20101112q HP Managed Print Services
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Managed Print Services Druckerwildwuchs ade Unternehmen sparen bares Geld dank problemlos zu verwaltender Output-Infrastruktur. Mit Managed Print Services behalten sie den Überblick über die Kopier- und Druckumgebung, erhöhen die Sicherheit und engagieren sich für die Umwelt.
n Konzernen herrscht oft ein Wildwuchs an unterschiedlicher Hardware und Software innerhalb der unternehmensweiten IT-Architektur. Die Druckumgebung bildet da keine Ausnahme: Drucker, Kopierer, Scanner und Faxe verschiedener Hersteller werden ergänzt durch Multifunktionsgeräte (MFP), die alle diese Funktionen beherrschen. Innerhalb verschiedener Abteilungen gibt es nicht nur Netzwerkdrucker, die sich unterschiedliche Teams teilen, sondern auch Einzelplatzdrucker, von deren Existenz die IT-Verantwortlichen oftmals nichts wissen. Häufig haben die Administratoren schlichtweg die Übersicht über den Gerätedschungel verloren und wissen nicht, wie viele Drucker installiert sind, welche Modelle welcher Hersteller es gibt – und daraus resultierend, wie viele Toner-Kassetten in den einzelnen Schränken gelagert werden. Allein bei dieser Aufzählung wird klar, welches Einsparpotenzial in diesem Bereich liegt. Dazu gehört nicht nur, dass sich die Anzahl der Drucker, Faxe, Scanner und Kopierer insgesamt reduziert, sondern auch durch den Einsatz von Multifunktionsgeräten neue Funktionen wie Send-to-Mail, Send-to-Netzwerkordner oder Archivierungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen. Bei den neuen HP-Laserje- Geräten gehört dazu jetzt auch die E-Print-Technologie. Mit E-Print sind Mitarbeiter in der Lage, noch effizienter als bisher zu arbeiten: Sie können ihre Präsentationen oder Verträge unterwegs von jedem e-mail-fähigen Gerät wie etwa einem Smartphone an einen E-Print-Drucker senden. Die einzige Voraussetzung ist, dass der Anwender als autorisierter User auf diesem MFP hinterlegt ist. Im Büro angekommen, liegt der Ausdruck bereits im Schacht. Managed Print Services bekommen die Druckumgebung in den Griff. Das größte Einsparpotenzial neben der gesteigerten Effizienz liegt aber in einem anderen Bereich: bei den HP Managed Print Services (MPS). Hier wird nicht nur die Hardware mit in die Planung und Kalkulation der Druckerumgebung eines Unternehmens einbezogen, sondern auch sämtliches Verbrauchsmaterial, Wartung, Support und die entsprechende Software. Eine umfassende Analyse öffnet IT-Verantwortlichen oder Geschäftsführern häufig die Augen, welche Geräte in ihrem Unternehmen existieren. Häufig waren alle Beteiligten von einer deutlich geringeren Anzahl an Modellen und Zubehörbevorratung ausgegangen – und drastisch niedrigeren Kosten. Denn angeheizt durch die kontinuierliche Digitalisierung von Inhalten und die wachsende Informationsflut investieren Firmen heute bereits bis zu sechs Prozent ihres Umsatzes für ihr Output-Management. Jeder Euro, der direkt für das Drucken ausgegeben wird, zieht im Schnitt weitere knapp sieben Euro für das Workflow-Management nach sich. Doch damit nicht genug: Mitarbeiter verbringen durchschnittlich 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen – Tendenz steigend. Hier liegt ein enormes Potenzial, Arbeitsprozesse zu rationalisieren. Zusammen mit einer zentralisierten Verwaltung der gesamten Grafik- und Druckumgebung, automatisierten Bestell- und Dokumentenprozessen, sowie einer reduzierten Lagerhaltung ermöglicht MPS Einsparungen von 20 Prozent bis 30 Prozent pro Jahr – eine beträchtliche Summe, die direkt in den Gesamtumsatz und den Unternehmensgewinn fließt. Extrem wichtig: die detaillierte Analyse zu Beginn. Bevor eine MPS-Umgebung implementiert wird, sollte eine detaillierte Analyse zu Projektbeginn erfolgen. Hierzu gehört nicht nur die Anzahl und Nutzung der Drucker, sondern auch der Faxe, Scanner und Kopierer. Darüber hinaus lässt sich durch eine solche Analyse auch feststellen, wo welche Geräte für eine möglichst effiziente Nutzung im Unternehmen stehen sollten und wie dokumentenorientierte Prozesse ablaufen. Auch die eingesetzte Software zur Verwaltung, die unterschiedlichen Verbrauchsmaterialien sowie weitere Kriterien wie die Entfernung der Mitarbeiter zum nächstgelegenen Kopierer, Drucker oder Fax sind Teil dieser Analyse. Ein Thema, das viele Firmen noch nicht auf dem Radar haben, wenn es um ihre Kopier- und Druckumgebung geht, ist die Sicherheit. In den meisten Organisationen werden Drucker noch als »dumme« Geräte angesehen, von denen keine Gefahr für das IT-Netzwerk ausgehen kann – doch das Gegenteil ist der Fall. Netzwerkfähige Drucker sind heutzutage leistungsfähige Geräte mit eigenem Speicher, der sich ebenso hacken lässt wie ein Rechner. Daher gehört es auch zur Analyse, die Sicherheitsrichtlinien für die Druckerinfrastruktur zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen – oder neu zu entwickeln. So garantieren Managed Print Services nicht nur eine effizientere, sondern auch eine sichere Kopier- und Druckerstruktur. Sicherheitsaspekte adressiert: nur der Auftraggeber erhält die Dokumente. Die Sicherheit von Daten und Dokumenten erhält einen immer höheren Stellenwert in Unternehmen und Behörden. Am Rechner schützen viele Anwender kritische Daten mit Passwörtern vor unbefugten Blicken, am Drucker liegen die gleichen Informationen für alle Mitarbeiter sichtbar im Ausgabefach – sei es, dass der Auftraggeber des Drucks vergessen hat, die Ausdrucke abzuholen oder noch nicht dazu gekommen ist. Bei HP-Netzwerkdruckern und MFPs lassen sich für jedes Gerät die Zugriffsrechte definieren – pro Gruppe oder sogar pro Mitarbeiter. Sensible Dokumente sind durch den Abruf von Aufträgen per PIN vor unbefugten Blicken sicher – einzig der autorisierte Anwender kann den Druckauftrag abrufen. Allerdings ist dies nur die erste Stufe beim Thema Sicherheit des Drucknetzwerks. Noch sicherer ist das sogenannte Pull Printing: Hierbei wird ein Auftrag auf einem Druckserver im Netzwerk gespeichert und kann auf jedem Multifunktionsgerät oder Netzwerkdrucker ausgegeben werden, allerdings nur, wenn sich der Mitarbeiter authentifiziert. Zur Identifizierung gibt es mehrere Möglichkeiten. Die am häufigsten genutzte ist über eine Näherungskarte, auf der die notwendigen Mitarbeiterdaten gespeichert sind. Die Verschlüsselung der Druckdaten ist eine weitere Sicherheitsstufe, die verhindert, dass Aufträge während der Übertragung angezapft werden können und eine sichere Übermittlung garantiert. Innerhalb eines Netzwerks lässt sich so außerdem nachverfolgen, welcher Mitarbeiter welche Druckjobs in Auftrag gegeben hat und welcher Kostenstelle oder Abteilung diese zugerechnet werden. Diese Sicherheitsmaßnahmen schützen unternehmenskritische Daten, bislang haben allerdings nur 47 Prozent aller Firmen überhaupt ein Sicherheitskonzept für ihre Druck- und Kopierumgebung implementiert [1]. Die beste Lösung: Sicherheitsaspekte und -funktionen sollten integraler Bestandteil während der Implementierung von Managed Print Services sein. Die Stadt Stralsund ist eines der besten Beispiele hierfür: Im Rahmen ihrer MPS-Strategie führte die Stadt auch ein Authentifizierungssystem auf Transponder-Basis für die Output-Infrastruktur ein. Ein weiterer Vorteil dieser Technologie: Ist ein registrierter Mitarbeiter mit seinem beispielsweise am Schlüsselbund hängenden Transponder in die Nähe eines Multifunktionsgeräts, weiß das System sofort, um wen es sich handelt. Der entsprechende Druck-, Kopier- oder Faxjob kann ohne manuelles Zutun sofort dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet werden. Managed Print Services unterstützen Umweltfreundlichkeit. Auch wenn Kosteneinsparungen und eine flexiblere, effizientere Grafik- und Druckumgebung die Hauptfaktoren sind, Managed Print Services in einem Unternehmen einzuführen, werden auch Umweltaspekte nicht vernachlässigt. So lässt sich der Energieverbrauch durch Multifunktionsgeräte deutlich senken: Statt Drucker, Scanner, Fax und Kopierer verbraucht nur noch ein einziges Gerät Energie. Auch die Lagerhaltung gestaltet sich deutlich einfacher: Bei MPS ist der Bestellvorgang des Zubehörs automatisiert. Mit Hilfe eines Remote Monitoring Systems wird der Füllstand überprüft und eine Bestellung automatisch ausgelöst, sobald Bedarf besteht. Hersteller wie HP haben darüber hinaus eigene Recycling-Zentren aufgebaut: Organisationen können leere Tonerkartuschen hier kostenlos zurückgeben, diese werden komplett recycelt. Managed Print Services rechnen sich – für Anwender, Unternehmen und Anbieter. Mit der Implementierung von HP MPS können Konzerne deutliche Einsparungen auf einer Vielzahl von Ebenen erzielen. Dazu gehört neben den Geräten selbst auch die Vorratshaltung des Zubehörs, optimiert durch automatisiertes Bestellwesen, optimierte und effiziente Dokumenten-Arbeitsprozesse, sowie eine bessere Kontrolle und Verwaltung der Architektur durch die wirtschaftlich effizient positionierten Multifunktionsgeräte und Netzwerkdrucker. Managed Print Services rechnen sich aber nicht nur für Unternehmen, die diese Lösungen implementieren und für deren Mitarbeiter. Sie sind darüber hinaus ein Wachstumsmarkt für die Anbieter dieser Services. Bei einer MPS-Marktgröße von insgesamt 18,7 Milliarden US-Dollar [2] wächst der Markt auch in wirtschaftlich harten Zeiten um circa vier Prozent. Allerdings investieren Unternehmen nicht wahllos in die Lösungen eines Anbieters, sondern achten sehr genau darauf, ob der jeweilige IT-Spezialist bereits mit Implementierungen aufwarten kann, über ein Gesamtkonzept verfügt sowie ein entsprechendes Portfolio von Hardware, Software und Zubehör im Angebot hat. HP ist in diesem Umfeld einer der führenden Anbieter – da sind sich Analystenhäuser wie IDC und Quocirca einig [3]. Gartner stimmt mit den Kollegen überein und listet HP als führenden Hersteller in seinem MPS (Managed Print Services) Quadranten. Besonders hob das Analystenhaus bei der Bewertung die »Vollständigkeit der Unternehmensvision« sowie die »Fähigkeit, Projekte erfolgreich umzusetzen« hervor [4]. Dass der Markt insgesamt wachsen wird, daran haben die Analystenhäuser keinen Zweifel, denn laut IDC besteht selbst beim Punkt Gerätekonsolidierung noch Optimierungspotenzial, um Kosten zu senken und die Verwaltung der Struktur einfacher zu gestalten. IDC sieht hier die Chance für Dienstleister ihre Kunden durch ihre Expertise zu unterstützen [5]. Susanne Braun __________________________________________ Susanne Braun, Leiterin Managed Print Services, HP IPG
__________________________________________ [1] http://www.enisa.europa.eu/media/press-releases/2008-prs/safe-printing-a-forgotten-link [2] IDC: IDC Worldwide and U.S. Outsourced Print and Document Services 2008-2013 Forecast and Analysis” (Doc. No. 215289), Dezember 2008 [3] Quocirca: The evolving MPS Landscape. Oktober 2009 IDC Central Europe: Print Management & Document Solutions – Das unterschätzte Potenzial?, Status quo und Trends in Deutschland 2009, September 2009 [4] Gartner Inc., Magic Quadrant for Managed Print Services, Worldwide. Ken Wellerstein et al., 22. September 2010 [5] IDC Central Europe: Print Management & Document Solutions – Das unterschätzte Potenzial?, Status quo und Trends in Deutschland 2009, September 2009
Sensible Dokumente sind durch den Abruf von Aufträgen per PIN vor unbefugten Blicken sicher – einzig der autorisierte Anwender kann den Druckauftrag abrufen.
Der Energieverbrauch lässt sich durch Multifunktionsgeräte deutlich senken: Statt Drucker, Scanner, Fax und Kopierer verbraucht nur noch ein einziges Gerät Energie.
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