2011_6 CA PPM für IT-Transformations-Management

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Ob Cloud oder Virtualisierung: PPM-Lösungen sind in der Lage, das IT-Transformations-Management bedarfsgerecht zu unterstützen

Basisinstrument für CIOs

Cloud-, Virtualisierungs- oder auch Outsourcing-Vorhaben stellen in aller Regel größere Umstellungsprojekte dar. Vom anvisierten Weg abzukommen oder definierte Ziele nicht zu erreichen, kann man sich schlichtweg nicht leisten. Projektportfolio-Management-Systeme bieten bei solchen strategischen IT-Transformationen in vielerlei Hinsicht wertvolle Hilfe.

nspruchsvolle und umfangreiche IT-Umstellungen/IT-Transformationen, die ein Jahr oder mehr in Anspruch nehmen, sind heute gang und gäbe. Etwa wenn bei einer Unternehmensgruppe beziehungsweise einem Unternehmensverbund eine Reduzierung von beispielsweise vier existierenden Rechenzentren auf zwei ansteht. Und dies mit gleichzeitiger signifikanter Minimierung der vorhandenen Server, der verwendeten Applikationen und auch der IT-Lieferanten respektive Servicepartner.

Impulsgeber für derartige oder ähnlich gelagerte IT-Veränderungen sind in aller Regel formulierte Business-Anforderungen. Einfluss für IT-Transformationen haben zudem neuere Technologien und Konzepte wie das Cloud Computing, Virtualisierung oder das On-Demand-Computing samt Sourcing-Konzepten.

Bei diesen IT-Transformationen handelt es sich meist um Projekte, die einerseits eine relativ lange Laufzeit bedeuten. Andererseits bringen derlei Vorhaben mit sich, dass sie aus zum Teil vielen komplexen Unterprojekten bestehen. Im Kern geht es hierbei darum, Strategien zu definieren und sie zielführend in einem Projekt gemäß aufgestellten Kenngrößen zu realisieren und Portfolios neu zu strukturieren. Dabei ist natürlich auch das Finanz-Management zu berücksichtigen.

Vor diesem Hintergrund erlangt für CIOs das strategische Projektportfolio-Management (PPM) eine noch gewichtigere Bedeutung, als dies bislang der Fall war. Und: In vielen Fällen sind CIOs angehalten, die Rolle eines Portfolio-Strategen einzunehmen und sich noch intensiver mit PPM – hier und da auch als Multiprojekt-Management bezeichnet – zu beschäftigen.

Dabei rücken früher oder später vor allem folgende Fragen in den Fokus: Wie lässt sich das strategische Projektportfolio-Management in Verbindung mit anspruchsvollen IT-Transformationen etwa beim Wechsel hin zum Cloud Computing umfassend, sicher und zielführend unterstützen? Welche Instrumente oder Tools können hier einen möglichst optimalen Beitrag leisten, und zwar sowohl für das Management als auch für die beteiligten Fachbereiche und Mitarbeiter?

PPM ist nicht gleich PPM

Fällt der Begriff Projektportfolio-Management, liegt es nahe, sich mit diesbezüglichen Systemen auseinanderzusetzen. Schließlich haben integrierte PPM-Systeme ihre Nutzenvorteile in unzählig vielen Unternehmen rund um den Globus längst unter Beweis gestellt. Studien oder Expertisen zum Thema PPM beispielsweise finden sich im Internet in großer Zahl.

Analysiert man die Einsätze von PPM-Systemen etwas genauer, so stellt man fest, dass diese Tools zwar auch in großer Zahl in IT-Bereichen in Unternehmen ihre Verwendung finden. Mehr noch aber sind sie momentan in sogenannten Projekt-Management-Offices (PMO) angesiedelt. PMOs sind in aller Regel zentral in einem Unternehmen für das Thema Projekte oder Multiprojekt-Management zuständig.

Man muss allerdings kein Prophet sein, dass sich mit der weiteren schnellen Verbreitung etwa des Cloud Computings und eines damit in Verbindung stehenden IT-Transformations-Managements der PPM-Nutzungsgrad in den IT-Bereichen in Unternehmen verstärken wird.

Grundsätzlich stellen Systeme für Projektportfolio-Management in einer ganzheitlichen Lösung umfassende integrierte Funktionen für Portfolioplanung, Anforderungs-Management, Projekt-Management, Ressourcenplanung sowie Zeit- und Kosten-Controlling zur Verfügung. Außerdem ist von Bedeutung, dass sie den Top-Down-Ansatz bei Portfolio-Management und -analyse mit dem Bottom-Up-Verfahren bei Projekt-, Programm-, Finanz- und Prozess-Management verbinden. Nebenbei bemerkt sind leistungsstarke PPM-Systeme komplett web-basiert.

Anwendungsbezogenes Projektportfolio-Management

Langjährige PPM-Anbieter wie CA Technologies mit dem marktführenden Produkt Clarity gehen einen Schritt weiter und richten die Systeme auf mehrere Anwendungsfelder aus. Sie berücksichtigen von vornherein auch spezifische Prozesse oder integrieren spezielle anwendungsbezogene Best-Practise-Methoden. So steht etwa seit längerer Zeit eine Lösung von CA Technologies zur Verfügung, die genau jene Prozesse unterstützt, die bei Produktneuentwicklungen zum Tragen kommen.

Daneben gibt es seit geraumer Zeit aber auch eine anwendungsbezogene Clarity-Lösung, die speziell das IT-Transformations-Management adressiert und dessen besondere Prozesse oder Notwendigkeiten berücksichtigt. So erhalten CIOs ein wichtiges Basisinstrument an die Hand, mit dem sie wirkungsvoll und bedarfsrecht den Wandel respektive Wechsel etwa in die »Cloud Ära« realisieren können und das ihnen Hilfe in mehrerlei Hinsicht bei dem IT-Transformations-Management bietet. Im Kern wird der komplette Management-Kreis mit Planung, Verwaltung, Steuerung und Kontrolle abgedeckt.

Konkret ist es damit zum einen möglich, sowohl die Strategie als auch die Ziele, die man erreichen will, zu definieren, beziehungsweise in einem ersten Schritt den gegenwärtigen und den künftigen Status der IT lückenlos darzustellen. Zum anderen lässt sich ein notwendiger individueller IT-Transformationsplan aufstellen und kann im System abgebildet werden. Außerdem unterstützt die Anwendungs-Software CIOs bei der eigentlichen Ausführung/Umsetzung der definierten IT-Transformation sowie beim Monitoring der Prozessfortschritte inklusive dem Aufzeigen möglicher Abweichungen festgelegter Plangrößen (Ressourcen, Kapazitäten, Finanzen und anderes mehr).

Zurückgreifen können CIOs hierbei auf übersichtlich gestaltete Dashboards, die ihnen praktisch auf einen Blick und zu jedem Zeitpunkt Folgendes zeigen, respektive folgende Fragen schnell beantworten: Wo stehen wir bei unserem IT-Transformationsprozess genau? Warum gibt es unter Umständen jetzt in dem einen oder anderen Teilprojekt Abweichungen? Welche Doings im Rahmen der festgelegten Strategie müssen wann, wie und von wem erledigt werden? Wie ist es zu einem bestimmten Zeitpunkt um den Mittel- oder Ressourcenverbrauch bestellt? Liegen wir derzeit In-Time und In-Budget, oder müssen eventuell an der einen oder anderen Stelle gewisse Korrekturen vorgenommen werden?

Resümee.

Das IT-Transformations-Management hat beim Wandel/Wechsel in Richtung Cloud oder Virtualisierung einen großen Einfluss auf den Erfolg oder Misserfolg. Sicherlich ist dabei angesichts der keineswegs geringen Komplexität ein ganzes Bündel von Herausforderungen zu meistern. Bei dieser Art von Reise sind auf der Timeline auch verschiedene dynamische Veränderungsprozesse zu managen, mit denen man zu Beginn nicht gerechnet hat. Ein gut funktionierender Kompass in Form einer unterstützenden Software für das IT-Transformations-Management, eben eine PPM-Software, hilft generell – aber auch dabei.

Helge Scheil

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Helge Scheil, Senior Vice President PPM EMEA bei CA Technologies

IT-Transformationsmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess.

Anwendungsbezogener PPM-Einsatz: Alle relevanten Kenn- und Einflussgrößen bei der Realisierung der IT-Transformation auf einen Blick in einem Dashboard.

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