20100708p BMC Software Finanzielle Transparenz für Cloud Computing

Das bedarfsorientierte Cloud Computing kann für Unternehmen durchaus signifikante Einsparungen bedeuten. Es besteht aber auch die Gefahr höherer Kosten, wenn keine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt wird. Welche IT-Services oder Ressourcen werden mit Hilfe der Cloud tatsächlich kostengünstiger erbracht?

ie etliche andere IT-Manager sind Sie vielleicht der Meinung, Cloud Computing sei ein kostengünstiger Weg, IT-Dienstleistungen im Unternehmen anzubieten. Damit stehen Sie nicht allein. IDC prognostiziert einen Anstieg der Umsätze von 17,4 Milliarden US-Dollar im Jahr 2009 auf 44,2 Milliarden US-Dollar bis 2013 im Bereich IT-Cloud-Services [1]. Das wäre über fünf Jahre ein Wachstum von 26 Prozent pro Jahr, sechsmal höher als das Wachstum im herkömmlichen IT-Sektor. Dabei sind die Ausgaben für den privaten Einsatz von Cloud nicht eingerechnet. Vielmehr beziehen sich die Werte nur auf Informationen für öffentliche Cloud-Serviceangebote. Während sich die Anbieter von Cloud-Services aufstellen, um von den prognostizierten Umsätzen zu profitieren, erwarten sich auch IT-Organisationen finanzielle Vorteile vom Cloud Computing.

Das bedarfsorientierte Cloud Computing kann für Unternehmen durchaus signifikante Einsparungen bedeuten, denn die Endnutzer zahlen nur für die tatsächlich in Anspruch genommenen Services, und die Nachfrage-Angebotsstruktur der IT-Organisation gewinnt an Effizienz. Jedoch besteht auch die Gefahr höherer Kosten, wenn keine Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt wird. Nur so lässt sich nämlich festlegen, welche Dienste in die Cloud verlagert werden sollen. Die entscheidende Frage: Welche IT-Services oder Ressourcen werden mit Hilfe der Cloud tatsächlich kostengünstiger erbracht? Um darauf Antwort geben zu können, müssen Sie die laufenden Kosten für die Erbringung spezifischer Dienste kennen. Das geht nur mit einer grundlegenden Analyse für finanzielle Transparenz innerhalb der IT-Organisation.

Cloud Computing bietet dynamisch skalierbare und oftmals virtualisierte Ressourcen als Service über das Internet. Zahlreiche Unternehmen steigen auf Cloud Computing um, um so die Reaktionszeit der IT an sich ändernde Geschäftsanforderungen flexibel anzupassen und gleichzeitig den Kosten- und Einsatzaufwand für Infrastruktur, Plattformen und Anwendungen zu reduzieren. Es gibt dabei drei Hauptarten von Cloud-Umgebungen: öffentlich (public), privat und hybrid. Bei der Verwendung einer öffentlichen Cloud bucht man quasi stundenweise eine virtuelle Maschine, wodurch der Kapitalaufwand innerhalb des Unternehmens für neue IT-Ressourcen entfällt. Die Infrastruktur für eine private Cloud befindet sich innerhalb der IT-Organisation. Geschäftsabläufe, die zusätzliche Rechen- oder Speicherkapazität benötigen, können flexibel darüber verfügen. Eine private Cloud erlaubt es einer Organisation, ihre Infrastruktur zu managen und besser zu steuern als eine öffentliche Cloud. Sie umfasst mehrere interne und externe Provider und ermöglicht die Kombination der Vorteile aus der public und privaten Cloud – Kosteneinsparungen und Compliance.

Cloud Computing ermöglicht es den Nutzern von IT-Services, nur die Dienste zu nutzen, die sie auch tatsächlich brauchen, und dann auch nur für das zu bezahlen, was tatsächlich verbraucht wird. Das Prinzip der Nutzungsabrechnung ähnelt dem für Telefonservices. Der Nutzer bezahlt für den Grundservice plus die getätigten Anrufe nach Dauer. Um eine sinnvolle Einschätzung über die Verlagerung bestimmter IT-Bereiche in die Cloud oder an Drittanbieter zum Outsourcing von IT-Kapazität zu geben, muss der IT-Manager die Kosten für die interne Erbringung des gleichwertigen Services kennen, also eine

Übersicht über die Kostenstruktur seiner Services haben. Nur so weiß er, ob sich IT-Services aus der privaten oder hybriden Cloud überhaupt rechnen. Beinah noch wichtiger als die Berechnung der Servicekosten ist es, den Service dann weiter in Rechnung zu stellen und den tatsächlichen Nutzungsumfang dieser Services nachzuvollziehen.

Mit Hilfe von öffentlichen Clouds lässt sich die Effizienz im Unternehmen durchaus erhöhen. Jedoch besteht wegen des einfachen Einsatzes von Rechenressourcen in Cloud-Umgebungen auch das Risiko der unkontrollierten Nutzung und Ausuferung von Services und Applikationen. Der daraus resultierende erhöhte Managementaufwand kann die erhofften Einsparungen leicht wieder zunichte machen. Darüber hinaus erhöht sich durch Servertechnologien wie Server Blades, Virtualisierung und Shared Service auch der Komplexitätsgrad in der IT. Dies macht die Kostenbestimmungen von IT-Services zu einer echten Herausforderung. So haben Unternehmen virtuelle Umgebungen zum Einsatz gebracht, um mehr Applikationen auf dem gleichen Rechner betreiben zu können. Wenn aber alle Geräte im Unternehmen geteilt werden, lassen sich die tatsächlichen Kosten schwer feststellen. Wie stellt man sie dann demjenigen in Rechnung, der sie tatsächlich nutzt und davon profitiert? In der IT muss man genau wissen, was läuft, wie lange es läuft, und wer der Nutzer ist, damit die IT-Organisation die Kosten ordnungsgemäß dem Nutzer des Services zuordnen kann.

In vielen Unternehmen hat die IT ausgefeilte Applikationen, Dashboards und Metriken für die einzelnen Geschäftsbereiche entwickelt. Dennoch fehlen in den meisten IT-Organisationen die nötigen Werkzeuge, mit denen CIOs einen finanziellen Überblick bekommen. Dieser ist aber erforderlich, um auch die IT aus der Geschäftsperspektive zu managen. Die Finanzdaten der IT befinden sich oftmals in Silos, die eher mit technischen Assets und Ressourcen als mit den Services der IT assoziiert werden. Datentabellen sind die Hauptquelle für IT-Finanzdaten. Es gibt nur wenige IT-Organisationen, die über einen konsolidierten Ort für ihre Finanzdaten verfügen. In der Folge tun sich IT-Organisationen schwer, die Kosten für erbrachte IT-Services zu bestimmen. Die manuellen Versuche, mit Hilfe von Tabellenblättern die Ausgaben für Services zu steuern und zu analysieren, sind kostspielig, zeitraubend und selten nachhaltig. Ohne die richtigen Werkzeuge und Daten ist die IT kaum in der Lage, den Geschäftsbereichen und Endnutzern finanzielle Transparenz zu bieten.

Finanzielle Transparenz in IT-Organisationen unterscheidet sich kaum von finanzieller Transparenz in Unternehmen. IT-Manager sollten die zur Erbringung eines Services benötigten Ressourcen und die damit verbundenen Kosten kennen. Zudem muss klar ersichtlich sein, welche Dienste die Kunden nutzen und wie hoch die Kosten für diese Nutzung sind. Das Prinzip ist zu vergleichen mit einem Kabel-TV- oder Telefonanbieter, der Ihnen statt der üblichen Rechnung von 150 Euro plötzlich 300 Euro berechnet, ohne aber die Kosten dediziert aufzuschlüsseln. Erst wenn die Rechnung im Detail ausgeführt ist, lässt sich die Kostenerhöhung nachvollziehen. Dann könnten Sie die Kosten und den Service im Gespräch diskutieren. Finanzielle Transparenz hilft dabei, bessere Entscheidungen zu treffen, zum Beispiel über die Services, die man über die Cloud erbringt.

Der folgende fünfstufige Prozess ist ein systematischer und logischer Ansatz zur Erzeugung von finanzieller Transparenz in der IT-Organisation. So können Sie informierte Entscheidungen über die Kosteneffizienz von Cloud Computing treffen. Dieser Prozess basiert auf dem Business Service Management(BSM)-Ansatz mit einer standardisierten Plattform für den IT-Betrieb. Ein einziges System verschafft einen ganzheitlichen Überblick über Finanzen, Ressourcen und Nachfrage und bildet somit eine Brücke zwischen IT und Business.

Die Aufstellung eines Service-Katalogs ist wichtig. Listen Sie alle Kostentreiber für jeden Service wie Geräte, Applikationen, IT-Mitarbeiter, Anbieter und Rechner auf. Darüber hinaus brauchen Sie einen zentralen Speicher, in dem sämtliche Aspekte der IT zueinander in Beziehung gesetzt werden können. So erlangen Sie ein umfassendes Verständnis dafür, was ein Service kostet.

Sie müssen in der Lage sein, mehrere Kostenmodelle zu gestalten und zu unterstützen. Benötigt wird dabei vor allem ein grafisches Layout und die Verbindung zwischen allen finanziellen Bestandteilen eines Services wie Hardware, Software, Mitarbeiter, Kosten für gemeinsam genutzte Infrastruktur. Das Ziel ist, dem Service einen Kostenpunkt zuzuordnen und den monetären Wert vom Service zu verstehen.

Nach dem Aufbau eines wohldefinierten Kostenmodells kann nun damit begonnen werden, Metriken auf Verwendung und Nutzen des betreffenden Service anzuwenden. Das Ziel ist, eine unternehmerische Sicht auf den Service zu entwickeln, und unter anderem, folgende Fragen zu beantworten:

• Wie stellt sich ein Vergleich der budgetierten Kosten zu den Ist-Kosten dar?

Der übergeordnete Geschäftswert ergibt sich, wenn die Servicekosten mit der nutzungsbasierten Metrik des Services in Verbindung gebracht werden. Dann können Sie unter anderem folgende Fragen beantworten:

Danach sind Sie in der Lage, faktenbasierte Entscheidungen über die Services zu treffen, die Sie für die Endnutzer erbringen. Ein gutes Beispiel dafür sind Stromanbieter. Früher wurde der Stromverbrauch mit Hilfe von Zählern erfasst, heute benutzen einige Unternehmen intelligente Messgeräte, sogenannte »Smartmeters«. Diese sammeln die Verbrauchsdaten automatisiert. Dank der Smartmeter sind die Kunden besser über ihren Energieverbrauch im Bilde und können informiert darüber entscheiden, wie sie ihren Verbrauch senken und die Stromrechnung am besten reduzieren.

Eine detaillierte Kundenabrechnung ähnelt in hohem Maße der Rechnung, die man von der Telefongesellschaft bekommt. Darauf sind die einzelnen Kostenpunkte für Internetzugang, Telefon etc. genau aufgelistet. Eine detaillierte Kundenabrechnung im IT-Bereich sollte folgende Punkte berücksichtigen:

Nachdem Sie nun ein detailliertes Verständnis von den Kosten und der Nutzung eines Services haben, können Sie nun daran gehen, detaillierte Metriken und Leistungskennzahlen auf diesen Service anzuwenden. Das Ziel ist dabei die Gegenüberstellung der Daten zu den internen und externe Servicekosten. Damit können Sie folgende geschäftsfördernden Entscheidungen treffen:

• Liefert die IT-Organisation Services über oder unter dem Branchendurchschnitt?

• Wie können wir die Kosteneffizienz oder die Wettbewerbsfähigkeit unseres Service verbessern?

IT-Service-Management-Lösungen (ITSM) managen die Servicekosten in der IT und helfen, den oben vorgestellten fünfstufigen Ansatz zur finanziellen Transparenz umzusetzen. Damit machen Sie die zur Erbringung von IT-Services erforderlichen Ressourcen und Kosten sichtbar. Diese Lösungen stellen Servicekosten dar und identifizieren Kostentreiber, sammeln Kosten und Nutzungsdaten aus heterogenen Datenquellen, führen Kostenvergleiche nach Branchenbenchmark durch und bieten Kostenaufstellungen ähnlich einer »IT-Abrechnungen«, mit deren Hilfe Sie den Kunden eine detaillierte Rechnung bieten können.

Der umfangreiche Werkzeugsatz an Berichten und Analysetools von ITSM-Lösungen erlaubt Ihnen, sich einen schnellen Überblick über die kritischen Kostentreiber zu verschaffen. Ferner kann die IT in enger Zusammenarbeit mit den einzelnen Geschäftsbereichen und der Finanzabteilung Investitionsprioritäten setzen. Insgesamt führt das zu schnellen und faktenbasierten Entscheidungen, mit denen Sie den Geschäftserfolg des Unternehmens unterstützen und die IT-Kosten reduzieren.

Jetzt zeigt sich auch, ob Cloud Computing für einige der Services, die Sie für das Unternehmen erbringen, eine kostengünstige Alternative darstellt. Für den Fall, dass Sie eine interne Cloud aufbauen, können Sie diese Informationen nutzen, um für die User der IT-Services eine nutzungsbasierte Abrechnung zu erstellen. Um schneller finanzielle Transparenz zu erreichen, sollten Sie nach Lösungen suchen, die Kostenmodell-Vorlagen auf der Basis von Best Practices für die servicebasierte Kostenabrechnung der gängigsten IT-Services enthalten. Diese Vorlagen sollten die empfohlenen Komponenten und Kostentreiber ebenso abbilden wie die aufgezeichneten Informationselemente und die korrekten Prozesse der Informationssteuerung. Eine Lösung, die dazu sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten aus verschiedenen Quellen wie Daten aus Tabellen, Finanzsystemen und Datenbanken nutzt, kann diese Daten innerhalb der IT Service- und Kostenmodelle kombinieren, organisieren und zuordnen. So können Sie ein vollständiges Abbild der Service-Kosten schaffen.

[1] IDC, »IDC’s New IT Cloud Services Forecast: 2009-2013,« Die Ausgaben umfassen 5 IT-Kategorien: Applikationen, Server, Storage, Infrastruktur-Software sowie Entwicklung und Betrieb.

Erfolgsstrategien

Hier einige Empfehlungen für den Weg hin zu finanzieller Transparenz und zu einem strategischen Cloud-Ansatz:

Stellen Sie die frühzeitige Integration der finanziellen Transparenz in Ihrer Cloud-Strategie sicher.

Planen Sie Ihre langfristigen und kurzfristigen Ziele bei der Service-Kostenabrechnung.

Übernehmen Sie die Verantwortung für die benötigten Finanzreports.

Ziehen Sie zuverlässige und erfahrene Ressourcen hinzu.

Suchen Sie nach einer einheitlichen Plattform, die Ihren Bedürfnissen entspricht.

Wenn Sie einmal den Überblick haben, was Ihre IT-Dienstleistungen wirklich kosten, sind Sie viel besser in der Lage zu entscheiden, welche dieser Services kostengünstig über private oder öffentliche Clouds erbracht werden können. Darüber hinaus erreichen Sie die finanzielle Transparenz, die für das On-Demand-Computing erforderlich ist.

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