20100910zzg Opitz BI nach Maß

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Business Intelligence nach Maß

Die Wahl der richtigen Lösungen spart Zeit und Geld

Reporting und Analyse haben sich längst als Grundsteine der klassischen Business-Intelligence-Domänen etabliert – Und dennoch: Aufgrund der dezentralen Nutzung werden die verschiedenen Optimierungsmöglichkeiten häufig nicht ausgeschöpft.

ährend die Wirtschaftlichkeit in Form von Durchlaufzeiten oder Automatisierung bei der Auswahl von Prozessorsystemen im Vordergrund steht, werden Reporting- und Analysesysteme häufig mit weniger Sorgfalt und Umsicht ausgewählt, ausschlaggebend für die Wahl ist mitunter die Entscheidung einzelner.

Begründet wird dieses Vorgehen häufig mit Zeitmangel und einem nicht ausreichend bestimmbaren Business Case. Nicht selten hat eine weniger gründliche Softwareauswahl schwerwiegende Konsequenzen für ein Unternehmen: Unzufriedenheit bei den Nutzern, geringerer Akzeptanz der Berichte und des in ihnen verankerten Geschäftswissens sowie zu verzögerten Entscheidungsprozessen sind die Folge. Hierdurch können kritische Wettbewerbsnachteile entstehen.

Diesem Risiko können Unternehmen durch ein umsichtiges und systematisches Entscheidungsverfahren vorbeugen – ein individuell gewichteter Kriterienkatalog hilft bei der Auswahl einer nachhaltigen Reporting- und Analyselösung.

Die Phasen der Auswahl

Typische Auswahlverfahren orientieren sich hierbei an der Methodik der Nutzwertanalyse oder dem analytischen Hierarchieprozess und sollten mindestens die folgenden vier Phasen enthalten:

Abstimmen des Verfahrens

Aufstellen und Gewichten der Kriterien

Analyse der Alternativen gegen diese Kriterien

abschließende Auswertung als Entscheidungsgrundlage

Abbildung 1: Auswahlmodell in vier Phasen, angelehnt an die Methode der Nutzwertanalyse.

Kriterien bestimmen

Bei der Erstellung eines Kriterienkatalogs gilt es, verschiedene Herausforderungen zu meistern und von Best-Practice-Ansätzen zu profitieren. Die Kriterien sollten möglichst vollständig sein, alle Faktoren berücksichtigen und sich nicht überschneiden. KO-Kriterien sollten als solche gekennzeichnet werden und schon im ersten Schritt bewertet werden, um weiteren Aufwand zu vermeiden. Ein Tipp zur Bewertungsskala: eine gerade Anzahl von Noten zwingt auf jeden Fall zu einer Tendenzaussage und verhindert wenig hilfreiche ‚Wohlfühl-Antworten‘. Testet man vorab die gewichteten Kriterien innerhalb der Matrix durch Minimal- und Maximalwerte, lassen sich zu starke aber auch zu schwache Hebel identifizieren und beheben.

Um eine möglichst hohe Objektivität des Verfahrens zu gewährleisten, empfiehlt sich bei der Aufstellung der Kriterien, deren Gewichtung und der Analyse eine sowohl zeitliche als auch personelle Trennung. Bestenfalls kennen die Analysten also die Kriterien, aber nicht deren Gewichtung. Eine klare Kommunikation fördert die Transparenz und damit den Rückhalt für das Verfahren und das erzielte Ergebnis. Dies gilt insbesondere für die jeweiligen Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der Entscheider, die vorab verdeutlicht werden sollten.

So wie sich die Beweggründe, die zu der einen oder anderen Geschäftsentscheidung führen, stark unterscheiden, gibt es auch unterschiedliche Kriterien, die für Anwender und User bei der Bewertung solcher Lösungen maßgeblich sind.

Als weitere Komplikation, kommt in manchen Fällen noch hinzu, dass die Begrifflichkeiten in der näheren Betrachtungsweise unterschiedlich verstanden werden. Grundsätzlich sollten die Kriterienkataloge daher eine ausreichende Tiefe beinhalten und sowohl funktionale als auch nicht funktionale Kriterien berücksichtigen.

Im Folgenden werden wichtige funktionale Kriterien von Reportinglösungen dargestellt, die je nach Anforderungen reduziert, erweitert oder angepasst werden können:

Fähigkeit für Standardreporting, Analyse und Dashboards: beschreibt die Adäquatheit der Benutzeroberfläche für die gestellte Reportingaufgabe, die Verwendung von Vorlagen, die Trennung von Abfrage, Layout und Inhalt, sowie die Unterstützung durch Wizards.
Analyse- und betriebswirtschaftlicher Methodenumfang: umfasst die Möglichkeiten, Zeitreihen-, ABC-, statistische Analyse, Rangfolge, Scorecarding durchzuführen, aber auch den Formelumfang in den Bereichen Statistik/Aggregation, Text-, numerische und Zeitfunktionen.
Darstellungsfunktionalität: enthält Kriterien wie Tabellen-, Listendarstellung, Gruppierung, Sortierung, klassische und bedingte Formatierung, Visualisierungen in Form von Charts und Ampeln, aber auch die Wiederverwendbarkeit solcher Elemente als Vorlage.
Integrationsfähigkeit: fasst die Zugriffsmöglichkeit auf Quelldaten, die Unterstützung verschiedener Hersteller, die Kombinierbarkeit mehrerer Quellen in einer Abfrage, Drill-Through- und Write-Back-Funktionen, sowie die Integration in die bestehende Architektur (LDAP/AD, Server Monitoring etc.) zusammen.
Navigation und Filterung der Daten: behandelt die eigentliche Parametrisierung und Filterung vorab und im Report, die Möglichkeiten zur kaskadierenden Filterung, das Drillen sowie die Verlinkung von Reports und Dashboards.
Verteilung/Export: bezieht die Vielfalt der unterstützten Formate, der Kommunikationswege (E-Mail, Verzeichnis, FTP etc.) und der Auslöser (periodisch, ereignisgesteuert) ein.
Metadatenverwaltung: hilft bei Verwendung von Geschäftsobjekten, unabhängig von der technischen Realisierung, und ermöglicht fachliche Definitionen von Kennzahlen, Dimensionen und Berichten. Im Idealfall wird der CWM-Standard vom Werkzeug unterstützt.
Berichtsverwaltung und Berechtigungssteuerung: umfasst die Erstellung und Verwendung von Berichtsmappen, Wiederverwendung von Berichten, Versionierung/Historisierung und die Berechtigungssteuerung.
Anwendungs- und Verwendungshilfe: ist im wissensintensiven BI-Umfeld ein wichtiges Kriterium und umfasst die Collaboration-Funktionaliät, ein mögliches Wissensmanagement und die Hilfefunktionen.
Korrektheit/Verifizierung/Vollständigkeit: behandelt die Qualitätssicherungsfunktionalität einer Reportinglösung, etwa über eine semantische Schicht oder Lineage-Analysen.

Nicht funktionale Kriterien sind beispielsweise Anwenderfreundlichkeit, Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit, Architektur und Wartbarkeit (siehe Chung, L., B. Nixon, E. Yu, and J. Mylopoulos, 2000, Non-Functional Requirements in Software Engineering für weitere Details).

Auch die Gesamtkostenbetrachtung spielt als Kriterium eine Rolle und kann über prozentuale Abweichungen der Lösungen von einander konkret bewertet werden. Die Gewichtung sollte die individuellen Interessen berücksichtigen, unter Beteiligung der späteren Anwender erfolgen und aus der Unternehmensstrategie abgeleitet werden.

Abbildung 2: Beispiel einer Bewertungsmatrix

Auswahlverfahren in der Praxis

In einem Beispiel sucht ein Autoreifenhersteller Reporting- und Analyselösung zur Unterstützung des Vertriebs:

Das genannte Unternehmen legt typischerweise Wert auf interaktives Reporting, vereinfachende Visualisierungen mittels Diagrammen und eine ausgereifte Ad-Hoc-Analysefähigkeit. Notwendige und im Einzelfall detaillierte Informationen sollen die Vertriebssteuerung schnell und flexibel unterstützen. Die zuvor aufgeführten Kriterien werden im Rahmen eines Workshops mit den beteiligten Fachbereichen gewichtet und verifiziert.

Die folgenden Kriterien werden als besonders wichtig eingeschätzt:

Die Fähigkeit für Standardreporting, Analyse und Dashboards, sowie die Kriterien der Darstellungsfunktionalität, der Navigation und Filterung der Daten, der Metadatenverwaltung und der Korrektheit/Verifizierung/Vollständigkeit. Die übrigen Kriterien spielen eine untergeordnete Rolle.

Nach einer ersten Marktanalyse finden sich auf einer Short-List noch drei Lösungen. Die Überprüfung der Kriterien findet statt anhand von Hersteller-Fragebögen und eines Proof-of-Concepts, in dem repräsentative Berichte umgesetzt wurden. Im Anschluss ergibt sich eine objektivierte Entscheidungsgrundlage, deren Empfehlung dank der Beteiligung und der Transparenz eine hohe Akzeptanz findet und so auch ein positives Einführungsprojekt ermöglicht.

Resümee.

Bei vielen Unternehmen hat sich historisch ein »BI-Werkzeug-Zoo« ergeben, der mit einer signifikanten Unzufriedenheit der Anwender einhergeht. Die nachhaltige Auswahl einer Reporting- und Analyselösung wirkt dem entgegen und kann einen sichtbaren Wertbeitrag zu einer effektiven Business-Intelligence-Strategie leisten.

Jochen Wilms

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Jochen Wilms, Seniorberater im Bereich Business Intelligence bei OPITZ CONSULTING

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