20100910a Projectplace Projektmanagement in der Cloud

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Projektmanagement aktuell: Cloud-fähig und mit sozialen Netzwerkfunktionen

Teamarbeit der modernen Art

Projekte verwalten und betreuen – viele Anwender und auch Firmen schrecken vor diesem vermeintlich komplexen Thema zurück. Doch durch den Einsatz einer Projektmanagement-Software kann die webbasierte Teamarbeit auf ideale Weise mit den Features moderner sozialer Netzwerke gekoppelt werden. Das erleichtert die Abstimmung und motiviert die Projektmitglieder gleichermaßen.

ie Arbeit in den Unternehmen ist einem stetigen Wandel unterworfen: Das betrifft nicht nur die Anforderungen, die täglich auf den einzelnen Mitarbeiter zukommen, sondern gilt im viel stärkeren Maße für die Zusammenarbeit in Teams. Deshalb sind Programme und Lösungen, die sich mit den Themen Team-Management und Team-Collaboration beschäftigen, heute aus dem Umfeld der »Knowledge Worker« nicht mehr wegzudenken. Wenn es darum geht, dass die Mitglieder eines Teams ihre Arbeit koordinieren und sich austauschen, ist es heute auch immer seltener ein Konferenzraum, in dem sich die Mitarbeiter treffen; schließlich stehen unzählige elektronische Kommunikationsmittel zur Verfügung. Doch gerade die Vielzahl an Informationen und Informationswegen macht die Koordination keineswegs leichter: Das gilt im besonderen Maße dann, wenn es um das Management eines Projekts geht, an dem vielleicht nicht nur die eigenen Mitarbeiter sondern auch Business-Partner und externe Spezialisten beteiligt sind.

Können Excel-Dateien ein erfolgreiches Projekt garantieren?

Es existiert eine ganze Reihe von Softwarelösungen auf dem Markt, die sich alle mit dem oftmals komplexen und vielschichtigen Problem des Projektmanagements befassen. Allerdings handelt es sich dabei häufig um große Server-orientierte Lösungen, die neben einem nicht unerheblichen Installations- und Wartungsaufwand zusätzlich auch ein gehöriges Maß an Einarbeitung von den Mitarbeitern verlangen. Deshalb verlegen sich gerade kleine und mittelständische Firmen bei entsprechend überschaubaren Projekten, bei denen dann vielleicht auch alle Projektmitarbeiter vor Ort sind, häufig auf die »bewährte Methode«: Sie schicken Excel-Dateien zum Austausch der Informationen und zur Koordination des Ablaufs per E-Mail zwischen den Mitarbeitern eines Projektteams hin und her. Aber schon bei kleinen Projektvorhaben kann es schnell schwierig bis unmöglich werden, den Überblick darüber zu behalten, welcher der Kollegen gerade welche Version der aktuellen Tabelle erhalten oder vielleicht geändert hat. Auch die Koordination der Anwesenheit und die in Zeiten sozialer Netzwerke häufig geforderte und erwartete direkte Kommunikation ist bei diesem Modell schwer zu realisieren: Was nützt es dem Projektziel, wenn zwei Mitarbeiter mittels Windows Messenger untereinander chatten, der Chef versucht alle am Telefon zu einer Konferenz zu versammeln und die Assistenz gleichzeitig die E-Mail-Nachrichten aller Mitarbeiter nach dem aktuellen Projektplan durchforstet?

Projektmanagement: Direkt aus dem Web mit sozialen Features.

Wer nun nach dem gemeinsamen Nenner sucht, der die Arbeitsweise aller vereinfachen kann, findet diesen schnell auf dem Desktop jedes Mitarbeiters: Der Browser ist heute nicht nur das Werkzeug um im Web zu surfen, sondern stellt in vielen Fällen auch die Schnittstelle zu Business-Anwendungen und zu modernen Kommunikationsformen wie Chatten, Facebook und Twitter dar. Genau diesen Ansatz verfolgt die schwedische Firma Projectplace mit ihrer gleichnamigen Lösung (Abbildung 1): Diese Projektmanagement-Software wird ausschließlich über das World Wide Web – also direkt aus der Cloud – zur Verfügung gestellt. Das Unternehmen bietet diesen Service bereits seit 1998 als reine SaaS-Lösung (Software as a Service) an und kann sie ihren Nutzern auch lokalisiert in sieben verschiedenen Sprachen zur Verfügung stellen: Englisch, Deutsch, Schwedisch, Dänisch, Norwegisch, Holländisch und Französisch.

Der Start mit dieser Lösung ist entsprechend einfach: Soll ein neues Projekt aufgesetzt werden, geht der Projektverantwortliche auf die Webseite des Anbieters, meldet sich dort an und startet direkt aus seinem Browser heraus das erste Projekt. Alle Mitarbeiter, die an diesem Projekt mitwirken sollen, kann er dann direkt aus der Anwendung heraus per E-Mail einladen. Sie bekommen einen Link zugeschickt und können danach ebenfalls direkt im Browser mit der Arbeit starten. Jede weitere Kommunikation kann von diesem Zeitpunkt an komplett über diese eine und für den Anwender sehr vertraute Schnittstelle erfolgen. Dazu gehören natürlich die klassischen Merkmale eines Systems zum Projektmanagement, wie etwa das Bearbeiten und Verwalten der verschiedensten Dokumente und Unterlagen, auf die alle Projektmitglieder zugreifen können. Die Projektmitarbeiter können diese direkt über den Browser im Webbereich des Projekts hochladen und dabei auch gleich mittels eines Klicks in der Maske festlegen, dass eine Versionierung für die Dokumente oder auch die entsprechenden Ordner verwendet wird.

Neben all diesen eher traditionellen Ansätzen des Projektmanagements hat Projectplace sein Produkt zusätzlich noch um zwei Entwicklungen erweitert, die den Anwendern eine Fortführung dieser Teamarbeit in die Welt der Web-2.0-Anwendungen und sozialen Netze bringt: Dabei handelt es sich zum einen um eine iPhone-Applikation, die den Anwender den Projektzugang von überall her ermöglicht, und zum anderem um eine Erweiterung des Produkts, die als »Social-Project-Management-Plattform« oder auch als »Diskussionen« bezeichnet wird (Abbildung 2). Dieses Feature bietet den Nutzern eine Art »Schwarzes Brett«, auf dem dann alle Projektmitglieder interaktiv kommunizieren können: Nicht nur beim »Look & Feel« dieses Features drängt sich sogleich die Ähnlichkeit zu Facebook auf, auch die Bedienung ähnelt verblüffend der Facebook-Navigation. Darin besteht zweifellos auch der große Vorteil von »Diskussionen«: Die Anwender sind es gewohnt, im Privatbereich auf diese Art und Weise zu kommunizieren, und auch ein erfolgreiches Projekt lebt nicht zuletzt vom direkten und schnellen Gedankenaustausch. So können die Projektmitglieder nun auf dieser »Pinwand« ihre Erfahrungen austauschen und Informationen unmittelbar teilen. Wie es sich für eine moderne Web-2.0-Anwendung gehört, können an dieser Stelle nun auch Fotos oder Videos veröffentlicht und von den Projektmitgliedern kommentiert werden. Tut sich etwas Neues, so werden die entsprechenden Personen per Mail benachrichtigt.

Zusammen mit der Möglichkeit, per iPhone-App (Abbildung 3) auch unterwegs immer Kontakt zum Projekt zu halten, wird die gesamte Transparenz eines solchen Vorhabens deutlich gesteigert: Das kann wiederum das Verständnis der Mitarbeiter für ein Projekt nachhaltig verbessern. Mit einem derartigen »Social Project Overview« und der mobilen Applikation wird es für alle Beteiligen einfacher, schnell und unvermittelt miteinander zu kommunizieren: Ziele, Entscheidungen oder auch wichtige Änderungen werden auf diese Weise von allen Mitgliedern deutlich schneller zur Kenntnis genommen. Darüber hinaus steigern solche Features und Möglichkeiten die Identifikation mit dem Projekt, was in der Regel auch die Kreativität fördert: Die Projektmitglieder können klarer und offener miteinander kommunizieren und so wesentlich schneller zum Ziel gelangen.

Alexandra Schmidt

Abbildung 1. Der Browser als Dreh- und Angelpunkt der Teamarbeit: Alle Arbeiten und jede Kommunikation, die ein Projekt betreffen, können mit dieser einen universellen Schnittstelle abgewickelt werden.

Abbildung 2. Projektmanagement in Web-2.0-Zeiten: In »Diskussionen« können die Mitarbeiter sich schnell effizient und direkt auszutauschen, ohne dass sie die gewohnte Projektumgebung verlassen müssen.

Abbildung 3. Das Projekt wird »tragbar« in wahrsten Sinne des Wortes: Mit der iPhone-App besitzen alle Projektmitglieder von überall her den Zugriff auf die wichtigsten Projektdaten.

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