20100708u Parameta Anwender Akzeptanz Projektmanagement
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Projektmanagement Software braucht Anwenderakzeptanz In allen Unternehmen, die Projekte durchführen, spielt die Projektmanagement-Software eine unverzichtbare Schlüsselrolle: Sie liefert dem Management aktuelle Stati und Auswertungen, ermöglicht den Umsetzungsabteilungen die Planung der Projekte und Ressourcen und stellt die Kommunikation zwischen den Abteilungen sicher. Häufig erfüllt die PM-Software die an sie gestellten Anforderungen jedoch nicht.
Inhaltsverzeichnis 1. Inhalt und Zielsetzung (Management Summary) 2. Wer benutzt PPM-Lösungen? -- Organisatorische Verankerung 3. Welche Spieler sind auf dem Markt verfügbar? 3.1 Eine praxisbezogene Marktübersicht 3.2 Aufgabengebiete von modernen PPM-Systemen 4. Ein Weg der Strategie? -- Einbindung in die Parameta PPM-Pyramide 5. Welche Spielvarianten haben sich bewährt? – 5.1 Ressourcenmanagement (Branche? System? Etc.) PLANVIEW 5.2 Einsatz in allen Bereichen (Branche? System? Etc.) IT Design 6. Wo geht die Strategie hin? – Ausblick
Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Gründe gegen die erneute Auswahl eines PM-Systems Abbildung 2: Beteiligung Organisationseinheiten an einem PPM-System Abbildung 3: Einführungsdauer bei PM-Software Einführungsprojekten Abbildung 4: Funktionaler Abdeckungsgrad von PM-Software Abbildung 5: Korrelation Abdeckungsgrad und Kosten bei PM-Software Abbildung 6: Die Parameta PPM-Pyramide©
1. Inhalt und Zielsetzung (Management Summary)In den folgenden Kapiteln nehme ich Sie mit auf eine Reise eines jeden PM-Software-Projekts. Jedes PM-Projekt hat in der Implementierung und dem späteren Einsatz mit der Fragestellung zu kämpfen, wie kann es die Akzeptanz des einzelnen Projektmanagers und Projektmitarbeiters erhalten, um dem Verantwortlichen für die Berichte und das Reporting – in den meisten Fällen der Portfoliomanager – die richtigen und vollständige Daten zu liefern, damit dieser den Vorstand oder das Entscheidungsgremium informieren kann. Warum ist die Akzeptanz das Hauptkriterium für die schlechte oder unproduktive Nutzung eines PPM-Systems. Sehen Sie ein Ergebnis der Parameta-Zufriedenheitsstudie zu PPM-Systemen:
Abbildung 1 : Gründe gegen die erneute Auswahl eines PM-Systems
Fast ein Drittel der Befragten (30 %) haben die Akzeptanz der Anwender als Hauptargument für eine Ablehnung einer erneuten Auswahl einer PM-Software angegeben. Auch der zweite große Bereich: »Anforderungen haben sich seit der Auswahl geändert« spiegelt zum Teil ebenfalls die Akzeptanz wieder, da in einem Auswahlprozess die Anwender nicht ausreichend befragt worden sind und erst im späteren Einsatz zeigt sich dieses Phänomen. Die Reise wird Ihnen erst die verschiedenen organisatorischen Abteilung und Möglichkeiten für den Einsatz einer PM-Software aufzeigen und Ihnen die unterschiedlichen mit einem Anbieter auf die Reise zu gehen. Ferner wird Ihnen ein kurzer anonymisierter Marktüberblick über den PM-Anbietermarkt anhand eines Praxisbeispiels der Parameta Projektberatung für die gemeinsame Reise vorgestellt. Sie werden die unterschiedlichen Abdeckungsgrade und Kostenverteilung für eine mögliche Reise aufgezeigt bekommen. Um Ihnen eine mögliche praktikable Reiseleitung zu zeigen, wird dieser Reisebericht Sie mit den Möglichkeiten der Einbindung in die Parameta PPM-Pyramide vertraut machen. Welche Stufen sollten Sie mit auf die Reise nehmen, welche Informationsträger abfragen und welche Stakeholder informieren? Zum Abschluss dieses kleinen Reiseberichts werde ich Ihnen für verschiedene Ziele, Ansprüche und Durchführung für eine erfolgreiche Reise zeigen, um Ihnen für Ihre Reise die richtigen Drehschrauben zu zeigen, damit Ihre Reise eine erfolgreiche werden kann und alle Ihre Reisemitglieder die Reise als großen Zuspruch empfinden. 2. Wer benutzt PPM-Lösungen? -- Organisatorische VerankerungBeginnen möchte ich diesen kleinen Reisebericht inmitten der verschiedenen Organisationseinheiten, die ein Interesse am Einsatz einer PM-Software haben und die als Teilnehmer der Reise zu sehen sind. In der Welt der Unternehmen nimmt die PM-Software eine Schlüsselrolle in der Kommunikation zwischen den einzelnen Abteilungen ein. Das unten skizzierte Bild soll Ihnen eine erste Landkarte zur Orientierung sein. In ihr finden Sie beispielhaft eine mögliche Einsatzsituation zwischen den Abteilungen.
Abbildung 2: Beteiligung Organisationseinheiten an einem PPM-System
Wie die oben gezeigte Grafik Ihnen deutlich macht, hat fast jede Abteilung im Unternehmen ein Interesse am richtigen, voll akzeptierten Einsatz einer PPM-Lösung. Beispielsweise ist das Management ist immer daran interessiert, sich den aktuellen Stand in den verschiedensten Auswertungsmöglichkeiten und Informationsportalen anzusehen oder neue Einflussfaktoren für die Bewertung von Projekten und Portfolios einzustellen. Der Einkauf und der Vertrieb sind eher Informationslieferer für das eingesetzte PPM-Werkzeug, in dem diese aktuelle Zahlen, Daten und Fakten für den Gebrauch im System liefern und liefern müssen, damit das System voll arbeiten kann. Hauptbenutzer des PPM-Systems ist zumeist die Umsetzungsabteilung. In meinem Reisebericht ist das die Gruppe Ressourcen und Entwicklung. Diese müssen die eingegebenen Informationen verarbeiten, ihre Projekte planen, Ressourcen sichern und planen und, und, und … Für alle anderen oben genannten Abteilungen ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Abteilungen Ressourcen und Entwicklung das System voll umfänglich nutzen und vor allem akzeptieren, denn sonst können Sie die Vorteile eines solchen Systems nicht nutzen. Dieser Zusammenhang wird später in der Parameta Pyramide noch deutlicher zur Sprache kommen. Neben den beteiligten Reisemitgliedern muss auch deren Ausrüstung passen. Das bedeutet, dass ein PPM-System niemals allein in einem Unternehmen läuft. Meistens ist das PPM-System eine Ergänzung zu bestehenden ERP Systemen, die für Vertrieb, Einkauf, Produktion etc. verantwortlich sind. Die Kommunikation zwischen den Systemen sollte für eine gute Akzeptanz des PPM-Systems möglich reibungslos – sprich online – verlaufen. Dieses Vorgehen wird in vielen Fällen und Projektreiserouten häufig unterschätzt und nicht richtig umgesetzt. Dies hat mit Budgets für die Reise zur Implementierung eines PPM-Systems zu tun. In den meisten Fällen wird eine Datei beziehungsweise Offline-Schnittstelle zwischen den System aufgebaut. Diese hat für den Anwender – Teilnehmer der Reise – oft einen erheblichen Mehraufwand in der Benutzung der Software zur Folge. Daten und Informationen müssen umständlich auf Servern abgespeichert beziehungsweise von dort geladen werden oder die Anwender greifen auf Papier oder E-Mail Informationen zurück, um die Daten zwischen den Systemen auszutauschen. Dies ist für die Akzeptanz des PPM-Systems eine grundsätzliche Hürde, die es bereits in der Planung und Durchführung des Implementierungsprojekts zu berücksichtigen gilt. Nur so kann eine gute langfristige Reise mit dem PPM-System aufgebaut werden und es bleibt nicht bei einem projektähnlichen Kurztrip. Die Dauer der Reisen wird ebenfalls in der Parameta Zufriedenheitsstudie aufgezeigt. Fast 70 % der PM-Softwareprojekte dauern zwischen 3 und 12 Monaten, wobei man bei der Einführungsdauer immer auch die Anzahl der User berücksichtigen müsste. Dies ist in der unten gezeigten Grafik nicht erfolgt.
Abbildung 3: Einführungsdauer bei PM-Software-Einführungsprojekten
3. Welche Spieler sind auf dem Markt verfügbar?3.1 Eine praxisbezogene MarktübersichtAuf dem derzeitigen Reisemarkt für diese Projekte gibt es diverse Anbieter, mit denen ein Anwender die Reise antreten kann. Generell muss man die Anbieter in verschiedene Gruppen unterteilen beziehungsweise die unterschiedlichen Disziplinen von PPM-Software erklären, um dann die Anforderungen des Anwenders genau zu verstehen. Doch beginnen möchte ich am Anfang des Prozesses oder der Reise. Die Weichen für die nachhaltig erfolgreiche Einführung einer unternehmensweiten Projektmanagement-Software werden zu einem großen Teil bereits bei der Auswahl der passenden Softwarelösung gestellt. Über 400 Standardlösungen mit verschiedensten Funktionalitäten, Branchenschwerpunkten und Preismodellen sind am deutschen Markt verfügbar und machen die Auswahl ohne umfassende Marktkenntnisse und Erfahrungen zu einem riskanten Unterfangen. Neben den Charakteristika der Software sind auch die Beratungs- und Projektmanagementkompetenzen des Anbieters beziehungsweise dessen Implementierungspartners bei Einführung ein wichtiger Faktor für eine erfolgreiche Einführung, der im Auswahlprozess unbedingt mit betrachtet werden muss. Auch nach dem Einführungsprojekt muss die Software technologisch zukunftssicher und funktional erweiterbar sein um Änderungen in der technischen Infrastrukturen, der Unternehmensorganisation oder in den Projektmanagementprozessen begleiten zu können. Die Marktstellung des Anbieters muss so stabil sein, dass die nicht unerheblichen Investitionen in die Software selbst, in das Implementierungsprojekt, die Schulung der Mitarbeiter sowie in die unter Umständen angeschafften Hard- und Systemsoftwarekomponenten auch sicher den angestrebten langfristigen Nutzen realisieren können. Zu Beginn muss sich der Reiseteilnehmer über seine generellen Anforderungen klar werden. Möchte er eine On-demand-Lösung, eine Web-Lösung oder eine Client-Server-Lösung. Bei einer On-demand-Lösung wird die Software auf einem vom Anbieter gehosteten Server bereitgestellt. Die Bezahlung wird durch Benutzungsentgelte auf der Software abgerechnet. On-demand-Lösungen sind schnell installiert beziehungsweise ein Zugang ist schnell eingerichtet, jedoch eignen sich diese Lösungen nicht für Anwender mit hohen eigenen Wünschen, einem verstärkten Sicherheitsbedürfnis und einer hohen Flexibilität in der Software. Eine Client-Server-Lösung mit einem Fett-Client ist nicht mehr aktuell und in einer Welt aus schnellen Informationen und verteilten Arbeitsstätten auch nicht mehr praktikabel, da auf jedem Client-Rechner die Anwendung installiert sein muss, um diese entsprechend nutzen zu können. Dennoch gibt es derzeit noch diverse Anbieter, die ein solches System im Portfolio haben. Diese Art der Lösung hat ein hohes Maß an Sicherheit und auch die Verfügbarkeit dieser Systeme ist in den meisten Fällen zufriedenstellend. Eine Web-Lösung ist zum jetzigen Zeitpunkt die gängigste, meist verbreitete und auch praktikabelste Lösung auf dem Markt. Hier wird die Anwendung auf einem zentralen Server, ähnlich wie bei einer klassischen Client-Server-Lösung, installiert, jedoch wird die Anwendung nun über eine Internetadresse angesteuert und muss nicht auf den Clients installiert sein. Diese Lösung bietet großen Unternehmen die größte Flexibilität um über viele Standorte mit dem System zu arbeiten und zu nutzen. Doch auch das Reisbudget sollte nicht unterschätzt werden. Wie die Parameta Projektberatung in diversen Auswahlprojekten ermittelt hat, zeigt sich eine enorme Spannweite in der funktionalen Abdeckung in den einzelnen Systemen und Systemanbietern. Die unten gezeigten Grafiken sind Auszüge aus einem solchen Praxisbeispiel.
Abbildung 4: Funktionaler Abdeckungsgrad von PM-Software
Die Spannweite der funktionalen Abdeckung von unter 50 % bis weit über 90 % ist ein von der Parameta häufig beobachtetes Phänomen. Auch die funktionale Abdeckung zu den geforderten Kriterien kann enorme Abweichungen ausweisen.
Abbildung 5: Korrelation Abdeckungsgrad und Kosten bei PM-Software
Die obige Abbildung zeigt die Korrelation zwischen den Funktionabdeckungen und den dazu gehörigen Kosten. Hier sieht man deutlich dass der Reisenabieter und die Reiseausrüstung nicht immer in einem gleichwertigen Verhältnis zueinander stehen. So bietet Anbieter beziehungsweise PM-Software 95 % Abdeckung bei gerade einmal veranschlagten 165 T€, wobei ein anderer Anbieter bei einer funktionalen Abdeckung von 81 % schon fast 240 T€ Projektbudget rechnet. 3.2 Aufgabengebiete von modernen PPM-SystemenIn den vorgelagerten Abschnitten haben wir uns gemeinsam die Reiseanbietermarkt und deren Ausrüstung angesehen, nun wollen wir einmal im Detail schauen, welche Aufgabengebiete moderne PPM-Systeme abbilden. Zuerst steht dort die Portfolioplanung, also die Zusammenstellung von mehreren Projekten zu einem bewertbaren Portfolio und deren Gegenüberstellung. Dieses Aufgabengebiet wird stark durch die Vorgaben der Lenkungskreise im Unternehmen, zumeist der Vorstand, beeinflusst. Die Aufgabe ist es über verschiedene Auswertungen transparent zu machen, wie sich Projekt im Zusammenhang entwickeln und ob diese noch wirtschaftlich sinnvoll sind. Die derzeitigen Anbieter verwendet hier zumeist das Blasendiagramm. Um dieses Aufgabengebiet ordentlich abzudecken benötigt das System Informationen aus anderen Aufgabengebieten wie dem Projektmanagement und dem Ressourcenmanagement. Das Projektmanagement ist eine Planung von Einzel- oder Multiprojekten durch Struktur- und Ablaufplanung. Häufig ist diese Art der Funktionalität an MS Project angelehnt, wobei bei einer vollständigen Einführung eines PPM-Systems weitere Funktionalitäten genutzt werden können. Hier wäre besonders das Ressourcenmanagement für die Projekte zu nennen. Durch Beplanung der Projekte mit verfügbaren Ressourcen ist eine Projektplanung viel effektiver und effizienter und Termine können besser eingerichtet und geplant werden. Das Ressourcenmanagement des PPM-Systems ist zum Teil sogar in der Lage in den darüber liegenden Gesamtsystemen Bestellanforderungen für externe Ressourcen zu generieren. 4. Ein Weg der Strategie? -- Einbindung in die Parameta PPM-PyramideKommen wir nun zur Kernfrage zurück: Wie bekommt ein PPM-System die volle Akzeptanz des Anwenders oder wie wird die geplante Reise ein voller Erfolg. Hierfür möchte ich Ihnen gerne die Parameta PPM-Pyramide erklären.
Abbildung 6: Die Parameta PPM-Pyramide©
Betrachten wir die einzelnen Ebenen der Pyramide. Unsere Reiseteilnehmer – also die Benutzer oder User des Systems – sind zumeist in den Schichten Einzelprojektmanagement und Multiprojektmanagement zu finden. Sie sind das Fundament für den erfolgreichen Einsatz von PPM-Software. Sie müssen begeistert werden, als Mensch die Technik zu nutzen und mit Informationen zu befüllen. Die Mitarbeiter im Einzelprojekt müssen ihre Zeiten zurückmelden, den Projektstatus sauber im System hinterlegen, damit der Einzelprojektmanager sein Projekt steuern kann und die Multiprojektmanager die verschiedenen Projekte mit den entsprechenden Ressourcen versorgen und ausrüsten kann. Dies wird aber immer wieder schwierig in die Köpfe der jeweiligen Mitarbeiter zu bringen sein, da diese bereits Daten in diversen anderen Systemen wie Outlook, MS Project etc. eingeben beziehungsweise ihre eigenen Planungen in diesen Systemen durchführen. Für sie ist es also eine doppelte Belastung und da sind wir beim Kernproblem der Akzeptanz: Was bringt es dem Anwender das PPM-System zu pflegen, da ihnen zumeist nicht klar ist, welche Vorteile diese System für die nächst höhere Schicht zu bieten hat. Hier ist es wichtig die Aufmerksamkeit auf die Vorteile zu lenken und diese herauszustellen beziehungsweise dem Anwender die Möglichkeit bieten, über Schnittstellen oder Übertragungen in andere Systeme zu unterstützen. Der schlimmste Fall wäre es diese »Akzeptanz« über Arbeitsanweisungen zu erreichen. Nur so – und das ist eine zwingende Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz und die erfolgreiche Reise – können das Portfoliomanagement, die zu Unternehmenszielen passenden Projekte auswählen, starten und durchführen. Meistens wird jedoch in den oberen Schichten der Parameta PPM-Pyramide Unternehmensleitung und Portfoliomanagement entschieden, welche PPM-Software zu kaufen ist, ohne oder nur unzureichende Fragestellungen der Basis zu berücksichtigen. Somit kann selbst der beste Anbieter oder Reiseveranstalter kein erfolgreiches Projekt durchführen und die volle Akzeptanz für die Software erreichen. 5. Welche Spielvarianten haben sich bewährt? –5.1 Ressourcenmanagement (Branche? System? Etc.) PLANVIEW5.2 Einsatz in allen Bereichen (Branche? System? Etc.) IT Design6. Wo geht die Strategie hin? – AusblickDen oben beschriebenen Problemfall haben die meisten Unternehmen erkannt und versuchen bereits in einer frühen Phase der Auswahl und Implementierung der PPM-Software jedoch scheitern sie häufig an einem ungenauen Prozess. Durch das standardisierte Parameta-Vorgehen zur Auswahl von PPM-Software und die Verschmelzung mit den Prozessen der Parameta PPM-Pyramide in den Gesamtablauf der Auswahl und der Implementierung der Software kann gewährleistet werden, dass die richtigen Anwender und Reiseteilnehmer befragt werden und sich dann mit der Akzeptanz für die Software bedanken. Binden Sie von den Anforderungsworkshops beginnend bis zum Livestart von Beginn an die richtigen Anwender aus. Versuchen Sie das richtige Team zusammenzustellen und dokumentieren sie die Anforderungen. Auch hier kann Ihnen anhand des standardisierten Parameta-Lastenheftkatalogs geholfen werden. Dieser gibt Ihnen eine Grundlage für die richtige Dokumentation der Anforderungen, deren Priorisierung und Kategorisierung. Auch die oben gezeigten Kostenabschätzungen und funktionalen Abdeckungsgrade sind elementarer Bestandteil der Parameta-Vorgehensweise zur Auswahl der passenden PM-Software. Das Vorgehen schafft auch für die entscheidenden Mitarbeiter Transparenz und Vertrauen in die Entscheidung und Einführung der PM-Software. Björn Faber ____________________________________ Björn Faber, Projektberater, Parameta Projektberatung GmbH & Co. KG
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