auch in digitaler Form – zentral entgegen. Anschließend gibt er sie einheitlich in dem digitalen Format aus, welches der Rechnungsempfänger für sein Finanz- und Warenwirtschaftssystem bis hin zur Archivierung benötigt. Manuelle Erfassungstätigkeiten im Unternehmen entfallen. Als fester Bestandteil des Einkaufsprozesses werden die Bestelldaten und Wareneingänge automatisch mit den Rechnungsdaten abgeglichen und Rechnungen bei Übereinstimmung aller Daten ohne aufwendigen Prüfprozess direkt durchgebucht.

Ist der Scann- und Digitalisierungsprozess der Rechnungen erst einmal installiert und somit die vollständige elektronische Verarbeitung auf Empfängerseite sichergestellt, kann die Umstellung der Lieferanten auf elektronische Prozesse beginnen. Schritt für Schritt sollten nun auch diese von vornherein auf elektronische Prozesse überführt werden. Am besten geht dies, wenn man ihnen die Wahl lässt und vor allem bei den Formaten (bspw. EDI oder E-Mail) flexibel agiert. Natürlich kann dies auch bedeuten, dass sich ein Lieferant zunächst dafür entscheidet weiter mit Papierrechnungen zu arbeiten, doch spielt dies für die weitere Arbeit des Empfängers keine Rolle, er erhält nur einen digitalisierten und vereinheitlichen Datenstrom.

Resümee

Ein Drittel der Unternehmen nutzt selten oder nie die Skonti, die ihnen ihre Lieferanten einräumen, so eine Studie von Itella aus dem Jahre 2009. Ein Grund hierfür ist unter anderem, dass fast die Hälfte der Firmen fünf Tage oder mehr für den Durchlauf einer Rechnung benötigen. Nur ein Indiz für eine fehlende Verknüpfung unterschiedlicher Abteilungen gerade in Deutschland. Die Synergieeffekte zwischen Beschaffung und Buchhaltung liegen dabei auf der Hand, sie können voneinander profitieren und Abläufe stark vereinfachen. Vor allem wenn man sich die auch in Deutschland fortschreitende Digitalisierung der Rechnungsprozesse vor Augen hält. Allein bei den Prozesskosten der Rechnungseingangsbearbeitung sind Einsparungsmöglichkeiten von bis zu 90 Prozent realisierbar und die Dauer der Bearbeitung kann sich auf wenige Stunden reduzieren.

Raimund Schlotmann

____________________________________

Raimund Schlotmann ist Geschäftsführer des Dokumenten- und Informationslogistik-Dienstleisters Itella Information GmbH

Folgen Sie »manage it«

auf Google+

Copyright © 2003-2012 ap Verlag GmbH