20100708b Software AG Busines Process Excellence

Business Process Excellence heißt die neue Disziplin, mit der sich Organisationen fit machen für den globalen Wettbewerb. Denn nur mit optimierten Prozessen gelingt es, sich dauerhaft als konkurrenzfähiges Unternehmen auf dem Weltmarkt zu behaupten. Das Unternehmen der Zukunft muss daher verstärkt auf innovative IT-Lösungen und Prozessmanagement setzen, um bestehende Abläufe zu verbessern und neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.

chon seit Jahren arbeiten Unternehmen daran, mit durchgängig digitalen Prozessketten Betriebsabläufe effizienter zu gestalten. Dabei nimmt die Komplexität im Rechenzentrum zu: IT-Systeme unterschiedlicher Hersteller sind notwendig, um eine durchgängige Prozesskontrolle vom Anfang bis zum Ende der Wertschöpfungskette zu erreichen. Gleichzeitig gilt es, technische und betriebswirtschaftliche Kennzahlensysteme zu etablieren, da sich nur so Geschäftsprozesse sinnvoll messen, steuern und optimieren lassen. Ein neuer und umfassender Lösungsansatz rund um das Prozessmanagement zeichnet sich mit dem Zusammenschluss der Software AG und IDS Scheer AG ab. Geplant ist, die zwei Produktfamilien ARIS und webMethods eng zu verzahnen. Die dadurch entstehende Lösung ist ein äußerst leistungsfähiges System zur vollständigen und durchgängigen Modellierung, Steuerung und Überwachung von Unternehmensabläufen inklusive Kennzahlensystemen für Fach- und IT-Abteilungen.

Die technologische Basis bildet webMethods, ein umfangreiches Business Process Management System (BPMS) inklusive Enterprise Service Bus zur Orchestrierung von Diensten, einer Prozessüberwachung (Business Activity Monitoring) sowie starken Modellierungs- und Integrationswerkzeugen. Ergänzend hierzu positioniert sich ARIS von IDS Scheer: Die herstellerneutral einsetzbare Plattform unterstützt die Analyse, Optimierung, Kommunikation und Implementierung von Geschäftsprozessmodellen. Unternehmen definieren hiermit strategische Unternehmensziele, identifizieren Verbesserungspotenziale ihrer Betriebsabläufe und können so eventuelle Veränderungsprozesse gezielt einleiten, steuern und überwachen. Dieses kombinierte Lösungsportfolio adressiert Entscheidungsträger aus Fach- und IT-Abteilungen gleichermaßen: Dies ist wichtig, da beide Gruppen zunehmend gemeinsam über strategische IT-Investitionen im Unternehmen entscheiden und sich auf eine »lingua franca« einigen müssen, die ihnen hilft, sich gegenseitig zu verstehen.

Stellen Sie sich vor, Sie sind CIO in einem international tätigen Chemie-Pharma-Unternehmen und stehen vor der Herausforderung, ein hohes zweistelliges Wachstum über die nächsten vier Jahre abzubilden. Es geht darum, die IT-Landschaft entsprechend den wachsenden Produktionskapazitäten flexibel und effizient auszubauen. Zugleich hat Ihr Unternehmen den Anspruch, durch Kostenführerschaft und Wachstum zu den Global Playern in Ihrer Branche zu avancieren. Doch wie wollen Sie mögliche Engpässe in den Geschäftsprozessen – von der Logistik über Technik und Personal bis zu den Finanzen – frühzeitig erkennen und vermeiden, ohne unnötige Kosten zu verursachen?

Eine weitere Herausforderung: Ihr Unternehmen ist in der Vergangenheit durch Firmenzukäufe gewachsen, wodurch über die Jahre eine heterogene IT-Landschaft entstanden ist. In der Zentrale und einigen Landesgesellschaften ist SAP bereits im Einsatz, in anderen gibt es noch unterschiedliche Eigenentwicklungen und proprietäre Systeme, dies gilt insbesondere für die wichtige Region Greater China.

Mit den IT-Verantwortlichen in den wichtigsten Ländern beraten Sie das Vorgehen und kommen zu folgenden Anforderungen: Sie wollen die vollständige Kontrolle über die Abläufe in einem dynamischen Umfeld bekommen und entscheiden sich für die Harmonisierung der Geschäftsprozesse und den weltweiten Rollout von SAP in allen zugekauften Gesellschaften. Durch den Einsatz eines international gültigen einheitlichen Prozessstandards sollen Inhalte von Ablaufbeschreibungen harmonisiert werden. Denn Sie brauchen eine ganzheitliche Sicht auf die Realität, um die Geschäftsprozesse, die SAP-Nutzung und die IT-Wartung zu optimieren.

Für die erfolgreiche Konsolidierung der Gesellschaften und die Unterstützung des weiteren Wachstums ist ein transparentes Geschäftsmodell notwendig, das sich flexibel an die sich ändernden Anforderungen anpassen lässt.

Für das anspruchsvolle BPM-Projekt entscheiden Sie sich für das Beste aus den verschiedenen Angeboten und wählen ARIS Platform zusammen mit dem Consulting-Know-how und der AVE-Methodik von IDS Scheer. Gemeinsam mit den Beratern entwickeln Sie fünf Projektstufen nach dem Six-Sigma-Ansatz: Auf Basis des SAP-Referenzmodells von IDS Scheer bestimmt das Projektteam in der Define-Phase den Projektplan und den Startpunkt für die Prozessmodellierung. In der Measure-Phase werden über 50 Workshops mit Endnutzern und SAP-Schlüsselnutzern mit Hilfe von ARIS durchgeführt, die Performance der modellierten Ist-Prozesse gemessen und die Daten in ARIS übertragen. In der Analyze-Phase identifiziert das Projektteam die IT- und Prozess-bezogenen Hemmnisse und bewertet mittels ARIS Simulation alternative Lösungswege, die in der Improve-Phase kombiniert, in Geschäftsfälle überführt und in einen neuen Prozessablaufplan umgesetzt werden. Schließlich werden in der Change-Phase die Prozessmodelle mit dem SAP Solution Manager synchronisiert.

Die branchenspezifischen Chemie-Prozesse werden auf Basis des entwickelten Prozessmodells implementiert. Beim SAP-Rollout achten Sie vor allem auf die global einheitliche Verwendbarkeit der Prozesse und den internationalen Support. So werden in China Best-Practice-Prozesse aus Europa und den USA implementiert und um lokale chinesische Besonderheiten ergänzt. Alle Prozesse werden mit der ARIS Design Platform dokumentiert und mit Transaktionen aus dem SAP Solution Manager verknüpft.

Mit dieser BPM-Lösung erzielen Sie signifikante Zeitersparnisse und Qualitätsverbesserungen und ARIS bewährt sich als Erfolgsfaktor für das SAP Certified Competence Center (CCC).

Das Fallbeispiel zeigt, wie sich Organisationen mit Business Process Excellence fit für den globalen Wettbewerb machen. Doch was genau zeichnet Business Process Excellence aus? Idealerweise wird ein exzellenter Geschäftsprozess vollständig digital abgebildet und basiert auf flexibel anpassbaren IT-Systemen. Der Ablauf muss klar definiert, transparent und an jeder Stelle messbar sein. Nur dann sind Abweichungen schnell festzustellen und über geeignete Maßnahmen zu korrigieren oder mögliche Fehler sogar vorauszusehen. Management, Arbeitsebene sowie externe Partner und Kunden werden durch exzellente Prozesse standortübergreifend verbunden. Auch sollten diese Prozesse über ein hohes Maß an Flexibilität verfügen, damit Abläufe rasch an geänderte Markt- oder Umweltbedingungen angepasst werden können. So schaffen Unternehmen die Grundlage, um neue Geschäftsmodelle rasch zu realisieren und selbst externe Lieferanten effizient in die eigene Wertschöpfungskette zu integrieren. Kennzahlen – die sogenannten »Key Performance Indicators« (KPI) – unterstützen eine Organisation beim Erreichen von Zielen wie etwa Kundenzufriedenheit, Servicequalität und Profitabilität.

Ein betriebswirtschaftlich orientiertes Prozessmanagement, wie es ARIS ermöglicht, folgt ausschließlich den fachlichen Vorgaben einer Abteilung. Das Ziel ist es, den betriebswirtschaftlichen Nutzen eines Geschäftsablaufs zu ermitteln. Bei der kontinuierlichen Verbesserung der Geschäftsprozesse wird das Management dieser Abläufe selbst zu einem Prozess, der im Unternehmen implementiert und ausgeführt wird. Aus fachlicher und betriebswirtschaftlicher Sicht werden dabei alle Lebensphasen eines Prozesses abgebildet – von der Strategiedefinition über das Prozessdesign und die Implementierung der Modelle bis zum Controlling. Mit dem eher technisch angelegten Business Process Management (BPM), wie es webMethods unterstützt, führen die IT-Lösungen hingegen Prozessmodelle automatisiert auf der IT-Infrastrukturebene aus

Der Brückenschlag zwischen der betriebswirtschaftlichen und technischen Sicht auf Prozesse in einem Lebenszyklusmodell führt zu einer neuen Qualität im Zusammenspiel von BPM und IT.

Die enge Verzahnung der fachlichen und technischen Ebene schafft die Voraussetzung, die Prozessanforderungen der Fachbereiche eng mit der IT im Unternehmen abzustimmen. Software AG und IDS Scheer eröffnet sich nun die einzigartige Möglichkeit, das Konzept des BPM-Lebenszyklus mit den Lifecycle-Phasen auf der technischen Implementierungsebene zu erweitern. Eine prozessbezogene Entwicklung, bei der Änderungen in der Modellierung automatisch auf der Technologieseite angepasst werden und umgekehrt, wird so zur Realität. Ein solcher geschlossener Kreislauf – in der Software-Entwicklung Round-Trip-Engineering genannt – ist zur Unterstützung eines kontinuierlichen BPM als Führungs- und Steuerungssystem unabdingbar.

Hat ein Unternehmen eine hohe Automatisierung und Transparenz seiner Prozesse erreicht, rücken Prozesskennzahlen stärker in den Vordergrund. Diese lassen sich direkt aus den operativen Systemen ermitteln und erlauben es, die Unternehmensleistung objektiv zu bewerten. Im Gegensatz zu betriebswirtschaftlichen Kenngrößen geben die Prozesskennzahlen deutlich konkretere Hinweise, wie und wo sich eine Organisation verbessern muss. Die Prozessoptimierung kann jedoch nur dann effizient funktionieren, wenn einheitliche Modellbeschreibungen für die fachliche und technische Ebene vorhanden sind. Da aber die fachlichen Geschäftsprozessbeschreibungen und die technischen Modellbeschreibungen semantisch sehr unterschiedlich ausfallen, gilt es diese Lücke zu füllen. Ein möglicher Lösungsansatz wäre, der technischen Ebene mehr Semantik zu spendieren als die eigentliche Ausführung benötigt.

Erste Ergebnisse sind in der neuen Version 8 von webMethods bereits zu sehen: Über die Notation XPDL (XML Process Definition Language) ist ein Informationsaustausch auf Dateiebene schon jetzt möglich. Die Prozessmodelle von ARIS werden in XPDL übersetzt und an webMethods weitergeleitet. Der bidirektionale Informationstausch für beide Modellierungsumgebungen wird mithilfe der in der Wirtschaftsinformatik gängigen Spezifikationssprache BPMN 2.0 (Business Process Modeling Notation) möglich. Ganz besonders wichtig in diesem Zusammenhang ist ein zentraler Speicher für alle Architekturdetails und Prozessmodelle. Geplant ist zudem ein logisch einheitliches Architektur- und Metamodell, das als darüber liegende Schicht die beiden Modell-Umgebungen synchronisiert. Änderungen an technischen und fachlichen Modellen sowie Wechselbeziehungen werden so transparent und zwar unabhängig davon, in welcher Umgebung ein Systemarchitekt arbeitet.

Um die Zusammenarbeit von Mitarbeitern an einem BPM-Projekt zu fördern, hat Software AG bereits im März mit ARISalign eine offene, globale Community-Plattform gestartet (www.arisalign.com). Diese Plattform wird technisch als Cloud-Computing-Lösung über das Internet angeboten und über Amazon Web Services bereitgestellt. Über diese Community kann jeder, der an einem Geschäftsablauf beteiligt ist, an der Prozessidentifikation mitwirken. Alle Beteiligten innerhalb und außerhalb des Unternehmens können so an einem Projekt gemeinsam arbeiten, Ziele definieren und das ideale Prozessdesign erarbeiten.

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Fachabteilungen einbinden

Erfolgreich operierende digitale Unternehmen verfügen über IT-Werkzeuge für das Geschäftsprozessmanagement. Erst mit Hilfe dieser Systeme gelingt es, versteckte Kosten und weniger effiziente Abläufe in den Prozessketten aufzudecken. Voraussetzung für deren Optimierung ist jedoch, dass die Fachbereiche und die IT-Abteilung ein gemeinsames Verständnis haben. Definierte Kennzahlen wie Key Performance Indicators schaffen eine gemeinsame Sprache und bringen IT- und Fachanwender zusammen. Geschäftsprozessmanagement ist nicht nur eine Sache für Experten, sondern muss für jeden Mitarbeiter eines Unternehmens zugänglich und bedienbar sein.

Business Process Excellence

Branchenübergreifend unterstützt die Software AG ihre Kunden dabei, Unternehmensabläufe kontinuierlich zu verbessern und Geschäftsergebnisse schneller zu erreichen. Das Ziel ist Business Process Excellence: Bestmögliche Geschäftsprozesse, die zentrale Unternehmensabläufe branchenspezifisch und individuell unterstützen. Ergebnisse sind eine gesteigerte Produktivität, verbesserte Wettbewerbsfähigkeit, ein dauerhaft gesicherter wirtschaftlicher Erfolg sowie ein erheblicher Beitrag zur Verbesserung umweltkritischer Faktoren wie der CO2-Ausstoß oder der Verbrauch knapper Ressourcen.

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