20101112l Sybase Smartphones im Unternehmen
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Smartphones im Unternehmen Die Anwender sind am Zug Im gleichen Zuge, wie der geschäftliche Einsatz von Smartphones, PDAs und Netbooks zunehmend zur Regel wird, rückt der Anwender ins Zentrum des Interesses: Denn an seiner Akzeptanz oder Nicht-Akzeptanz entscheidet sich, wie erfolgreich eine Mobilisierung von Unternehmensprozessen vonstattengehen kann.
ie Trends sind eindeutig: Wir sind bei der Arbeit nicht mehr an einen Ort gebunden, müssen unter allen Umständen erreichbar sein und setzen gerne die neueste Technologie ein. Im Zuge dieser Entwicklung ist es daher notwendig, geschäftliche Anwendungen auf mobile Geräte zu bringen, die auch im Alltagsleben von den Mitarbeitern verwendet werden – und das in allen Berufen, allen Branchen und auf allen Unternehmensebenen. Wenn die Mobilitätslösung aufgrund mangelnder Leistungsfähigkeit, schlechter Ergonomie oder veralteter Geräte die Erwartungen der Anwender enttäuscht, sind Skeptiker in ihrer Ablehnung bestätigt und das Vertrauen in ihre Sinnhaftigkeit lässt sich nur schwer wiederherstellen. Das Unternehmen riskiert nicht nur, dass die Lösung gar nicht oder nur sporadisch eingesetzt wird, sondern setzt sich nicht selten der Gefahr aus, dass Mitarbeiter ihre persönlichen Geräte für geschäftliche Zwecke einsetzen und dabei womöglich Sicherheitsrichtlinien außer Acht lassen. Wenn also die Einführung einer mobilen Lösung die angestrebten Vorteile bringen soll, ohne neue Sicherheitsrisiken zu schaffen, muss darauf geachtet werden, dass die Anforderungen der Nutzer berücksichtigt werden und der Einsatz mobiler Geräte ausschließlich im vorgegebenen Rahmen stattfindet. Eine doppelte Herausforderung, die von einer Mobile-Device- beziehungsweise Sicherheitsmanagement-Software bewältigt werden muss. Smartphones als individuelles Attribut. Die Zufriedenheit der Anwender beginnt beim mobilen Endgerät. Während der Computer am Arbeitsplatz ein unpersönliches Arbeitsmittel ist, wird das Gerät, das man ständig bei sich trägt, als individuelles Attribut angesehen, teilweise sogar als Statussymbol und Zeichen der Anerkennung durch das Unternehmen. Von großer Bedeutung für die Akzeptanz einer Mobility-Lösung ist die erste Begegnung mit dem Endgerät. Eine positive Einstellung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Umstellung auf das neue System. Umso größer wird die Enttäuschung sein, wenn das bereitgestellte Endgerät funktionell deutlich weniger ausgereift ist als das private Smartphone. Um diese negative Reaktion zu vermeiden, besteht die zunehmend gängige Praxis darin, eine Auswahl von Endgeräten anzubieten: iPhone, Blackberry, Symbian, Windows Mobile, etc. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass das Unternehmen in der Lage ist, heterogene mobile Plattformen zu verwalten, was den zusätzlichen Vorteil birgt, dass damit die Entwicklung der Technologien und Nutzungsmöglichkeiten auch langfristig gesichert wird. Service-Qualität Abgesehen von der Marke und dem Modell des Endgeräts sind es aber vor allem die Funktionalitäten der Anwendung, die einen Mitarbeiter letztlich überzeugen. Standortunabhängige Mitarbeiter sind in Sachen Service-Qualität besonders anspruchsvoll: Die Anwendung wird vor Ort, meist in Gegenwart eines Kunden oder zwischen zwei Terminen, aufgerufen. Wenn sie dann nicht verfügbar ist, wirkt das äußerst frustrierend. Um maximale Performance und Verfügbarkeit zu gewährleisten, müssen die Anwendungen daher auf die jeweiligen Gegebenheiten des Netzes abgestimmt sein: Minimaler Datentransfer (stufenweise Aktualisierung und Synchronisation), Byte-genaue Wiederaufnahme des Übertragungsprozesses nach Unterbrechung, Vorprogrammierung von Offline-Aktionen (vor allem unter Beachtung bestimmter Sicherheitsregeln). Remote Management Weiterhin muss sichergestellt sein, dass in einem Pilotprojekt mit mehreren Dutzend Geräten zufriedenstellende Ergebnisse erreicht werden, bevor die Systemeinführung auf breiter Ebene erfolgt. Und schließlich müssen die jeweiligen Eigenheiten der Geräte berücksichtigt werden, denn diese sind meist für den Privatgebrauch entwickelt worden und nicht immer so belastbar, wie dies für den geschäftlichen Einsatz erforderlich ist. Ein Mittel, um private Geräte »business-ready« zu machen, ist das Remote Management. Dieses ermöglicht eine Konfiguration, die oftmals die Sperre bestimmter Funktionen umfasst (beispielsweise Download von Videos oder Musik, um den Speicher oder die Bandbreite nicht zu belasten), und sorgt dafür, dass das Endgerät seine Leistungsfähigkeit behält und jederzeit auf dem neuesten Stand ist. Doppelnutzung: Governance für Endgeräte Die Möglichkeit, auf den Endgeräten geschäftliche und private Anwendungen zu verbinden, wird in der Regel positiv aufgenommen. Dies ist ein wichtiger Faktor für die Akzeptanz der mobilen Lösung und für die Produktivität, beispielsweise für Personen, die im Notfall jederzeit erreichbar sein müssen. Diese Doppelnutzung muss aber im richtigen Rahmen erfolgen: Die private Anwendung darf die geschäftlichen Anforderungen nicht beeinträchtigen. Die Schwierigkeit besteht darin, die privaten Anwendungen nicht zu sehr zu beschränken, dabei aber sicherzustellen, dass ein Mindeststandard für die Sicherheit, Leistungsfähigkeit und Wartungsfähigkeit des Geräts aufrechterhalten wird. Daher ist die Einführung einer Governance für Endgeräte mit klaren, von allen Beteiligten akzeptierten Richtlinien notwendig, die am besten in der Vorbereitungsphase des jeweiligen Projekts festgelegt werden. Um sicherzustellen, dass diese Vorschriften respektiert werden und der Anwender, der womöglich »seine« eigene Konfiguration gegenüber der Unternehmenskonfiguration bevorzugt, nur minimale Eingriffsmöglichkeiten hat, ist folgende Vorgehensweise zu empfehlen: Die Wartung und die Kontrolle erfolgen dialogfrei, entweder »Online« per (Mobil-)Funk, oder durch integrierte Regeln zur Offline-Ausführung (beispielsweise das Sperren der Funktion »Manuelle Wahl des Netzanbieters«). Sicherheit Da die Sicherheit ein kritischer Aspekt beim breitflächigen Einsatz von mobilen Endgeräten ist, stellen vorbeugende Maßnahmen gegen unzulässige Einstellungen (oder die Sperre von Einstellungen) eine wichtige Voraussetzung dar. Allgemein gesehen, sind nicht nur die Absicherung des Netzzugangs und des Datenaustauschs unverzichtbar, sondern auch Sicherheitsmechanismen gegen Diebstahl oder Verlust. Das Unternehmen bietet mit den auf dem Smartphone gespeicherten Daten eine potenzielle Angriffsfläche für unzulässigen Zugriff, Virusverbreitungen und Betrug. Die Sicherheitsvorkehrungen umfassen ein System zur Authentifizierung der Anwender, die laufende Verschlüsselung des Datenverkehrs und den automatisierten Schutz des Geräts, der eine Sperre oder komplettes Löschen des Speichers bei wiederholten Fehlschlägen der Verbindungsversuche, der Entnahme der SIM-Karte oder bei längerer Trennung vom Netz beinhaltet. Neben den funktionalen Aspekten wird eine Reihe von technischen und administrativen Maßnahmen eingesetzt, um die Erwartungen anspruchsvoller Anwender zu erfüllen und die Hürden für Unternehmen in puncto Sicherheit zu bewältigen. Durch die Erfüllung von Rahmenbedingungen, die die Akzeptanz, die Leistung, die Sicherheit und die Entwicklungsfähigkeit der Anwendungen gewährleisten, trägt die IT entscheidend zum Erfolg von Projekten zur Steigerung der Unternehmensmobilität bei. Dabei behält sie die volle Kontrolle und Übersicht über die eingesetzten Endgeräte und kann deren zukünftige Verbreitung ohne Abstriche bei der Unternehmenssicherheit effektiv vorantreiben. Dr. Martin Karlowitsch __________________________________________ Dr. Martin Karlowitsch, Director Field Marketing EMEA bei Sybase
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