20101112zc Infomotion - VW Zubehör Finanzreporting

»Welche Produktgruppen verursachen aktuell die höchsten Lagerkosten?« Eine solche Frage aus dem Management kostet Björn Lange, Projektleiter bei Volkswagen Zubehör, nur wenige Mausklicks. Das war nicht immer so. Noch vor wenigen Monaten war das Reporting Handarbeit. Um auf die Anforderungen des Marktes schneller und flexibler reagieren zu können, hat die Volkswagen Tochter ihr Finanzreporting einer radikalen Frischzellenkur unterzogen. Dank einer modernen Business Intelligence-Lösung stehen jetzt sämtliche Kennzahlen in Sekundenschnelle bereit – und bieten damit jederzeit ein sicheres Fundament für operative und strategische Unternehmensentscheidungen.

edes Unternehmen produziert eines in Hülle und Fülle: Daten. Ob Produktion, Warenwirtschaft, Buchhaltung oder GuV: Aus der schieren Flut an Daten die relevanten Informationen zu filtern, ist deshalb eine Mammutaufgabe, die nicht selten enorme Kapazitäten bindet. So auch bei der Volkswagen Zubehör GmbH. Die Tochtergesellschaft der Volkswagen AG zählt rund 200 Mitarbeiter und vertreibt weltweit Fahrzeug-Zubehör für die Pkw- und Nutzfahrzeug-Modelle des Automobilherstellers. Trotz der hohen Anforderungen an das Berichtswesen wurden alle relevanten Daten in der Vergangenheit noch per Hand aus den jeweiligen SAP-Modulen extrahiert und in Excel aufbereitet.

»Diese Methode war zum einen deutlich zu zeitaufwendig und wurde zum anderen den aktuellen Anforderungen einfach nicht mehr gerecht«, erinnert sich Björn Lange. Immer kürzere Entwicklungszyklen und eine rasante Marktentwicklung forderten stetig neue Reports, die möglichst ad-hoc zur Verfügung stehen sollten. Das Unternehmen entschied sich deshalb für die Einführung einer modernen Business-Intelligence-Lösung. »Unser Ziel war es, nicht nur eine einheitliche Datenbasis zu schaffen, sondern vor allem eine flexible und weitestgehend automatisierte Informationsverteilung zu gewährleisten«, so Lange. Als Implementierungspartner wählte das Unternehmen die Infomotion GmbH, eines der führenden deutschen BI-Beratungshäuser, mit dem die Volkswagen Tochter bereits in der Vergangenheit erfolgreich zusammengearbeitet hat.

Bei der Konzipierung der BI-Lösung standen für Volkswagen Zubehör zwei Grundvoraussetzungen im Zentrum: Das neue System sollte zum einen maximale Flexibilität hinsichtlich Reporting und Skalierbarkeit gewährleisten und zum anderen strikt Anwender-orientiert sein. »Statt nach einer hochkomplexen IT-Lösung haben wir ein wartungsarmes und anwenderfreundliches System gesucht, das im Controlling betrieben werden kann«, hebt Lange hervor.

Obwohl Volkswagen Zubehör SAP R/3 als ERP-System einsetzt, war die Einführung eines SAP Business Warehouses (BW) nicht der gewünschte Weg. »Das Business Warehouse ist ein sehr komplexes System, das den Zugriff auf umfangreichste Datenbestände ermöglicht«, erklärt Infomotion-Projektleiter Jan Ischebeck. »Im Rahmen der Anforderungsanalyse hat sich klar herausgestellt, dass VW Zubehör eine deutlich komprimiertere und damit flexiblere Anwendung benötigt«. Die Lösung: der Aufbau einer relationalen Datenbank unterstützt durch Werkzeuge von SAP Business Objects.

»Während das Business Warehouse praktisch alle Daten aus den jeweiligen SAP-Modulen extrahiert, haben wir im Vorfeld genau definiert, welche Daten aus fachlicher Sicht tatsächlich relevant sind«, macht Ischebeck den Unterschied deutlich. Auf diese Weise lassen sich die Berichte nicht nur deutlich einfacher und schneller zusammenstellen, die fachliche Orientierung bietet auch einen enormen Zuwachs an Flexibilität. »Um unsere Zahlen nicht allein durch eine SAP-Brille zu analysieren, müssen wir auch Daten aus verschiedenen Modulen einfach zueinander in Verhältnis setzen können«, ergänzt Lange »Darüber hinaus ermöglicht es das neue Tool, dass wir ebenso externe Datenquellen schnell und unkompliziert an unser Berichtswesen anbinden können.«

Im Rahmen der Datenmodellierung stellte insbesondere die Extraktion der Daten aus den jeweiligen SAP-Modulen wie Finanzwesen (FI), Kostenträgerrechnung (CO), Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO/PA) und Materialwirtschaft (MM) eine besondere Herausforderung dar. »Zum einen sind die benötigten Daten oft auf diverse Einzeltabellen verteilt. Zum anderen wird ein Großteil der Daten im Modul selbst berechnet«, berichtet Ischebeck. Für die Datenmodellierung mussten deswegen nicht nur unzählige SAP-Tabellen analysiert werden, um die Quelle jedes einzelnen Werts zu ermitteln. Darüber hinaus wurden auch Teile der Berechnungslogik nachgebildet, um die korrekte Datenbildung für jedweden Sonderfall sicherzustellen. Zum Teil wurde hierzu auch der SAP-Funktionsumfang erweitert: Während beispielsweise in der SAP-Anlagenbuchhaltung von Haus aus nur eine Anzeige der Daten aus dem laufenden Jahr vorgesehen ist, steht im Finanzreporting eine Berechnung für die kommenden Jahre als Standard zur Verfügung.

Von großer Bedeutung für die Volkswagen-Tochter war darüber hinaus die Markenrechnung: »Für die Segmentberichterstattung muss unsere Ergebnisrechnung u.a. nach den entsprechenden Geschäftsfeldern und Marken aufgeschlüsselt werden«, erläutert Lange. Daten, die hierzu zuvor von Hand aus diversen Quellen zusammengetragen werden mussten, werden nun automatisch extrahiert und zugeordnet.

»Aktuell sparen wir jeden Monat allein im Controlling drei Manntage ein – Tendenz steigend«, betont Lange. Auch gänzlich neue Berichte lassen sich nun in kürzester Zeit erstellen: Hierzu werden die gewünschten Daten einfach über eine intuitiv bedienbare Weboberfläche per Drag & Drop zusammengestellt und bei Bedarf grafisch aufbereitet. Von der neuen »Informationsfreiheit« profitiert auch der Konzern: Hochkomplexe Analysen beispielsweise über die Auswirkungen von Währungseffekten liefert die Tochter heute in weniger als zwei Tagen zu. »Aktuell arbeiten wir verstärkt daran, unsere Standard-Reports durch optimierte Einzelberichte zu ergänzen«, so Björn Lange. »Die eingesparte Zeit kommt jetzt direkt der Analyse und wertschöpfenden Entscheidungen zugute.«

Von der Entwicklungsarbeit können ab sofort auch andere mittelständische Unternehmen profitieren: Die Infomotion GmbH bietet das in Zusammenarbeit mit Volkswagen Zubehör entwickelte Finanzreporting ab sofort auch als »Out-of-the-Box«-Produkt zum einem mittelstandsgerechten Festpreis an.

Über Volkswagen Zubehör

Die Volkswagen Zubehör GmbH entwickelt und vertreibt als Tochtergesellschaft der Volkswagen AG weltweit Fahrzeug-Zubehör für die Pkw- und Nutzfahrzeug-Modelle des Automobilherstellers. Das breite Produktsortiment umfasst mehr als 8.000 Zubehörartikel in den Bereichen Sport & Design, Räder & Reifen, Kommunikation, Transport, Komfort & Schutz, Service & Pflege sowie Lifestyle. Das Unternehmen beschäftigt heute mehr als 200 Mitarbeiter an drei Standorten. Hauptsitz der Volkswagen Zubehör GmbH ist Dreieich bei Frankfurt am Main.

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