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Anwenderbericht: Garant-Möbel sendet Mails über Shared-Service-Lösung von noris network

Outsourcing als Alternative zum Mailserver

Shared Services können als Alternative zu eigenen IT-Systemen die Investitionskosten im Bereich IT senken. Pay-per-Use-Modelle mit monatlichen Servicegebühren senken die Kapitalbindung und andere wirtschaftliche Risiken, erhöhen zugleich aber die unternehmerische Flexibilität, Kalkulierbarkeit und technisch-rechtliche Zuverlässigkeit. Die Garant-Möbel-Gruppe hat diesen Weg jetzt beschritten.

rwerb, Betrieb und Unterhalt zuverlässiger IT belasten den Mittelstand finanziell wie personell. Grundanforderungen im Bereich der E-Mail-Infrastruktur sind leistungsfähige Anbindungen, ein unterbrechungsfreier Betrieb, die redundante Absicherung durch regelmäßige Backups und das revisionssichere Archivieren der Mails. Mehr und mehr Unternehmen sehen sich daher gezwungen, in Abständen von nur wenigen Jahren immer wieder in die Modernisierung ihrer Systeme zu investieren. Vor diesem Hintergrund bildet das IT-Outtasking der Mail Services eine interessante Alternative zu Anschaffung, Betrieb und Wartung eigener Server und Systeme. Über sogenannte Shared Services, bei denen sich mehrere Unternehmen die leistungsfähige Plattform eines IT-Dienstleisters teilen, gelingt dies ökonomisch und zuverlässig. Bei Garant-Möbel zogen jetzt 666 Postfächer und 269 Domains unterbrechungsfrei im laufenden Geschäftsbetrieb auf die neue Infrastruktur um.

Shared Service: Garant für hochsichere, wirtschaftliche IT

Bei der Garant-Möbel-Gruppe stand aus technischen Gründen die Modernisierung des betagten Mailservers an. Die IT-Betreuer von Garant-Möbel, die Rebel freestyle Consulting KG, wandte sich mit der Anfrage für einen neuen Server an die Outsourcing-Experten der noris network AG, in deren Rechenzentrum der abzulösende Server untergebracht war. Doch statt diese Anfrage einfach nur mit einem entsprechenden Angebot zu beantworten, überraschte die noris network mit dem Vorschlag einer Shared-Services-Lösung. Das Charmante daran: Der internationale Möbelspezialist würde hohe Kosten für Neukauf, Installation, Betrieb und Wartung sparen. Vorteile, die für Garant-Möbel und Rebel Grund genug waren, diese Idee weiter zu verfolgen. Eine Machbarkeitsprüfung, die noris network und Rebel freestyle gemeinsam im Januar 2010 erstellten, bestätigte die Vorteile der Shared-Services-Lösung und beseitigte damit die letzten Vorbehalte und Unsicherheiten. Statt erneut in einen Server zu investieren, wollte man einen Vertrag (Service Level Agreement, SLA) schließen, der Garant-Möbel klar definierte Leistungen verbrauchsgerecht über eine monatliche Gebühr berechnen würde. Technische Basis ist ein sehr leistungsfähiges Mail-System in den Rechenzentren der noris network mit vielen Funktionen und einer zugesicherten Verfügbarkeit, die sich Garant-Möbel bei dem Kauf einer eigenen Lösung nicht hätte leisten können.

Überzeugt von diesen Vorteilen übertrug Garant- Möbel beiden Dienstleistern den Umzug seiner kompletten Mail-Strukturen auf Shared Services. Der hierfür genutzte Servercluster bei noris network ist mehrfach redundant gesichert und mandantenfähig. Serverleistung und Anzahl der Postfächer lassen sich daher – je nach Bedarf – flexibel skalieren und nutzungsabhängig abrechnen. Auch das Migrationskonzept war ein Erfolg: Der zweiwöchige Testlauf verlief reibungslos.

Aufräumen und eine problemlose Migration

Bestärkt durch die guten Ergebnisse unterstützten beide Spezialisten anschließend die Umsetzung bei Garant: Diverse mehrstufige Mailings informierten die Mitarbeiter in den angeschlossenen Möbelhäusern. Gleichzeitig bereinigte man so den Bestand von obsoleten Nutzungsdaten und entlastete das System bereits vor der Migration von unnötigem Ballast und ungenutzten Mail-Adressen. Am Stichtag im Mai 2010 lief dann alles wie am Schnürchen und das Migrationskonzept konnte seine Stärken voll ausspielen. »Binnen sechs Stunden migrierte noris network mehrere Hunderttausend Mails – Dateianhänge inklusive – verlustfrei und ohne Geschäftsunterbrechung ins neue Mail-Archiv«, so Thomas Gericke, Leiter des Projektes bei der noris network AG.

Flexibel und vielseitig dank Mandantenfähigkeit

Einen hohen Wert für Garant-Möbel hat die Mandantenfähigkeit des Systems, denn über diese Struktur lassen sich die Zugriffe der einzelnen Möbelhäuser individuell und eigenständig konfigurieren. Die neue Lösung stellt zudem Zugänge für den mobilen Zugriff auf alle Accounts bereit und bietet dafür neben POP3 auch IMAP als alternatives Mail-Protokoll. »Ursprünglich wollte Garant-Möbel einen neuen Server kaufen. Doch ein Shared Service liegt in puncto Organisation, Leistung und Kosten deutlich besser. Vor allem die garantierte Sicherung der Business Continuity und die aktive Beratung der noris network hat die Verantwortlichen überzeugt«, erläutert Thomas Bunte, Projektverantwortlicher bei Rebel freestyle Consulting den Strategiewechsel der Garant-Möbel-Gruppe.

Optimierte Kosten, Performanz und Betriebskontinuität

Aus Sicherheits- und Kostengründen nutzt Garant-Möbel nun ein Komplettpaket, das den vollen Betrieb der Shared-Service-Lösung samt Updates, verbrauchsgenauer Abrechnung, hochperformanter Anbindung sowie Firewall, Spamfilter und redundanter Backups umfasst. Über einen eigenen Server betrieben hätte eine vergleichbar leistungsfähige, sichere und flexible Infrastruktur erheblichen personellen, finanziellen und zeitlichen Mehraufwand verursacht. Die jetzige monatliche Servicegebühr dagegen lässt sich langfristig kalkulieren, transparent auf die Teilnehmer umlegen und – positiver Nebeneffekt – sofort absetzen. Langfristige Abschreibungen und die sich alle Jahre wiederholenden Neuinvestitionsanfragen aus der IT entfallen.

Brigitte Basilio

noris network lässt die Mitarbeiter regelmäßig durch externe Organisationen schulen und zertifizieren. Rechenzentren und Prozesse werden jährlich in umfangreichen Überprüfungen auditiert.

noris network verfügt über mehrere Rechenzentren, die einen sehr hohen Standard an Verfügbarkeit, maximaler Flexibilität, Redundanz und Sicherheit für ihre Systeme bieten – Blick in ein Rechenzentrum am Standort in München.

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