2011_6 Senkung der IT-Betriebskosten

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Senkung der IT-Betriebskosten

Kosten, Leistung und mehr Flexibilität im Blick

Wenn die weitere wirtschaftliche Entwicklung aufgrund vieler Unsicherheitsfaktoren kaum absehbar ist, betrachten Unternehmen ihre IT-Investitionen kritisch. Ihr Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens wird genau durchleuchtet und ihr Potenzial zur Senkung der IT-Betriebskosten auf den Prüfstand gestellt. Das Prinzip >IT as a Service< passt zu solchen Überlegungen, ist aber kein Freibrief dafür, dass darüber zwangsläufig die Wertschöpfung gesteigert und die IT-Betriebskosten gesenkt werden können. Um beides zu erreichen, müssen die Investitionen und Realisierungsaufwände in einem betriebswirtschaftlich vertretbarem Verhältnis stehen.

Eine innovative IT allein führt nicht zum Erfolg. Erst das Konzept und die Qualität der darüber erbrachten Services, genauer gesagt ihr Management, entscheidet darüber, wie effizient und effektiv der IT-Einsatz ausfällt«, unterstreicht Uwe Scariot, Geschäftsbereichsleiter beim IT-Dienstleister Materna. Er bricht damit eine Lanze für ein gut durchdachtes, stringentes, aber nicht überladenes IT-Service-Management. »Denn das führt zwangsläufig zu zu hohen Einstiegskosten, einer zu hohen Komplexität und zu einer zu späten Amortisierung. Scariot empfiehlt deshalb, den Status quo und das Soll der IT genau zu analysieren, um notwendige Investitionen und Aufwendungen besser qualifizieren und quantifizieren zu können. »Dann fallen auch die Entscheidungen für die richtigen Systeme und Managementwerkzeuge leichter«, ergänzt er.

Für das Soll der IT und die Services, die künftig darüber erbracht werden sollen, rät Scariot, einen realistischen Business Case zu entwerfen. »Er muss auch einem zwischenzeitlich stagnierenden oder rückläufigen Absatzmarkt standhalten. Deshalb«, so Scariot weiter, »sollten die Entscheider mit dem IT-Service-Management (ITSM)-Vorhaben auf eine weitgehende Automatisierung von IT- und Geschäftsprozessen abzielen.« Mit dieser Ausrichtung könnten die Entscheider in jeder wirtschaftlichen Situation erhebliche Einsparungen einfahren. Um dies zu erreichen, sollten nach Scariot Konsolidierung, also Bereinigung der IT, und Virtualisierung der IT eine prominente Rolle spielen. »Dadurch verschaffen sich die Entscheider erstens den Raum für notwendige Transformationen innerhalb der IT und auf Geschäftsprozessebene. Zweitens beugen sie so einer zu hohen Komplexität des Gesamtsystems und der darin eingesetzten Managementwerkzeuge vor.« Drittens verschafften sie sich auf diese Weise die notwendige Bewegungsfreiheit, um mit der Bereitstellung von IT-Services künftig flexibel und schnell auf technische, organisatorische, ablaufspezifische oder Marktveränderungen zu reagieren.

Für die Entwicklung angemessener IT-Services empfiehlt er, sich am ITIL v.3-Vorgehensmodell zu orientieren und nach den Etappen >Strategie<, >Design< , >Erstellung< und später im Betrieb >kontinuierliche Optimierung< vorzugehen. Für ein schlankes, kostenvertretbares IT-Service-Management sollte außerdem eine praxiserprobte Methodik angewandt werden, gibt er zu bedenken. »Sie muss den Bogen von der IT-Strategie, dem Business Case über die Auswahl der Management-Tools bis hin zur Implementierung, dem Betrieb und der Optimierung der Architektur spannen.« Er zeigt damit an, das Gesamtvorhaben besser mit einer umfänglichen kompetenten Unterstützung anzugehen.

Philipp Behr, Managing Director Outsourcing bei Logica in Deutschland, geht davon aus, dass Cloud-Verträge mehr Flexibilität und Variabilität ins Outsourcing bringen. »Auf technischer Seite tut sich aktuell sehr viel: Zentralisierung von Rechenzentren, Virtualisierung von Servern und Endgeräten, Steigerung der mobilen Anwendbarkeiten durch den Einsatz von Smartphones und Tablet-PCs sind Entwicklungen, die den Trend IT-Leistungen auszulagern, verstärken werden«, stellt Behr fest. Der Marktforscher IDC bestätigt mit der Studie >Markt für IT-Services in Deutschland< seine Einschätzung. Danach soll der Markt für IT-Dienstleistungen bis zum Jahr 2014 um durchschnittlich drei Prozent auf dann 31,1 Milliarden Euro wachsen.

»Neben den technischen Trends wie der Cloud, spielt der Faktor Mensche im Outsourcing eine extrem wichtige Rolle«, so Behr. Bei der Auslagerung bestimmter IT-Teile übernimmt der Provider üblicherweise auch das dafür zuständige Personal. »Dabei ist das entscheidende Erfolgskriterium bei der Übernahme von Mitarbeitern deren emotionale Integration ins neue Unternehmen.« Motivation und langfristige berufliche Perspektiven sind die Voraussetzungen, dass sich die Mitarbeiter aktiv und erfolgreich mit einbringen«, erklärt Behr. Eine erfolgreiche Transition des Service vom Kunden zum Dienstleister sei somit nicht nur von den harten technischen Faktoren in Kombination mit Leistung, Kosten und Flexibilität abhängig, sondern in hohem Maße auch von den weichen personellen Aspekten. »Motivierte und zufriedene Mitarbeiter sind für den Erfolg von Outsourcing entscheidend – sowohl auf Seiten des IT-Dienstleisters als auch auf Seiten des Kunden«, macht er deutlich.

Kosten reduzieren, parallel die Leistung und Flexibilität zu erhöhen: Das beginnt nach Jan Wildeboer, EMEA Evangelist bei Red Hat in Deutschland, beim Systemmanagement der installierten Server. »Gerade in komplexen virtualisierten Server-Umgebungen erweist es sich als ungemein wichtig, dass die Administration der Server so einfach wie möglich ausfällt«, stellt er heraus. »Eine einfache, das leicht eingängliche Administration senkt nicht nur die Server-Betriebskosten. Sie unterstützt auch bei der Einsatzoptimierung der Server, verbessert ihre Zuverlässigkeit und Performance und steigert die Skalierbarkeit der Infrastruktur«, führt er aus. Tools für eine korrekte Absicherung, eine nachweisliche Erfüllung interner und externer Compliance-Vorgaben sowie für den Einbezug von Content-Repositories unterschiedlicher Hersteller seien weitere Vorzüge, durch die sich nach Wildeboer ein leistungsfähiges Systemmanagement auszeichnen sollte. »So können durch die Einbindung von Content-Repositories viele der Administrationsaufgaben automatisiert und die negativen Folgen manueller Eingriffe deutlich reduziert werden.« Beides trage im hohen Maße zu weiteren Kosteneinsparungen bei, bei gleichzeitigen IT-Leistungsverbesserungen.

Er rät den Unternehmen von selbst zusammengestellten Systemmanagement-Applikationen ab. »Ihr Kauf erweist sich in der Regel als zu teuer, ihre Implementation als zu aufwendig und ihr Gesamtaufbau als zu komplex und dadurch undurchsichtig für die Administratoren«, so Wildeboer. Die zu hohe Komplexität im Betrieb sowie bei anstehenden Veränderungen oder Erweiterungen gehe wiederum auf Kosten der vielen geldwerten Vorteile des Systemmanagements. Er empfiehlt den Unternehmen stattdessen, nach einem Systemmanagement auf Abruf, wie Red Hat Network Satellite, Ausschau zu halten, in diesem Fall für Red Hat Enterprise Linux 6-Servern. »Es eröffnet unter anderem leistungsfähige Tools für eine detaillierte Server-Einsatzplanung, schnelle Aktualisierungen über alle Server, zur Integration von Content-Repositories, zur Verwaltung von Berechtigungen in virtuellen Systemen sowie für Compliance.«

Erhebliche Kosteneinsparungen sowie Zugewinn an Leistung und Handlungsflexibilität: Birds Eye und Iglo geben einen Vorgeschmack davon, wie wichtig diese Aspekte für Unternehmen aller Branchen sein werden. Ihre B2B-Verbünde nehmen den Wandel vorweg, dem sich viele anderen Unternehmen erst noch stellen müssen. Beide Tiefkühlkosthersteller wurden von Premira Funds, Teil von Unilever, übernommen. Die Übernahmephase durfte innerhalb Großbrittaniens keine negativen Auswirkungen auf die laufenden Kundenaufträge und den Kundenservice haben. Voraussetzung dafür war, dass während der Migration die alten wie die neuen Zulieferketten zu keiner Zeit ins Stock gerieten. Die Migrations-Herausforderung wurde noch dadurch vergrößert, dass das Unilever-Unternehmen seinen eigenen B2B-Verbund in die neu zu formierende E-Community einbrachte.

Eine Integrations-Gateway, IBM Sterling Business Integration Suite, spielt im B2B-Verbund eine zentrale Rolle. Sie bringt die unterschiedlichen Kommunikationsprotokolle und die verschiedenen EDI (Electronic Data Interchange)-Standards mit ihren spezifischen Zeichenformaten unter einen Hut. Und sie bildet heute die zentrale technische Integrationsinstanz gegenüber allen Geschäftspartnern. »Das Collaboration Network liefert uns eine einzige Lösung für die Kommunikation mit all unseren Geschäftspartnern«, so Larry Cooke, Business Solutions Manager bei BEIG. Die Kosten für den Austausch und die Bearbeitung geschäftlicher Dokumente hat BEIG über die intelligente Gateway gleich mit deutlich reduziert. Die hohe Integrationsfähigkeit der Plattform hat sich vorab durch eine schnelle und reibungslose Migration bewährt. »Die Migration der BEIG zum Collaboration Network erfolgte nahtlos und in einem sehr kurzen Zeitraum«, rekapituliert Cooke. »Sie hatte keine Auswirkungen auf Kundenaufträge und die Unternehmensleistung.« Die Phase 1 mit der Einbindung der Mitgliedsunternehmen in Großbritannien und in den Niederlanden wurde innerhalb von nur zwei Monaten absolviert. Die zweite Phase mit der Eingliederung der B2B-Unternehmen in Deutschland und Österreich läuft auf Hochtouren. Danach wird sich der Verbund über 60 Unternehmen erstrecken.

»Nach Abschluss der Migration wird BEIG von schnellen, reibungslosen Partnerwechseln profitieren«, sagt Jochen Werner, Sales Manager Central Europe Region bei Sterling Commerce. Er hat keinen Zweifel daran, dass Unternehmen die Fähigkeit vermehrt brauchen werden, flexibel auf interne und externe Veränderungen reagieren zu können. »Sie werden sich in immer kürzeren Zeitabständen in Verbünde ein- beziehungsweise aus Verbünden ausgliedern«, sieht er voraus. Die Qualität eines B2B-Verbunds steht und fällt nicht nur mit seiner Flexibilität und der zügigen elektronischen Abwicklung geschäftlicher Dokumente. »Auch die Transparenz über alle Vorgänge ist für alle B2B-Teilnehmer essenziell«, sagt Werner. So erhalten die Zuständigen im Verbund rund um BEIG mittels IBM Sterling Business Integration Suite für gezielte Recherchen und Auswertungen einen Echtzeit-Einblick in alle Datenaustausch-Prozesse einschließlich der daran beteiligten Dokumente. Das sei, konstatiert Werner, auch wichtig für interne Revisionen sowie die nachweisliche Einhaltung interner und externer Compliance-Auflagen respektive -Vorschriften.

Eine größtmögliche Wertschöpfung mittels IT-Investitionen, die sich schnell auszahlen: Diese kombinierte Zielsetzung dürfte im Fokus der meisten Unternehmen stehen, unabhängig davon, ob sie im Verbund oder weitgehend solo im Markt agieren. Für Peter Knapp, Geschäftsführer von Interxion Deutschland, steht außer Frage: »Im digitalen Zeitalter gründet Wertschöpfung auf der Verfügbarkeit hinreichender Rechenzentrumskapazitäten.«

Dabei können Rechenzentren unterschiedlich genutzt werden. Das Spektrum reicht vom Eigenbetrieb bis hin zum vollständigen Outsourcing. Als goldener Mittelweg, der die Vorteile beider Extremlösungen vereint, gilt nach Knapp Colocation. »Es handelt sich dabei um eine gemeinschaftliche Nutzung von Rechenzentrumsinfrastruktur, die Skalenvorteile und eine maximale Flexibilität im Bereich der Strom- und Flächennutzung liefert.« Unternehmen können sich im Sinne einer >atmenden Fabrik< auf verändernde Anforderungen einstellen. »Entgegen dem klassischen Outsourcing hält das Unternehmen bei Colocation die Fäden in der Hand und erleidet keinen Kontrollverlust, denn die IT gehört nach wie vor ihm und wird von seinem Personal betrieben.«

»Auch aktuelle IT-Trends wie Cloud Computing stellen hohe Ansprüche an die Leistungsfähigkeit der Rechenzentrumsinfrastruktur sowie die Netzwerkanbindungen«, argumentiert der Interxion-Geschäftsführer. Denn es müssten hohe Datenmengen verarbeitet und in Echtzeit übertragen werden. Er zeigt auf die Anforderung stets präsenter und leistungsfähiger Services. Knapp: »Durch Equipment Housing als zentralen Colocation Service können unter anderem virtualisierte, stromintensive IT-Systeme und Cloud-Computing-Umgebungen performant an den Datenumschlagplätzen in Düsseldorf und Frankfurt betrieben werden. Sie eröffnen mehr als 150 Kommunikationsnetze.« Auf diese Weise, so Knapp, könnten Unternehmen aufgrund der Anbietervielfalt von Preisvorteilen und Geschwindigkeitsvorteilen bei der Datenübertragung profitieren. Die Nähe zu Unternehmen aus vor- und nachgelagerten Wertschöpfungsstufen und die daraus resultierenden Netzeffekte förderten sowohl Leistung als auch Wertschöpfung und machten Investitionen in Colocation schnell bezahlt, ist Knapp überzeugt.

Neutrale Colocation-Betreiber sind nach seiner Einschätzung »optimal positioniert«. Eine aktuelle Studie der Goethe-Universität Frankfurt/Main in Kooperation mit Interxion untermauert seine Einschätzungen. Die Befragten haben die hohe Verfügbarkeit, Redundanz und Stabilität sowie die hohe Performanz und redundante Anbindung an Glasfasernetze als sehr wichtige Vorteile von Colocation eingestuft. Die Erhebung ergab außerdem, dass verschiedene Marktsegmente durch die Nutzung von Colocation ihre Internetzugangskosten selbst bei steigenden Datenraten reduzieren konnten. Des Weiteren berichteten Colocation-nutzende Unternehmen durchweg von Steigerungen in ihrer Wertschöpfung. Im Finanzsektor verwiesen 85 % der Befragten von IT-Leistungssteigerungen durch Application Hosting in Colocation-Rechenzentren. »Colocation wirkt sich branchenübergreifend positiv auf die Wertschöpfung von Unternehmen aus«, resümiert Knapp die Ergebnisse der Studie.

Hadi Stiel

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Hadi Stiel ist freier Journalist in Bad Camberg.

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