20100506p Poet Elektronischer Dienstleistungseinkauf

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Elektronischer Service-Einkauf

E-Procurement von Dienstleistungen

Auch wenn in vielen Branchen mehr Dienstleistungen als Materialien eingekauft werden, so werden sie bislang kaum elektronisch beschafft. Der Grund dafür sind die fehlende Standardisierung und die vergleichsweise hohe Komplexität beim elektronischen Service-Einkauf. Das soll eBusInstand ändern.

as Thema Dienstleistungsbeschaffung ist spätestens aktuell geworden, seit sich Initiativen wie Prozeus und eCl@ss seiner angenommen haben. Seither haben viele Marktakteure erkannt, dass im Dienstleistungseinkauf ein beachtliches Effizienz- und Kostensparpotenzial steckt. Branchenexperten gehen davon aus, dass bei der herkömmlichen Dienstleistungsbeschaffung durchschnittlich 100 bis 200 Euro pro Auftrag eingespart werden können. Das leuchtet ein, wenn man den bisherigen Weg von der Beauftragung über die Ausführung bis in die Buchhaltung betrachtet.

Die Abstimmung erfolgt über Telefon und E-Mail, Fragen, Antworten und Rückfragen wandern hin und her, ebenso wie Leistungserfassungsblätter. Es entsteht ein enormer Zeitaufwand, da es in dem Prozess Medienbrüche, Doppelerfassungen, Klärungsbedarf usw. gibt. Ebenso dauert es, bis das Geld auf dem Konto des Dienstleisters ist, weil seine Rechnung infolge ungenügender Abstimmung Fragen aufwirft und es somit zu einer verzögerten Zahlungsanweisung kommt. Der hierdurch bewirkte verspätete Zahlungseingang liegt bei geschätzten ein bis sechs Monaten.

Neben seinen Effizienzvorteilen soll der elektronische Dienstleistungseinkauf auch für eine bessere Auslastung derzeitiger Procurement-Plattformen sorgen. Der Ist-Zustand ist hier laut aktuellem »Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2010« des BME (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V.) alles andere als berauschend. Obwohl in der Regel bereits drei bis fünf Jahre im Einsatz, wickeln hiernach bislang deutlich über 50 Prozent der Unternehmen deutlich unter 50 Prozent ihrer Materialbeschaffung über elektronische Kataloge ab, davon 37 Prozent sogar weniger als 25 Prozent ihrer Einkäufe. Wegen der andererseits gegebenen Einspareffektive des E-Procurements beim Materialeinkauf wünschen sich die Unternehmen natürlich, diesen Anteil nach oben zu schrauben. Hier könnte der Dienstleistungseinkauf als Zünglein an der Waage wirken.

eBusInstand soll Dienstleistungseinkauf beflügeln

Ein wichtiger Mosaikstein auf diesem Weg ist das Standardisierungsprojekt eBusInstand, bei dem es um Dienstleistungen der industriellen Instandhaltung geht. Jedoch wird ihm auch für andere Bereiche eine Signalwirkung bezeugt. Der Instandhaltungsbereich war deshalb ein geeigneter Kandidat für das Projekt, weil Instandhaltungs-Services überschaubar komplex sind und sich gut in automatisierte, immer wiederkehrende Bestellvorgänge umsetzen lassen.

Unter der Federführung des FZI Forschungszentrum Informatik Karlsruhe arbeiten elf mittelständische und große Unternehmen, darunter eCl@ss als Standardisierungspartner, derzeit an der Schaffung der benötigten Standards, Prozesse und Technologien. Die Ergebnisse des eBusInstand-Projekts sollen einen Standardprozess für die elektronische Beschaffung von Instandhaltungs-Dienstleistungen etablieren. Zu dem Zielen gehören die Schaffung eines Referenzprozesses für die Abwicklung von Dienstleistungen ebenso wie die standardisierte und klassifizierte Beschreibung von Dienstleistungen sowie der per elektronischem Formular ausgetauschten Daten. Eine weitere Zielsetzung ist die Entwicklung einer prototypischen Portallösung auf Basis einer Katalogsoftware und einer SAP-basierten ERP-Lösung zur Anbindung von Kunden und Lieferanten.

An der technischen Ausgestaltung ist u.a. die Poet AG beteiligt, die den katalogbasierten Part der Leistungsverzeichnisse und die einfache Integration in bestehende Systeme wie SAP einbringt. In zwei Pilotprojekten, die ab Juni mit den Firmen Infra Serv und Audi sowie deren jeweils angeschlossenen Lieferanten laufen, soll bis zum Herbst dieses Jahres die technische Machbarkeit erprobt und dargestellt werden.

Interaktiver Warenkorb als Kernkomponente

Der sogenannte interaktive Warenkorb, den Poet in das Projekt einbringt, ist eine Kernkomponente der Gesamtlösung. Hierbei wurde bewusst kein neues Softwareprodukt entwickelt, sondern die Poet Product Finder-Technologie um die Anforderungen der Dienstleitungsbeschaffung erweitert. Die einfache Integration in Beschaffungslösungen wie SAP SRM ist dabei gewährleistet, zumal das SAP-System in der aktuellen Version einen wichtigen Fokus auf den Dienstleistungseinkauf legt.

Der interaktive Warenkorb adressiert die Anforderung, diverse Abstimmungs- und Kommunikationsprozesse zwischen Besteller und Lieferanten von der Anforderungserstellung bis zur Leistungserfassung zu ermöglichen. Ein Unternehmen will beispielsweise vom Lieferanten in seinem Verwaltungsgebäude Teppichboden erneuern lassen. Obwohl ein mit dem Einkauf verhandelter Dienstleistungskatalog vorliegt, lassen sich nicht einfach mal so 350 Quadratmeter Teppichbodenaustausch ordern – auch nicht, wenn es einen festen Verlegepreis von 30 Euro/qm gibt. Es kommt gewöhnlich zu Nachfragen: Was ist mit dem Unterboden? Muss der speziell behandelt werden, soll der alte Teppich entsorgt werden, und wird ein Reinigungsservice gewünscht? Da der Dienstleister die verwinkelten Räumlichkeiten des Büros kennt, muss er einen höheren als den zugrunde gelegten Arbeitsaufwand einkalkulieren. Über seine Nachfragen merkt er auch, dass er mehr Materialien benötigt, als ursprünglich gedacht, die ebenso wie zusätzliche Arbeitsstunden hinzugefügt werden müssen. All das muss interaktiv geklärt werden, bevor es zur Bestellung kommt.

Dieser und viele andere iterative und zyklische Prozesse werden durch eine hochgradig flexible Interaktivität unterstützt. Der Poet Product Finder bietet hierfür eine leistungsfähige Suchfunktion ebenso wie die flexible Konfigurierbarkeit auch komplexer Zusammenhänge und Dienstleistungen. Der Warenkorb ist für alle Beteiligten entlang der kompletten Prozesskette verfügbar sprich kontinuierlich bearbeitbar und gegenseitig kommunizierbar. Er leistet all das, was früher hin- und herlaufende Telefonate und Emails leisten mussten – und oft nicht lückenlos schafften, weil Missverständnisse blieben.

Weniger Kosten, mehr Zusammenarbeit

Die elektronische Dienstleistungsbeschaffung stellt Kosteneinsparungen in Millionenhöhe sowie die deutlich verbesserte Zusammenarbeit zwischen der Großindustrie und ihren kleinen und mittelständischen Lieferanten in Aussicht. Beispielhaft hierfür die Feststellung der am Projekt teilnehmenden Zoth GmbH, einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen. Deren technischer Geschäftsführer Wolfgang Zoth taxiert das Einsparpotenzial nach seinen bisherigen Erkenntnissen und Erfahrungen auf 200 Euro pro Dienstleistungsauftrag. Das summiere sich für sein Unternehmen auf insgesamt 1,2 Millionen Euro pro Jahr.

Die Beschaffung von Instandhaltungs-Dienstleistungen soll ab Herbst Realität werden. Eine wichtige, wenngleich schwierige Aufgabe wird bis dahin sein, die Schaffung standardisierter Leistungskataloge voranzutreiben. Hier machen Beispiele aus anderen Branchen wie der Dienstleistungskatalog GAEB der deutschen Bauindustrie Hoffung. Ebenso ITIL aus dem IT-Sektor, bei dem es ja ebenfalls um Dienstleistungen, nämlich Service-Levels und deren Management, geht. Aber man braucht kein Prophet zu sein, um zu sagen, dass der Dienstleistungseinkauf so oder so noch in diesem Jahr an den Start geht. Immerhin gab es auch schon früher E-Business, bevor es weder eCl@ss noch BMEcat gab.

Gregor Göbel

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Gregor Göbel, Vice President und Leiter eProcurement bei Poet AG, Karlsruhe

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