20100708x MFG.com On demand Procurement Electronic Sourcing
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(Globales) Elektronisches Beschaffungsmanagement Mehr Effizienz durch Electronic Sourcing Hierzulande führt Electronic Sourcing in vielen Branchen des produzierenden Gewerbes ein Nischendasein. Vor allem mittelständische Unternehmen verschenken damit viel Potenzial bei der Prozess- und Kostenoptimierung.
Im Einkauf liegt der Gewinn« lautet eine alte Kaufmannsweisheit, die auch heute noch gültig ist. In der modernen Sprache der Betriebswirtschaft wurde »Einkauf« zum »Beschaffungsmanagement« und dem strategischen Lieferantenmanagement (Supply Chain Management) ausgebaut. Heute versorgen sich Unternehmen mit Materialien, Dienstleistungen sowie industriellen Vorprodukten aus den unterschiedlichsten externen Quellen und überwachen im Rahmen des Beschaffungsmanagements alle damit verbundenen Geschäftsprozesse. Das Supply Chain Management wird so zum Hebel, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Strategisch handelnde Einkäufer vor allem in den Großunternehmen wissen, dass sich Kosten dauerhaft nicht nur durch eine Verringerung der Gewinnmargen von Lieferanten senken lassen, sondern auch dadurch, dass sie mit den richtigen Lieferanten zum richtigen Zeitpunkt in Verbindung treten. Bei den kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) hat sich dies noch nicht herumgesprochen. Hier besitzt die Beschaffung eine eher geringe Bedeutung. Ohne dass der Geschäftsführer, der meist mit dem Firmeninhaber identisch ist, seine Zustimmung zu einer Beschaffung erteilt, läuft meist gar nichts. Das trifft nicht nur auf die »hochwertigen« Produkte und Dienstleistungen zu, sondern gilt auch für geringwertige Waren. Selbst wenn es eine »Beschaffungsabteilung« gibt, beschränkt die sich oft auf einen »Einzelkämpfer«, von dessen individuellem Engagement, Belastung und Qualifikation das Beschaffungsmanagement letztlich abhängt. Mittelstand handelt nicht strategisch Auch wenn gesamtwirtschaftlich betrachtet der produzierende Mittelstand eine wichtige Nachfragegruppe für alle Anbieter darstellt, werden die einzelnen KMUs wegen ihres geringen Nachfragevolumens von großen Lieferanten nicht als gleichwertige Geschäftspartner angesehen. Viele Mittelständler glauben daher, dass sie im Beschaffungsmarkt keine guten Konditionen erzielen und nicht strategisch vorgehen könnten. Das Ergebnis sind hohe Materialkosten – im produzierenden Gewerbe einer der größten Aufwandsblöcke. Neben den eigentlichen Materialkosten ist darauf zu achten, dass der Logistik- und Abwicklungsaufwand so gering wie möglich bleibt. Oft müssen Mittelständler die von einem Distributor oder Lieferanten »übergewälzten« Kosten tragen und sich nach den Bedingungen des Lieferanten richten. Auch wenn die Prozesskosten absolut gesehen niedrig sind, ist ihr Verhältnis gemessen an den Bedarfsmengen und Materialkosten oft zu hoch. Eine strategisch organisierte elektronische Beschaffung bieten dem Mittelstand daher vielfältige Vorteile. Während viele Mittelständler weltweit Kunden beliefern, bestellen sie ihre Grundstoffe und die industriellen Dienstleistungen oft nur bei Lieferanten im eigenen Land. Das Web, aber auch die Öffnung der Märkte in der EU Richtung Osten, sowie die Entwicklung eines freien Welthandels bieten Mittelständlern die Chancen eines Global Sourcing. Ein elektronischer, weltweit tätiger Marktplatz kann hier einem »Einzelkämpfer« viele Aufgaben erleichtern, wenn verschiedene Sprachen, Kulturen und gesetzliche Vorgaben bei den Ein- und Ausfuhrbestimmungen zu berücksichtigen sind. In einer globalisierten Wirtschaft muss jeder Mittelständler seine Rolle in den Beschaffungsketten und Wertschöpfungsnetzwerken finden. Er kann beispielsweise die Rolle des »kleinen Partners« in den strategischen Netzwerken der Global Player oder die des »Zahnrads« in einem Netzwerk anderer mittelständischer Partner spielen. Die größte Hürde dabei ist die mangelnde Offenheit und Innovationsbereitschaft. Hier gibt es im Mittelstand noch sehr viel Nachholbedarf, um das Potenzial der elektronischen Beschaffung ausschöpfen zu können. Nachholbedarf bei elektronischer Beschaffung Darauf weisen auch verschiedene Umfragen des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) hin [1]. Der letzten Erhebung von Anfang 2010 zufolge nutzen erst 40 % aller befragten Unternehmen elektronisch unterstützte Ausschreibungen und 30 % setzten auf Auktionen. Immerhin 27 % aller Befragten halten Ausschreibungssysteme und 43 % elektronische Auktionen für nicht relevant. Wie zu vermuten, gibt es ein beachtliches Gefälle zwischen den Konzernen und den KMUs. 61 % der großen Unternehmen nutzen elektronische Ausschreibungen beziehungsweise 51 % Auktionen, bei den KMUs sind es lediglich 25 % beziehungsweise 16 %. Dabei ergibt sich laut BME ein sehr bemerkenswerter Aspekt: Bei den Mittelständlern hat sich dieser Wert im Vergleich zum Vorjahr verschlechtert. Möglicherweise, so das BME, hielt die schlechte konjunkturelle Lage vor allem die kleineren Unternehmen davon ab, Electronic Sourcing zu nutzen. Das Fazit des BME: »Bei Electronic-Sourcing-Tools sind die meisten Unternehmen noch weit davon entfernt, mögliche Beschaffungsvolumina über diese Systeme abzuwickeln.« Speziell bei dem Punkt der elektronischen Ausschreibungen lässt sich sehr gut verdeutlichen, was Electronic Sourcing leisten kann. Im Gegensatz zur Massenfertigung, wo es um Standardprodukte geht, sind bei der Auftragsfertigung im produzierenden Gewerbe individuelle Produkte, Bauteile und Dienstleistungen gefragt. In einer ausführlichen Ausschreibung legen Einkäufer detaillierte Spezifikationen und Materialbesonderheiten fest. Electronic Sourcing optimiert operative Beschaffung Gerade in den Segmenten der Fertigungsverfahren, der Elektronikfertigung und den elektronischen Komponenten, wie sie beispielsweise auf der Sourcing-Plattform »MFG.com« vertreten sind, gibt es eine Reihe von Einsatzgebieten. Die Fertigungsverfahren erstrecken sich von der Montage über das Gießen bis zur Beschichtung, der Werkzeug-, Gesenk- & Formenherstellung, der Blechbearbeitung und -umformung, der chemischen Weiterverarbeitung sowie ganzer industrieller Anlagen. Einkäufer stellen dabei beispielsweise eine Ausschreibung für Maschinen und Steuergeräte, die direkt in Fertigungs- oder Verarbeitungsprozessen zum Einsatz kommen, oder auch automatisierte Maschinen, Robotiksysteme, Fertigungsstraßen und die Geräte, die zu deren Steuerung dienen, auf den elektronischen Markplatz und suchen dafür einen Lieferanten. In der chemischen Industrie werden in diesem Zusammenhang beispielsweise Unternehmen aus dem Sektor chemische Weiterverarbeitung gesucht, die auf das Fräsen, Kalzinieren, Klassifizieren, Mischen, Trocknen oder Schleifen von Chemikalien spezialisiert sind. Die Listung solcher Lieferanten zählt zu den Stärken moderner Electronic-Sourcing-Plattformen wie MFG.com. Einer der wichtigsten Aspekte: Beim Electronic Sourcing ergibt sich durch die neue technologische Anbindung in den Marktplatz ein größeres Lieferantenangebot. Herkömmliche Wege der Informationsbeschaffung wie die Nutzung von Herstellerverzeichnissen, die Anfrage bei bekannten Lieferanten oder der Besuch von Messen sind im Gegensatz dazu viel zu umständlich und zeitaufwendig. Electronic Sourcing bedeutet zunächst einmal die Unterstützung von Beschaffungsprozessen durch IT-Systeme. Das fängt bei der Nutzung von B2B-Marktplätzen im Web an und reicht bis zur Einbindung in die internen betriebswirtschaftlichen Applikationen. Ein Sourcing-Marktplatz im Web bringt Einkäufer und Lieferanten zusammen, die zuvor nicht unbedingt etwas voneinander wussten. Ganz entscheidend dabei ist, dass ein Sourcing-Marktplatz alle Aktivitäten des operativen Beschaffungsprozesses abdecken muss: von der Erstellung einer Ausschreibung über die Lieferantenauswahl und die Kooperation mit Herstellern bis hin zur Zahlungsabwicklung. Zudem müssen sich diese Abläufe von A bis Z in die vorhandenen ERP-Systeme der Einkäufer und Lieferanten integrieren lassen. Nur so können die Vorteile der elektronischen Beschaffung für die Auftragsfertigung möglichst umfassend ausgenutzt werden. Electronic Sourcing sorgt damit für mehr Transparenz und eine höhere Effizienz bei der Beschaffung. Typische Nutzer einer Sourcing-Plattform sind Spezialisten aus der Einkaufsabteilung (beispielsweise mit Fokus auf Lieferantenmanagement), aber auch Fachkräfte aus den produktionsnahen Bereichen wie Techniker oder Ingenieure. Zunächst einmal übermittelt der Einkäufer seine Ausschreibung an den Sourcing-Marktplatz, oft ergänzt durch eine genaue Spezifikation der Materialien und deren Eigenschaften. Der Marktplatzbetreiber vergleicht die detaillierten Sourcing-Vorgaben automatisch und in Echtzeit mit dem Know-how, der Ausrüstung, der Kapazität und den Referenzen der gelisteten Lieferanten. Als Ergebnis dieses sogenannten »Matchmaking«-Prozesses werden dann Einkäufer mit Lieferanten verbunden, die die benötigten Anforderungen erfüllen. Im Alltag kommt es immer wieder vor, dass die Spezifikationen einzelner Komponenten der Stückliste geändert werden. Aufgabe des Sourcing-Marktplatzes ist es daher, die gesamte Kommunikation und Koordination zwischen Einkäufern und Lieferanten an einer zentralen Stelle zu steuern. Ergänzend dazu müssen die Modifikationen dann in den jeweiligen ERP-Systemen der Einkäufer und Lieferanten abgebildet werden. Vorteile bietet ein auf die Vermittlung von Fertigungsaufträgen spezialisierter Sourcing-Marktplatz aber auch für Lieferanten, denn kein Unternehmen kann es sich heute leisten zu warten, bis Interessenten ihn finden. Das gilt umso mehr in wirtschaftlich turbulenten Zeiten. Aber auch Startups profitieren von der Präsenz auf einem Sourcing-Marktplatz, sie erhalten dort ohne große Vertriebskosten automatisch Kontakt zu Interessenten. Electronic Sourcing bringt im Segment der Auftragsfertigung damit Vorteile für Einkäufer und Lieferanten. Dazu zählen etwa die Reduzierung von Durchlauf- und Bearbeitungszeiten für die Beschaffungsprozesse sowie geringere Prozess- und Transaktionskosten. Eine wichtige Rahmenbedingung dafür sind durchgängige Prozessketten die von den ERP-Systemen der Einkäufer vermittelt über eine Sourcing-Plattform bis zu denen der Lieferanten reichen. Stefan Bachmann ____________________________________ Stefan Bachmann ist General Manager für die EMEA-Region bei MFG.com in München.
____________________________________ [1] Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME): BME-Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2010. Onlineumfrage zwischen Dezember 2009 und Februar 2010; daran beteiligten sich 110 KMUs und 77 Großunternehmen.
Eine Sourcing-Plattform bietet eine Reihe von Anknüpfungspunkten zu anderen Systemen, etwa zu Logistik- und Zahlungs-Services. (Quelle: MFG.com)
Auf einen Blick: verschiedene Formen des elektronischen Handels. (Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie) |
