20101112x Fünf Zeitfresser im Büroalltag
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Mitarbeitereffizienz und -produktivität Fünf Zeitfresser im Büroalltag Im Büroalltag gibt es jede Menge Zeitfallen in die man tappen kann. Um diese Fallen zu umgehen können bei der Datenverarbeitung, den Meetings, der Rechnungsbearbeitung und beim Webauftritt einige, neue Ansätze hilfreich sein, um effizienter zu arbeiten.
berstunden zählen für viele Mitarbeiter in Deutschland zum Berufsalltag. Laut einer EU-Studie zur Entwicklung der Arbeitszeiten liegt die durchschnittliche Arbeitszeit bei 37,6 Stunden. Die tatsächliche Arbeitszeit ist jedoch länger, da viele Angestellte Überstunden machen müssen oder in Betrieben arbeiten, die keine Tarifbindung haben. Dies schadet nicht nur der Gesundheit, sondern birgt auch die Gefahr, durch lange Arbeitsprozesse nicht zum gewünschten Ergebnis zu gelangen. Um der Mitarbeitereffizienz und -produktivität, dem alltäglichen Büro-Stress und den damit verbundenen Überstunden, entgegenzuwirken, gibt es für verschiedene Unternehmensbereiche bereits heute Optimierungspotenzial.
Datenverarbeitung Aufwendige Reportings laufen in turbulenten Zeiten auf Hochtouren. Gewinne und Verluste werden in aufwendigen Tabellenkalkulationen bis ins Detail herunter gebrochen, um für Geschäftsentscheidungen hochkomplexe Analysen und Daten in nützliche Informationen umzumünzen. Excel stellt für viele Mitarbeiter dabei noch immer das beliebteste Berichts- und Analysewerkzeug dar. Die manuelle Eingabe von Zahlen und Formeln ist in vielen Unternehmen nach wie vor Gang und Gebe. Diese Methode ist jedoch nicht nur äußerst langwierig und ineffizient, sondern gleichermaßen auch riskant. Daten- und Reportingfehler, wie sie bei der manuellen Tabellenkalkulation leicht hervorgerufen werden, können ernsthafte Folgen für das Unternehmen haben. Auch wenn intern bereits automatisierte Business Intelligence-Lösungen vorliegen, greifen Mitarbeiter spätestens dann auf Excel zurück, wenn die vorhandenen Lösungen in der Handhabung zu komplex sind oder den individuellen Anforderungen der Anwender nicht genügen. Die Folge: Unterschiedliche Versionen einer erstellten Tabelle und die damit verbundene Inkonsistenz der Ergebnisse, die manuell erstellt wurden. Mithilfe von Tools wie beispielsweise denen des Open Source Business Intelligence-Anbieters Actuate können Mitarbeiter schnell passende Werkzeuge nutzen, um ihre Reports so zu gestalten, dass sie aus den aufbereiteten Informationen tatsächlich einen Mehrwert schöpfen. Vor allem die Zeitersparnis entlastet dabei die IT-Mitarbeiter eines Unternehmens ganz beträchtlich. Damit bieten Werkzeuge wie beispielsweise BIRT eine wichtige Alternative zum traditionellen Excel-Vorgehen. Davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter sondern auch das Management, das von korrekten Daten und Auswertungen ausgehen kann.
Zeitraub – Mitarbeitermeeting Mitarbeiter eines Unternehmens mit internationalen Standorten fehlt es oft an Zeit, Meetings oder Konferenzen in anderen Ländern wahrzunehmen. So bleibt oft nur das Protokoll, um die besprochenen Inhalte nachvollziehen zu können. Doch die Devise vieler Unternehmen ist, von jedem Standort aus erreichbar zu sein, um beispielsweise auch an Konferenzen live teilzunehmen. Mithilfe von Web Collaboration-Tools wie GoToMeeting von Citrix Online können Mitarbeiter so kostengünstig und schnell in kürzester Zeit miteinander kommunizieren und wichtige Dokumente miteinander teilen. Geografisch verteilte Teams können so Besprechungen via Online-Meeting abhalten ohne im Vorfeld eine Software herunterzuladen. Nicht nur Dokumente können dabei miteinander geteilt werden, auch die Moderatorfunktion kann übergeben werden. Effizient werden diese Online-Konferenzen vor allem dann, wenn mehr als 15 Mitarbeiter eingebunden sind. Während manche Meetings eine Geheimhaltungsklausel von Dokumenten unterschreiben, dass bestimmte Dokumente nicht nach außen getragen werden dürfen, gewährleisten Online-Meetings dies mit einer End-to-End 128-bit AES Verschlüsselung.
Chaos: Rechnungsberge Viele große Unternehmen kämpfen noch heute mit einem großen Papierberg, wenn es beispielsweise um Lohnbescheide geht, die an mehr als 1.000 Mitarbeiter in schriftlicher Form abgeschickt werden müssen. Dabei profitieren Unternehmen gerade dann, wenn die Verwaltungsangestellten Einsparungsmöglichkeiten bei Verarbeitung und Versand von Gehältern und anderen Dokumenten wie Rechnungen vornehmen könnten. Obwohl diese Prozesse nicht zum eigentlichen Kerngeschäft eines Unternehmens gehören, binden sie wertvolle Ressourcen in Form von Arbeitszeit, Hard- und Software sowie Materialien. Lohnbescheide oder Rechnungen werden in Unternehmen auf unterschiedliche Art und Weise verschickt: per Post oder sogar per E-Mail. Gerade beim postalischen Versand sind Mitarbeiter in Unternehmen viel zu oft mit zeitraubenden Aufgaben beschäftigt. Firmen wie beispielsweise Itella verhelfen Unternehmen dazu, Rechnungen effizienter zu bearbeiten und zu verschicken. Die optimierten Prozesse ermöglichen neue Ressourcen in Bezug auf Arbeitskraft, die nun an anderer Stelle mehr eingesetzt werden können. Sollten Unternehmen dann noch neben der postalischen auf eine digitale Rechnung umsteigen, entfallen nicht nur Portokosten sondern auch langlebige Druck- und Kuvertierprozesse. Anhang von Multichannel-Lösungen funktioniert dies oftmals automatisiert über eine zentrale Plattform, durch die die Mitarbeiter per Knopfdruck bestimmen können, in welcher Form die Rechnung an Kunden oder Mitarbeiter gehen sollen.
Social Media Monitoring Wie ein Unternehmen wahrgenommen wird, hängt nicht nur davon ab, was es sagt, sondern auch davon, was über das Unternehmen gesagt wird. Soziale Medien haben sich zu einem echten Schwergewicht entwickelt. Und die Unternehmen in Deutschland haben dies erkannt. Laut einer aktuellen Studie der Software-Initiative Deutschland e.V. sowie des Fraunhofer-Instituts für Angewandte Informationstechnik FIT räumen drei Viertel von ihnen der Meinungsbildung in sozialen Medien eine sehr hohe Bedeutung für das eigene Geschäft ein. Dabei stehen Mitarbeiter der Flut an Informationen und Kommentaren oft hilflos gegenüber. Das Social Media Monitoring Tool Netmind Sphere powered by Radian6, das der Esslinger Webanalyse- und Targeting-Spezialist Mindlab in Kooperation mit dem kanadischen Softwareunternehmen Radian6 anbietet, überwacht die sozialen Medien und nimmt Mitarbeitern wesentliche zeitraubende Arbeiten beim Social Media Monitoring ab. Somit können sich die Mitarbeiter auf die eigentliche Aufgabe – die redaktionelle Auswertung und die Kommunikation mit entsprechenden Stakeholdern – konzentrieren, wobei ein leistungsfähiges Social Media Monitoring Tool auch diese Aufgabe vereinfacht. Netmind Sphere powered by Radian6 analysiert, von welchen Quellen in sozialen Medien die Besucher kommen und welche Inhalte dort schwerpunktmäßig kommuniziert werden. Auch welche Schlüsselbegriffe wie häufig im Zusammenhang mit dem Unternehmensnamen genannt werden erfasst die Lösung und stellt dies übersichtlich dar. Für das Unternehmen überprüft das Tool in Echtzeit mehr als 150 Millionen öffentliche Quellen, darunter große soziale Medien wie Foren, Twitter, Blogs, Online-Nachrichtenportale und Online-Auftritte von Zeitungen und Zeitschriften, Kommentare auf Webseiten, Video- und Fotoportale wie Youtube oder Flickr sowie soziale Netzwerke wie beispielsweise Facebook. Eine Aufgabe, die von einem einzelnen Mitarbeiter oder Team ohne Unterstützung eines integrierten Social Media Monitoring Tools kaum zu stemmen ist.
Webseitenpflege Web Content Management Systeme (WCMS) wurden eigentlich entwickelt, um die Aufgabe, Inhalte für das Web zu erstellen und dort zu veröffentlichen, so einfach und effizient wie möglich zu machen. Doch nicht immer spiegelt ein WCMS die redaktionelle Realität wider und wird dadurch zum Zeitfresser. Das kann sowohl an der Software selbst oder ihrer Implementierung liegen – in der Folge werden einfache Anforderungen schnell zur Zeitfalle, wenn sie aus Sicht des Redakteurs komplex beantwortet werden. Aufbau und Strukturierung des Inhalts spiegelt allzu oft die Konzepte einer Website (Page, Navigation, Paragraph) wider, anstatt der Realität des Nutzers (Story, Pressemitteilung, Artikel oder Produktbeschreibung). Ein Artikel oder eine Pressemitteilung besteht dann schnell aus Einzelteilen, die vom Redakteur sinnvoll zusammengestellt werden müssen. In einem WCMS sollten sich die Inhalte und ihre Beziehungen realitätsnah abbilden lassen. Häufig werden zudem Multimedia-Inhalte wie Videos oder Bilder nicht im WCMS abgelegt, sondern müssen über ein externes System eingebunden werden. Ein modernes WCMS wie das Coremedia CMS sollte dem Redakteur multimediale Inhalte wie jeden anderen Content verfügbar machen. Oft wird Inhalt nicht im Alleingang erstellt, platziert und veröffentlicht, sondern von mehreren Mitarbeitern in einem Redaktionsprozess. Nicht zu wissen, wer verantwortlich ist, wo sich die Aufgabe im Prozess befindet oder was als nächstes zu tun ist, kostet unnötig Zeit. Zugeschnittene Workflows eines WCMS können diese Abläufe unterstützen und zum Teil sogar automatisieren. Ist der Inhalt einmal erstellt, soll er meist schnellstmöglich ins Web – am Besten in Echtzeit. Das sollte ein WCMS unterstützen, anstatt einmal täglich Webseiten vorzuproduzieren und im Falle einer dringenden Änderung den Gang zur IT nötig zu machen. Inhalte werden meist händisch auf einer Website platziert, eventuell sogar mehrmals auf verschiedenen Übersichtsseiten und als Einzelansicht. Anstatt aber beispielsweise die Liste der aktuellen Pressemitteilungen per Hand zu pflegen, sollte eine WCMS hier Regeln unterstützen, die stets die aktuellsten Inhalte nach bestimmten Kriterien darstellen können. Der Redakteur spart Zeit bei der Platzierung, Wiederverwendung und bei der Aktualisierung von Inhalten, die über die gesamte Verwendung hinweg konsistent bleiben.
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