2011_6 Sieben Sünden bei Online-Präsentationen

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Die schwerwiegendsten Fehler bei Online-Präsentationen und wie Sie sie vermeiden

Die sieben Sünden bei Online-Präsentationen

Wie fesselt man mit seiner Präsentation ein Publikum, das nicht direkt vor einem sitzt? Dieser Frage ging die 1080 Group im Mai und Juni 2009 nach und befragte dazu mehr als 600 Fachleute. Dabei stieß man auf zwei Dinge: Erstens stellt Online-Kommunikation heute eine kostengünstige Alternative zum persönlichen Kontakt dar – und zweitens hängt ihr Erfolg stark vom richtigen Einsatz ab.

ebinare gehören mittlerweile zum Alltag. Neun von zehn Befragten haben bereits an einem Webinar teilgenommen, 35 Prozent von ihnen haben mindestens eine Onlinepräsentation selbst gehalten. Die Werkzeuge der Online-Kommunikation müssen richtig eingesetzt werden – dann sind sie ebenso wirksam wie die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Eine Präsentation vor einem Publikum zu halten birgt jedoch auch Tücken. Der Beitrag beschreibt im Folgenden schwerwiegende, aber vermeidbare Fehler bei der Durchführung von Online-Präsentationen und gibt darauf aufbauend praktische Tipps, um diese besser zu umgehen.

1. Zeit ist Gold

Leider nehmen sich viele Mitarbeiter relativ wenig Zeit, eine Onlinepräsentation richtig vorzubereiten. Auch in der Umfrage der 1080 Group gab fast die Hälfte der Befragten an, dass sie mehr Zeit in die Vorbereitung traditioneller Präsentationen steckten als in die Vorbereitung von Onlinepräsentationen. Dabei ist es gerade bei der Präsentation vor einem Publikum, dessen Reaktionen man nicht sehen kann, wichtig, dies in der Vorbereitung einzukalkulieren. Informationen müssen beispielsweise bildhaft und verständlich aufbereitet werden, um die Konzentrationsspanne der Zuhörer nicht unnötig zu strapazieren. Eines muss dabei immer bedacht werden: beim Anschauen einer Online-Präsentationen sind die Ablenkungsmöglichkeiten überdurchschnittlich hoch. Deshalb ist es für jeden guten Moderator wichtig, sich schon im Vorfeld der neuen Kommunikationsform anzupassen.

2. Planung als oberstes Gebot

Moderatoren haben leider oftmals keine klare Vorstellung davon, was ihre Zielgruppe wirklich motiviert. Laut Umfrage der 1080 Group wünschen sich die Befragten beispielsweise »eine deutliche Botschaft und/oder klare Handlungsaufforderung während der Präsentation« sowie »eine Einladung oder Registrierungsseite, die den Inhalt des Webinars detailliert beschreibt«. Deshalb ist es sehr wichtig, sowohl die Zielgruppe, die angesprochen werden soll, als auch die für sie relevanten Inhalte und Problematiken im Vorfeld zu identifizieren. Es empfiehlt sich daher, einen genauen Plan zu entwickeln, der die Inhalte, die vermittelt werden sollen, mit den Erwartungen der Zielgruppe in Einklang bringt. Zudem muss im Vorfeld verdeutlicht werden, wie die Veranstaltung beim Lösen von Problemen hilft. Während der Online-Präsentation muss dieses Versprechen dann auch eingehalten werden.

3. Schwerpunkte setzen

Moderatoren neigen manchmal dazu, alles in eine Präsentation »hineinzupressen« oder nicht das Versprochene zu behandeln. Nachdem also herausgefunden wurde, was die Zielgruppe motiviert, muss versucht werden, die Inhalte so passend zuzuschneiden, wie möglich. Webinare sollten lieber in mehrere Sitzungen aufgesplittet werden, anstatt fünf verschiedene Schwerpunkte in ein einziges zu packen. Das Schöne an Webinaren ist, dass sie den Onlinemoderatoren Werkzeuge an die Hand geben, mit denen sie vor der Präsentation bei den Teilnehmern die gewünschten Schwerpunkte erfragen können. Zudem ist es ratsam, auch während des Webinars Tools wie Umfragen, Abstimmungen oder Aufmerksamkeitsbarometer zu nutzen, um zu überprüfen, ob der Schwerpunkt der Präsentation für die Zuhörer noch richtig gesetzt ist.

4. Die Macht des Bildes

Nach dem Design befragt, bezeichneten die Befragten die »Auswahl relevanter Bilder« als größten Erfolgsfaktor. Dies hat einen einfachen Grund: Ein Publikum erinnert sich an die wichtigen Aussagen besser, wenn diese eine emotionale Wirkung haben. Bilder können besser Emotionen hervorrufen, eine Geschichte erzählen oder einen Aspekt vermitteln, als es Wörter können – vorausgesetzt, es sind die richtigen. Deshalb bietet es sich an, während einer Online-Präsentation ein Brainstorming durchzuführen, um Bilder und Grafiken zu finden, die das Publikum visuell motivieren, die eine Geschichte erzählen und somit die Wirkung des Vortrags verbessern.

5. Werden Sie interaktiv

Wenn der Moderator sich zu einseitig auf die Folien fokussiert, vergibt er die Chance, das Publikum zur aktiven Teilnahme zu animieren. Anders als bei einer traditionellen Präsentation, bei der der Redner als Person im Mittelpunkt steht, wendet sich bei Online-Präsentationen der Blick auf den Bildschirm des jeweiligen Teilnehmers. Deshalb ist es ratsam, dass Publikum in Aktivitäten einzubinden. Webinar-Software enthält Tools, die es ermöglichen, das Publikum auf unterschiedliche Weise in eine Diskussion einzubeziehen: Befragungen, Fragen und Antworten, Chats, Abstimmungen oder »virtuelle Handzeichen«, mit denen Teilnehmer sich melden oder ihre Aufmerksamkeit signalisieren können.

6. Sprechen Sie frei

Bei der Beurteilung der Präsentationsdurchführung ärgerten sich die Befragten überwiegend darüber, wenn der Moderator lediglich die Folien vorliest. Moderation muss einen Mehrwert bieten. Bei einer Webinar-Lösung, bei der das Publikum den Presenter nicht sehen kann, ist es zwar verlockend, sich nur an den Folien zu orientieren. Die Folgen sind jedoch umso ärgerlicher: Die Stimme klingt matt und tonlos; das Publikum schaltet ab. Deshalb ist es wichtig, anhand von sogenannten Feedbacktools eine direkte Verbindung zu seinen Teilnehmern aufzubauen. Die freie Rede wird vorausgesetzt.

7. Vernachlässigen Sie nicht die Körpersprache

Aus dem bloßen Ablesen der Folien folgt unweigerlich ein weiterer Fehler: Die Körpersprache wird vernachlässigt. Auch wenn das Publikum den Redner nicht sehen kann, erhält es trotzdem einen audio-visuellen Eindruck. Die Körpersprache beeinflusst die Stimmlage genauso wie den Redefluss. Laut Umfrage gaben die Beteiligten als eines der ärgerlichsten Eigenschaften von Online-Präsentatoren den Aspekt »Moderator variiert weder Tonlage noch Sprechtempo« an. Durch eine Aufzeichnungs-/Abspielfunktion und das damit ermöglichte Proben vor einer Online-Präsentation bekommt man Übung und wird souveräner.

Resümee.

Um eine Online-Präsentation erfolgreich durchführen zu können, gibt es also Folgendes zu beachten:

Ein großes Publikum wird nur erreicht, wenn etwas geboten wird, das es wertschätzt und das ihm einen Nutzen bietet. Jeder Moderator muss sich darüber im Klaren sein, was seine Zuhörer motiviert. Es sollte also der Schwerpunkt nur auf die Botschaften und Inhalte gelegt werden, die im Vorfeld versprochen wurden.

Das Onlinemedium verändert die Rezeption von Botschaften. Mit ein wenig Wissen und Planung können Webinare ein leistungsfähiges audio-visuelles Werkzeug der Kommunikation sein. Es ist ratsam, in Bildern zu denken, um das Publikum emotional zu berühren. Darüber hinaus kann ein Webinar lebendiger werden, wenn die Präsentationen mit interaktiven Elementen die Aktivität der Teilnehmer fordert.

Das Publikum merkt sofort, wann es beschallt und wann mit ihm kommuniziert wird. Tools von Webinar-Lösungen können gut verwendet werden, um die Reaktion der Zielgruppe im Auge zu behalten. Stets ist es notwendig, das Interesse der Teilnehmer aufs Neue zu wecken. Ein Weg ist die virtuelle Körpersprache. Sie setzt sich aus einer Kombination aus Webinar-Tools und der Stimme des Moderators zusammen.

Andrew Millard

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Andrew Millard, Director Marketing, e-Commerce EMEA bei Citrix Online

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