20100506zf Comgroup - Micronas Webbasiertes E-Procurement

Der Halbleiterhersteller Micronas bezieht seine C-Teile über ein webbasiertes E-Procurement-System

Bei der Beschaffung von C-Teilen setzen heute die meisten Unternehmen auf E-Procurement-Lösungen, um so die Prozesskosten möglichst weit zu senken. Damit das gelingt, ist ein einwandfreier und reibungsloser Betrieb eine wesentliche Voraussetzung. Die Micronas GmbH hat aus diesem Grund ihr altes Portal durch ein neues Portal ersetzt. Damit können die Bestellungen zuverlässig abgewickelt und die Prozesskosten dauerhaft gering gehalten werden.

-Procurement-Lösungen sind in Deutschland weit verbreitet. So setzen laut dem »Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2009«, das der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) gemeinsam mit dem Lehrstuhl für Industriebetriebslehre der Universität Würzburg veröffentlicht hat, im vergangenen Jahr etwa vier Fünftel der insgesamt 188 befragten Unternehmen ein Katalogsystem ein oder planen dies für die nahe Zukunft. Rund 80 Prozent der Studienteilnehmer gaben an, so die Prozesskosten gesenkt zu haben. Durchschnittlich konnten diese um insgesamt 40 Prozent reduziert werden. 44 Prozent der Befragten erzielten zudem geringere Einstandspreise. Sie sparten im Schnitt ein Viertel der Kosten ein.

Um das Sparpotenzial bei der Beschaffung von C-Teilen voll auszuschöpfen, ist es allerdings nicht nur wichtig, eine E-Procurement-Lösung einzusetzen. Diese sollte auch reibungslos funktionieren. Der Fall der Micronas GmbH macht das deutlich. Nachdem der Halbleiterhersteller mit Sitzen in Zürich und Freiburg bereits 1995 das erste System zur elektronischen Beschaffung eingeführt hatte, wechselte das Unternehmen 2001 zu einem webbasierten Portal, das von einem externen Anbieter betrieben wurde. Im Laufe von insgesamt drei Eigentümerwechseln verschlechterte sich die Servicequalität allerdings zusehends. Die Folge: Das System fiel immer häufiger aus und konnten von den Micronas-Mitarbeitern nicht genutzt werden. Gleichzeitig dauerte es immer länger, bis der Anbieter Störungen behob oder Änderungen vornahm. So konnte eine Katalogaktualisierung schon einmal 14 Tage in Anspruch nehmen.

»Diese Entwicklung hat uns Ende 2006 dazu bewogen, uns nach einer neuen Lösung umzuschauen. Hinzu kam, dass sich bereits damals die Krise der Automobilindustrie abzeichnete und der Kostendruck auf uns als Zulieferer stieg. Für uns war daher wichtig, mit einem neuen Portal unsere Bestellungen zuverlässig abzuwickeln und die Prozesskosten dauerhaft gering zu halten«, so Albert Kraus, Koordinator für den Bereich Finance & Controlling bei der Micronas GmbH. Also prüften die Verantwortlichen Angebote von insgesamt acht Anbietern und holten Empfehlungen von den eigenen Lieferanten ein. Dabei stellte sich schnell heraus, dass die E-Procurement-Lösung COSO der Comgroup GmbH sich zu guten Teilen mit dem Micronas-Pflichtenheft deckte. Sie verfügte zwar über weniger Funktionen als das bislang eingesetzte Portal – so war es zum Beispiel nicht möglich, Artikel im Katalog online freizugeben oder zu sperren. Dafür überzeugten aber die angebotene Servicequalität und die Aussicht auf einen einwandfreien Betrieb.

Nachdem das webbasierte Portal konfiguriert sowie an das bestehende SAP-ERP-System angebunden war und im März die Tests erfolgreich verlaufen waren, wurden ab April nach und nach zehn Lieferanten – das waren bis auf einen alle vorherigen Geschäftspartner – integriert. Seit Juni 2007 greifen nun 120 Micronas-Mitarbeiter auf das Portal zu.

Soll eine Bestellung aufgegeben werden, meldet sich der Nutzer unter seinem Account auf COSO an. Dort kann er aus etwa 400.000 Artikeln auswählen. Das Katalogsortiment reicht von Büromaterial wie Toner für Drucker und Faxgeräte sowie EDV-Artikel über Elektronikteile bis zu Arbeitsschutzkleidung und einzelnen Werkzeugen für die Fertigung. Hat der Nutzer gewählt, werden die jeweiligen Lieferanten automatisch informiert und können die bestellten Waren kommissionieren und versenden. Ihre Rechnungen stellen sie auf das Portal. Hier werden sämtliche Rechnungen gesammelt, einmal im Monat um Kontierungsdaten ergänzt und, auf die jeweilige Kostenstelle bezogen, als CSV-Datensatz an das ERP-System von Micronas weitergeleitet und dort verarbeitet. Die automatische Stapelverarbeitung der Rechnungen reduziert für die Mitarbeiter in der Buchhaltung den Aufwand deutlich.

Um fehlerhafte oder unnötige Bestellungen zu vermeiden, wurde für bestimmte Artikel – etwa geleaste EDV-Geräte sowie sicherheitskritische Produkte wie Gase oder Sprays – ein Fachfreigabeworkflow eingerichtet. Da eine solche Funktion bei der alten Lösung fehlte, konnten diese Produkte bislang nicht auf elektronischem Weg beschafft werden. Heute wird der verantwortliche Mitarbeiter bei einer möglicherweise kritischen Bestellung vom Portal automatisch per E-Mail über den Vorgang informiert. Erst wenn dieser seine Freigabe elektronisch erteilt hat, läuft der Bestellprozess wie gewohnt weiter. Zudem lassen sich mit der neuen Lösung einige Artikel – vor allem im Elektronikbereich – von den Lieferanten mit aktuellen Tagespreisen ausweisen. Das wirkt sich bei sinkenden Preisen zugunsten von Micronas aus.

»Dass wir hin und wieder von sinkenden Tagespreisen profitieren, ist ein sehr angenehmer Nebeneffekt«, so Albert Kraus. »Am eindrucksvollsten machen sich die Vorteile des neuen Portals aber – wie erwartet – bei den Prozesskosten bemerkbar.« Denn da das Portal heute reibungslos funktioniert und die angebotenen Services jederzeit und kurzfristig zur Verfügung stehen, sparen die Micronas-Mitarbeiter eine Menge Zeit und schonen die Nerven. Hinzu kommt, dass Funktionen wie die Stapelverarbeitung der Monatsrechnungen der Fachfreigabeprozess für kritische Waren den Bestellprozess insgesamt beschleunigen.

Micronas GmbH

Der Halbleiterentwickler und -hersteller Micronas GmbH ist ein führender Anbieter innovativer Sensor- und IC-Systemlösungen für Anwendungen im Automobil und in der Industrie. Der Sitz der Micronas-Gruppe ist in Zürich (Schweiz), der operative Hauptsitz in Freiburg (Deutschland). Derzeit beschäftigt die Micronas Gruppe rund 920 Mitarbeiter.

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