20100708zg Copargo Best-Practice-Methode P3O

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Interview mit Andreas Ellenberger zur Best-Practice-Methode P3O

»Projekte müssen die Wertschöpfung der Unternehmen erhöhen«

Effizient gesteuerte Projekte, die im Einklang mit der Unternehmensstrategie die Wertschöpfung steigern – das ist das Ziel der neuen Best-Practice-Methode P3O. Das Werk verspricht jetzt die methodischen Grundlagen für wirkungsvolle Strukturen im Projektmanagement zu liefern.

anage it sprach mit Andreas Ellenberger von der Copargo GmbH, Deutschlands erstem zertifiziertem P3O-Trainer über die Inhalte der neuen Methode.

Herr Ellenberger, was bedeutet P3O?

Die Abkürzung P3O steht ausgeschrieben für Portfolio-, Programm- und Projekt-Offices. Sie beschreibt eine Best-Practice-Methode, die dafür sorgt, dass die im Unternehmen durchgeführten Projekte die Wertschöpfung erhöhen und konsistent und integriert gemanagt werden.

Mit Hilfe der Methode können die Erträge durch die »richtigen« Projekte sowie die Einsparungen durch Vermeidung unpassender Vorhaben identifiziert werden. Der Nutzen der Unterstützung übersteigt bei gezieltem Einsatz die Kosten für die Implementierung und den Betrieb des Projektmanagement Office (PMO) und sorgt damit für Wertsteigerung im Unternehmen. Die Methode zeigt somit auf, wie sich das PMO selbst trägt.

Warum benötigt man eine weitere Methode für das Projektgeschäft?

Das Projektgeschäft wird immer bedeutender für Unternehmen, trotzdem fehlt meist die Transparenz über die Projekte. Wozu führt das?

· Für mehrere Projekte werden die gleichen Ressourcen verplant.

· Die Priorisierung erfolgt nach dem Motto: »Derjenige, der am lautesten schreit, erhält die höchste Prioritiät«. So werden unter Umständen Projekte gestartet, die nicht zur Unternehmensstrategie passen, sondern nur von einzelnen Abteilungen promotet werden.

· Der Projekterfolg hängt oft allein von der Qualität des Projektmanagers ab.

· Oft kann das Management keine Aussagen treffen, wie viele Projekte parallel laufen.

Diese Probleme sind der Ausdruck nicht ausreichender Governance und Unterstützung der Projekte. Die Methode P3O liefert eine konsistente Betrachtungsweise und zeigt, wie man methodisch alle Investitionsvorhaben eines Bereichs oder des gesamten Unternehmens steuern kann.

Welche Bestandteile hat die Methode?

P3O beschreibt den Weg zur Implementierung oder Revitalisierung von Projekt-Offices. Die Methode liefert Informationen dazu, wie sich die Investitionen in das Projektmanagement rechnen und wie sich die Einführung von P3O durch den erzielten Nutzen selbst trägt. Die Erfolgsfaktoren einer Implementierung werden identifiziert. Dem Anwender wird ein Instrumentarium an die Hand gegeben, mit der er den Nutzen für seinen Bereich erkennen und gezielt aufbereiten kann.

Unterschiedliche Modelle der Ausgestaltung der Offices werden beschrieben, so dass für jedes Unternehmen das individuell am besten geeignete Modell identifiziert werden kann. Vom zentralen Portfolio-Office mit Centers of Excellence bis zur virtuellen Zusammenstellung von Experten, die das Projektgeschäft unterstützen, besteht ein breites Spektrum der Ausrichtung. Anhand von Beispielen aus der Praxis wird die Umsetzung vorgestellt.

Dazu beschreibt P3O Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten. Die Methode beinhaltet auch einen Überblick darüber, welche Funktionen und Services eingerichtet werden können und mit welchen Tools und Techniken das Portfolio-, Programm- und Projektmanagement zielgerichtet unterstützt werden kann.

Ist die Methode auf IT-Abteilungen fokussiert?

Die Methode ist generisch und gilt für jede Art von Unternehmen und Abteilungen. Sie hilft zu ermitteln, wie viel und welche Unterstützung, Vorgaben und Koordination Projekte benötigen. Es gilt dabei, alle Veränderungen eines Unternehmens oder eines Teils des Unternehmens gezielt zu steuern und den im Projekt beschäftigten Mitarbeitern mit dem nötigen Werkzeug zu helfen. P3O beschreibt den Weg zu einer effektiven und effizienten Unterstützung. Dazu muss immer identifiziert werden, welcher Bedarf im Unternehmen besteht und wie sichergestellt werden kann, dass der Nutzen die Kosten deutlich übersteigt. Das heißt, das Ziel der Methode ist die Wertsteigerung im Unternehmen.

Was ist der Unterschied zum Projektmanagement-Office (PMO)?

P3O ist eine Methode aus Best Practices für das Projektgeschäft, während PMO die Institutionalisierung der Projektunterstützung im Unternehmen darstellt. Die Methode enthält verschiedene Modelle zur organisatorischen Ausgestaltung, aus denen jeder Bereich das für sich am besten geeignete auswählt und dann gegebenenfalls ein PMO darauf ausrichtet. Mit der Methode erfahren Unternehmen, wie sie das PMO organisatorisch institutionalisieren und das Modell in die Praxis umsetzen.

Für wen ist die Methode konzipiert?

Die Methode unterstützt sowohl die Governance von Projekten auf übergeordneter Ebene, wie auch die Durchführung der Programme und Projekte. Auf Portfolio-Ebene trägt sie zur Auswahl der »richtigen« Projekte bei. Nur Projekte, die zur Unternehmensstrategie passen und für einen optimalen Mix aus Innovationen und Optimierungen des bisherigen Geschäfts sorgen, werden aufgenommen. Die Methode zeigt auf, wie die richtigen Projekte gestartet werden und wie deren Priorisierung kontinuierlich überprüft wird. Auf Programm- und Projektebene steigert P3O die Effizienz der Programme und Projekte durch gezielte Unterstützung der Programm- und Projektmanager.

Wie kann die Methode erlernt werden? Welche Arten der Zertifizierung gibt es?

Ähnlich, wie die bereits bekannten Methoden PRINCE2 oder ITIL, die von der gleichen Organisation herausgegeben werden, gibt es einen Foundation- und einen Practitioner-Kurs mit weltweit einheitlicher Zertifizierung. Im dreitägigen Foundation-Kurs erhalten die Teilnehmer ein grundlegendes Verständnis über Ziele, Modelle und Rollen im Umfeld von P3O. Sie sind nach dem Training in der Lage, für ihr Unternehmen Schritte zur Implementierung beziehungsweise Weiterentwicklung des P3O zu erkennen. Anhand von Beispielen wird die Methode vertieft.

Im zweitägigen Practitioner Kurs wird die Methodik konkret auf ein Unternehmensszenario angewendet, so dass die Teilnehmer in der Lage sind, P3O auf reale Situationen zu übertragen. Einzelne Funktionen zur Steuerung von Portfolios werden vertieft. Die entsprechenden Zertifizierungen werden durch erweiterte Multiple-Choice-Tests erlangt.

Danke für das Gespräch

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