20100708zb CTO - Ernst Granzow Neues DMS

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E-Paper  7-8 2010

Archiv-Migration auf bei der Ernst Granzow GmbH & Co. KG

16.000 Dokumente täglich – einfach Easy

Nachdem das bestehende Dokumentenmanagementsystem an seine Grenzen gestoßen war, entschied sich der Elektrofachgroßhändler Ernst Granzow für den Einsatz eines neues Dokumentenmanagementsystem, das von der Ausgabe von Ausgangsbelegen über das Einscannen mit Barcodeerfassung bis hin zur Archivierung sämtliche Verarbeitungsschritte aller Belege vereinfachen sollte.

ie Ernst Granzow GmbH & Co. KG wurde 1920 gegründet und ist ein renommiertes Traditionsunternehmen für den Elektrofachgroßhandel. Die Zentrale befindet sich im schwäbischen Leonberg. An den vier Standorten Heilbronn, Bad Waldsee, Reutlingen und Waldachtal finden insgesamt 3.500 Fachkunden aus Bauindustrie und Handwerk kompetente Ansprechpartner, wenn es darum geht, Gebäude aller Größenordnungen mit Elektroinstallationsmaterial von der Schraube über Kabel bis zum komplexen Schaltkasten oder auch ganzen Kücheneinrichtungen zu versorgen. Der überregionale Einzugsbereich umfasst grob gesagt Süddeutschland mit Baden-Württemberg, Bayern und Teile von Hessen. Insgesamt erarbeiten 260 Mitarbeiter einen Umsatz von mehr als 100 Millionen Euro.

8,3 Millionen Belege in drei Jahren

Ende des Jahres 2008 begann das bestehende Belegerfassungs- und Archivierungssystem Savis DMS, das gleichzeitig mit der auf den technischen Großhandel spezialisierten ERP-Software SHCware eingerichtet worden war, aus allen Nähten zu platzen: »Mit dem jährlich stark steigenden Massenaufkommen auf heute vier Millionen Belegen pro Jahr – das sind immerhin 16.000 am Tag – stand die Entscheidung an, eine neue Lösung einzuführen, weil das bestehende System zu klein und damit auch in der Verarbeitungsgeschwindigkeit zu langsam war«, erklärt Winfried Karrais, IT-Leiter bei der Ernst Granzow GmbH & Co. KG.

Ziel: Transparenz, Tempo, Skalierbarkeit

Mit dem Wechsel auf ein neues Dokumentenmanagementsystem, das von der Ausgabe von Ausgangsbelegen über das Einscannen mit Barcodeerfassung bis hin zur Archivierung sämtliche Verarbeitungsschritte aller Belege vereinfachen sollte, wollte man bei Ernst Granzow mehrere Fliegen mit einer Klappe schlagen: So sollte die Lösung für rund 100 Anwender natürlich kürzere Zugriffszeiten garantieren und für weiteres Wachstum hoch skalierbar sein. Mindestens ebenso wichtig war aber die Transparenz, um alle Vorgänge nachvollziehen und Fehler möglichst sofort und selbst beheben zu können, ohne immer den Lieferanten einschalten zu müssen. Um die gesamte Geschäftsprozessabwicklung nahezu vollkommen medienbruchfrei elektronisch abzuwickeln, sollte zusätzlich auch die Archivierung von Office-Dateien, von E-Mails und natürlich die revisionssichere Speicherung aller Daten auf WORMs möglich sein.

Eine weitere wichtige Anforderung an die neue DMS-Lösung war, dass diese an die kundenspezifischen Strukturen, Funktionsbereiche und Geschäftsprozesse anzupassen war – und nicht etwa umgekehrt.

Alles aus einer Hand

»Ein Rundgang über die Messe DMS Ende 2008 brachte uns auch zu CTO, die uns aus früheren Kontakten schon bekannt war. Herr Balzuweit skizzierte aufgrund unserer Anforderungen schnell und konkret eine Lösung, die sowohl das DMS als auch die komplette Dienstleistung von der Bedarfsanalyse bis zur Inbetriebnahme umfasste«, erinnert sich Winfried Karrais.

Das Gesamtpaket, bestehend aus dem bekannten DMS Easy Enterprise.x und den von CTO entwickelten flexiblen Modulen aus der Clarc-Produktsuite, war neben den guten Referenzen wie zum Beispiel dem Süddeutschen Rundfunk, ausschlaggebend für die Auftragserteilung an die CTO Balzuweit GmbH. »CTO konnte aufgrund unseres Anforderungskatalogs sowohl schriftlich als auch in einer persönlichen Präsentation seine Kompetenz und den Leistungsumfang der neuen Lösung glaubhaft unter Beweis stellen. Dazu wurden in einem Test zum Beispiel Grafikdateien sehr platzsparend abgespeichert und damit bewiesen, wie schnell Archivierung und Zugriff funktionieren«, so Winfried Karrais.

Zügige Einführung ohne Zeitdruck

Das Einführungsprojekt begann bei der Ernst Granzow GmbH & Co. KG unter eher seltenen, dafür aber höchst angenehmen Begleitumständen: Es gab keinen Zeitdruck. Dennoch gingen ein CTO-Spezialist und Projektleiter Winfried Karrais im Januar 2009 zügig ans Werk. Zunächst wurden im zentralen Rechenzentrum in Leonberg ein neuer Windows-Server mit moderner 64-Bit-Technologie und ein entsprechender Speicher in einem Hochleistungs-SAN bereitgestellt, um die schnelle Adressierung im Speicher und in den File-Systemen zu gewährleisten.

Basis der neuen DMS-Lösung ist der hochskalierbare Dokumenten- und Archiv-Server Easy Enterprise.x in Kombination mit den leistungsstarken Modulen aus der von CTO entwickelten Clarc-Produktsuite. »Grund für die Kombi-Lösung aus einer Hand war, dass Easy Enterprise.x als einheitliches Multiplattform-Framework speziell für die Verarbeitung großer Belegmengen konzipiert ist und die Clarc-Module sehr flexibel und exakt kundenspezifisch anzupassen und extrem bedienungsfreundlich sind« weiß Winfried Karrais.

Nachdem CTO die Serversoftware installiert hatte, folgten die einzelnen Module zunächst in der Standardversion. Dazu gehören bei Granzow der Easy-Web-Zugriffsclient ELC und der Easy Xbase-Server, der nach den »Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen« (GDPdU) zertifiziert ist. Er führt die regelbasierende Archivierung aller E-Mails nach den gesetzlichen Anforderungen durch.

Zur Dokumentenerfassung über den bereits vorhandenen Fujitsu-Hochleistungsscanner kam das Scan-Programm Clarc E-Work zum Einsatz, für die Ablage aller Office-Dokumente Clarc Office Capture.

Die Benutzer, die schon alle im MS Active Directory erfasst waren, wurden über die LDAP-Schnittstelle angeschlossen und mit den für ihre Aufgabengebiete entsprechenden Berechtigungen ausgestattet.

Umfangreiches Customizing

Als die Infrastruktur stand, erfolgte das Customizing der Anwendungen an die Anforderungen der Ernst Granzow GmbH. »Der Anpassungsaufwand war bei Granzow sehr komplex und anspruchsvoll, weil es eine Vielzahl von Belegen gibt, die entsprechend vielen Geschäftsprozessen zugeordnet und archiviert werden müssen. Dies geschieht über unterschiedliche Barcodes – manchmal bis zu zehn auf einem Beleg«, erinnert sich Winfried Karrais.

Going Live

Ab dem Umstellungszeitpunkt im August 2009 speicherte das Warenwirtschaftsprogramm alle Belege im neuen Archiv ab und alle User konnten ab diesem Tag auch auf diese Belege zugreifen. Das alte Archiv lief und läuft parallel zur Migration noch weiter, um den Zugriff auf Altdaten bis zur vollständigen Übernahme zu gewährleisten.

Die Anbindung des DMS an die Warenwirtschaftssoftware SHC realisierte CTO über die Standardschnittstelle Archive Link for SHC. Sie sorgt für die Verknüpfung aller archivierten Belege mit SHC und ermöglicht damit Recherchen direkt aus dem ERP-Programm.

Easy: Einfach in der Praxis

So anspruchsvoll die Lösung technisch ist, so einfach ist sie für den Anwender im täglichen Gebrauch. Verarbeitet werden alle Belege, die in der SHC-Warenwirtschaft bereits mit Barcode erzeugt werden und dementsprechend ihren innerbetrieblichen Bearbeitungsweg gehen. Dazu gehören u.a. Aufträge und Bestellungen, Kommissionier­scheine, Lieferscheine, Empfangsbestätigungen, Rechnungen und Gutschriften. Während zum Beispiel eine Bestellung schon elektronisch vorhanden ist, werden Lieferscheine mit handschriftlichen Quittierungen des Kunden oder Eingangsrechnungen an den drei Scan-Arbeitsplätzen in der Zentrale für alle Niederlassungen stapelweise mit Clarc E-Work eingescannt. Dabei erkennt das System anhand des Barcodes die Belegart und ordnet sie automatisch zu: Rechnungen zum Beispiel werden revisionssicher zehn Jahre im Easy-Archiv aufbewahrt, interne Belege wie Ladelisten nach einem Jahr in nächtlichen Bereinigungsläufen gelöscht. Office-Dateien und eMails kann jeder Mitarbeiter selbst mit Hilfe der Anwendung Clarc Office Capture archivieren.

Bedienungsfreundliche Anwendungen

Die Mitarbeiter an den Scan-Arbeitsplätzen haben den Umgang mit dem DMS und dem Office Capture mit den von CTO angebotenen Schulungen sehr schnell erlernt und arbeiten seither täglich damit. Die rund 100 kaufmännischen Mitarbeiter, die regelmäßig auf Daten aus dem Archiv zurückgreifen, bedienen das Archiv aus dem ERP-System heraus. Unterschiede der Archivsysteme nehmen sie nur bei deren Oberfläche wahr. Die wenigen weiteren Bedienschritte sind selbsterklärend und bedurften keiner Schulung.

Für schnelle Antwortzeiten sorgt die im Easy-Archiv integrierte Suchmaschine Lucene, die über den eingegebenen Kundennamen oder die Auftragsnummer die gesamte Kundenhistorie auf den Monitor liefert. So erhält jeder Sachbearbeiter bei Bedarf auch interne Verarbeitungsvermerke zu jedem Vorgang im Archiv.

Strategische und technische Ziele erreicht

Schon nach wenigen Monaten, in denen das DMS im Einsatz ist, könnte man sich bei Ernst Granzow das Leben ohne die CTO-Lösung nicht mehr vorstellen. Die gefühlten Erleichterungen werden täglich deutlich, so läuft die Geschäftsabwicklung reibungsloser und schneller, die Zugriffszeiten im Archiv sind auf ein Minimum gesunken. »Das wichtigste ist allerdings die Abschaffung der Papierablage, die uns viel Zeit und auch Platz spart«, freut sich Karrais.

Doris Jessen

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Doris Jessen, Fachjournalistin in Hamburg

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